1文件控制程序
1文件控制程序
文件控制程序编号:DYBZ/CX-01版本:A1 目的和范围对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。
防止误用失效或作废的文件和资料。
本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关文件的管理和控制。
2 职责2.1 办公室负责体系文件的归口管理，办公室负责外来文件及公司其他文件的归口管理。
2.2 总经理负责批准和发布质量/环境/职业健康安全体系管理手册。
2.3 管理者代表负责审核管理手册、程序文件；以及三级文件的审批。
2.4 办公室负责对公司现有体系文件定期评审。
2.5 各部门负责相关三级管理文件的编制、使用和保管。
3 工作程序3.1 文件的分类3.1.1 按文件性质分类a)质量/环境/职业健康安全管理手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针、政策、目标）；b)形成文件的程序（为质量/环境/职业健康安全管理体系所编制的程序文件）；c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所制定的文件（如管理考核文件、工艺文件、检验试验规程文件、设备操作维护文件、培训需求文件等）；d)标准要求的记录；e)外来文件（包括法律法规/标准和顾客提供的图样、政府部门的有关文件等）。
3.1.2按文件载体分类：a)纸张性文件；b)非纸张性文件。
3.2文件的编号3.2.1 手册编号（见右图）DYBZ/SC-年号DYBZ---东营宝泽能源科技有限公司代号SC---手册代号3.2.2 程序文件编号 DYBZ/CX-00CX---程序文件代号00----指文件编号3.2.3体系三级文件的编号 DYBZ/QEO-00体系代码的表示：Q代表质量管理体系E代表环境管理体系O代表职业健康管理体系3.2.4 记录的编号DYBZ/JL-00（见02程序文件）3.3 文件的编写和审批3.3.1 质量/环境/职业健康安全管理手册由办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准。
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
1文件控制程序
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
1文件控制程序
1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。
3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。
3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。
4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。
4.1.4质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。
例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。
b)二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序第A版c)三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。
例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。
部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。
绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。
b)质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR—5.6—01，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。
4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。
4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。
4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。
4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
01文件控制程序
1、目的对与本公司综合管理体系有关的文件与资料进行控制，确保各有关部门使用的文件和资料处于受控状态，确保综合管理体系有效运行。
