货物出厂管理规定

1目的：规范货物出厂的管理。

2适用范围：所有物品的出厂管理。

3受文岗位：行政人事部调研员、指定人员、保安队长；各一、二级单位主任。

4传达范围：全体管理人员。

5定义：本规定中的“货物”指东林公司所有出厂的物品，不包括信函、合同、传真等文件，亦不包括色卡、布卡等物品。

6权责

6.1行政人事部：负责物品出厂的归口管理。

6.2各一二级单位主管：按规定的权限审批出厂证明文件。

6.3门卫保安：负责检查出厂物品是否符合规定要求。

7程序

7.1货物出厂检查

7.1.1所有货物出厂均需填写《货物出厂证明》（TA-40）（以下简称《证明》）。

7.1.2门卫对所有出厂的货物均应检查以下内容：

（A）货物出厂必须出具《证明》；

（B）《证明》内容填写齐全无缺项；

（C）实物与《证明》一致；

（D）出厂货物符合审批人的审批权限；

（E）审批人签字与《签字字样》（AD-DL-XZ-002）留底笔迹一致。

7.1.3门卫检查本文7.1.2的内容有问题的，不得放行。

7.1.4门卫检查无误后，在日期“时”栏填上出厂的时刻，并在保安员栏内签字放

行。

7.1.5门卫保安于次日早晨9:00以前将前一天的《证明》整理后交到行政人事部指

定人员处。指定人员按照本文“8”的规定审查、存档。

7.2《证明》的填写、使用及保管

7.2.1《证明》为一式两份，由经办人填写出厂日期的年月日三项（“时”由保安填

写）、出厂货物名称、批号/型号、数量、出厂原因、发货部门、收货单位、

车牌号(邮寄物品的车牌号码可不填)，并在经办人栏签字。经办人必须检查

运载工具上的货物与《证明》填写是否一致，不一致的，不得签字。

7.2.2数量：应填写重量或数量（如X磅、X公斤，X个、X包等），不得填写“一

车”、“一批”等不便于检查的概括性内容。

7.2.3名称、批号/型号、数量栏应填写准确，不得以累加（如“10+15”、“5，3”、

“裁片+样板”等填写方式）的方式填写，否则该份《证明》无效。

7.2.4车牌号：车牌号填写必须完整（如“粤S 12345”）。对于运载工具没有牌

号的，在车牌号栏内填写运载工具名称。

7.2.5出厂货物栏未填格，由经办人从未填格的顶部起画“/”标识。

7.2.6经办人填写完成7.2.1规定的内容后

（A）有签收人的，交签收人签字；签收人签字后（或者无签收人的），按照7.2.6的规定办理；

（B）由本厂车辆运送货物出厂的，收货签收人栏可不签；

（C）对于事先沟通好，将填写好的《证明》和物品放在门卫室，由收货人来取的，由门卫室保安负责请取货人在收货签收人栏签字。

7.2.7经办人填写完《证明》的相关内容并检查无误后，交单位主管审核。单位主

管审核以下内容：

（A）出厂货物是否有法定依据；

（B）货物是否属于本单管理范围；

（C）经办人填写内容是否齐全，格式是否正确；

（D）单位主管审核无误后，在部门主管栏内签字确认。

7.2.8单位主管签字后，由经办人将《证明》报审批人审批，审批人根据《货物出

厂审批权限》（AD-DL-XZ-001）中规定的权限和审核内容进行审核，审核无误

后签字确认。

7.2.9如果单位主管即是审批人的，只需在审批人栏内签字即可。

7.2.10《证明》审批后，第一联（白）存档，出厂人持第二联（粉），出厂时给保安

查验。

7.2.11填写《证明》的要求

（A）填写一律使用钢笔、签字笔、圆珠笔，不得使用铅笔；

（B）填写日期：年月日、名称、批号/型号、数量、出厂原因、发货部门、收货单位、车牌号、备注项目时字迹要端正、清楚，不得有缺项；

（C）出厂货物只能填写在“出厂货物”栏内，不同的物品或不同的批号应分栏填写，填写在其他地方或在同一栏填写两种及以上的货物一律无效；在画“/”

后再添加货物名称的，《证明》亦无效；

（D）填写内容要真实、准确、可靠，发现假报现象将给予处罚；

（E）所有签字必须写全姓、名，且应正楷填写，不得只签姓而不签名；

（F）对于收货签收人非本厂员工的，经办人有责任监督收货签收人写全名；（G）任何涂改后的《证明》一律无效。

7.2.12《证明》由行政人事部统一印制、编号，有需办理货物出厂的单位或岗位都

可申请领用。

（A）负责领用和保管《证明》的人员统称为《证明》保管人；

（B）以部门为单位领用《证明》的应当指定一位保管人负责领用和保管；经常办理货物出厂的个人，由个人申请经单位主管签字并报行政人事部,即可成为

《证明》保管人；

（C）各部门将《证明》保管人名单报至行政人事部指定人员处。指定人员制成《货物出厂证明领用名册》（TA-47）；

（D）指定人员根据《货物出厂证明领用名册》（TA-47）建立《货物出厂证明领取登记表》（TA-48），每位《证明》保管人登记一页；

（E）《证明》不得由保管人以外的人员代领。当《证明》保管人岗位变动或离职时，指定人员及时收回《证明》；

（F）每本《证明》使用完后，《证明》保管人应当将第一联（白）及作废《证明》交回行政人事部指定人员处，换取新的《证明》。

7.2.13《证明》保管人的责任

（A）《证明》保管人必须严格按照本规定的要求办理货物出厂；

（B）保管人委托他人填写或有他人借用《证明》时，《证明》保管人应将本规定的要求向他人传达和说明，并有责任检查或宣导他人按照本规定的要求填写和

办理审批，如未依照本规定对他人进行检查或宣导而导致出现责任事件时则

保管人负主要责任；

（C）当出现未按照本规定填写《证明》及办理货物出厂的，无论经办人为《证明》保管人还是保管人以外人员，都将追究该《证明》保管人的责任。

7.2.14各《证明》保管人领取的《证明》不得用于其它用途，对于填写错误的，应

当保存填错作废的《证明》。行政人事部指定人员应当检查各保管人上报的

《证明》白联及填错页码的顺序号码是否有缺页。

7.2.15有缺页的《证明》，将处以保管人20元/页的处罚，由保管人直接至财务部上

缴罚款，将财务部出具的罚款收据附于缺页处上交行政人事部指定人员。

7.2.16对于无法说清缺页原因或原因不合理的，将对《证明》保管人及其单位主管

从重处罚，若因此造成的经济损失由保管人及单位主管共同承担。

7.3需委托前台文员邮寄的物品，按下述方法办理：

7.3.1由经办人按照本文的规定填写《证明》，在收货单位栏填写收货单位的名称和

收货人姓名，并在备注栏内填写“邮寄”字样。

7.3.2前台文员将邮寄物品交邮寄单位人员办理相应手续时，将《证明》一同交邮

寄单位人员，并由前台文员在收货签收人栏填写邮寄单位名称，并在备注处