日程与约会安排课件ppt

预定计划的变更和调整
• 制作日程安排计划时保留宽裕的时间； • 上司与秘书之间必须有密切的联系； • 需要与有关人员的秘书们彼此联络，以便能预先 获得信息，并通知上司； • 变更及信息的追加，每一次都要在日程安排计划 表上填写，同时及时通知上司及所有相关人员； • 行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够将 别的行动计划编入； • 为能快速地应对，要事先准备好与相关人员联系 方法。
三 四 五 六 日 一 11 ： 0 0 ~ 1 4 ： 0 0 长城信托会谈，福德饭店 3： 00 成本会议
1 0 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 营业部会议
月 预 定 表 （ 例 ）
日程安排计划表的种类（二）

周预定表
• 是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划 比月预定表更详细 。

日预定表

掌握说话的技巧
• 能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的 要求，而不得罪对方
日程安排计划表的种类（一）

年预定表
• 是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公 司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东 大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。

月预定表、周预定表、日预定表
• 是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个 月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、 访问等预定计划。
事项 行业 协 会的 李 先生 （ 私 人 谈话 ）
地点
备注 据 说 是 上一 次 打电 话 之事
与 王 厂 长午 餐
午 餐 在 公司 餐 厅， 三 个 座 位 已 经预 定
华 成 公 司的 谢 经理 同 餐
25 日 （ 四 ） 预 定 表 （ 例 ）
成本会议
第 三 会 议室
田 总 经 理因 出 差， 无 法参 加
时间计划（一）
• 估计事情办理时间
– 估计在一定时间内各件事情分别需要的时间（编制工作 时间表） – 估计在一定时间内各件事情总共需要的时间（与规定的 工作时间作一比较） – 具体估计时，分为两类：
• 自己过去曾经做过的，参照过去的经验 估计时间； • 自己过去没有做过的，请教别人，应留 有余地； • 计算工作时间使用率。
预定计划的确认（二）




会议的主办者是上司，要提前二、三天确认会议 室。如临时邀请其他上司参加，应再电话联系所 属的秘书； 会议、面谈所必须的文件及资料，在前一天准备 好，重要的会议的资料要请上司查核； 如果会议或面谈的时间太长，即将接近下一个预 定计划时间，秘书写便条悄悄交给上司请示，使 上司能简单回答。 上司出差时，确认预约，调查当天火车、飞机的 交通或误点情况。
二、约会的种类
• • • • • 1、公务约会和私人约会; 2、正式约会和非正式约会; 3、例行约会和非例行约会; 4、对等约会和不对等约会： 按约会的安排过程是否需要保密而分： 公开约会、秘密约会； • 按约会的议题性质而分： 事务性约会、礼节性约会。
三、.安排约会的基本原则
• 1、双方一致的原则; • 2、双方尊重的原则; • 3、互讲信用的原则.
*1 田 总 经 理 缺 席 *2 晚 餐 已 经 预 约 衡 山 饭 店二楼
25
四
9： 00 李 先 生 商 谈 私 事
26
五
10： 00 营 业 部 会 议 第一会议室 打高尔夫：太阳岛。乡 间俱乐部，已预约 4 名
4： 00 会 见 田 总 经 理 5： 00 小 会 议 室
*1 中 午 1 0 人 客 饭 已 经 订 好 *2 准 备 成 本 会 议 文 件 9： 00 接 李 董 事 长 、 罗 董 事

百度文库
上司所负责业务的类型； 上司的性格； 秘书本身的能力及经验； 上司对秘书的信赖程度； 上司和秘书的合作年资及其内容。
文秘人员获得信任的原因

工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和 信息
• • • • 了解每一项业务的轻重缓急 每一个与上司约会的人物在上司心目中的重要性 对方的地位、身份的高低 其他外在环境的要求等
6： 15 从 公 司 出 发 6： 30 晚 餐 衡 山 饭 店二 楼 思 达 公 司 的 罗 董 事 长 （ 据 说 会 晚 到 10 分 钟 ）
预定表编制注意事项
• • • • • • 年、月、周、日预定表分别制作； 表明日期、时间或耗时刻度； 时间刻度应早于上班时间、晚于下班时间； 用备注栏说明有关事项； 每日日程表最好用铅笔，便于修改； “暂时保留”或“可能变卦”项目可用符号 表明，如下划线； • 事项的填写要留有一定的余地，适应变动。
• 约会不能安排在什么时间？（排除法） • ⑴ 各种节假日和每周休息日 ； • ⑵ 每周第一个工作日的上午和最后一个工作日的下 午； • ⑶ 每天上班开始后的一小时内和每天下班前的一小 时内； • ⑷ 各种节假日前后的一、二天； • ⑸ 临近午餐和晚餐的时间 ； • ⑹ 经理出差或度假的出发和回来的那一天 ； • ⑺ 本单位有重大活动的那一天； • ⑻ 有特殊的政治和宗教意义的那一天。
安排约会

