行政部工作手册范本

行政部工作手册范本目录一、总则 (3)二、日常工作——前台 (3)1、卫生确认 (3)2、接听转接电话 (3)3、来访客人接待 (3)4、员工考勤 (3)5、快递和其他物品的收、发、转 (3)6、公司公文的分发 (3)7、会议室管理 (4)8、公示板管理 (4)9、每月统计 (4)10、预订工作 (4)三、日常工作——行政助理 (4)1、招聘 (4)2、面试 (5)3、入职手续 (5)4、员工档案保管 (5)9、办公用品管理 (6)10、车辆管理 (6)11、后期追加工作 (6)四、日常工作——司机 (7)1、司机管理 (7)2、车辆管理 (7)3、派车 (7)4、相关费用 (7)一、总则本手册规定了行政部员工的日常工作、工作要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。

行政部人员须熟识公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理行程书面材料定期上报。

二、日常工作——前台前台须协助部门主管做好行政部的日常性事务工作，主要包括如下工作内容：1、卫生确认1.1 对经理室、会议室及公共区域的卫生负责。

主要包括桌面的整洁、杂质杂物的清理、固定资产的完好。

1.2 清洁员打扫卫生的次日，对办公区域卫生进行检查，确保办公区域卫生符合标注。

2、接听转接电话2.1 接听电话。

三声内接听电话，自报家门。

2.2 询问和记录。

可及时解决的事宜，应转接相应人员接听；不能及时解决的事宜，留对方联系方式，待解决后回电告知；须转达的事情，须重复一边给对方听以示确认。

2.3 告别语。

“再见”或“感谢您的来电”。

2.4 熟记各部门办公电话，副总经理以上职位手机号无特殊情况不得外泄。

3、来访客人接待3.1 有预约的情况。

对总经理、副总经理、销售部反馈的当日客人来访情况进行记录，须牢记其简单个人信息，客人来访时直接引座至受访人办公室，倒水/茶，客人离开后。

3.2 无预约的情况。

A来访者到前台时，前台文员必须起身站立接待，微笑示意、语言规范，热情礼貌“您好，有什么可以帮您？”B 来访者要求与本公司员工面谈时，引座至会议室，通知该员工接待。

C 来访者要求与本公司员面谈，该员工不在时，引座至会议室，打电话询问该员工意见，协助该员工对来访者进行接待。

D 来访者要求与本公司领导面谈，须礼貌地了解其身份、工作单位等基本情况，引座至会议室，请其稍等，征求该领导的同意，倒水/茶；若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。

3.3 来访者离开后，须立即整理经理室、会议室。

4、员工考勤4.1 员工上班时间出门超过30分钟，须问清外出事由，在《员工外出登记表》上进行记录，其外出返回时，须在“返回时间”一栏上进行记录。

4.2 每月协助行政助理做好员工考勤汇总工作。

5、快递和其他物品的收、发、转5.1 快递和其他物品的接收、发送和分发必须进行签名登记。

5.2 提供《快递单发出记录表》给因业务需要发送快递的员工，并指导其正确填写和包装，完成后前台将“第一联”妥善保管，并对发生费用进行统计。

5.3 外来快递和其他物品由前台负责接收，填写《快递单接收分发记录表》，登记时分清是已付还是到付，及时通知有关人员到前台领取，领取时须本人签名，对于到付的需收件人确认方可付快递费。

5.4 每月3日将上月《快递费用月报》报电子版至部门主管，每月X日（节假日顺延）报至财务进行报销。

（快递联系电话：XXX）6、公司公文的分发确认公文内容和数量准确后，通知各部门人员到前台领取公文，领取人在《会签单》上签字后方可领走，所有公文须在三日内签收完毕，将会签单和公文原件报公文存档人员处存档。

