文件管理规范

文件管理规范

总则

一、为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合公司的实际情况，制订本制度。

二、本制度所称“文件”是指公司的所有文本文件和电子文件，包括：

（一）外来文件；

（二）公司公文文件。

三、文件管理包括文件的收发、保管、作废等。

四、公司各类文件由行政负责部门归口管理，其他部门、项目公司负责与其业务有关的文

件的管理。

外来文件的管理

一、外来文件包括：

（一）法规性文件，包括国家、省、市颁布的相关法律、条例、通知以及行业规范、标

准等。

（二）行业主管部门和相关单位的来函、来文；

（三）业务往来单位的商务信函等。

二、公司各级人员在外出时应注意收集与公司及个人业务有关法规性文件。获得外来

文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后日内将文件原件交公司机要室，个人可根据需要保存文件复印件。

三、各部门、项目公司每月向人事行政部报送《外来文件登记表》。人事行政部汇总后，

以适当方式予以公布，以便外来文件在公司的共享利用。

四、公司各部门、区域公司及项目公司负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职

责相关的法规性文件，并根据文件内容转交给集团人事行政部存档和相关集团领导审阅。

五、文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交人事行政部，由办公室行政文员拆封。办公室行政文员根据文件内容，送交公司有关领导、有关部门、项目公司，并在《外来文件登记表》上做好登记。

六、文件接收人员在收到各类商务信函后，根据信封的内容分别采取以下处理方式：

（一）注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人；

（二）注明接收部门的，应直接交部门；

（三）收件人是公司的，全部交人事行政部处理。

七、任何人员严禁拆看其他人员的信函。错投或误拆的，应及时转交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。

公文文件

一、公文文件是指公司在经营管理过程中以公司名义发出的形成具有管理效力和规范体式的文件。命令、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

二、字体字号

1、公司头字体：隶书，字号：小初

2、文头字体：黑体，字号：小三

3、正文标题字体：宋体，字号：三号，加粗

4、正文内容字体：宋体，字号：四号

5、文尾字体：宋体，字号：小四，主题词加粗

三、公文种类

(一)命令(令)

适用于集团公司下达各项重要指令。

(二)决议

适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。

(三)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。

(四)通知

适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(五)通报

适用于集团公司表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。

(六)报告

适用于向公司领导或上级部门汇报工作，反映情况，且适用于分、子公司向集团公司报告。

(七)请示

适用于各部门向公司领导或分、子公司向集团公司请求有关事项的批示、批准。

(八)批复

适用于集团公司答复分、子公司请示事项的批示。

(九)意见

适用于集团对公司所属部门及分、子公司的相关问题给予处理意见。

(十)函

适用于相互平行的单位或部门之间商洽工作，征询和答复问题。

(十一)会议纪要

(十二)各成员公司参照集团发文种类和格式,存档备查。

四、公司发文一般由承办部门拟稿，人事行政中心审核、统一编号，报总裁签批后发文。

五、发文的用途

（一）公司内部发文主要用途：

1、公布公司规章制度；

2、转发主管部门文件；

3、公布公司体制机构变动或人事任免事项；

4、公布公司重大生产、技术、经营管理等工作的决定；

5、发布有关奖惩决定和通报；

6、其它有关公司的重大事项。

（二）公司对外发文主要用途：

1、对行业主管部门呈报申请、请示报告等；

2、同业务关系单位联系有关工作联系事宜。

六、发文程序

（一）公司各部门需要发文，应事先向分管领导提出申请。

（二）分管领导同意发文时，承办部门根据实际需要草拟文件初稿，草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

（三）文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期。

（四）人事行政部应根据公司领导的要求和公司有关规定，对文稿进行审核和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

（五）经人事行政部审查修改后的文稿，送分管领导核稿。分管领导应对文稿内容、质量负责。需要会签的文稿，应在交付打印前送有关部门会签。

（六）文稿审核会签后，按批准权限的规定请公司领导签发。

（七）经领导批准签发后的文稿交人事行政部行政文员统一编号，印发。文件发放时，

做好发放记录。

七、公文的格式、字体、字号等应遵循行文规范，人事人事行政部门核准无误后由总经理签发。

八、公文的归档、保管、借阅等参见《档案管理办法》的有关规定。

九、公文的密级管理

公司各部门行文需根据文件性质和内容划分密级，标明发送范围、复印份数、统一编号。文件由机要室管理，完善收发、登记、签收、回收、归档、销毁等手续。密级文件传阅当事人应对文件的内容由保密的义务。

（一）密级文书分类