2、适用范围本程序适用于与综合管理体系有关的文件与资料的控制，包括本公司制定的、外购的、顾客及供方提供的文件与资料。
3、职责3.1 行政部负责综合管理手册、程序书和部分作业指导书、检验标准书的管理和控制。
3.2 各部门负责综合管理手册、程序文件、作业指导书、检验标准书的管理和控制。
4、参考资料ISO9001标准之4.2.3条款/ISO14001标准之4.4.5条款/OHS18001标准之4.4.5条款。
5、术语：无6、作业程序6.1 本公司文件与资料的分类及编号 6.1.1 文件与资料分以下四类 6.1.1.1 综合管理手册（QEO ） 6.1.1.2 程序文件（CX ）6.1.1.3 检验标准、作业标准、作业指导书、规章制度（WI ） 6.1.1.4 记录（FM ）6.1.2 文件编号6.1.2.1 综合管理手册编号规定：□□□□ - □□□ - □□6.1.2.2 程序文件编号规定：总序号 文件类别 公司代码注：文件类别“程序文件”用“CX ”表示 如DYZY-CX-01代表公司第1个程序文件。
编写年号 文件类别公司代码6.1.2.3 作业指导书、标准书、规章制度的编号规定：□□□□ -□□ - □□序号部门代码公司代码6.1.2.4表单编号：序号部门代码公司代码如：ZYSY-XS/JL-04表示公司销售部门第四个表单6.1.2.5记录编号：各部门根据本部门所形成的记录具体情况，可按日期、流水号或其他易于查阅、检索的编号方法另再编号。
6.1.2.6 公司部门代码：注：部门代码分别为：生产部——SC 采购部——CG 行政部—XZ 销售部—XS 品管部——PG财务部——CW6.1.3 本公司文件与资料分为受控文件和非受控文件，受控文件的范围：a.外部文件：国家标准、客户图纸样品、法律、法规、ISO9000、ISO14001、OSHS18001系列标准等；b.综合管理手册：c.程序文件及各种记录：d.技术文件：如产品标准、技术标准、检验标准、工艺文件、图纸、作业指导书等e.管理文件：如各项管理制度。
1文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
01文件控制程序
文件控制程序1.目的对与公司质量安全管理体系有关的文件进行控制，确保使用有效版本文件。
2.范围适用于质量安全有关的文件控制，同时也适用于其他体系文件方面的控制。
3.职责3.1 总经理负责质量安全手册和程序文件的批准发布及质量安全手册和程序文件的评审、更新、作废的终审；3.2 管理者代表负责组织食品卫生质量手册、程序文件、HACCP计划、记录等文件的编写，制定《文件编码方法》，品控部负责对质量安全体系文件的总体控制，并负责质量安全手册、程序文件和记录等的发放管理；3.3 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理；3.4 行政人事部负责部门工作手册和行政工作文件的管理及发放工作。
4. 程序4.1.文件分类和编号4.1.1 文件包括4.1.1.1 食品卫生质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；4.1.1.2 形成文件的程序；4.1.1.3 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业指导书、工作规范、管理规定等）；4.1.1.4 外来文件（法律、法规、标注、上级文件、客户资料等）；4.1.1.5 记录4.1.2 文件可分为“受控”和“非受控”两类。
“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本4.1.3 公司质量安全体系文件按存在形式分为书面版和电子版文件，以下所描述均为书面文件的控制程序。
4.1.4 文件编码要求：见《文件编码方法》4.1.5 文件的版本和修改状态标识4.1.5.1 文件的版本以大写字母（A、B、C、……Z）表示，修改状态以阿拉伯数字（0、1、2、3）表示4.1.5.2 文件内容发生更改、修订时，要在修改码上反映并在文件发行及个人更改记录上登记，当修改状态变更到3次以上后，该文件则需换版4.1.5.3 文件内容有重大变更时必须更换文件版本。
4.2 文件的编写及审批4.2.1 质量安全手册和程序文件由ISO/HACCP小组组织编写，管理者代表审核，总经理批准，所有文件在发布前必须得到授权人员的审批。
1文件控制程序
1.1文件控制程序1目的对本公司良好农业规范管理体系运行所涉及的有关文件进行控制，以保证本公司涉及到该管理体系的各个岗位有效版本文件的使用。
2 范围适用于本公司良好农业规范管理体系运行所用文件的控制。
3 职责3.1 市场部负责本公司良好农业规范管理手册和程序文件的编制、修改；办公室负责发放、回收、作废的管理。
3.2 生产部负责本部门管理制度和作业指导书等文件的编制、修改。
3.3 场长负责管理手册所涉及的各场的记录表格的编制。
