日程与约会安排课件ppt

事项 行业 协 会的 李 先生 （ 私 人 谈话 ）
地点
பைடு நூலகம்
备注 据 说 是 上一 次 打电 话 之事
与 王 厂 长午 餐
午 餐 在 公司 餐 厅， 三 个 座 位 已 经预 定
华 成 公 司的 谢 经理 同 餐
25 日 （ 四 ） 预 定 表 （ 例 ）
成本会议
第 三 会 议室
田 总 经 理因 出 差， 无 法参 加
*1 田 总 经 理 缺 席 *2 晚 餐 已 经 预 约 衡 山 饭 店二楼
25
四
9： 00 李 先 生 商 谈 私 事
26
五
10： 00 营 业 部 会 议 第一会议室 打高尔夫：太阳岛。乡 间俱乐部，已预约 4 名
4： 00 会 见 田 总 经 理 5： 00 小 会 议 室
*1 中 午 1 0 人 客 饭 已 经 订 好 *2 准 备 成 本 会 议 文 件 9： 00 接 李 董 事 长 、 罗 董 事
预定计划的变更和调整
• 制作日程安排计划时保留宽裕的时间； • 上司与秘书之间必须有密切的联系； • 需要与有关人员的秘书们彼此联络，以便能预先 获得信息，并通知上司； • 变更及信息的追加，每一次都要在日程安排计划 表上填写，同时及时通知上司及所有相关人员； • 行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够将 别的行动计划编入； • 为能快速地应对，要事先准备好与相关人员联系 方法。
时间计划（一）
• 编制工作时间表——每天、每周工作时间表 一天的工作时间表应在当天临近下班时编 制； 一周的工作时间表应在本周的最后一个工 作日的下午编制。 在台历上编制，是“随时”的，知道自己 在一月内或更长时间内的活动，应立即记 在台历相应的一页。
• 注意：机密内容记在专用记录簿 ，保管好
不对等约会的安排

拜见性（谒见性）约会——

约会时间、地点请接洽人决定，以示尊重； 议题、目的应告知； 以书面为准； 说话、文字应恭敬； 开销我方负担；
预定计划的确认（一）




预定计划是以电话决定时，根据备忘录以 书面形式确认； 在会议的前一、两天，确认时间、日期、 地点等； 上司和秘书必须在周末核对下周的行动计 划，隔天傍晚核对第二天的行动计划； 每月底、周末前、每天早上把下个月、下 周或当天的行动计划表交给上司，其中比 较重要的事项画上一条红线；

上司所负责业务的类型； 上司的性格； 秘书本身的能力及经验； 上司对秘书的信赖程度； 上司和秘书的合作年资及其内容。
文秘人员获得信任的原因

工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和 信息
• • • • 了解每一项业务的轻重缓急 每一个与上司约会的人物在上司心目中的重要性 对方的地位、身份的高低 其他外在环境的要求等
• 约会不能安排在什么时间？（排除法） • ⑴ 各种节假日和每周休息日 ； • ⑵ 每周第一个工作日的上午和最后一个工作日的下 午； • ⑶ 每天上班开始后的一小时内和每天下班前的一小 时内； • ⑷ 各种节假日前后的一、二天； • ⑸ 临近午餐和晚餐的时间 ； • ⑹ 经理出差或度假的出发和回来的那一天 ； • ⑺ 本单位有重大活动的那一天； • ⑻ 有特殊的政治和宗教意义的那一天。
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一 二 三 四 五
9 ： 0 0 ~9 ： 3 0 1 2 ： 0 0 ~1 6 ： 0 0 9 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 1 5 ： 0 0 ~1 6 ： 0 0
林处长来访 周会 董事会
16 17 18 19 20
二 三 四 五 六
9 ： 0 0 ~1 7 ： 0 0 分公司会议
知彼：了解对方及单位的情况
• 应记住他们的个人特征（姓名、年龄、 性别、职位；通信地址和电话号码；与 经理的关系状况） • 和所在单位的有关情况（单位名称、规 模、经营范围、经营状况、在社会上的 影响；与本单位的关系；单位的详细地 址、电话号码、休息日）。
知己：了解老板安排约会的习 惯
• ⑴ 经理一周工作日中的哪一（些）天可以安排约 会？ • ⑵ 在可为经理安排约会的那一（些）天中，哪些 时间可以安排约会？ • ⑶ 经理希望一次约会一般安排多长时间? • ⑷ 几个约会之间是否要安排休息时间？ • ⑸ 经理一般希望把约会安排在哪里？ • ⑹ 哪些人与经理的约会应优先安排人？ • ⑺ 约会安排好后，应该怎样通知和提醒经理？
地点：
• 我方、对方、第三方 • 主动时，提议对方单 位； • 被动时，接受对方提 议的地点； • 考虑约会本身需要
不宜安排约会的时间


