《学位档案材料立卷归档说明》(2019版)
档案管理制度建设(优秀20篇)
档案管理制度建设（优秀20篇）档案管理制度建设篇1档案管理制度包含哪些基本内容呢？下面我们一起来了解下：为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。
一、档案立卷归档制度为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。
2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。
3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。
4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。
5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。
6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。
7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。
10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
学位档案材料、学位信息采集数据表填写及报送注意事项
学位档案材料、学位信息采集数据表填写及报送注意事项（2019）一、学位档案材料填写及报送注意事项学位档案材料，是体现研究生学习经历的证明，具有不可更改性。
因此，研究生须认真填写，不可出现勾画涂抹，也无须装订，要确保信息的准确性，否则错误信息将影响日后学位档案使用。
报送学位档案材料时，所有材料均是原件，每个研究生学位档案材料的排放顺序是《吉林师范大学硕士学位申请书》、《硕士研究生学位论文评审意见表》（1外盲审+1内盲审，或2内盲审）、《吉林师范大学论文答辩情况和学位授予决议书》。
每个单位报送的材料顺序为每个研究生的每一份材料依照研究生学号的顺序排放成一套，共计报送相同的2套学位档案材料。
1.在填报《吉林师范大学硕士学位申请书》和《吉林师范大学论文答辩情况和学位授予决议书》封皮时，须注意：（1）封皮中的“学位类别”一栏，学术学位研究生应按招生时所在的学科门类进行填写。
如马克思主义哲学专业，所属学科门类为哲学，应填写“哲学硕士学位”；专业学位研究生应按所在的专业学位类别填写，如学科教学（思政）专业领域，所属专业学位类别为教育硕士，应填写“教育硕士专业学位”，如汉语国际教育专业领域，所属专业学位类别为汉语国际教育硕士；应填写“汉语国际教育硕士专业学位”。
（2）“学科/领域”一栏，应按照研究生自己专业全称进行填写。
（3）“研究方向”一栏，学术学位研究生应根据自己实际研究方向填写，专业学位研究生无须填写本栏。
（4）“培养单位”一栏，应填写所在学院的全称。
2.在填报《吉林师范大学硕士学位申请书》内容时，须注意：（1）第2页为《吉林师范大学硕士研究生成绩表》，由研究生院统一提供，各单位无须自行插入。
（2）“指导教师对申请人及其学位论文的综合评价”页，导师需根据对应指标项目进行评价，在填写好评价后，在“导师签字”处签好姓名，“年月日”处，所填写的日期不能晚于答辩日期。
（3）“学位评定分委员会审核意见”页，需根据对应指标项目进行审核，在填写好审核意见后，需在“分委员会主席（签字）”处签好主席姓名，在“学位评定分委会（盖章）”处加盖公章，且“年月日”处，所填写的日期不能早于“指导教师对申请人及其学位论文的综合评价”页上的签写日期，也不能晚于答辩日期。
高等学校文件材料归档范围及归档工作程序
二、归档重点：
本学院形成的不同载体、不同形式的 文件材料及上级针对本院的指令性、指导
性件和需要学院承办的文件材料。
三、归档范围
《高等学校档案管理办法》第十五条明确规定： 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案 同步归档。文件材料的归档范围有十一大类。
1、党群类
2、行政类
3、学生类
4、教学类
6、基本建设类 8、产品生产类 10、外事类
4
5 6 7
学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复
学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 重点实验室建设材料
外购仪器设备项目主要内容包括仪器设 备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、 运行维修、全套随机技术文件、随机图样 等方面。 仪器设备类材料归档应注意：
实体分类号 类 目
CK11
CK12 CK13 CK14 CK15
综合
会计报表 会计账簿 会计凭证 工资清册
CK11（综合）归档范围
序号 1 2 3 4 5 归档范围 上级有关财务会计工作的文件材料 学院财务管理规定、计划、总结、请 示、批复等文件材料 财会档案移交清册 有关财务管理方面的其他文件材料 财会档案销毁清册
括有关编辑出版管理工作中形成的计划、总结、规章制度、
重要会议记录、统计报表等方面的全套材料。
8、外事类（WS）
主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、 出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料； 学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动 中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办
学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、
5、科研类
7、仪器设备类 9、出版物类 11、财会类
大学档案管理办法
大学档案管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）《广西壮族自治区档案管理条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条学校档案工作由学校领导，同时接受上级教育行政管理部门领导和上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第四条档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，学校将持续加强对档案工作的支持，将之纳入学校整体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证，学校所属单位和个人应该遵照本办法，承担保护和移交档案的义务。
第五条学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到“三纳入、四同步”，即：纳入各单位的发展规划和工作计划；纳入各单位的管理制度；纳入各单位有关人员的职责范围；与各单位的其他各项工作同布置、同检查、同总结、同验收。
第二章机构设置和人员配备第六条学校档案工作由分管档案工作的校领导负责，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案工作与学校其他工作同步协调发展；(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条学校成立档案工作领导小组，负责全校档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。
档案工作领导小组由分管档案工作的校领导担任组长，相关职能部门、各学院分管档案工作的负责人为成员。
其工作职责是：(一)依据上级部门有关政策法规，领导全校档案管理工作，决定学校有关档案工作的重大事项；(二)审定学校档案工作规章制度、管理办法；(三)审定学校档案工作建设发展规划、计划并组织实施；(四)对学校档案工作进行执法监督检查，表彰奖励先进，处理档案工作中违纪、违法、处分等事项；(五)指导学校档案宣传与教育、档案信息化建设、档案网络队伍的建设与提高；(六)组织协调、研究解决学校档案工作发展与实施中的重大问题与困难。
XX大学文件材料立卷归档办法