3.4总经理负责手册的批准。
3.5外来文件根据性质不同，由办公室发放给生产部并进行存档，有文件更新时，旧的存档文件自动作废。
4 工作程序4.1 文件控制范围4.1.1良好农业操作规范管理手册、质量安全方针、质量安全目标；4.1.2 生产部的作业指导书、记录表格；4.1.3 其它管理性文件、其它质量和安全文件；4.1.4 外来文件包括：适用的法律法规、行业标准、强制性标准。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 文件层次：文件分为三个层次：第一层次：管理手册：纲领性文件，是阐述公司的管理框架；第二层次：程序文件：阐述工作流程及与此有关的各部门间的业务接口关系；第三层次：规章制度、作业指导书、外来文件：是操作性文件。
4.2.2文件编号规定：本公司GAP管理手册、程序文件、作业指导书均执行以下编码：SYPX A（B/C/W） 001公司代码 GAP管理体系代码顺序码文件类别代码文件顺序号，即从001开始，依次顺延。
4.3文件管理4.3.1文件的发放、回收和作废由办公室负责，同时在标识等方面执行本规定的管理流程和要求；领用人在《文件发放和接收记录表》上签字，并负责保管领用的文件。
4.4 文件的更改4.4.1 管理体系运行后，所涉及的文件需要进行更改时，由生产部提交《文件更改申请表》，说明更改原因及理由，经管理者代表审核更改后，经总经理批准实施。
4.5 文件的作废和销毁4.5.1 当管理手册涉及的文件经多次修改，或当国家标准、法规有重大修改时，管理者代表适时换版，并填写相应记录。
1文件控制程序
文件控制程序1 目的对质量管理体系的文件和资料进行控制，确保所使用的文件和资料为现行有效版本。
2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件控制（包括体系文件、技术文件、管理文件和外来文件等）。
3 职责3.1总经理负责批准发布《质量手册》3.2管理者代表负责审核《质量手册》和批准《程序文件》。
3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.4 行政部负责按本程序文件对现有质量管理体系文件进行管控。
4 程序概要4.1文件的分类和管理4.1.1《质量手册》为第一层次文件。
4.1.2程序文件为第二层次文件。
4.1.3第三层次文件包括：管理制度，产品设计文件，生产作业指导书，产品检验和试验指导书等。
4.1.4 第四层文件为体系运行所产生的记录。
4.1.5外来文件指公司引用的标准或相关方提供的文件。
4.2文件的编号4.2.1 第一层次文件：质量手册0X为质量手册序号QM:质量手册Q是质量，JA企业代号(金奥)4.2.2 第二层次文件：程序文件0X为程序文件序号MP/QP程序文件企业代号JA4.2.3 第三层次文件：生产作业指导书，检验指导书，产品设计文件，管理制度等4.2.3.1管理制度顺序号管理制度（简称）企业代号4.2.3.2 检验、生产作业指导书及设计文件为序列号检验作业指导书，PD为生产作业指导书，DS为设计文件4.2.3.3外来文件使用年号顺序号部门代号（见4.2.4）4.2.3.3.4部门代号4.3文件的编写、审核、批准、分发文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
a)《质量手册》由行政人事部负责组织编写，由管理者代表审核，总经理批准、发布，由行政人事部负责登记、分发；b) 程序控制文件由实施部门编制，实施部门主管审核，相关部门会签，管理者代表批准；c) 质量管理第三层次文件由各相关部门组织编写和汇总，部门主管审核，管理者代表批准，行政人事部负责登记备案；d) 确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。
1-1文件控制程序
1.目的加强对文件和资料的管理工作，使质量、环境、职业安全健康管理体系（以下简称体系）文件和资料处于受控状态，确保与体系有关的所有场所的文件和资料都是有效版本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围本程序适用公司制定的与各体系有直接关系的文件和资料控制工作。
本程序适用于公司各体系所覆盖的组织机构。
3.职责3.1公司总经理负责各体系手册的批准发布，管理者代表负责体系程序文件的批准发布。
3.2综合管理部负责各体系手册、程序文件的统编、修改和发放、回收和登记。
3.3各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的签发和会签，部门领导负责本部门发文的审核。
3.4综合管理部负责经综合管理部下发的体系文件的审核、编号、打印、登记和工程竣工文件、资料的分类、整理、归档、贮存和保管，以及对外来文件的签收、转发和登记。
3.5工程管理部负责公司范围内技术性文件和资料的统一管理。
