华为公司档案管理制度

某公司档案管理制度现实的市场竞争平台上，产业化链条已逐渐形成。把握胜算的要件是，运用市场化、专业化、集约化等方式，将企业管理的产前、产中、产后等诸多环节整合成一个完整的产业链，以达到企业管理的规模化、专业化经营与管理，从而实现企业管理资源的优化配置，增加企业管理的附加值，不断提高企业的现代化管理水平。市场竞争平台上，大规模的集团化作战对企业管理的要求更高；企业管理的思想将更多的注入企业经营管理的理念；常规经营是企业管理经营之本将成为企业经营管理的基础。在这过程中，企业内部管理的系统性，精细化对企业经营管理的成功，将是不可或缺的。因此企业需要不遗余力地实行精致管理，推进精致管理，提升精致管理，练达精致管理。

同时，在新的劳动合同法背景下，企业的规章制度对提升企业的管理水平和能力有了新意，规章制度的作用和功效更加突显。为了供企业管理阶层提高管理水平和能力，我们特将我们提供法律服务的亚洲某物业管理100强企业的相关规章制度提供给企业管理者参考。但愿，这些管理制度对朋友们有所帮助。

------四川高扬律师事务所高级合伙人张洪律师

1、定义

本制度所指档案为：一个单位在各项活动中形成的，具有保存价

值的各种文字、图表、声像、实物以及其他以各种方式和载体出现的真实反映历史纪录的材料。

2、管理要求

1)人事档案由人力资源管理部管理，财务档案由财务部负责

管理，其余如合同、行政发文等由行政管理不负责管理。

2)档案应妥善保管，任何个人和部门不应私自保存、对外交

流。

3、收集与归档

1）归档范围

凡公司经营管理活动及其他工作中形成的各种文字、声像、证书、荣誉奖品、图表实务模型等材料均属归档范围。

2）收集

档案管理员根据归档范围，按文书处理和归档要求，进行预立卷。

因公外出参观学习、考察、调查研究、参加上级部门早开的会议者，应将会议的主要文件资料交档案室归档。

有关人员应做好文件材料的形成，积累、收集、整理，对正在归档的档案负责补充、完善。

3）归档要求

归档的文件材料应完整、准确、系统，能真实反映公司各项活动和历史过程。

归档的文件材料，应使用A4型纸，并不可使用圆珠笔、铅笔等

易褪色笔书写。凡收到易褪色文件应及时复印，原收件和复印件一起归档。

4）归档时间

各类形成、收集到的档案材料，最迟应在第二年第一季度内立卷归档。

照片、录音、录像材料和设备说明书、证书等其他一些材料性文件，应在与这些材料有关的活动结束后及时归档。

4、整理和保管

1）档案整理

档案整理就是把处于相对零散状态的档案，经过分类组合、排列和编目，使档案系统化、条理化，便于保管和利用。

档案的编码及立卷根据各公司实际情况进行。

2）档案的保管

立卷的案卷应按照档案的要求套上硬纸封面或装盒

设立专门的档案室，室内应保持清洁卫生，并装好窗帘，防止日光直射。

5、保密

1）档案管理员与借、查阅者应认真学习和自觉遵守档案保密规定，正确处理保密与利用的关系

2）企业档案的保密划分为绝密、机密、秘密三个等级。

3）案卷应根据内容及价值，正确划分保密类别、保管期限，并定期对各类档案进行密级审查。

4）存放档案案卷，文件资料的文件柜等应加锁，钥匙由档案保管员专管。

5）对档案保密范围内的文件，谨防泄密，因随意泄密造成不良影响和损失等后果的，应视情节给予处罚。

6、借阅与查阅

1）需查、借阅档案的，应说明理由、要求及内容，并应出示已办妥的档案查、借阅手续，查阅仅在档案室内进行。

2）外单位借阅档案者，应凭单位介绍信，经执行董事批准，办妥借阅手续后方可借阅。

3）外单位借阅档案应在档案室借阅，不得外借

4）查、借阅档案应妥善保管所借档案，负责其安全保密，不得涂化案卷、拆卷、遗失和损毁等。

5）复制档案应经相关负责人同意后方可实施。

7、安全

1）档案管理员应保管好文件柜钥匙，未经同意，不允许增配。

遗失钥匙应及时报告。

2）档案室严禁烟火，严禁危险品进入。

3）非工作需要，任何人不得进入档案室。

4）档案管理员下班时应注意锁好档案室的门窗。

8、鉴定与销毁

1)按统一的鉴定原则和标准来判定各类档案的价值意义，从

而确定不同的档案为不同的保管期限。

2)档案保管期限分为永久、长期、短期三种，永久保存指无

限期尽可能长远地保存下去，长期保存年限为16年至50年，短期保存为15年以下

3)超过保存期限的，档案管理员提出鉴定销毁申请报告，经

公司组织相关人员对已到期档案进行鉴定后，由档案管理员按批复进行销毁或延期处理。

4)对公司有长远利用价值的档案应永久保存。

5)对公司在一定时期内有利用价值的，分别为长期或短期保

存。

6)介于两种保管期限之间的，一律就长不就短。

7)档案管理员应编制销毁清册。