纸箱跟单员须知

跟单员手册

一、跟单员的工作时间

1、同工厂车间的作息时间相同。

2、每月有四天休息，在不影响工作的情况下，可自行轮流调整休息。

二、一个端正、四个熟悉

1、一个端正是指：跟单员必须端正工作态度，不能把个人的“喜怒哀乐“表现

在工作当中，要有团队精神，一切以团队为主，团队的成就就是你的成就，团队的快乐就是你的快乐！

2、熟悉公司的产品；

3、熟悉公司的客户；

4、熟悉跟单的工作职责和工作日程；

4.1 负责客户资料的管理，建立健全的客户资料库（客户的名称、地址、联系人、联系电话、手机、传真、邮箱、开户帐号等等）；

4.2负责客户订单的处理（由接到订单到货到客户手上顺利出货）；

4.3负责客户的投诉处理，对客户的投诉做好记录（投诉的问题和解决的过程及方法）

4.4负责协调订单前期的设计、制作、调色、打样、校对、签样等工作；

4.5负责协调制印版和模版的工作；

4.6负责与生产车间沟通、协调各订单的生产执行情况；

4.7负责协助财务部门的账单核对及汇回款情况；

4.8负责收集客户信息、意见、建议等反馈处理情况和记录工作；

4.9负责保管客户提供的各项资料，包括电子文件、样品等；

4.10认真完成上级交办的其他工作。

5、熟悉工作流程和人际关系

5.1接单：客户订单有两种方式，电话订单和传真。对于老客户的电话订单，必须与客户就尺寸、用料等确认无误后，并明确符合公司要求后方可接单，一般情况下不提倡此类接单。

5.2审单：

5.2.1确认该订单是否符合公司的接单要求，如是老客户的老品种，可直接下单，老客户的新品种和新客户的订单必须要样板确认后方可下单；

5.2.2订单审核的具体要求：

a.审核订单信息是否完整，包括规格尺寸、楞型、外（内）径、唛头、用料、价格、交期等，发现不明确或不完整的及时与客户沟通；

b.交期审核，是否符合公司接单要求规定，不符合条件的，及时与客人沟通；

c.规格、颜色、箱型、制造条件的审核；

d.用料、价格审核，符合生产制造条件的方可下单，否则与客户沟通，符合公司要求或上级主管认可后方可下单。

5.3核价

5.3.1对于老客户老材质按固定价格进行下单生产；

5.3.2对于新客户或老客户新材质必须经客户书面签认单价后方可下单；

5.3.3对于老客户老材质客户要求降价的，请示上级主管，信息确认后及时给予客户答复。

5.4下单

5.4.1生产流程单下单的具体内容和要求

a.客户名称

b.客户订单号

c.客户订购的箱型

d.客户订购的规格（正常为外经长x 宽x高，单位为厘米或英寸）

e.客户订购的材质

f.客户订购的数量

g.客户预计交货的时间

h.客户要求的印刷颜色

i.是否有其他特殊制作要求

j.计算出所需订购纸板的规格（坑高x 坑长，以英寸为单位）

k.计算出所需订购的纸板数量

l.总面积，根据成品规格、数量计算出的平方数

5.5改单

5.5.1接到客户传真或电话要求改单时，先查询此单是否生产，如生产完毕向客户说明情况，如没有生产，可根据客户要求以书面通知生产的相关部门按新要求生产，当更改内容较多时，应请客户提供文件以做更改凭据；

5.5.2对于客户要求暂停作业的，接到通知后立即查询生产情况，未开始生产的立即暂停一切作业，并将发放的作业单全部收回。如在生产过程汇总，立即通知相关未生产部门暂停生产。可分为以下几种情况：

A、未排产

B、已经排产未生产

C、已分纸未印刷

D、已入库

E、已送货

对于A、B两种情况可接受暂停

对于C、D、E三种情况立即通知客户，无法更改的以书面形式通知客户，并协调如何处理，并将相关处理情况上报上级。

5.6接受客户咨询或投诉

5.6.1客户咨询：客户来电咨询订单生产情况，应及时回答，对于不能确定的情况，应向有关上级咨询，明确后及时给客户回复。

5.6.2对客户电话要求急要的订单，生产部门能够当天完成的，及时联系仓库送货，生产部门来不及生产的，与客户沟通力求客户满意。

5.6.3接到客户投诉，应形成书面记录，交内勤主管汇总后，交相关部门处理，形成处理意见后及时反馈给客户。

5.7定期统计

5.7.1定期统计库存对于纸箱客户订单量比较大的，每周统计库存情况后反馈给客户，再根据客户要货计划酌情下达任务给生产部门。

5.7.2每天上午了解所负责客户产品入库情况和超交期情况，对超交期库存及时反馈给客户，自行与客户沟通交货时间，对客户自提的入库产品及时通知客户提货。

5.8定期整理客户资料

5.8.1及时将客户电子档案更新，确保下单时完整无误；

5.8.2每季度把所有资料按类、按日期装订成册，以便随时查找。