7、会议室管理7.1 对会议室的使用情况负责。

当会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。

7.2 会议室卫生，对须做到会前检查卫生，会后清理杂物。

8、公示板管理8.1 将行政部审核通过的需公示文件在公示板上进行公示，对公示文件进行登记《公示文件台账》。

8.2 每日上午XX时对公示板进行检查，将已过公示时间的文件取回并登记、存档。

8.3 负责保持公示板的干净、整齐、美观。

9、每月统计9.1 饮用水、纸杯、纸巾、卫生纸、垃圾袋等统计前台文员须保证上述消耗品时用时有且无大量积压。

上述物品由行政助理每月20日统计，28日发放，前台文员须按照办公用品采购流程进行申请和领用，领用后由前台文员保管和及时补充，填写《消耗品使用台帐》，每月X日形成《消耗品月报》报电子版至部门主管。

（送水电话：XX）9.2 市内交通费统计行政部人员产生的市内交通费，发票背后书写报销人姓名及产生原因后给前台，前台负责按财务要求登记《市内交通费报销汇总表》，每月X日粘贴好报销单，附《市内交通费报销汇总表》报部门主管，X日报财务报销，下月X日报电子版至部门主管。

10、预订工作10.1票务预订。

根据总经理、副总经理、部门主管交办的票务进行预订，查询机票票价可参照XX网站，及时反馈，订票后填写《票务月报》每月X日将电子版报至部门主管。

10.2 商务用餐预订。

根据总经理、副总经理、部门主管交办的商务用餐进行预订，并将相关信息转告相关人员。

11、后期追加工作12、其他临时交办的工作13、月总结及须填写或上报的报表每月X日做好上月工作总结上报部门主管，主要月报表包括：《员工外出登记表》——备查表《快递单接收分发记录表》——备查表《快递费用月报》——上报表《公示文件台账》——备查表《消耗品使用台帐》——备查表《消耗品月报》——上报表《市内交通费报销汇总表》——上报表《票务月报》——上报表三、日常工作——行政助理行政助理须协助部门主管做好行政部的招聘、入职等人事管理相关工作，主要包括如下工作内容：1、招聘1.1 日常应聘信息的筛选、转发及处理。

1.2 招聘会。

当公司不定期安排到人才市场招聘或参与专场招聘时，行政助理须提前做好相关准备工作，包括按相关要求提交各项材料申报招聘展位，按照部门主管要求报送招聘职位报表。

招聘前一日须对招聘相关事宜进行安排和确认，主要包括：办理招聘借款，安排次日招聘用车用水，通知次日参加招聘人员进行准备。

1.3 招聘当日根据应聘职位要求认真进行初步简历筛选，在应聘简历上注明应聘职位。

2、面试2.1 公司面试一般情况下包括三轮，第一轮由行政部长进行面试，第二轮由用人部门主管进行面试，对于重要的岗位，须提交公司领导进行第三轮面试。

2.2 面试前，就面试时间与主考官进行沟通，约定好时间后通知应聘者面试，行政助理须及时做好面试准备工作，如接待室/会议室的协调，面试表格的准备。

2.3 面试当天行政助理应按照“先来后到”的原则安排同一岗位应聘者面试顺序，并通知面试主考官进行面试。

2.4 面试完成后，行政助理对简历进行重新整理归档，形成《面试情况月报》每月X日将电子版报部门主管。

3、入职手续3.1 新员工来公司报到时，须备齐下列资料。

①一寸照片X张②身份证、学历证、学位证、英语等级证、职称证等相关证件原件③岗位要求中注明该岗位需要的相关证件原件④解除劳动合同证明书行政助理将②③留存复印件，将原件交还给新员工本人。

