OA系统使用管理制度

OA系统使用管理制度
第一章总则
第一条为了提高工作效率，保障信息传递畅通，根据公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司OA系统的管理。

OA系统管理网络系统是管理信息传递的有效平台，它集合了各方面信息，是公司实施高效管理的重要工具。

第三条为了保证通过OA进行发起和传递的各类电子文件能够及时得到处理，原则上各环节处理时间不得超过三个小时。

第二章管理职责
第四条原则上各子公司有行政部门的，行政部门负责人将作为各子公司OA管理员（二级管理员），没有行政部门的，可指定专人作为管理员。

各管理员要承担起所属公司OA子系统的管理工作，按照要求，在系统内进行分层级，分区域的全面管理工作，开展诸如电子档案管理、通知通告下发、重要文件资上传共享（分权限）、系统深化开发应用等工作。

行政部将对上述管理员进行专门培训。

第五条在系统运行初期OA系统管理员（包括二级管理员）须对系统平台进行实时监控，确保系统运行稳定。

第六条各系统管理员（包括二级管理员）及系统使用
人要及时收集、归纳和反馈OA平台运行过程中的各类问题（包括表单设计、流程设置、功能模块、操作使用等方面问题），逐级上报解决存在的问题。

第七条OA系统管理员需根据不同工作、不同岗位、不同团队的性质，确定各子公司、部门的机构和权限设置，凡需变更权限或部门设置时，变更部门需向行政部提出申请，由行政部统筹考虑后决定是否同意变更，因员工调动、离职等原因造成岗位变动时，变动部门应及时将变动情况函告OA系统管理员，系统管理员须在收到函告后的24小时内完成相关账号、权限、归属等的调整工作。

第八条相关文件、资料（包括传审、传阅、公告、新闻等等）由发起人负责对发起内容进行管理。

第九条为了确保OA平台的正常和高效运行，各系统使用人均有合理使用系统、进行系统维护、提出意见建议等的权利和义务。

第三章日常使用
第十条在OA系统上线运行之初，原则上所有传审、传阅、签批、通知、公告、新闻及资料传递均需通过OA系统进行，但考虑到当前运行的实际，除部分文件外的传递可沿用现有纸介质传递流程之外，其他传递均需通过OA系统。

行政部将严格按照规定履行纸质文件审核上报关，凡能通过OA系统上报的纸质文件，一律退回发起人用OA系统上报。

第十一条OA系统文件审批环节的效率及时间限制
（一）凡上报审批的文件，在每个环节停留时间原则上不得超过3小时，凡超出规定时限，又无正当理由的，每次处罚相关责任人200元，以下情况除外：
1.晚上九点至次日上午八点；
2.流程节点审批人因生病、出差、学习、开会及其他重要工作开展需要延长审批时间的；
3.流程节点审批人在审核中因传审事项不清、数据及资料不全而要求发起人给予解释或补充的。

（二）凡上报审批的文件，因不达标被退回时，退回人应注明退回原因、修改要求、需要达到的标准以及重新上报的时间，并及时电话或当面告知发起人，坚决杜绝无原由、无标准的退单现象发生。

第十二条由于OA系统流程属刚性流程，存在一经发起便无法修改发起内容的问题，因此，要求各发起人在发起前仔细审核文件内容，确定文件数据资料齐全后方可上传。

审核及审批环节中各节点责任人均应严格把控审核、审批关，否则将进行如下处罚：
（一）日常上报审批的文件（资料），部门必须认真把关，如拿不准时须及时征求相关领导意见，帮助子公司完善文件（资料）；如不认真修改，被总经理退回时，处罚责任经理200元；被董事长退回时，处罚责任经理300元。

（二）各部门上报审批的文件（资料），因不达标被总经理退回时，处罚责任人200元；被董事长退回时，处罚责任人300元。

第十三条传审类文件经过审批返还给发起人之后，发起人要及时将事务办理结果反馈填写入“办理结果回复”，经所在部门主管审核通过后，该审批流程方认定为最终办理完结。

第十四条发起人在发起流程时，需准确把握文件性质及重要程度，除个别突发类或领导临时安排工作事项外，原则上任何文件均需提前足够多的时间上报，以备审核过程中的修改等影响工作开展，常规性审批因发起人未预留充足审批时间而造成的任何后果均由发起人及其所在子公司、所在部门全额承担，审核及审批环节责任人不承担责任（无故拖延除外）。

第十五条各审核、审批人在审批文件前，应酌情处理标识为紧急或特急的文件（待办文件名称前缀红色感叹号，无叹号表示一般，一个叹号表示紧急，两个叹号表示特急）。

系统运行之初，建议发起人及各节点审批人在处理完成后向下一节点承办人给予提示，保证文件及时得到处理。

第十六条原则上各类文件在发起时，发起人需承担归档职责，除对通过OA传递的表单进行归档外，传审时的源文件同样应妥善保存，以备以后查询或使用。

第十七条严禁任何人通过OA系统发布和传递含有非法、不健康和带有病毒的文件、图片、应用程序等内容，一经发现，除立即停止责任账号外，还将根据公司相关规章制度给予相应处罚，直到开除处理。

