行政部工作手册范本

行政部工作手册范本

目录

一、总则 (3)

二、日常工作——前台 (3)

1、卫生确认 (3)

2、接听转接电话 (3)

3、来访客人接待 (3)

4、员工考勤 (3)

5、快递和其他物品的收、发、转 (3)

6、公司公文的分发 (3)

7、会议室管理 (4)

8、公示板管理 (4)

9、每月统计 (4)

10、预订工作 (4)

三、日常工作——行政助理 (4)

1、招聘 (4)

2、面试 (5)

3、入职手续 (5)

4、员工档案保管 (5)

9、办公用品管理 (6)

10、车辆管理 (6)

11、后期追加工作 (6)

四、日常工作——司机 (7)

1、司机管理 (7)

2、车辆管理 (7)

3、派车 (7)

4、相关费用 (7)

一、总则

本手册规定了行政部员工的日常工作、工作要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。行政部人员须熟识公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理行程书面材料定期上报。

二、日常工作——前台

前台须协助部门主管做好行政部的日常性事务工作，主要包括如下工作内容：

1、卫生确认

1.1 对经理室、会议室及公共区域的卫生负责。主要包括桌面的整洁、杂质杂物的清理、固定资产的完好。

1.2 清洁员打扫卫生的次日，对办公区域卫生进行检查，确保办公区域卫生符合标注。

2、接听转接电话

2.1 接听电话。三声内接听电话，自报家门。

2.2 询问和记录。可及时解决的事宜，应转接相应人员接听；不能及时解决的事宜，留对方联系方式，待解决后回电告知；须转达的事情，须重复一边给对方听以示确认。

2.3 告别语。“再见”或“感谢您的来电”。

2.4 熟记各部门办公电话，副总经理以上职位手机号无特殊情况不得外泄。

3、来访客人接待

3.1 有预约的情况。对总经理、副总经理、销售部反馈的当日客人来访情况进行记录，须牢记其简单个人信息，客人来访时直接引座至受访人办公室，倒水/茶，客人离开后。

3.2 无预约的情况。

A来访者到前台时，前台文员必须起身站立接待，微笑示意、语言规范，热情礼貌“您好，有什么可以帮您？”

B 来访者要求与本公司员工面谈时，引座至会议室，通知该员工接待。

C 来访者要求与本公司员面谈，该员工不在时，引座至会议室，打电话询问该员工意见，协助该员工对来访者进行接待。

D 来访者要求与本公司领导面谈，须礼貌地了解其身份、工作单位等基本情况，引座至会议室，请其稍等，征求该领导的同意，倒水/茶；若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。

3.3 来访者离开后，须立即整理经理室、会议室。

4、员工考勤

4.1 员工上班时间出门超过30分钟，须问清外出事由，在《员工外出登记表》上进行记录，其外出返回时，须在“返回时间”一栏上进行记录。

4.2 每月协助行政助理做好员工考勤汇总工作。

5、快递和其他物品的收、发、转

5.1 快递和其他物品的接收、发送和分发必须进行签名登记。

5.2 提供《快递单发出记录表》给因业务需要发送快递的员工，并指导其正确填写和包装，完成后前台将“第一联”妥善保管，并对发生费用进行统计。

5.3 外来快递和其他物品由前台负责接收，填写《快递单接收分发记录表》，登记时分清是已付还是到付，及时通知有关人员到前台领取，领取时须本人签名，对于到付的需收件人确认方可付快递费。

5.4 每月3日将上月《快递费用月报》报电子版至部门主管，每月X日（节假日顺延）报至财务进行报销。（快递联系电话：XXX）

6、公司公文的分发

确认公文内容和数量准确后，通知各部门人员到前台领取公文，领取人在《会签单》上签字后方可领走，所有公文须在三日内签收完毕，将会签单和公文原件报公文存档人员处存档。

7、会议室管理

7.1 对会议室的使用情况负责。当会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。

7.2 会议室卫生，对须做到会前检查卫生，会后清理杂物。

8、公示板管理

8.1 将行政部审核通过的需公示文件在公示板上进行公示，对公示文件进行登记《公示文件台账》。

8.2 每日上午XX时对公示板进行检查，将已过公示时间的文件取回并登记、存档。

8.3 负责保持公示板的干净、整齐、美观。

9、每月统计

9.1 饮用水、纸杯、纸巾、卫生纸、垃圾袋等统计

前台文员须保证上述消耗品时用时有且无大量积压。上述物品由行政助理每月20日统计，28日发放，前台文员须按照办公用品采购流程进行申请和领用，领用后由前台文员保管和及时补充，填写《消耗品使用台帐》，每月X日形成《消耗品月报》报电子版至部门主管。（送水电话：XX）

9.2 市内交通费统计

行政部人员产生的市内交通费，发票背后书写报销人姓名及产生原因后给前台，前台负责按财务要求登记《市内交通费报销汇总表》，每月X日粘贴好报销单，附《市内交通费报销汇总表》报部门主管，X日报财务报销，下月X日报电子版至部门主管。

10、预订工作

10.1票务预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的票务进行预订，查询机票票价可参照XX网站，及时反馈，订票后填写《票务月报》每月X日将电子版报至部门主管。

10.2 商务用餐预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的商务用餐进行预订，并将相关信息转告相关人员。

11、后期追加工作

12、其他临时交办的工作

13、月总结及须填写或上报的报表

每月X日做好上月工作总结上报部门主管，主要月报表包括：

《员工外出登记表》——备查表

《快递单接收分发记录表》——备查表

《快递费用月报》——上报表

《公示文件台账》——备查表

《消耗品使用台帐》——备查表

《消耗品月报》——上报表

《市内交通费报销汇总表》——上报表

《票务月报》——上报表

三、日常工作——行政助理

行政助理须协助部门主管做好行政部的招聘、入职等人事管理相关工作，主要包括如下工作内容：1、招聘

1.1 日常应聘信息的筛选、转发及处理。

1.2 招聘会。当公司不定期安排到人才市场招聘或参与专场招聘时，行政助理须提前做好相关准备工作，包括按相关要求提交各项材料申报招聘展位，按照部门主管要求报送招聘职位报表。招聘前一日须对