秘书工作明细

每日 每日 每日 每日 客户满意度达90分 以上
每日
客户满意度达90分 以上
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每日
-4六、接待管
工作明细及注意事项
工作模块 工作项目 工作细则——完成时限
18.2 提前做好接待安排，如机票、接机车辆、酒店、就餐等预定。——一个 工作日内 六、接待管 理 18.3 安排好后将酒店地址、公司地址、天气等信息发给对方，注意用语。重 要客户向总经理汇报安排情况。——一个工作日内 18.4 乘车礼仪：(1)小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位， 左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。(2)如果由主 人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中 间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。(3)主人夫妇驾车时，则主人夫 妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先 18、客户接待及 上车，然后自己再上车。(4)如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐 对外联络工作 前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。(5)主人亲自驾车，坐客只 有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面 坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。(6)女士登车不要一只脚先踏入车 内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子 上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。——一个工作日内 18.5 就餐礼仪：(1)一般以对门的位置为主位，两侧次之，依此类推，背对 门的位置最次。(2)上菜前按座位主次顺序依次给领导倒茶，倒茶时一手握茶 壶柄，一手扶茶壶盖，八分满即可。就餐期间时刻注意领导的茶杯情况，及 时斟茶。(3)给其他人夹菜的时候，要特别注意用公筷。(4)咀嚼时双唇闭 合，注意动作不要太大；在喝汤的时候，声音要尽量小，不要影响他人。(5) 他人说话时应暂停其它一切动作以表示尊敬。(6)总规则是尊重他人习惯，服 务他人为主，注意进食方法。——一个工作日内 19.1 公司周边及总经理出差常去地公共业务信息收集、记录（如酒店、餐饮 19、公共接待信 等）。——每半年一次 息采集 19.2 业务联系及建立必要合作关系。——每半年一次
工作明细及注意事项
工作模块 工作项目 工作细则——完成时限 完成时间 频率
1.1 早上来办公室先开窗通风，开灯；空调温度：夏季25度，冬季抽风或不 开；小仓库空调须常检查是否已关。——每日8:30-9:20 1.2 （1）开水：清洗水杯后装水，1/3冷水与2/3热水混合。为免堵塞，只有 液体可倒入洗手池。（2）垃圾：若有垃圾则每日更换垃圾袋，垃圾袋存放于 饮水机旁储物柜内，若用完则在行政柜取用；卫生间垃圾每日更换。（3）环 境：清理总经理办公室内的垃圾，物品有移动者则摆放于原固定位置；纸箱 、不用的插排等轻便之物放入仓库，凡移动位置后要告诉总经理；不便移动 的仪器等可不收入仓库，但要稍加整理以免杂乱。——每日8:30-9:20 1.3 （1）每日清洁：电视、电脑表面，地面，桌子，老板椅，摆设物及柜 面，沙发，茶几，冰箱，窗口。（2）即时清洁：墙上悬挂物；门；百叶窗； 1、总经理办公 窗帘；桌子下部；黑瓷砖窗台；花盆；花盆托；储物柜内部；墙面；仓库内 室的环境卫生 的地面、货架、衣架、物品摆放；墙面；死角（角落，沙发后不易打扫处） 。——每日8:30-9:20 1.4 物品检查：饮料补充(雀巢咖啡6听，可口可乐4听，雪碧4听，怡宝纯净 水6瓶)；文具检查（桌面签字笔一支，黑色、蓝色中性笔、原珠笔、红笔、 铅笔各一支，笔太多可取出以免杂乱，铅笔常修但不宜过尖）；窗帘拉至第 二格玻璃上沿，保持同样高度。发现所有物品快用完时及时通知行政购买。 ——每日8:30-9:20 1.5 发现总经理办公室有设备损坏的（如灯泡等）及时通知行政维修或更换 。——每日8:30-9:20 1.6 定期给沙发上皮油保养，办公桌椅打蜡（柠檬百丽珠）。长假前一天下 午，以免气味太重。——一个季度一次 2.1 窗台植物每天浇灌、室内植物每3天浇灌一次，或视泥土干时立即浇灌； 不浇灌时每天喷水。——每日下班后 2、总经理办公 2.2 每天保证叶子无灰尘、无黄叶；如植物衰败及时通知行政进行更换。— 室植物养护 —一个工作日内 一、前台事 务检查及监 督明细 2.3 每月定期给植物施肥。——每月15号 3.1 文件整理：桌面摆放整齐；文件归档，并在文件夹侧栏做好标识、编 号；近期使用文件置于桌面左上角；过期文件放入办公桌后面地柜，或询问 总经理意见再处理；文件有移动须记录并汇报刘总；制作文件目录。——每 3.2 名片归入专用名片本，名片可按区域顺序等分类，并做好标识和目录方 3、总经理办公 便查阅。——每日8:30-9:20 室文件资料整理 3.3 书柜自左到右把书籍按高到矮，按日期从旧到新的顺序摆放；书籍做好 记录与编号。——每日8:30-9:20 3.4 部门提交的待批文件放置于办公桌显眼处，待审核后取出交相关部门并 跟进结果；若总经理长时间未审批及时提醒。——每日8:30-9:20