星期一早上、周末下午； 即将下班之前的那段时间； 午餐前后约会则会影响吃饭时间； 对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教 意义的日子； 公司有重大活动的那一天。
预定计划的提示
电子提示系统
– 利用电脑软件的提示功能，建立“报 警系统”；

人工提示系统
– 基本办公日程表 – 固定活动日期一览表 – 使用提示性备忘录 – 准备上司的日程安排表（卡片） – 准备交往提示文件
第二章 约会安排
一、安排约会的意义
• 1、安排约会是现代社交规则的要求。 • 2、安排约会是约会举行的必要程序。 • 3、安排约会是安排经理工作日程的一个 重要方面。
27 28
六 日
周 预 定 表 （ 例 ）
时间 9： 00 9： 30 10： 00 10： 30 11： 00 11： 30 12： 00 12： 30 1： 00 1： 30 2： 00 2： 30 3： 00 3： 30 4： 00 4： 30 5： 00 5： 30 6： 00 6： 30 7： 00 7： 30 8： 00 8： 30
安排约会的方法
各种类型的约会（谒见性约会除
打电话
外） 适用安排紧急约会、比较 ， 微妙的约会 安排本单位外部的、需讲究
写信 当面说
礼仪规格的约会，细节复杂 的约会 内部各种约会
安排约会注意问题




让对方明白是上司授权来安排这次约会； 约会的议题是否说？不涉及机密的应说， 以便对方作准备； 明确、具体说出自己建议的时间、地点； 对约会时间、地点等细节准备好第二方案。 问题：对方坚持约会，而上司不想见，应 如何说明？
预定计划的确认（二）




会议的主办者是上司，要提前二、三天确认会议 室。如临时邀请其他上司参加，应再电话联系所 属的秘书； 会议、面谈所必须的文件及资料，在前一天准备 好，重要的会议的资料要请上司查核； 如果会议或面谈的时间太长，即将接近下一个预 定计划时间，秘书写便条悄悄交给上司请示，使 上司能简单回答。 上司出差时，确认预约，调查当天火车、飞机的 交通或误点情况。
第一章 日程安排
日程安排的意义

企业管理者的行动需要周密的计划 形势发生变化，必须加以变更、调整 管理者的行动有二部分
• 自行决定的部分 • 与企业内外的人员有关的部分

日程计划制作并不困难，联络、调整等 是个问题，需要文秘人员协助
文秘人员的时间管理
• 时间计划 • 时间日记 – 对实际使用的时间的总结，连续记一周 • 避免时间的浪费 – 使用电话时； – 处理文件时；
上海起飞—→南京 南京 9 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 15： 00 销售会议 贝尔公司古经理约见
9 10 11 12 13 14
二 三 四 五 六 日 1 2 ： 0 0 ~1 4 ： 0 0 午餐会：锦江饭店 1 0 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 营业部会议
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二、约会的种类
• • • • • 1、公务约会和私人约会; 2、正式约会和非正式约会; 3、例行约会和非例行约会; 4、对等约会和不对等约会： 按约会的安排过程是否需要保密而分： 公开约会、秘密约会； • 按约会的议题性质而分： 事务性约会、礼节性约会。
三、.安排约会的基本原则
• 1、双方一致的原则; • 2、双方尊重的原则; • 3、互讲信用的原则.
安排约会

种类：
1）公务约会和私人约会 （2）正式约会和非正式约会 （3）例行约会和非例行约会 （4）对等约会和非对等约会
（
约会时间、地点安排
准备：知彼、知己

时间：（何时、多长）
• 上司指定的时间；不应安 排约会的时间 • 主动时，第一个约会短一 些； • 被动时，询问对方；平时 注意观察

• 1、安排约会前的准备： • 知己知彼
四、约会的安排
• 经常和老板见面的几类人：（按优先安排顺序） 1）经理的上司或上司的代表； 2）本单位的重要客户； 3）政府官员或媒介人员； 4）级别与经理相仿的，而且与经理关系密切的官员 （对等的人）； 5) 与经理关系密切的下属（领导的群众基础）； 6) 经理的直系亲属和关系密切的私人朋友。
三 四 五 六 日 一 11 ： 0 0 ~ 1 4 ： 0 0 长城信托会谈，福德饭店 3： 00 成本会议
1 0 ： 0 0 ~1 2 ： 0 0 营业部会议
月 预 定 表 （ 例 ）
日程安排计划表的种类（二）

周预定表
• 是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划 比月预定表更详细 。

日预定表
年预定表（例）
一 月 二 月 5 日（星期一） 8 日（星期四） 2 日（星期二） 9 日（星期一） 开工典礼 董事长视察 常务董事会 公司纪念日
25 日 （ 星 期 三 ） 成 本 会 议 三 月 2 日（星期一） 3 日（星期二） 常务董事会 分行经理会议
25 日 （ 星 期 三 ） 成 本 会 议

掌握说话的技巧
• 能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的 要求，而不得罪对方