3.6各单位分别负责本单位所签订的合同文件的保存。
3.7公司直属项目经理部负责项目经理部范围内文件和资料的统一管理。
3.8各单位资料员和项目经理部资料员分别负责本部室／单位内文件和资料的管理。
4.程序4.1受控的体系文件和资料的范围4.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册，体系程序文件，质量、环境、职业安全健康管理计划。
4.1.2对外签订的工程施工合同、保修合同、采购合同、工程分包合同及劳务合同；与工程质量、职业安全健康、环境保护有直接关系的文件和资料：施工组织设计，包括有关的法律法规、部门规章、行业要求，国家、部委、地方政府、行业和上级主管单位制定下发的和装饰分公司内部制定下发的有关文件，各种技术和操作规程、施工规范、工艺标准、检验和试验及评定标准、图册、图集、工法、图纸、设计手册、施工手册、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、合格供应商名册、合格分包商名册、合格劳务企业名册、作业指导书等。
4.1.3 与职业安全健康和环境活动相关的现场作业指导书或操作规程、技术交底。
1文件控制程序
1．目的本程序旨在对综合管理体系有关的文件（包括外来文件）进行控制，确保各相关部门使用的文件版本有效,特制定本程序。
2．职责2.2总经办负责文件控制的归口管理。
2.2 总经理负责批准发布综合管理手册、程序文件、操作文件、证实文件和技术文件。
2.3 管理者代表负责审核综合管理手册、程序文件、操作文件、证实文件和技术文件。
2.4 总经办负责组织相关部门编制、修订综合管理手册、程序文件、操作文件、证实文件和技术文件，并负责文件的发放和回收。
2.5 总经办负责外来文件的收集、保管和控制。
2.6 各相关部门执行本程序有关条款。
3．控制程序3.1 文件的分类和编号3.1.1 文件的分类3.1.1.1 综合管理手册，类别号为01；3.1.1.2 程序文件，类别号为02；3.1.1.3 操作文件，类别号为03；3.1.1.4 证实文件，类别号为04；3.1.1.5 技术文件，类别号为05；3.1.1.6 外来文件：国家标准、行业标准及规范等，类别号为06。
3.1.1.7 安全环保文件：类别号为07；3.1.2 文件的编号3.1.2.1 综合管理手册：KD―――――01―――――A/0企业代码文件类别号版本及修改状态3.1.2.2 程序文件、操作文件、证实文件、技术文件、安全环保文件KD—XX—XXX—A/0该文件版本及修改状态该类文件序号文件类别号（02-05）企业代码3.1.2.3 外来文件：KD―――――06―――――－XXX企业代码文件类别号该类文件序号3.2 文件的编制、审批3.2.1 综合管理手册、程序文件、操作文件、证实文件、技术文件和安全环保文件由总经办负责组织编制，管理者代表审核，总经理批准。
3.2.2 外来文件由接收部门交至总经办识别、确认、发放并控制。
3.2.3 上述文件（除外来文件外）必须经批准后方可发布。
3.3 文件的发放3.3.1 总经办按文件清单确定相应的发放范围，由管理者代表审批。
01-文件控制程序
01-文件控制程序1 目的规范公司管理体系运行中文件的管理，实施对文件的有效控制，确保各个部门及生产等使用场所持有适宜的文件，并防止非预期的误用。
2 范围适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系和强制性产品认证管理体系文件,以及与体系相关的外来文件的控制和管理。
3 术语和定义3.1 文件文件是指“信息及其承载的媒体”，包括管理手册、程序文件、作业性文件、制度规范、图样、报告、标准、记录表单等。
3.2 程序程序是指为进行某项活动或过程所规定的途径与规则，含有程序的文件可称为“程序文件”。
3.3 作业性文件指具体规定工作细则或操作细节要求的管理性和技术性文件。
3.4 受控文件指当文件的批准、发放、使用、更改等处于按本程序要求进行控制的状态时，该文件称为“受控文件”；当文件处于非受控状态时，称为“非受控文件”。
3.5 外来文件指与管理体系有关的国家法律法规、上级文件、各类外来标准、相关方提供的文件等。
4 职责4.1 行政课a）是本程序的归口管理部门；b）负责组织管理手册、程序文件的编制；c）负责管理体系文件和外来文件的发放、回收、作废，以及组织管理体系文件的评审、更改等工作。
4.2 其他职能、生产部门a）负责组织管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的具体编制；b）负责组织本部门内部使用的文件的编制。
4.3部门主管a）负责管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的初步审核；b）负责本部门内部使用的文件的直接审批。
4.4 管理者代表负责管理手册审核及程序文件、作业性文件的批准。
4.5 总经理负责管理手册、公司管理制度的批准。
