管理费用问题与建议

费用报销中出现的问题及风险

业务招待费：

1、定额发票或机打发票为假发票。

2、金额较大的替票，未详细说明情况并经领导确认。

3、自己购买礼品送人，例如手机、皮具、水产品等，未经总办统一采购。

4、报销时未说明费用使用原因。

5、出现娱乐场所发票、购买烟及酒水发票。

差旅费：

1、住宿费无水单、住宿费超标。

2、差旅费报销中出现餐饮发票。

3、批量出差的无明细清单。

市内交通费：

1、无特殊原因，出租车票出现连号或者同一车牌号的情况。

季度通讯费：

1、未向总办报备的情况下使用两个或两个以上的手机号报销。

2、使用定额话费发票，未附上话费使用清单。

季度交通费：

1、报销的油费发票出现两个以上车牌号。

行政采购类：

除战略、资源垄断的单位需要进行比价的未进行比价。

改进意见：

业务招待费：

1、在报销时可以在费用说明中按照“与XX部门沟通”的方式填写；

2、如果发票遗失使用替票的，应当在发送K2时上传部门领导确认的邮件或书面说明，且

发票上需部门领导签字确认。

3、发票金额超过1000元的，应当由部门领导签字后方可报销。

4、如业务招待费是用于专项支出，应当经过邮件审批后，在批准的额度内报销。

5、定期检查各部门业务招待费发生事由，判断是否存在异常情况。

差旅费：

1、报销住宿费必须附上清单，不得报销餐饮费。

2、批量出差，可以在共享系统里分行填列，也可以用EXCEL填写出差明细，列明每一次出

差的时间，地点，报销金额。

3、专项出差或者考察的，应当事先邮件经过领导审批，并在出差考察结束后提供相应的文

件资料或者考察报告，经过人力资源部确认后方可报销。

4、住宿费明显超过同档次酒店标准费用随机抽查。

行政采购：

1、办公用品、固定资产或者礼品等大额的物品采购，应当按照行政采购流程由总办统一采

购，做好比价并经过财务部审查。

2、对于长期战略合作的供应商，也应当引入竞争机制，定期寻找其他的潜在供应商，进行

比价。

3、对于采购的方式，除了超市采购、商户供应，还可以尝试用网络购物的方式尽量减少费

用。

对于各项报销费用，由总办定期与财务部共同抽查。

业务招待费目前审批流程：

业务招待费申请单：

1、苏州职能部门：

发起申请——部门负责人——分管总经层——内控分管（大于2000）——总经理（大于5000）

2、苏州各片区：

发起申请——直接上级——片区负责人——片区分管（大于2000）——内控分管（大于2000）——总经理（大于5000）

3、事业部：

发起申请——部门负责人——事业部分管——事业部总经理（大于等于2000）

业务招待费报销单（苏昆）：

1、员工（<=2000）：

发起报销——扫描岗——部门负责人——财务经办人——苏州财务组长

2、员工（>2000）：

发起报销——扫描岗——部门负责人——财务经办人——苏州财务组长——分管总经层——内控分管

3、部门负责人、分管总经层：

发起报销——扫描岗——财务经办人——苏州财务组长——直接上级

4、总经理：

发起报销——扫描岗——财务经办人——苏州财务组长——内控分管

5、各片区部门员工：

发起报销——扫描岗——直接上级——财务经办人——苏州财务组长——片区负责人——片区分管（大于2000）——内控分管（大于2000）

各步骤的职责应为：

发起报销人——负责发票的真伪、费用的真实性

扫描岗——辨别发票的真伪、发票金额是否与报销金额相符

部门负责人——判断费用的真实性与合理性

财务经办人——判断费用的合理性及是否符合公司费用制度，报销摘要是否符合要求

苏州财务组长、分管总经层——判断费用合理性

内控分管——判断费用发生是否存在风险