电子文件管理基础

• 电子文件对其他设 • 物理结构与逻辑结 备环境的不兼容性。 构的分离性 • 信息与特定载体之 • 信息的可操作性 间的可分离性 • 信息的易变性 • 信息存储的高密度 性
• 电子文件的物理结构和逻辑结构通常不一 致，同一份电子文件的正文、图形、批示、 附件等可以不在同一载体上连续存储，甚 至可以存储在不同的载体上，而不影响其 正常输出。 • 电子文件在处理和传递过程中，其物理结 构经常发生变化，每运行一次就可能变换 一次存储方式，而其逻辑结构却可以不变。 • 电子文件的真实性实质上是指其逻辑结构 的真实可靠，保证电子文件的真实性和可 靠性，也就是以不依赖物理结构的方式保 持其逻辑的完整、真实和准确。
• 电子文件的五个管理原则中， 全程管理是基本的、核心的原 则，前端控制、集成管理、动 态管理等具体原则是全程管理 原则的逻辑展开，注重效益原 则是从另一种角度对全程管理 原则的补充。
三、电子文件归档管理的内容与要 求
• 电子文件归档范围 • 电子文件归档方式 • 电子文件归档时间 • 电子文件归档要求 • 电子文件移交与接收
电子文件附带材料的归档范围
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除了电子文件之外，还应该归 档如下材料： • 电子文件登记表。 • 电子文件支持软件。 • 电子文件生成和处理过程中形 成和积累的各类元数据。
双套制管理的归档范围
• 具有重要凭证作用和长远查考价值的电 子文件制作纸质拷贝，对利用率较高的 纸质文件进行数字化，这样可使机构保 持两套文件同处于存储状态。 • 如果生成的是电子文件，据此打印输 出的纸质文件及其他相关文件应列入归 档范畴，如电子文件积累过程中形成的 登记表、使用权限保护登记表，与该电 子文件配套或关联的纸质文件等。 • 如果生成的是纸质文件，若业务部门 或保管部门已完成数字化工作，则转换 后的电子版本应当保留。
电子文件的整理
• 电子文件的著录应参照DA／T 18进行著录，同时按照保证其 真实性、完整性和有效性的要 求补充电子文件特有的著录项 目和其他标识。 • 将著录结果制成机读目录和纸 质目录。
档案著录项目
• 题名：表达文件中心内容、形式特征并使其个 别化的名称。如：聊城市经济工作会议林峰海 市长讲话 • 稿本：草稿 D;非正式文件U;正式文件F. • 时间：一律八位数标识。20100625 • 载体类型：保存文件的介质类型，光盘、磁盘； 规格文件载体的尺寸型号；盘号每年 从”00001”开始。 • 软硬件平台：描述文件生成时技术环境事项。 硬件环境包括计算机CPU名称、内存数量、硬 盘空间等；软件环境包括操作系统名称、版本、 应用软件名称、版本。还有文件类型、编程语 言等
数据文件
• 用计算机软硬件系统进行信息 处理形成的各类参数、管理数 据文件等，应与电子文件一同 收集。应能够以dbf文件格式或 通过xml文档进行数据交换。 • 数据文件类别代码 d
元数据文件
• 对描述电子文件产生及运行 过程中说明各种数据关系及 结构属性的文件。应注意与 电子文件一同收集。
• 元数据是指描述电子文件数据属性 的数据，包括文件的格式、编排结 构、硬件和软件环境、文件处理软 件、字处理和图形工具软件、字符 集等数据。
电子文件的结构
内容
背景
结构
• 内容：是指文件中所包含 的表达作者意图的信息 （如文本、数据、符号、 数字、影像、声音和图片 等）。
• 背景：是指能够证明文件 形成环境、形成过程、存 在状态以及和文件之间相 互关系的信息（如发文者、 签署人、文件生成日期、 收件者、地址、元数据、 应用软件等）。
电子文件归档方式
• 1．物理归档 • 物理归档是指各部门将自身形成 的电子公文以网络传输或介质传递 方式移交给档案部门的过程。
• 以网络传输方式进行的归档亦称在 线归档，以介质传递方式进行的归 档亦称离线归档。 • 物理归档可以实现电子公文的集 中管理，保证电子公文的安全性。
电子文件归档的方式
• 2．逻辑归档 • 逻辑归档是指在计算机网络上进行， 不改变原存储方式和位置而实现的将电 子公文的管理权限向档案部门移交的过 程。即文件形成部门仅将存储归档电子 公文的逻辑地址通知档案部门，使档案 部门能够通过网络直接查阅和控制该电 子公文。逻辑归档后的档案信息可以全 部在网络中显示和检索利用，电子公文 生成时在什么位置，归档后的物理位置 保持不变。
