自己动手拼一套管理档案资料的办公软件

自己动手拼一套管理档案资料的办公软件

市面上的档案管理类软件，有许多都要求在软件里重新输入档案资料，对于我们已经有许多现成的Excel、Word档案文件来说，要重新输入实在不方便。今天我教大家使用IOAS轻松地将单位里现成的档案文件统一管理起来。

IOAS：是一套个人免费使用的办公系统速成小工具。我们现在利用它来做一个档案管理的办公软件。有兴趣的朋友可以搜索下载。

·功能要求

我们的档案管理，要有以下特点：

1. 导入方便：可以简便地导入已有的档案文件，而不用再手工重新输入这么麻烦费事。

2. 修改方便：修改资料可以在软件里面操作，也可以选择打开关联程序（如Excel、Word等）修

改保存。

（比较正规的单位，在档案管理中会涉及到资料的共享及权限设置的问题，IOAS本身就具有联网共享及用户权限设置功能，但鉴于涉及操作比较多，在此不作叙述，感兴趣的朋友可参见IOAS自带的视频教程）

好，我们现在以制作“我的档案管理”窗体表单为例，用十分钟将其活脱脱地制作出来^;^

·制作窗体

首先安装并以“Admin”管理员身份登录IOAS办公系统制作大师(以下简称IOAS)。首先会出现“！学习从此开始”视频教学屏幕，略过并进入主界面。

（图1）

运行主菜单的“文件”-“窗体配置向导”(以下简称“向导”)。此“向导”将会一步步（共七步）引导我们完成窗体表单的制作。

（图2）

第一步：您的模板。提示我们选择需要的窗体模板，因为我们的模板尚未建立，所以我们选“新建标准模板”，按。(如上图2)

（图3）

第二步：调用菜单。设置左面板菜单信息，此信息就如同我们的身份证号码，到时我们就可以在主界面左面板里找到本窗体菜单，单击后系统就会打开对应的窗体表单供我们操作了。这里我们分别填上“我的档案管理”/“我的档案管理”/2108。按。(如上图3)

（图4）

第三步：字段设置。我们可以在此页设置窗体表单的字段信息。我们以简单适用原则，设置：档案文件、档案目录、新文件名共三个字段，我们规划其作用如下：

1. 档案文件：此字段存放我们导入进来的档案文件的文件名。可作原始凭证^.^

2. 档案目录：此字段存放我们导入进来的档案文件的目录名。可作文件分类用。

3. 新文件名：当我们将档案文件导进来后，为了以后共享需要（当然是您授权的），系统会将其

统一放到一起，而为了避免文件名相同导致互相覆盖，所以新文件名为目录名与文件名组合一

起。

我们在这里选择3个字段并在“显示名称”栏里一一填上(如上图4)。填写完毕，我们按右下角的，如下图5：

（图5）

为了让系统知道，［新文件名］字段是存放文件位置信息用的。当用户编辑［新文件名］字段时，让其具有查询/编辑文档的功能，我们设置其字段格式为“9-自定义”即可。其它按默认值，按。

第四步至第六步：按默认值。

第七步：提示完成信息收集，按“完成”让“向导”按我们要求制作去。一秒后，弹出“恭喜”信息(如下图6)。“我的档案管理”大功告成啦！

（图6）

在主界面左面板里，已经有我们创建的“我的档案管理”，图7就是其窗体表单了^.^

（图7）

·资料的导入

刚生成的窗体只有框架，却没有内容，我们如何将我们的档案资料导进去呢？呵呵，IOAS已经内置了导入功能，如上图7所示，我们按“导入”，跟着以下图示来做即可：

（图8）

提示：“来源”选择“来自目录里的文件列表（适用文档管理）”项，然后［下一步］。

（图9）

提示：字段对应里，根据上图选择对应字段即可，然后［下一步］。

（图10）

提示：选择您保存于电脑里的档案文件（可多选），然后按“保存”即可。呵呵，现在来看一下我们导入后的窗体界面（下图11）：

（图11）

呵呵，根据图11所示，我们刚才选择的档案文件已经导入进来了！第一点的“导入方便”功能我们已经完美实现^.^

那么，如何查看档案文件内容呢？

·档案的查阅

简单！当我们在“数据表格”里定位记录时，看到其对应的“小灯泡”也跟着跑出来了吗（下图12）？

（图12）

点击它，界面会自动切换至“我的工作桌面”，这时，我们的文档内容也出来了（下图13）：

（图13）

·档案的编辑

呵呵，细心的您会发现这个上图13界面没有保存按钮，只能查看。那我们要修改怎么办呢？

OK，我们按Ctrl+F1快捷键，或点击左上角的按钮，切换回我们刚才的窗体。

按窗体工具栏里的“编辑”工具栏按钮，定位至［新文件名］编辑框里，这时“小灯泡”又出现了^.^，我们点击它，看到了弹出的菜单了吗（下图14）：

（图14）

我们按“开启关联程序”选项，此文件就立马在Word里打开供您编辑修改了。

如果我们希望在IOAS直接打开编辑怎么办呢？呵呵，选择“打开”选项，看到“保存”等标准按钮了吗（下图15）？

（图15）

呵呵，我们的档案管理已经大功告成，是不是很简单？

·系统的完善

哎，请慢！我们在上图11里，怎么目录树没分组的？如果导入的文件一多，不是很难找？！

对！几乎忘了！我们二话不说，赶忙再次运行“向导”，在第一步里选择刚才建立的窗体模板“我的档案管理”（如下图16）：

（图16）

连续，马不停蹄到达第五步“目录树”页，这里就是设置目录树分组的地方，我们按。根据提示，将“2.目录树”设置成以下方式即可（下图17）：

（图17）

“向导”完成后，我们打开的窗体“目录树”，将会以如下方式分组显示^.^

（图18）

其实此软件已内置了整套的“仓库系统”与“秘书助理”，结合其详尽的帮助教材，借助其易学易用、灵活自由的特点，将会为您解决许多数据管理方面的烦恼。