5 工作程序5.1 文件分类a) 管理手册（包括方针、目标）；b) 程序文件；c）作业性文件；d）记录表单；e）外来文件。
5.2 文件的编写5.2.1 管理体系手册、程序文件的编写由行政课负责组织相关部门编写；手册、程序文件应按照相应的管理体系标准要求编写，同时应符合本公司实际，使手册、程序文件既符合标准要求、又具有可操作性。
01文件控制程序
3.0职责
3.1总经理负责方针、目标/指标、手册、程序文件的批准与发布。
3.2管理者代表负责主持方针、目标指标、手册以及程序文件的编制、修订及实施检查工作，负责工作文件、记录表格的批准与发布，并对其内容进行解释。
3.3各部门负责对相关程序文件、工作文件及记录的编制，以及在实施过程中对其可操作性方面进行适宜的修改。
G文件的作废
目标、手册、程序文件、工作文件在整体或部分换版时除留一份经标识（盖“作废保留”章）后存档以外，其他皆作废并即时销毁。在日常运作过程中有页次的修改时，回收的旧文件皆作销毁处理。体系文件的销毁由文控人员立即执行。
I文件的管理、归档
文件的管理应有标识、有较好的贮存环境、有保存期限、易于检索、保持清晰、目录归类
5.0.支持Байду номын сангаас文件
5.1《记录控制程序》
6.0.质量记录
6.1《文件发放清单》
6.2《文件更改申请表》
6.3《法律法规一览表》
4.2.1质量管理体系文件编号方法，
A QEM（质量环境手册）
QEM –00
文件序号
质量环境手册代号
B COP（程序文件）
COP – XX
文件序号（01~99）
程序文件代号
C WI（工作文件）
WI –XX - XX
文件序号
部门代号
工作文件代号
4.3文件内容的编制原则和方式
4.3.1程序文件包括以下内容：
A文件编制需求
由各职能部门依据GB/T19001-2008/GB/T24001-2004标准的要求和运作的需求提出。
B文件的编制
a）方针、目标/指标、手册及程序文件的编制工作由管理者代表主持，各相关部门负责本部门主要程序文件的编写。
QP01文件控制程序
1. 目的：确保质量体系的有效运作，各部门都能持有最新发行的受控文件执行各项作业。
2. 范围：适用于质量体系内受控文件的管理。
3. 职责和定义：3.1.品质部为文件主管部门，负责组织文件的编制，收发外来文件和文件的发放、归档。
3.2.各部门负责本部门相关文件的编制和本部门使用的文件的管理。
3.3. 管理手册：即第一阶文件，质量体系框架，产品要求的符合性和相关控制。
3.4. 程序：即第二阶文件，详述如何进行质量体系各过程，以实现方针及目标。
3.5. 指导书、规格、规范、基准、标准：即第三阶文件，为支持各项质量管理或环境管理办法在执行阶段时重要的依据或指导文件、标准。
3.6. 表单、记录：证明质量体系有效运作，对各个事项持续不断加以记录。
4．流程（见下页）：5．内容：5.1.文件制（修）订：各部门责任人员根据业务需要及组织任务，指定专人或由业务主要人员制、修订文件。
5.2.文件审核、核准（1）文件的制（修）订后，由其制（修）订单位主管审查。
（2）各文件审核人须对各文件进行技术性的审核，并须在[审核栏]上签名。
5.2.3.文件会审（1）文件的审核权限非制作单位主管可核准者或尚须其他单位联合修改相关文件时，则文件应送相关单位会审。
（2）各文件会审人须对文件进行技术性审核，并在[文件会签单]上签注会审意见。
5.2.4.文件核准（1）文件审核或会审后，依审核、核准权限送交核准。
（2）文件核准人对文件进行授权性的审核，并须在[核准栏]上签名。
5.3.文件发行、分发5.3.1.文件核准后，文管中心在首页上盖 [受控] 章，由文管中心使用。
并将相应记录登记在[受控文件一览表]。
●文件核准后，由文管中心按照颁发清单上要求的颁发部门进发放。
●分发到各相关部门的文件，文管中心需盖好相应的管控章，并做好相关的文件分发、回收记录。
5.3.2.文件编号、版次的规定编号方法(1)：一阶文件（管理手册）的编号方法为：NBDL - □□ - □□该类别文件颁布发年号（如：2013）手册代号:(QS:质量环境手册)企业代号编号方法(2)：二阶文件(程序文件)的编号方法为：NBDL - □□ - □□该类别文件的流水号（如：01-99）程序代号:( QP程序文件)企业代号编号方法(3)：三阶文件 (管理性文件、SOP、作业规范等)三阶文件编号方法为：NDQM - □□ - □□该类别文件的流水号（例： P01可为字母数字组合）文件编制部门代号三阶文件代号编号方法(4)：技术性文件技术性文件编号方法为：该类别文件的流水号（如： 1A可为字母数字组合）表示年月（如：1301为2013年1月）文件代码（用字母表示，如：B表示BOM…）部门代号文件编制单位代号为：表单记录编号方法为：记录流水号(01-99)，字母为同类型区分号（A～Z）编制部门代号表单记录的代号表单记录的代号例：NBDL-TR- QA01为《文件发放/回收登记表》之编号5.4.文件有效控制5.4.1.受控文件持有人负责更新每次文件变更。