种类：
1）公务约会和私人约会 （2）正式约会和非正式约会 （3）例行约会和非例行约会 （4）对等约会和非对等约会
（
约会时间、地点安排
准备：知彼、知己

时间：（何时、多长）
• 上司指定的时间；不应安 排约会的时间 • 主动时，第一个约会短一 些； • 被动时，询问对方；平时 注意观察

1 2 3 4 5
一 二 三 四 五
9 ： 0 0 ~9 ： 3 0 1 2 ： 0 0 ~1 6 ： 0 0 9 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 1 5 ： 0 0 ~1 6 ： 0 0
林处长来访 周会 董事会
16 17 18 19 20
二 三 四 五 六
9 ： 0 0 ~1 7 ： 0 0 分公司会议
地点：
• 我方、对方、第三方 • 主动时，提议对方单 位； • 被动时，接受对方提 议的地点； • 考虑约会本身需要
不宜安排约会的时间


星期一早上、周末下午； 即将下班之前的那段时间； 午餐前后约会则会影响吃饭时间； 对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教 意义的日子； 公司有重大活动的那一天。
27 28
六 日
周 预 定 表 （ 例 ）
时间 9： 00 9： 30 10： 00 10： 30 11： 00 11： 30 12： 00 12： 30 1： 00 1： 30 2： 00 2： 30 3： 00 3： 30 4： 00 4： 30 5： 00 5： 30 6： 00 6： 30 7： 00 7： 30 8： 00 8： 30
不对等约会的安排

拜见性（谒见性）约会——

约会时间、地点请接洽人决定，以示尊重； 议题、目的应告知； 以书面为准； 说话、文字应恭敬； 开销我方负担；
预定计划的确认（一）




预定计划是以电话决定时，根据备忘录以 书面形式确认； 在会议的前一、两天，确认时间、日期、 地点等； 上司和秘书必须在周末核对下周的行动计 划，隔天傍晚核对第二天的行动计划； 每月底、周末前、每天早上把下个月、下 周或当天的行动计划表交给上司，其中比 较重要的事项画上一条红线；
约会发生“撞车”怎么办？
知道上司半小时后有空，善意谎言；
不知上司何时结束约会，说实话；
怎样防止？
每天固定时间与上司协调； 主动告诉上司为其安排了哪些约会； 以书面为准；
不对等约会的安排
召见性约会——
– 不涉及被召见下属个人利益的，告知 约会目的，以作准备； – 涉及被召见下属个人利益的：无论是 有利、不利，对目的要守口如瓶。
第一章 日程安排
日程安排的意义

企业管理者的行动需要周密的计划 形势发生变化，必须加以变更、调整 管理者的行动有二部分
• 自行决定的部分 • 与企业内外的人员有关的部分

日程计划制作并不困难，联络、调整等 是个问题，需要文秘人员协助
文秘人员的时间管理
• 时间计划 • 时间日记 – 对实际使用的时间的总结，连续记一周 • 避免时间的浪费 – 使用电话时； – 处理文件时；
时间计划（一）
• 编制工作时间表——每天、每周工作时间表 一天的工作时间表应在当天临近下班时编 制； 一周的工作时间表应在本周的最后一个工 作日的下午编制。 在台历上编制，是“随时”的，知道自己 在一月内或更长时间内的活动，应立即记 在台历相应的一页。
• 注意：机密内容记在专用记录簿 ，保管好
年预定表（例）
一 月 二 月 5 日（星期一） 8 日（星期四） 2 日（星期二） 9 日（星期一） 开工典礼 董事长视察 常务董事会 公司纪念日
25 日 （ 星 期 三 ） 成 本 会 议 三 月 2 日（星期一） 3 日（星期二） 常务董事会 分行经理会议
25 日 （ 星 期 三 ） 成 本 会 议
预定计划的提示
电子提示系统
– 利用电脑软件的提示功能，建立“报 警系统”；