明确电子文件归档的工作程序 • 一是确定电子文件是经审批的最 终版本； • 二是积累和整理； • 三是编制目录； • 四是整理归档的电子文件； • 五是鉴定归档的电子文件；
明确电子文件归档的工作程序
• 六是检测归档的电子文件； • 七是编制归档说明； • 八给予归档标识 • 九是存入磁、光介质(含压缩归 档等方式)；
档案著录项目
• 此外还有排检与编号项、文件办理项等 内容。
• 电子文件的著录项目包括了文件的内容、 结构、背景和文件系统等各个方面，比 纸质文件复杂得多。
• 除全宗号、归档年度、保管期限、件号、 题名、责任者、文件编号、稿本、文件 类型、文件名、载体类型、签发时间作 为必著项外，其他项可以根据实际情况 有所删减。
双套制管理的归档范围
• 双套制归档时，要注意在文件内容、相 关说明及描述上保持电子文件和纸质等 其他载体文件的一致、完整和相关性。 • 在条件许可的情况下不予或无法归档 纸质文件时，可以考虑单独归档电子文 件。这些文件包括：在纸质条件下不予 归档的微观文件、已实现计算机辅助生 产的cad文件、某些数据量大保存年限 短的数据文件、多媒体文件、电子邮件 文件、网站文件、超文本文件等。
电子文件的五个管理目标之间的关系
• 保护电子文件的真实性、完整 性和长期可读性是实现电子文 件价值的基础和保障；
• 促进工作效率的提高是实现电 子文件价值的结果； • 方便查询和利用是实现电子文 件价值的方式，五个目标是相 辅相成的。
电子文件管理原则 • 全程管理原则 • 前端控制原则 • 集成管理原则 • 动态管理原则 • 注重效益原则
图形文件
• 采用计算机辅助设计（cad）或 绘图中产生的图形电子文件 （如设计模型、图纸、图画 等）。收集时应注明软硬件环 境和各种相关数据。 • 图形文件类别代码 g
影像文件
• 用视频设备获得并经计算机处 理的动态影像文件，收集其压 缩计算方法和相关软件，并应 注意收集其非通用格式的压缩 算法和相关软件。 • 影像数据以mpeg、avi为通用文 件格式。 • 影像文件类别代码 v
电子文件的形成特点
• 电子文件的形成特点是指电子文件 从制作到生成过程中所表现出来的 内在规定性，不包括文件在形成之 后的管理、利用过程中具有的特性。 • 影响电子文件形成特点的要素主要 有两个方面： • 一是技术要素，包括电子文件自身 的技术特点。 • 二是机构、职能和文件类型要素。
电子文件的形成特点
主要内容
电子文件概述
电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求
电子文件保管的基本要求
一、 电子文件概述
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电 子 文 件 的 特 点
电 子 文 件 的 结 构
电 子 文 件 的 特 征
电 子 文 件 的 概 念
电子文件的概念
电子文件的特征
• 特征一：电子文件是由电子计算机等 数字设备生成和处理的，其信息用二 进制数字代码记录和表示。这是电子 文件与以往所有其他形式文件的基本 区别，也是电子文件与其它数字信息 的共同点。 • 特征二：电子文件是文件的一种类型， 具有文件的各种属性，特别是具有特 定的要素、作用和效力。 这是电子
例：数码照片的整理：
1、分类 数码照片采用年度分类法，将数码照 片按其形成年度分类。跨年度且不可分的 照片，应按事件结束年度归档。
2、排列 数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排 列。不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按 时间或重要程度排列在一起。
3、编号 （1）照片号（档号）: 全宗号-门类（类目）-年度号-保管期限号-张号
• 结构：是指文件内容信息 的组织表达方式（如字段、 字体、文体、页码与段落、 电子文件所使用的代码、 格式、载体、附件等方面 的信息，以及链接和其它 编辑设备间的关系）。
电子文件的特点 • 电子文件的技术特点 • 电子文件的形成特点
电子文件的技术特点