(ISO体系程序文件1)文件控制程序
程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。
2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。
3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。
3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。
3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。
4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。
4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。
4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。
4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。
01文件控制程序
文件控制程序1目的对与管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件是有效版本，以满足管理体系正常运行的要求。
2范围适用于与管理体系有关文件，包括外来文件（规定见4.1.4）的控制。
3职责3.1品控部体系运行处负责确定文件编号的统一要求，负责组织管理手册、程序文件、手册附件、食品小组文件的编写、发放、管理、控制，并负责组织定期评价文件的符合性、适宜性和有效性。
所有与体系有关的文件需到体系运行处备案（签字版）。
3.2各部门按职能负责本部门管理制度，技术指导文件等的编写、发放、管理和控制，并负责定期评价文件的符合性、适宜性和有效性。
3.3 人力资源部负责组织部门职责、岗位说明书等的编写、发放、管理、控制，并负责定期评价文件的符合性、适宜性和有效性。
3.4行政管理部行政处负责行政文件及外来行政文件的管理，负责定期评价文件的适宜性和有效性；负责组织公司级管理制度、流程的编写、发放、管理、控制。
3.5安全环保部负责职业健康安全/环境/食品安全的相关法律、法规等的收集并定期进行检索其适用性，最后统一由体系运行处发放、管理和控制。
3.6 品控部质检中心负责产品、原辅材料的国家标准、企业标准的收集、发放、管理和控制，并定期检索其适用性。
3.7管理体系必备文件发布前，由品控部体系运行处按《管理体系文件、记录编号规定》进行编号后发布；各部门负责管理和使用的文件发布前，由编写使用部门按《管理体系文件、记录编号规定》进行编号后发布。
各部门负责的文件可根据情况自行检索、更改、换版，由其主管副总签批后即可发放。
4 分类及定义4.1 文件的控制范围分为四类：4.1.1 管理体系必备文件，包括QEOF管理手册、程序文件、管理手册附件、食品小组文件等。
4.1.2 技术文件，包括工艺、设备、图纸、技术标准、规程、岗位操作法、各种记录等。
4.1.3 管理类文件，包括管理制度、流程、生产计划、意向合同、人员任职要求等。
4.1.4 与管理体系有关的外来文件，包括国家、行业、主管部门、地方制定的法律、法规、标准、规范及其他要求，包括顾客提供的文件。
1文件控制程序
发文签收
办公室将文件电子稿盖章后交由相关人员将文件发至有关领导及部门，收文人员在《发文登记表》上签收。抄送部分由办各部门按文件内容执行并按照规定向办公室反馈执行情况
9
归档
于第二年三月底前将本年全部行政文件原稿及一份电稿整理后归档
主题：文件控制程序（三）
编号：SFMY-CX-01
目的：对本公司外来文件进行管理，确保外来文件得到有效贯彻。
适用范围：本公司所有外来文件。
职责：办公室负责外来文件的归口管理，技术标准由质管部负责管理。
序号
工作程序
工作要求
需填写记录
备注
1
编号、登记
办公室负责在《收文登记表》上按顺序将来文编号，并登记标题、文号、来文单位.份数、收文日期等，接收的外来文件包括法律法规。
备注
1
文件分类
本公司文件分三大类：
1、质量管理体系文件：如质量手册、程序文件、检验标准和制度汇编等。
2、行政文件：如通知、函等。
3、外来文件：国家、行业法律法规和标准，相关单位的来函、来文等。
2
制定发布
1、质量管理体系文件由管理者代表组织相关人员按ISO9001标准要求编制并审核，总经理批准后发布实施；
2、行政文件由办公室根据领导的意见起草，办公室主任审核，主管领导审阅签发。须长期执行的行政文件，由办公室在适当时间纳入质量管理体系范畴。
无
3
文件编号
编号办法：XXXX-XX–NN-LL。XXXX为公司代号的拼音简写；XX为文件类别，用拼音简写表示，如手册为SC，程序为CX；LL为文件流水号，用01、02、03……表示。同一类别的文件有多个才用流水号，单一文件不用流水号。行政文件按原方法编号，外来文件按原编号。
