常规合同费用管理规范

合同费用管理规范

一、业务总体概述

合同费用指的是在商务谈判中约定或合同中签订，与客户在后续业务合作过程中客户方满足一些约定事实，开具费用发票、进行扣款、公司进行返利等业务。公司合同费用归集于各合同，主要分为合同内费用和合同外费用（详见报表体系描述），统计分析到各卖场门店。

公司合同费用发生控制在业务员，统计检查在销售内勤，核查在财务。任何一笔费用发生都需要对事实进行核查，需要对合同及历史发生进行比对，需要有纸质费用申请单并走审批流程，需要内勤进行检查，需要财务进行核查，需要及时归档并进入报表体系。

销售内勤根据业务员提供的合同及费用情况进行归档和费用报表编制，销售

内勤必须准确掌握各类费用发生的规则要求。

合同主要条款内容需要进行归纳并编制于报表体系中的‘合同概要描述’栏目。费用情况，根据业务员提供的描述信息整理于报表体系的总表中。报表编制完成，纸质合同移交财务进行保管。

3、费用报表体系

报表体系的具体操作及栏目说明详见表格描述。

报表编制完成，纸质打印（报表体系中的总表），业务员，部门经理，财务，总经理审核签字确认。确认完毕的总表销售内勤归档。

4、费用发生

客户费用发生，首先体现于客户网络开票系统，体现的形式分为发票扣款或应收扣款（提供费用发票）。销售内勤需要将扣款界面进行电子存档，便于后续查询核对。

费用发生查询需每天检查核对。

客户网络发票扣款样式及说明：（待补充）

应收扣款样式及说明：（待补充）

5、是否合同内

销售内勤根据客户网络系统扣款费用说明，对照报表体系的总表费用栏目，分为合同内费用和合同外费用。对于网络系统未体现费用类型或者费用类型不清晰，需要与业务员进行沟通，业务员负责确定发生的具体发生类型。费用确定完毕，报表体系中销售内勤根据费用类型对照编制“发生明细”栏目。

6、合同内费用

如果对照结果本次发生的为合同内费用，业务员跟踪客户纸质费用申请单，提交销售内勤。

7、合同外费用

如果对照结果本次发生的为合同外费用，销售内勤根据费用发生的类型金额等信息直接编制公司内部费用申请单。

8、费用申请单

合同内费用：销售内勤对照客户费用申请单编制公司内部费用申请单并注明客户申请单号码等信息，对于客户费用申请单收取较晚的情况，销售内勤可先编

制内部费用申请单，暂不填制客户申请单号码等信息，后续收回时补充填写。

合同外费用：根据费用发生的类型金额等信息编制，合同外费用申请单注明合同外，不对客户申请单号等信息编制。

费用申请单编制原则上要求客户网络开票系统体现的三个工作日内。

费用申请单为多联，便于后续各部门归档。

编制完成，业务员，部门经理，财务，吴总分别审核。

费用申请单格式及说明：（待补充）

9、费用申请单归档，报表体系维护

审核完成的费用申请单，销售内勤进行收回和归档，并在报表体系中维护‘纸质申请单内部审批’信息，对于合同内费用客户费用申请单未收回继续进行跟踪。

10、费用报表体系

报表体系的具体操作及栏目说明详见表格描述。

11、客户扣款

客户扣款分为扣款和票扣。扣款针对客户开具费用发票的类型，实质是公司对客户产生应付的过程；票扣是指公司销售开票中扣除部分，实质是减少应收账款的过程。

客户扣款或票扣的实际时间应该是客户网络开票系统费用申请出现的同时，财务在应收确认或者对照网络开具销售发票已经开始体现。

12、费用申请单整理对照

该项工作目的在于与财务开票或收款的衔接，应收减少或发票金额减少（票扣）都需要有严格的来源依据，费用申请单即实际来源依据。

销售开票公司规定为15日和25日，故销售内勤每阶段的费用申请单必须在14日和24日整理并提交财务。

13、扣款信息跟踪

财务在开票或应收确认时，根据网络系统的票扣信息和应收减少金额信息对照销售内勤提交的费用申请单。如费用申请单信息与网络实际信息有差额时及时反馈销售内勤，并跟踪销售内勤核查更改信息。

14、票扣OR费用发票

若扣款信息跟踪无误，财务进行开票，将实际的开票信息反馈销售内勤。

对于费用发票财务需要定期跟踪。

15、反馈接收、整理

票扣类型，根据财务开票反馈结果，及时维护到报表体系中的‘财务票扣信息’。

16、费用发票索取并反馈财务

客户开具费用发票，销售内勤定期根据报表体系中发票未索取信息与业务员进行反馈，业务员负责费用发票索取。费用发票索取完成，销售内勤根据索取信息维护报表体系中的‘客户费用发票信息’，费用发票提交财务。

17、费用报表体系

报表体系的具体操作及栏目说明详见表格描述。

四、报表体系操作规范

待补充