办公室文员要求和日常工作培训教材PPT课件

办公室文员要求和日常工作培训教材P PT课件
办公室文员要求与日常工作培训
目录
◆第一章 办公室文员的定义 ◆第二章 办公室文员的分类 ◆第三章 办公室文员的基本素质培训 ◆第四章 办公室内文员修养和职业道德的培训 ◆第五章 如何做好接待的准备工作 ◆第六章 一般来访者的接待方法 ◆第七章 文员茶点服务技巧 ◆第八章 接待重要客人的方法 ◆第九章 热情待客的技巧培训 ◆第十章 接听技巧的培训 ◆第十一章 打电话技巧培训 ◆第十二章 会议组织能力培训 ◆第十三章 文书基本拟写方法培训
坐姿 基本坐姿：头要正，上身要微微向前倾，双腿轻轻并拢；落座动作协调，声音轻
；女性要体现庄重、矜持。。 切忌叉开两腿，跷二郎腿或摇腿，弯腰驼背，手托下巴等。
走姿 从一个人的走姿就可以了解他的欢乐与悲哀，热情而富有进取精神或失意而懒散
，以及是否受人欢迎等。 走路时要目光平视，头正颈直，挺胸收腰，两臂自然下垂，前后自然摆动. 走路时身体要平稳，两肩不要左右晃动或不动，或一只手摆动另一只手不动。
2、文员的礼仪规范 礼仪是文员工作中必需而又十分重要的行为规范。文员应了解和遵守各种礼仪要
求，树立自己和公司的良好形象。
1）称呼礼仪 用什么称谓称呼人，往往反映了说话人与被称呼人之间的上下、亲疏、厚薄等关
系。称呼是否恰当，既反映了说话人的思想修养和文化修养，也影响到人际交往活动 的成果。对于文员来说，称呼也是一个很重要的问题，因此，文员的称呼应遵守如下 礼仪：
一、办公室文员的定义
在不同的公司，办公室文员员一职所负责的工作都有所不同。在通常情况下， 办公室文员是负责文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事 务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）的工作。另外，有些公司的办公室文 员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体 的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同），一些大的公司对语言也 有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质 （工作态度、思想品德、工作能力等）。
适时适度地保护和美化手部十分必要，不容忽视。经常修剪指甲，保持 清洁；指甲油应选择较淡或不太抢眼的颜色。
3）仪态 仪态是指人的举止行为，它是个人形象的重要内容。作为现代职业人员，应做到
如下要求： 站姿
基本站姿：头正、颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平，收腰挺胸，两臂自然下 垂，。要注意从整体上产生一种精神饱满的体态。应注意避免的是头下垂或上仰，收 胸含腰，背曲腰松，臂部后突，手插在衣裤口袋里或搓脸，弄头发，脚打拍子，身靠 柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责本素质培训
通过对办公文员形象要求礼仪规范，职业道德培训，使企业树立起良好形 象。
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
原则上是一样的，但要有其职业特色。
整洁要求 文员如果衣冠不整、不洁、不修边幅，不仅显得本人懒惰、猥琐，缺乏修
2）问候礼仪
初次见到来宾应说：“您好！见到您很高兴！”如以前认识，相 别甚久，见面则说：“您好吗？很久未见了。”
来访者到达时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问：”您有什么事需要我 帮忙吗？您是初次来这里吗？路上辛苦了。”
平时遇到来宾，应问好，一般说：“你好！” 宾客离开时应说：“再会！明日再见！”、“不久再见！”，或者说：“祝您一 路顺风等。 如知客人身体不好，应关心地说：“请多保重。” 当气候变化的时候应告诫客人“请多加一些衣服，当心感冒。” 如遇客人的生日或节日期间，应向其祝贺。如：“祝您生日快乐！”等。 客人即将离去时，应主动对客人说：“请对我们的工作提出宝贵意见。”
对领导、长辈和客人的称呼 不要直呼其名，可在其姓氏后面加合适的尊称或职务。如：“李部长”、“刘处 长”、“张厂长”、“王经理”等。 对相交不深或初次见面客人的称呼，不应直呼其名，可称：“同志”、“先生” 、“小姐”。表示敬意应用“您”，而不要用“你”。 对客人切忌称呼外号。 对一般交往对象的称呼在日常工作中，对一般交往对象，可分别称“同志”、“ 老师”、“先生”、“小姐”等等。 对同事，可根据年龄称呼，如“老陈”、“小郑”等。 较熟悉的朋友和同学可直呼其名。
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承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
1、办公文员的形象要求 美好的外表，不仅令人赏心悦目，而且也使自己信心倍增。注重自己的外
表形象，这其实是一个人自我意识的表现，说明他开始注意自己的价值，同 时，这对别人也是一种尊重，是一种有礼貌、有教养的体现。
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
养，也有损于本单位的形象，在社交中可能会使对方产生不愉快、不信任的 感觉，导致关系的疏远。 装饰必须端庄、大方，要让对方感到可亲、可近、可信、乐于与你交往。
2）仪容 仪容即人的容貌，是个人形象的重要组成部分之一。
发式、指甲、 头发整洁、发型大方是文员个人仪容对发式美的最基本要求。整洁大方
的发式易给人留下生气勃勃的印象。无论长发还是短发都应样式美观得体， 与身份、职业、场合相协调。