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1 范围
本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。
2 引用文件
《记录控制程序》
3 职责
办公室归口实施，其他各部门配合实施。
4 过程展开与控制
4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括:
a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标；
b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）；
c.程序文件；
d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）；
e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等；
f.记录。
4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识：
XX- XX - XX
↓↓↓
单位代号文件类别文件序号或章节号
注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书
R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程
GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书
修订状态： X / X
↓↓
版本修订号
注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”
4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。
4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。
4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。
受控文件清单由办公室主任批准。
4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。
4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。
4.5.2 文件在发放前由办公室资料员盖“受控”章，填上接受人发放号。
4.5.3 文件发放、回收均由领用人、交回人在文件发放、回收登记表上签名，发放、收回人在发放、回收完成后，也应签名，原则上发放新文件回收旧文件。
4.5.4 每份文件的手签稿，由办公室资料员归档保管。
4.5.5 因破损而重新领用的新文件分发号不变，发放新文件收回旧文件按4.5.3条款执行，因丢失而补发的文件应重新给予分发号，并注明己丢失的旧文件分发号作废，也应履行4.5.3条款的规定,并在备注栏中注明原因。
4.5.6非受控的管理手册,由办公室资料员编制文件发放名单,总经理批准,按4.5.3条款发放，但本公司不再负责更改换版的控制。
4.6 文件的更改和换版
4.6.1 文件的日常更改，由更改人在文件更改单上填写更改原因，更改前后文件内容对照，经原审批部门审批后，更改生效，更改由办公室资料员采用换页的办法，并发放文件更改单附于更改文件之后备查。
若由其他部门人员审批，该人员应获得该文件审批所依据的背景资料。
4.6.2 文件的换版
文件经多次更改或大幅度更改，须进行换版，换版按本程序4.3、4.5 条款的规定重新审批发放，并收回旧版本文件。
4.6.3每年底由总经理组织，办公室归口实施，对文件评审一次，必要时进行修订或
换版，修订或换版均应再次批准。
4.7 文件的作废
4.7.1凡回收的文件由办公室资料员盖上“作废”章。
4.7.2作废文件除留两份存档外，其余由办公室资料员填写文件销毁单，经办公室主任批准后销毁，防止作废文件的非预期使用。
4.8 应确保文件保持清晰、整洁和完好，禁止在文件上任意画改和私自外借。
4.9 外来文件的识别和控制
4.9.1 各部门收到的适用外来文件一律由办公室识别保管归档，并在受控文件清单上登记。
4.9.2 发放新外来文件（复印件），回收作废外来文件，按本程序4.5、4.7 条款执行。
4.9.3办公室经常与质量技术监督局、政府机构行业协会等保持联系，跟踪国家法律、法规，国家或行业标准的修订动态，获取最新有效适用版本。
4.10作为特殊类型文件的记录，按记录控制程序处置。
4.11本程序执行中形成的记录，按记录控制程序处置。
5本程序涉及的记录
受控文件清单
文件发放名单
文件发放/回收登记表
文件销毁单
文件更改单。