2018档案管理制度

2018档案管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范公司人员档案管理，归集留存员工的各项资料，遵循“一人一档”原则，保证档案的完整性和连续性，特制定《2018招聘管理制度》（以下简称“本制度”）。

第二条本制度适用于集团总部及下属各公司。

第三条人力资源部和综合部为人员档案管理的主管部门。

第二章员工档案管理部门

第四条人力资源部负责建立、审核、整理集团各部员工档案，综合部负责建立、审核、整理各公司员工档案。

第五条综合部须将公司主管级（含）以上管理人员、财务人员、后备主管的档案原件报送至人力资源部，人力资源部对其存档；综合部留存复印件及员工登记表更新原件、劳动合同原件。

第三章员工档案内容

第六条员工档案按招聘入职、异动、离职、补充资料等类

别进行分类装订存档。其中必存项为必备资料，不能缺少；异动类型包含员工入职后的转正、平级调动、职位升降、借调等。具体详见下表备注项。

第四章员工档案规范要求

第七条基本要求。

（一）归档时间。

归档工作应于招聘、入职、转正、调动、离职等时间节点后的7日内完成。

（二）归档内容。

依照本制度第六条整理员工的相关资料，并核验是否填写、签批完整。除此之外，还需要附《员工档案目录》（见附件）于档案封面或首页。

（三）保管。

1.人力资源部和综合部应设立专门的档案柜，用标准档案袋存放员工资料并保证一人一档，按编有序保管。在职员工与离职

员工档案区分存放，离职员工的档案在离职2年后方可销毁。

2.保管期间须对员工个人信息进行保密，不得随意泄露。凡因公需提阅个人档案，须在档案保管人处填写《人员档案提阅登记表》，由档案保管人提取交付和及时回收。

（四）报送。

各公司综合部应将主管级（含）以上管理人员、财务人员的档案原件在员工就职相应岗位的7日内提交至人力资源部，由人力资源部对其进行保管。

（五）更新。

为保证员工档案的准确性和时效性，须及时更新档案。

1.员工登记表。每年5月全体员工须依照《员工登记表》电子版模板进行个人信息更新及延续补充。人力资源部/综合部负责发送电子版表格模板，并告知员工回发时间。逾期未更新者，档案主管部门可予以通报处理。之前的旧表格仍留存于档案内。

2.身份证复印件。每年5月须对身份证复印件的有效性进行审核。如发现证件过期，须进行更新。

3.制度学习确认书。每年5月前须组织员工做最新制度学习，并签订《制度学习确认书》。

（六）电子建档

1.新入职人员需手工填写纸质《员工登记表》，并填充电子版信息。

2.在职员工每年5月仅更新电子版《员工登记表》。更新后的

电子版由主管部门收集、审核并保存，确认信息无误后打印，本人签字并将纸质表格归入档案。各公司主管级（含）以上管理人员、财务人员签字需一式两份，一份归入分公司档案袋，一份提交至人力资源部归档。

3.电子档案遵循“一人一档，电纸同步”原则，应聘登记表、身份证、毕业证/学位证、异动手续扫描件须同员工登记表电子版一同归档电子文件夹。

（七）移交

原则上基础员工在集团所属范围内实行单人单档，由分公司保管；管理人员及后备人员在集团所属范围内实行单人双档，由分公司和集团各保管一份。当员工出现跨公司调动时，电子版与纸质档案随人员调动移交至新就职公司。交接双方须填写《人员档案交接清单》并留存备查。

（八）审计。

人力资源部对综合部的档案管理工作负有指导、监督、审计的职责，会不定期检查综合部对员工档案的管理情况，组织进行一年一度审计。如发现综合部保留的员工档案不完整或不规范，须及时完善。审计发现的问题将根据实际情况对责任人予以追责，分公司总经理负有管理连带责任。

第八条注意事项。

（一）人员档案更新信息与每月人事月报档案表信息须保持一致。

（二）员工如在更新电子版信息表时有疑问，主管部门须沟通协调处理。

（三）员工档案属于保密信息，提阅、更新、移交等须经主管部门负责人登记及核验。档案保管人须对员工各项信息做好保密，经手人员不得随意翻阅其他档案资料，不得泄露员工信息。一经发现，严肃追责。

第五章附则

第九条本制度由人力资源部负责制定、修订并解释。

第十条本制度自印发之日起实施，此前相关档案规范制度终止。