文件、资料传递管理办法

项目部资料传递管理办法

为了规范工程项目部文件、施工资料收集、整理、归档工作，确保项目部工程资料能够达到验收的标准，特制定本办法。

1.适用范围

本办法适用于xxxx工程项目部资料传递的管理。

2.资料分类

2.1项目部资料按类别一般分为行政类资料、技术类资料、质量类资料、安全类资料、技经类资料等。

2.2按来源一般分为外部来文、内部文件两类：

2.2.1外部来文：由公司、分公司、监理、甲方等传来的文件，如公司行政文件、监理公司工程联系单等；

2.2.2内部文件：由项目部自己产生的文件。

3.管理职责及处理流程

项目部资料管理应遵循统一归划、分级管理、专人负责的原则。

3.1项目部资料原则上由资料员集中统一管理，编制有效文件清单，文件传递有记录，卷内有目录，负责项目部文件资料的报审、整理、归档移交工作。

3.2项目总工负责各部门资料的检查与督促工作，确保文件资料完整准确。

3.3项目经营计划部负责合同等技经资料的管理与提交。

3.4项目工程管理部负责施工图纸、设计变更、会议纪要等技术资料的管理与提交。

3.5项目部安全部负责工程安全资料的管理与提交。

3.6技质部负责施工质检记录及各种试验报告等质检资料的管理与提交。

3.7项目物资部负责自购物资的出厂合格证明与质保书及钢材跟踪记录等资料的管理与提交。

3.8项目部民事员负责民事资料的管理与提交。

3.9外来文件、内部文件处理流程

4.文本资料整理

4.1文本资料归档要求

4.1.1 文件资料一律用激光打印机打印，打印字迹必须清晰，不能存在模糊、断字、错别字等现象。页面应保持整洁，不能有杂线、斑点、水渍、泥点、污迹等缺陷。纸张不能有破损，不能缺角，不能打孔。

4.1.2文件资料确需填写的需字体工整，一律采用黑墨水笔或签字笔书写、绘制。

4.1.3按照施工合同承包范围编制和移交资料，不同工程的文件资料不得编制在一起。

4.1.4施工记录上填写的数据必须真实，符合标准规范，不得缺项、漏项；签名栏应由责任者签名，不得盖印和随意代签名，验收意见齐全。

4.1.5施工记录中没有实际内容的空白表格栏应用右斜杠表示.

4.1.6隐蔽工程记录齐全、完整，签字完备。

4.1.7质量监督检查报告，有整改的要形成整改记录，并进行闭环处理。

4.1.8工程变更单应为原件，名称和格式应统一，编号为流水号且连续编号，如：01、02、03 ……。

4.2检测报告归档要求：

4.2.1检测报告要求字迹清楚、内容齐全、数据准确；

4.2.2必须用A4纸打印或书写，签名必须手签,用黑墨水笔书写；

4.2.3不能为复写件、复印件、扫描件，不能用圆珠笔书写或签名，签名不能扫描，必须手签；

4.2.4报告上有实验室CMA章、实验室检验章、见证取样章；

4.2.5报告上必须填写或打印见证人名；

4.2.6报告中有实际内容项都必须填写或打印。

4.3卷内目录的编制

4.3.1序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注盒内文件资料的顺序，一个文件一个号，连续编号。

4.3.2文件编号，应填写文件文号或图样的图号。

4.3.3责任者指文件资料的形成单位。

4.3.4文件材料题名指文件资料名称。

4.3.5页号应填写每份文件资料首尾页上标注的页号。

4.3.6日期指文件资料的形成日期。

4.3.7 卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

4.4移交内容、套数及时间

4.4.1移交资料的内容：附录中有盒号、类目号的内容为项目部应移交公司资料，其余资料移交到分公司对口部门保存。

4.4.2移交公司资料的套数：T+1套，其中T表示合同中建设方要求的套数，另一套为公司自存。

4.4.3移交时间：项目部在工程竣工验收后即交分公司各职能部门审核，工程竣工验收后10天内由分公司各职能部门将审核后的竣工资料交公司各职能部门，15天内公司各职能部门将审核后的竣工资料交信息管理中心，均需办理移交手续。

5传递要点

5.1文件传递过程中不得损坏、隐藏和丢失。

5.2传递文件要有相应的记录台账，并由传阅人签字。

5.3文件传阅过程要注意保密，对外来人员要有一定的保密措施。