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结果定义
每周检查1-2 次 监督检查前台及清 洁阿姨工作，无投 诉，合格率90%以上
长假 每周检查1-2 次 每月检查1次
每周检查1-2 次
《总经理办公室资料 目录》
每日
-1协助前台，无遗
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4.1 接到订票的消息，询问行程地、交通工具选择、需出发时间、地点、人 数等要素；最好确认并复述一遍确定。——一个工作日内 4.2 向相关领导核实订票需求。——一个工作日内 4.3 根据订票的要素，对比网上订票与票务公司订票的差价，适当选择订票 方式及航班；咨询清楚：班次、航空/运输公司、交通工具型号、出发地点及 时间、目的地及到达时间、票价、折扣、是否经停或转签、其他班次选择等 情况。——一个工作日内 4.4 订好票后，落实到票的时间及时与订票人联系；做好报账工作，将票复 印存档。——一个工作日内 4.5 票务从订票消息——取票，应确认后做好登记；避免漏票，杜绝差错。 ——一个工作日内 4.6 注意机票、车票的时间，提醒准备出差人员或客户把握好行车的相关时 间，同时查询并转告外出同事当地的天气、路况等即时信息。——一个工作 日内 《商界》、《新领军》、《时代商家》——总经理；《新营销》、《汽 5.1 车维修与保养》、《汽车与驾驶维修》、《汽车维修技师》、《销售与市场 》——销售/市场部；《电子产品世界》、《电子技术应用》、《国外电子器 件》、《汽车电子世界》——开发部；《人才资源开发与管理》——行政人 力部 6.1 如需借款填写《领（借）款单》，写明借款事由，公司领导签字（500元 以上由总经理签字，500元以下由可直接申请），再给财务主管签字，并向出 纳领取相应金额，妥善保管。——一个工作日内 6.2 保存发票，争取开增值税发票，开票名称“广西研新汽车科技有限公司 ”；普票须加税点时征询财务意见是否开票，一般开“南宁研华电子科技有 限公司”，多媒体客户接待用开“广西研新汽车科技有限公司”；填写《费 6、总经办账务 用报销单》，将发票粘于《原始凭证贴签》，给公司领导签字（由总经理签 字），发票金额应与报销金额相应，再由会计签字，并向出纳报账。如是借 管理 款报销的领回借款单，销毁；如是直接报账，领回报账款。——一个工作日 内 6.3 司机报账（停车费、过路费等）由前台完成，每笔记录，每月统计费用 明细及做简单分析，汇报总经理——一个工作日内 5、杂志分配 6.4 公司加油卡管理（前台保管），每笔登记，每月提交报表，杜绝私用— —一个工作日内 7.1 与总经理确认是否开会及开会议题，并通知到各部门。——每周一早上 知晓
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13.1 按要求起草，经人事行政总监审阅通过后，递交总经理审核。——3个 工作日内 13、内部公文 13.2 通过审核后按照需求印发到相关部门，并将电子档通过公司邮箱发到相 关部门邮箱，原件归档。——签发当日 13.3 公示的文书尽可能不要出现工程师的信息。 五、文书工 作 14.1 按要求起草，经需求负责人审阅通过后，递交总经理审核。——3个工 作日内 14、对外文书 14.2 必要时经第三方校核（如行政部）。——审核当日 14.3 通过审核后按要求发指定人，若通过邮件发送，注意注明主题及商务用 语，发送成功后短信或电话确认。——审核当日 15.1 协助各类文件的校核工作。——一个工作日内 15.2 负责上级交代的文件起草工作。——一个工作日内 15.3 打印文稿要细致，文字处理透彻，注意语法修辞运用；排版美观大方。 ——一个工作日内 每次 语句通顺，无错 漏，言辞恰当 制度、通知模板
7.2 协助行政准备椅凳、总经理水杯、投影仪等。——每周一开会前30分钟 7、会议准备 三、会议组 织 7.3 提前10分钟通知与会人员到位，准备签到表，提醒签到。——每周一开 会前10分钟 7.4 人员到齐后提醒总经理开会。——每周一开会前5分钟 8.1 会议记录：会后整理会议纪要并提交总经理审核，后下发各部门。—— 会后3个工作日内 8.2 会后跟踪：按照会上布置的任务跟踪各部门完成情况，并汇报总经理。 ——会后3个工作日内 9.1 印章锁于柜中（原则上不同公司的锁于不同的柜中），钥匙妥善保管， 放在别人不易拿到之处。 9、公章管理 9.2 盖章或借用印章均要求填写《章证借/用登记表》，部门负责人审批，定 期交总经理审核。借用者归还印章时保管人在《章证借/用登记表》“归还时 间”及“保管人签字”处签字后放回原处。 10.1 证照、合同文件锁于行政柜中（包括研新、研华），钥匙妥善保管，放 在别人不易拿到之处。 10.2 使（借）用证照、合同文件时，须审核使用者的使用用途，部门负责人 审批后方可使用。 每次 《章证借/用登记表》 无丢失，无破损， 变更在规定期限内 完成 《公司章证目录》 每年4月 协助财务在规定时 间前完成，无拖延 《印章管理制度》 规范，无违规用印 现象发生 每周 《管理例会要求及注 意事项》 会议正常进行，及 时汇报
完成时间 频率
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结果定义
在当天下发传达、 一周后归档，失误 率在1%以下，无投 诉