总机接线员岗位说明书

总机接线员

工作职责

●操作电话交换机接听，挂断，或者转接，提供信息，记录口信，或时间表安排

●引导进入机构,确定访问的本质和目的,直接或护送他们到特定的目的地

●日程安排和维护和更新预约日历。

●了解和并解决客户或公众的投诉。

●文件存档和记录。

●收到付款和收据记录服务。

●执行行政支持的任务,如校对、抄录手写信息,或操作计算器或计算机与支付记录,发票、资产负债表,

或其他文件。

●向客户传递信息或文件,使用电脑、邮件、或传真机。

●分析数据,来自客户或公众以确定问题的答案。

●收集、分类、分发或准备邮件、消息或快递发货。

工具及技术

岗位所用工具：

邮资或邮资机,邮资机

复印机,复印设备

前提小交换机交换机系统——多行配电盘;配电盘

扫描仪,扫描仪的数据输入

打字机——电动打字机

岗位所需技术：

会计软件--计费软件;记账软件

数据库用户界面和查询软件-αα5;索赔处理系统软件;IBM消费品安全委员会检查处理控制系统;圣保罗旅行者e-CARMA

电子邮件软件——电子邮件软件;IBM Lotus Notes,Microsoft Outlook

医疗软件——电子健康记录(EHR)软件;通用电气医疗集团中心性EMR,柯达柯达SOFTDENT牙科系统实践管理软件项目经理

办公套件软件——微软办公软件

知识

牧师——知识管理和文书程序和系统,如文字处理、管理文件和记录,速记和转录,设计形式,和其他办公程序和术语。

客户和个人服务-知识的原则和流程提供客户和个人服务。这包括客户需求评估、会议服务质量标准和评价客户满意度。

英语语言——英语知识的结构和内容包括单词的意思和拼写、组成、规则和语法。

电脑和电子产品——知识的电路板,处理器、芯片、电子设备、计算机硬件和软件,包括应用程序和编程。技能

积极倾听--充分关注别人怎么说,花时间去了解点,适当提问,而不是在不恰当的时间中断。

口才--与别人有效地传递信息。

面向服务--积极寻找方法来帮助人们。

批判性思维——利用逻辑和推理来确定替代方案的优点和缺点,结论和方法问题。

阅读理解——理解写句子和段落在与工作相关的文档。

写作——有效的书面沟通适合观众的需要。

协调--调整行为与他人的行为。

社会洞察力——意识到他人的反应和理解为什么他们的反应。

主动学习--理解新信息的影响当前和未来的问题解决和决策。

能力

口头理解——听和理解信息的能力和想法通过口语词汇和句子。

口头表达--交流信息的能力和想法在说话,别人会理解。

语音识别--识别和理解另一个人的演讲能力。

讲话清晰——能够讲清楚,这样其他人可以理解你。

书面理解——阅读和理解信息的能力和想法在写作。

书面表达--书面沟通信息的能力和想法,这样其他人就会明白。

附近的愿景--能够在近距离看到细节(在几英尺的观察者)。

选择性注意--能够专注于一个任务在一段时间内而不被打扰。

演绎推理--一般规则适用于特定问题的能力产生有意义的答案。

日常工作活动

计算机交互--使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)计划,编写软件,设置功能,输入数据,或处理信息。

执行行政活动--执行日常管理任务,如维护信息文件和处理文书工作。

执行与公众直接或工作——为人们表演或直接与公众打交道。这包括服务客户在餐厅和商店,接受客户或客人。

获取信息--观察接收,否则从所有相关来源获取信息。

上司沟通、同事或下属——提供信息主管,同事,和下属通过电话、书面、电子邮件、或当面。

建立和维持人际关系--与他人发展建设性合作的工作关系,随着时间的推移和维护他们。

记录/记录信息--进入抄录、记录、存储、或维护信息的书面或电子/磁性形式。

与人沟通组织与组织外部的人交流--代表组织向客户、公众、政府、和其他外部来源。此信息可以交换,以书面形式或通过电话或电子邮件。

帮助和关心他人--提供个人援助,医疗,情感支持,或其他个人护理等同事,客户,或病人。

与他人接触--这个工作多少钱需要与他人接触的工人(面对面、电话或其他)为了执行吗?

电话--你多久电话交谈在这个工作吗?

室内环境控制——这工作需要多久工作在室内环境控制条件?

面对面的讨论——你多久需要面对面的讨论与个人或团队在这工作吗?

处理外部客户--重要的是它如何工作与外部客户或公众在这个工作吗?

电子邮件——你多久使用电子邮件在这工作吗?

花时间坐——坐这份工作需要多少钱?

工作与工作小组或团队--重要的是它如何与他人合作在一组或团队在这工作吗?

重复相同的任务的重要性——重复相同的体育活动(如有多重要。(如,密钥条目)或精神活动。在分类帐,检查条目),没有停止,执行这份工作?

决策的频率--频率是职工需要做出决策,影响他人,金融资源,和/或组织的形象和声誉吗?

工作区域

教育

兴趣爱好

性格特质: CES

传统--传统的职业经常涉及以下一组程序和例程。这些职业包括处理数据和细节多的想法。通常有一个明确的权力。

进取--进取的职业经常涉及启动和实施项目。这些职业包括领先的人,许多决策。有时他们需要承担风险和通常处理业务。

社会--社会职业经常涉及处理,沟通,和教学的人。这些工作通常涉及帮助或提供服务他人。