人工提示系统
– 基本办公日程表 – 固定活动日期一览表 – 使用提示性备忘录 – 准备上司的日程安排表（卡片） – 准备交往提示文件
第二章 约会安排
一、安排约会的意义
• 1、安排约会是现代社交规则的要求。 • 2、安排约会是约会举行的必要程序。 • 3、安排约会是安排经理工作日程的一个 重要方面。
上海起飞—→南京 南京 9 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 15： 00 销售会议 贝尔公司古经理约见
9 10 11 12 13 14
二 三 四 五 六 日 1 2 ： 0 0 ~1 4 ： 0 0 午餐会：锦江饭店 1 0 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 营业部会议
24 25 26 27 28 29
安排约会的方法
各种类型的约会（谒见性约会除
打电话
外） 适用安排紧急约会、比较 ， 微妙的约会 安排本单位外部的、需讲究
写信 当面说
礼仪规格的约会，细节复杂 的约会 内部各种约会
安排约会注意问题




让对方明白是上司授权来安排这次约会； 约会的议题是否说？不涉及机密的应说， 以便对方作准备； 明确、具体说出自己建议的时间、地点； 对约会时间、地点等细节准备好第二方案。 问题：对方坚持约会，而上司不想见，应 如何说明？
上司与秘书 在日程安排中的工作分担
日程安排计划管理 日程安排 计划 上 日程安排计划的制作 重要部分 简单部分 司 填写日程 安排计划 表 秘 书 日程安排
上
司
秘
书
上
司
秘
书
日程安排中上司与文秘人员 工作分担的原因

企业的经营性质与形态和习惯
• 外资、合资、国有企业、私营企业等 • 特别是有关分派秘书时的习惯；
• 1、安排约会前的准备： • 知己知彼
四、约会的安排
• 经常和老板见面的几类人：（按优先安排顺序） 1）经理的上司或上司的代表； 2）本单位的重要客户； 3）政府官员或媒介人员； 4）级别与经理相仿的，而且与经理关系密切的官员 （对等的人）； 5) 与经理关系密切的下属（领导的群众基础）； 6) 经理的直系亲属和关系密切的私人朋友。
• 是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步 以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活 动。
日 期 22
星 期 一 来本公司
上午 9： 30 光 大 银 行 吴 处 长 8： 30— 10 ： 30 人 事 科
下午 参加金茂画廊酒会
备注 *（ 要 与 吴 处 长 联 系 ） （ 1 /2 0 光 大 银 行 来 信 ） *1 （ 要 准 备 好 人 事 组 织
23
二
高科长面谈，第一会议 室 8： 00 早 餐 ： 与 刘 行 长
华灵集团李部长洽谈
表） *2 新 产 品 介 绍 约 4 5 分 钟 *1 3 ： 3 0 从 公 司 出 发 ； 林 处长同行；
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三
10 ： 00 惠 普 公 司 林 经 理访问
参观 11 ： 3 0 — 1 3 ： 3 0 午 餐 ： 与王厂长，公司餐厅 3： 00— 5： 00 成 本 会 议 第三会议室 6： 30— 8： 00 晚 餐 ： 高 董事长
知彼：了解对方及单位的情况
• 应记住他们的个人特征（姓名、年龄、 性别、职位；通信地址和电话号码；与 经理的关系状况） • 和所在单位的有关情况（单位名称、规 模、经营范围、经营状况、在社会上的 影响；与本单位的关系；单位的详细地 址、电话号码、休息日）。
知己：了解老板安排约会的习 惯
• ⑴ 经理一周工作日中的哪一（些）天可以安排约 会？ • ⑵ 在可为经理安排约会的那一（些）天中，哪些 时间可以安排约会？ • ⑶ 经理希望一次约会一般安排多长时间? • ⑷ 几个约会之间是否要安排休息时间？ • ⑸ 经理一般希望把约会安排在哪里？ • ⑹ 哪些人与经理的约会应优先安排人？ • ⑺ 约会安排好后，应该怎样通知和提醒经理？