以上材料齐全后，行政助理须组织签订《劳动合同书》（聘用退离休、离岗人员须签订《劳动协议书》）和《竞业禁止协议》。

安排新员工学习公司所有规章制度，学习后新员工须填写《阅读确认单》。

3.2 立即建立以员工名字命名的员工档案，每位员工一个档案袋，内装如下内容：①本人填写的《员工入职登记表》并粘贴其一寸照片 1张②身份证、学历证、学位证、英语等级证、职称证等相关证件的复印件，A4纸复印，一张一证，身份证须正反面复印在同一张A4纸上③岗位要求中注明该岗位需要的相关证件的复印件，复印要求同②④解除劳动合同证明书原件 1张⑤面试时个人简历等所有材料⑥《劳动合同书》/《劳动协议书》和《竞业禁止协议》⑦《阅读确认单》3.3 办理好上述手续后，行政助理须在《新入职员工信息表》中进行登记录入，确认数据准确无误后在入职当日内将电子版发送至部门主管处。

3.4 须在《通讯录》中进行登记录入，并在入职2日内将更新后的《通讯录》上传至服务器。

4、员工档案保管员工档案需保密存放，钥匙共两把，部门主管及行政助理各一把，任何人员需查阅员工档案应征得总经理同意后，在行政助理陪同的情况下方可查阅，不得外借，查阅后行政助理须将档案恢复原样。

5、员工离职手续办理6、员工信息上报6.1 根据XX市及XX园区的相关规定，做好员工信息上报工作。

主要包括：①《录用备案和就业登记表》-行政助理单月X日前填写完成报主管领导签批，一式两份加盖公章，于单月15日前报送“XXXX”②网站上相关信息的录入。

③对于应届毕业生，须完成网上审批录入工作。

7、个人档案寄存及党员关系调转8、员工日常考勤8.1 每月X日前做出下月《月考勤表》，X日前将下月的车间《月考勤表》、《月加班单》、《事假申请单》打印好后转给车间。

8.2 每月X日前对上月指纹考勤记录进行搜集、整理、汇总。

8.3 每月X日前必须收到车间上报的上X月《月考勤表》、《月加班单》、《事假申请单》，X日将汇总整理的《月员工考勤报表》进行公示，X日发电子版至部门主管。

9、办公用品管理9.1 根据《X行政事务管理制度》每月X日（节假日顺延）对各部门提出的《办公用品采购申请表》进行汇总，以节约成本为原则，根据各部门领用和实际使用情况，填写“预计单价”、“审批数量”核算金额后，逐级审批。

9.2 行政助理在采购前必须作好询价工作，列出具体的采购品种和规格，选择X家以上的供应商进行报价。

在多家供应商报价的基础上，进行一一对比，在付款、质量、服务等相同的条件下选择质优、价廉的供应商。

9.3 每月X日前完成各级领导审批，X日前完成办公用品采购。

X日发放，发放时要求领取人在《办公用品领用登记表》上进行登记。

办公用品（管理品）使用一段时间后，超过规定使用期限，实行以旧换新。

10、车辆管理10.1 公交卡。

员工因公司业务市内公交出行可使用公司公交卡，共两张由行政助理保管，使用时在《公交卡使用登记表》上进行登记，余额不足贰十元时进行充值，凭票与交通补助一同报财务报销。

10.2 商务车。

根据《用车申请单》及司机上报具体行程情况及时在《商务车费用月报》上进行登记，及时在油卡上进行充值，确保油卡余额充足，每月X日将上月《商务车费用月报》报电子版至部门主管。

11、后期追加工作11.1 财务部于X年X月X日下发通知，须按照财务部的相关要求（每月各部门上报资金计划，每个月25日前部门内部审批后报财务《资金计划表》）做好行政部各项资金计划工作，及日常行政部支付资金的记录工作。

12、其他临时交办的工作13、月总结及须填写或上报的报表《月考勤表》——备查表《月加班单》——备查表《事假申请单》——备查表《月员工考勤报表》——上报表《新入职员工信息表》——上报表《通讯录》——上报表《录用备案和就业登记表》——上报《办公用品采购申请表》——备查表《办公用品领用登记表》——备查表《面试情况月报》——上报表《公交卡使用登记表》——备查表《商务车费用月报》——上报表《资金计划表》——上报四、日常工作——司机1、司机管理1.1 须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。