• 信息的非人工识读 性 • 系统依赖性 • 多种信息媒体的集 成性 • 信息组织的多维性
• 十是复制备份并确定保存的方 法和地址； • 十一是确定载体标识。
电子文件的整理
• 归档电子文件的整理按DA／T 22 规定的要求进行。 • 归档电子文件以件为单位整理。 • 同一全宗内的电子文件按照年度一 保管期限一机构(问题)或保管期限 一年度一机构(问题)等分类方ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ进 行分类。(参照纸质档案的分类方 案） • 按电子文件类别代码相对集中组织 存储载体。
文本文件 • 文字型电子文件以xml文档和 rtf、txt为通用文件格式， 一般不宜采用doc、wps、s2、 pub等其他格式作为永久保存 格式。 • 文本文件的类别代码 t
图像文件
• 使用数字设备采集或制作而获 得的图像电子文件，如采用非 通用文件格式，收集时应转换 为通用文件格式。如无法转换， 则应将相关软件一起收集。 • 图像电子文件以jpeg、tiff为 通用文件格式。 • 图像文件的类别代码 i
声音文件
• 用数字音频设备获得的声音文 件，收集时应注意收集其属性 标识、参数和相关软件，并注 意收集其非通用格式的相关软 件。 • 音频电子文件以wav、mp3为通 用文件格式。 • 声音文件类别代码 a
多媒体文件 • 用多媒体设备获得的以及用超媒 体链接技术制作的多媒体文件， 收集时应保证参数准确，数据完 整。并应注意收集其非通用格式 的压缩算法和相关软件。 • 多媒体音像数据以mpeg、avi为 通用文件格式。 • 多媒体文件(超媒体链接文件)类 别代码 o
电子文件归档范围
• 不同文件格式文件的归档范 围 • 电子文件附带材料的归档范 围 • 双套制管理的归档范围
不同文件格式文件的归档范围
• • • • • • • • 文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P
• 收集时应注明文件存储格式、 文字处理工具等，必要时同时 保留文字处理工具软件。对特 别重要的文件，其历次修改稿 如都有必要保存时，每一稿应 以不同的标识区别。定稿电子 文件其标识应以正式文件文号 注明。收集重点是定稿电子文 件和正式电子文件。
• 电子文件与机构活动的伴生性 • 电子文件之间的有机联系 • 电子文件内容、结构、背景信 息的分散性 • 电子文件技术状态的多样性
二、电子文件的管理目标与原则
电子文件管理目标 • 保证电子文件的真实性 • 保证电子文件的完整性 • 保证电子文件的长期可读性 • 促进工作效率的提高 • 方便查询和利用
电子文件归档的时间要求
• 一般在文件完成运转任务、办理完毕后归档。
• 电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两 种。实时归档指电子公文生成时或在网络中首 次传递时进行归档；定期归档是指按照机构有 关规定，在电子公文处理完毕一段时间之后再 向档案部门移交。（按照纸质文件规定定期完 成） • 逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失 控；物理归档中的网络归档既可实时进行，也 可与介质归档一样，借鉴纸质文件归档的经验， 并按照有关规定定期完成。如管理性文件在次 年年初归档，科技文件在项目完成之后归档， 机密文件随时归档等。
电子文件归档工作要求
• 1．电子文件归档工作的组织领 导 • 2．明确电子文件归档的工作程 序 • 3．采取措施保证电子文件归档 的质量 • 4．归档电子文件质量的具体要 求
电子文件归档工作的组织领导
• 加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调， 指定专门机构或专人负责。 • 电子文件的形成、收集积累、整理和归档工 作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成 的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向 档案文件部门移交。 • 对归档后形成电子档案文件的管理应由档案部 门负责，电子文件形成部门要协助支持。