办公室文秘工作效率提高策略分析 单旭明

办公室文秘工作效率提高策略分析单旭明

发表时间：2018-09-17T09:19:55.860Z 来源：《基层建设》2018年第25期作者：单旭明[导读] 摘要：在经济和社会飞速发展的今天，办公室文秘的工作质量和工作水平的提高是企业形象和影响力上升的强大助力。

国网内蒙古东部电力有限公司鄂伦春自治旗供电分公司内蒙古呼伦贝尔 165450摘要：在经济和社会飞速发展的今天，办公室文秘的工作质量和工作水平的提高是企业形象和影响力上升的强大助力。电力企业中的办公室工作人员，担负着帮助协调企业各部门运转，帮助企业决策者收集资料、整理文件、传递信息。办公室文秘肩负的责任很重，文秘的工作是企业不能缺少的环节，也是办公室的主要职责。因此，本文对办公室文秘工作效率提高策略进行分析。

关键词：办公室；文秘工作效率；提高策略办公室作为电力企业的事务重要处理机构，作为文秘必须完成电力企业里各种各样的艰巨任务。所以，提升办公室文秘工作效率和工作水平对于公司整体发展和提升都是有很深刻的意义。 1办公室文秘工作效率提高的重要意义及遵循的原则在电力企业内部，办公室是一个综合协调部门，是单位的行政管理中枢，向下传达领导的重要指示和任务布置，向上汇报单位内部各项工作的开展情况，在工作的过程中需要完成很多工作任务。与此同时，办公室还是对外的一个窗口，与外界进行信息沟通交流的平台，对外展示单位的形象。办公室工作主要通过文秘来完成，所以办公室文秘工作是否具有效率是决定办公室工作能够有效开展的关键，这就要求必须提高办公室文秘工作的效率。

在具体的工作实践中，办公室文秘工作的开展需要遵循以下工作原则：首先，必须遵守单位的各项制度和规范，文秘工作人员应当严格要求自己，始终保持严谨的工作态度，认真遵守单位的规章制度，确保各项工作顺利完成。其次，必须努力提升综合素质，办公室文秘工作比较繁杂，需要文秘工作人员具备一定的理论基础与工作能力，这就要求办公室工作人员必须加强理论学习，提高工作的能力，为更好地开展办公室文秘工作奠定坚实的基础。最后，必须服从上级的安排，认真对待上级的决策部署，尊重领导人的意见，认真贯彻落实单位领导交办的事项。

2办公室文秘工作效率提高策略 2.1加强企业办公室制度建设

一是抓好制度建设，对现有制度进行全面修订，使制度更加合理、科学、规范，以适应形势发展的需要。二是抓好调查研究，为领导决策提供服务，当好参谋助手，把调研工作作为一个重要任务来抓。根据全年的中心工作，制定了调查研究工作计划。三是加大督查督办力度。按要求对上级安排的工作及考勤等纪律执行情况进行督查督办，做到每项工作有布置、有检查、有落实、有考核。四是树立新观念，进一步转变工作作风，树立高标准的服务意识，对外做好横向协调，树立系统形象，对内做好纵向协调，将各科室队的好经验、方法及时推广普及；二是避免各种文件在我手里延办；三是避免任何差错在我手里发生；四是避免前来办事的同志在我这里受冷落；五是避免高管局的良好形象在我这里受损。六是严格请销假制度和上班签到制度。所有企业办公室员工不论任何原因需要离开工作岗位的，都必须经领导批准后方可离岗。上下班实行签到制，考勤情况作为年终考核、评优、晋职晋级的重要依据，全年累计迟到早退10次以上、旷工3次以上，当年不得参加各类评先活动。

2.2对工作的方法进行改进

办公室的工作一般都比较繁琐、复杂，而且每项工作都在一定程度上影响着全局，所以，企业办公室的文秘人员需要对自己工作的具体方法进行改进。在实际进行工作时，需要分清问题的主次，忙中有细，不能自乱阵脚，还要对办公室的工作规律进行不断探索，切实掌握这一规律，进而使文秘工作的效率得到有效提升。而且，因为办公室的文秘人员，自己支配的时间相对较少，所以，需要他们调节好自身状态，在开展工作时充实自己。

2.3加强对文秘进行定期培训

从现实意义上来说，一个文秘自身素质的好坏，直接影响了整个工作的效率和质量，如果办公室的文秘能够得到定期的培训，不管是对他们的工作方式和办事效率都将是一个大幅度的提升。企业要加大对员工培训的资金投入，尽可能的给文秘员工创造专业知识学习的氛围，提高他们的自身素养和能力。定期对文秘进行计算机培训，让文秘能够更加熟练的操作计算机，有效的制作办公文件，一旦熟练的计算机运用能力形成，将大大提高工作的运行效率，改变传统的办公方式，是整个办公更加方便快捷，其次，对文秘人员进行在职培训，主要是针对办公室文秘基本的业务素质、专业技能方面进行培训，提高文秘们的业务能力，让员工们明白这份职业的基本要求所在，加深对理论知识的理解，开拓他们的视野。

2.4设置奖惩机制

科学而有效的奖惩机制对于办公室文秘们的积极性调动来说是非常重要的，在电力企业的运营工作中，要建立健全的奖惩机制，对于工作认真负责的员工给予物质上的奖励，这样能够充分调动他们对工作的热情，以达到公司的要求标准。确定公司的发展目标，要求办公室文秘向着这个目标努力，一起协助工作开展，传统呢工作模式让一些文秘在工作中迷失了自己，没有明确的努力目标，缺乏上进的精神和动力。

2.5合理规划文秘工作人员的数量

文秘工作种类繁多，工作量非常大，倘若文秘人员比较少，可能很难完成规定的任务；倘若人员较多，可能会发生推脱现象，进而使得办公效率低下，也不能充分发挥人才应有的作用，造成了人力资源极大浪费。因此，应当合理评估办公室工作，以便对文秘数量进行合理的规划，将文秘数量维持在较合理的水平。

2.6树立服务意识，协调组织信息

文秘工作在企业制度的制定和信息的传递中起到辅助作用，因此，在日常工作中，文秘要树立服务意识，为企业的高效运作做出贡献。文秘可以总结日常工作中的实用经验，为其他部门和岗位的工作提供借鉴，提高企业员工的工作效率。在办公室的工作中，主动承担责任、参与奉献，为协调组织内部的和谐关系做出贡献。同时，文秘还需要树立全局观念，从企业整体战略的角度思考问题，为企业的高效决策提供参谋意见。在企业实行新政策和新制度之前做好各部门的协调工作，为政策的有效实行做好基础协调工作。

2.7不断提高能力，坚持与时俱进