第十八条为方便文件的传递和查阅，任何发起人在发起流程之前，均应检查文件格式，文件一律采用OFFICE2003、OFFICE2007及WPS（不建议采用该格式）格式；图片在发起前，需检查图片的大小（不能过大，否则移动端将无法阅临览）、质量及格式（以JPG、JPEG格式为最佳）。

流程发起前，相关附件名称应修改为与发起事由一致，并注明各附件的功能作用。

第四章日常操作注意事项
第十九条发起人在发起流程时，需根据传递类型选择表单模版（上报审批类选择相关传审单，传阅类选择传阅单、人力资源类选择相对应表单），并根据表单各要素进行填写及完善并上传相应附件后点击发送，流程即告建立。

发起人为部门主管及以上管理人员的，因流程发起时默认的身份均为部门员工，而其身份权限包含部门员工与部门主管两个层次，因此，流程提交后会再次回到部门主管处，要求部门主管用主管身份进行审核并提交后，流程方才进入下一节点（即一提交一审核）；子公司总经理级别发起流程时，因其身份权限包含部门员工、部门主管、子公司总经理三个层次，
因此，需要额外的两次审核后，方才进入下一节点（即一提交两审核）。

为了避免在此环节出现不必要的延误，请各主管以上人员在发起并提交流程后多回看几次是否有待办文件存在或通过查看表单流程以确定当前处于哪一节点。

第二十条对于超出系统现有模版的相关传递，可采用自由协同的方式予以发起，方便之处在于发起不受条件限制，并且在发起时复选修改正文选项后，各节点审批人均可对正文内容进行修改（附件不可修改），无需退回发起人修改后上报，并且全流程各节点由发起人制定，可指定任何人审阅，有很强的随意性。

不足之处在于，由于流程随意性很强加之正文内容可修改，因此流程的客观性大大降低，且各节点审批意见无法写入固定表单，后期使用存在不便。

适合发起需他人修改完善和传阅的相关内容。

第二十一条受各模版权限设置原因，各节点审批人如在审核提交后出现流程节点选择提示时，请根据所审核文档性质自行判断文件去向（去向包括权限内审批、权限外上报、下一节点审批人等），如判断不清的可与文件发起人或相关部门取得联系，以确保传递流程准确高效。

第二十二条各管理员在管理所属公司子系统时，需严格按照权限开展文件资料的增、删、查、改等工作，并在日常工作中注意随时将所经手文件资料进行归档，以便于日后查询使用。

第二十三条因OA系统预览格式与所上传文档格式存在区别，上传文档中的细节可能会在系统预览中无限放大，因此，请各使用人在上传文档前对源文档进行仔细检查核对，确保文档格式正确、编排合规，且事由描述清晰、理由阐述准确、附件要素齐全，尽可能减少因退单而造成的损失。

第二十四条OA系统是工作效率的倍增器，其包含的各种刚性流程及严格的时间限制将从根本上约束和限制各使用人的工作习惯，在使用之初，肯定会与现有工作流程和习惯有一定区别，请尽快适应，并坚持使用，确保OA系统真正达到提升工作效率，优化工作流程，完善公司管理体系的目的。

第五章安全要求
第二十五条各使用人首次登陆时须将初始密码修改为个人密码并妥善保管，不得随意将密码外泄给他人使用。

第二十六条任何使用人（尤其管理人员）均不得将个人账户交由他人操作和管理，特殊情况下，系统管理员有权调用各使用人的账号与密码，但使用前需明确告知账号所有人，并不得对该账号开展除系统必要项目外的其他操作（即不得对具体工作事项进行任何操作）。

第二十七条所有使用人只可在权限范围内进行相关操作，特殊情况下如需提高权限，请与各系统管理员联系，经审核确实需要提高权限的，可由管理员给予调整。

第二十八条任何人不得随意让公司无关人员或外部人员查看系统内容，更不允许下载相关内容，尤其是涉密内容。

多人共用一台电脑时，如暂停OA办公并离开电脑，请及时注销或退出OA系统，以免他人误操作。

第二十九条凡涉密内容需要在系统内发布的，发布人须严格设定查看权限和发布范围。

第三十条如发生泄密的情况，将按照公司相关规章制度追究相关人员责任。

第六章附则
第三十一条本制度由行政部负责编制、解释和修定。

第三十二条为保障OA系统的硬件、软件和信息安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司《单项工作奖惩办法》的处罚。

第三十三条本制度未尽事宜按国家法律法规和公司有关规定执行。

第三十四条本制度自下发之日起开始施行。