XX大学文件材料立卷归档办法为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据国家、教育部有关规定及《XX 大学档案管理办法》制定本办法。
一、立卷归档工作的管理1.档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。
各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交档案馆集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。
2.文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。
即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。
在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。
3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。
本校各处级单位均为立卷归档部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职文书立卷人员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。
档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。
4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。
二、文件材料归档范围和归档时间（一）归档范围1.凡是能反映本校各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件（包括电子文件）、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文字材料；其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料、各类校级的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；停止使用的印章等均属归档范围。
硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张
四、时间安排
研究生学位档案立卷工作于6月份开始，请各院部有关人员会后 到档案馆领取档案盒。9月份开始各院部到档案馆整理装订立卷。经 档案馆工作人员指导检查合格后，办理移交手续。本工作要求10月底 前完成。如有疑问，请与档案馆穆乃敏老师联系。
联系电话：86367019
2015届全日制应届毕业生合影照归档有关要求
danganguan@。
联系人：王馥琴
电话：86367019
三、网上归档
各学院（部）需将毕业照上传到学校档案软件管 理系统。
四、归档时间
要求各院部于6月底前向档案馆移交。
网上立卷归档具体步骤
点击此处
直接点击“确定”
输入姓名全拼
Aa123
工程硕士“15”
毕业照
（二）排序：按照“卷内目录”的文件顺序进行排列。 （三）编页号：在卷内文件每一文字页的右上角，用铅笔编写流水 号。 （四）软件输入：添加案卷、卷内文件目录，根据档案馆给予各学 院的分类权限进行输入。卷内文件目录应打印。页号栏要求填写每份文 件的起止页号。 （五）装盒：盒子由各院部按学生人数领取。盒上用铅笔注明研究 生详细信息（每盒两人材料，院部专业名称、姓名、学号）。
（四）照片双归档具体规格要求如下： 1、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（ 1 寸）； 2、硕士生论文答辩照片三张，包括导师与学生合照、学生与全
体答辩委员合照、学生本人答辩正面照； 3、以上照片用信封装好，同时提供电子版，实行双归档。
三、立卷流程
（一）文件组卷：硕士学籍、学位综合档案按人组卷，一人一卷。 一般每卷不超过 200 页。
一、归档范围
应归档的合影照包括年级合影(不要压膜)、专业合影、班级合影、 研究生答Байду номын сангаас照等，根据实际情况宁多勿少，尽可能收集齐全。
档案立卷工作规范
档案立卷工作规范—培训材料之二教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。
高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。
它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。
高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。
《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。
在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。
档案立卷归档工作一、归档流程二、立卷归档工作内容立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准（一）预立卷1、什么是预立卷；各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。
2、预立卷工作内容：●收集材料，做好日常管理材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。
因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。
收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。
立卷归档文件、材料、物品密级划分的管理办法
立卷归档文件、材料、物品密级划分的管理办法根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及《中国人民共和国保守国家秘密法实施办法》的规定精神，对我校档案管理工作中立卷归档文件、材料、物品密级划分工作提出如下管理办法。
一、根据国家教委发布的《高等学校档案工作规范》中各类档案“归档范围”的要求，需要立卷、归档的文件、资料及物品，均应按“保密法”的有关规定，确定、划分密级，作出标志并同时注明保密期限。
对某些虽不属国家秘密范围，但在一定期限内仍须保密的文件、资料，可视具体情况，确定为“内部事项”，并制定“内部事项查阅使用方法”严格管理。
二、各档案立卷部门，在组卷、立卷时，应针对不同类型的文件材料分别依据下列文件的具体规定，划定所归文件、资料、物品的密级及保密期限，同时作出相应标志。
1、中央、国家机关有关部门关于《国家秘密及其密级具体范围的规定》条文选摘（见附件3）。
2、国家秘密保密期限的规定（见附件三）。
3、国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定（见附件四）。
4、书面形式密件的标志方法举例。
三、密级、保密期限确定、划分的程序1、党群、行政类方面的文件、材料，需要确定密级的，应在制发和形成文件、材料的同时，由文件作者提出划密及保密期限的具体意见，由校、院、部、处长审定。
2、科研项目由课题组负责人提出划密及保密期限初步意见，经所在院（系）、所保密小组初审、报校科研处审定。
3、研究生学位论文需确定密级的，由研究生导师提出划密的具体意见，报所在院（系）所保密小组审定，属于科研类的项目论文，亦报科研处登记备案。
4、确定或变更“内部事项”的范围及制定查阅使用办法由党办负责提出具体意见，报校保密委员会审定。
各院（系）、部、处级单位，若有“内部事项”固定范围内的文件、资料，在立卷、规定时，应直接在卷首左上角注明“内部事项”。
5、其他各类档案材料，如需划密的，由档案立卷部门负责人提出划密意见，报所在院（系）、部、处、所保密小组审定。
档案归档要求
各部门立卷，归档的要求目前，我校应归档的立卷部门有三十个部、处、室，十四个系，共约四十余个单位。
少数部门做到了按时归档（每年一次），大多数部门多年未进行归档。
这种局面，极大地影响着我校的档案事业，如不及时修正，会给我校历史资料的留存造成重大损失，给档案的保存和利用形成严重阻滞。
为了指导各立卷部门做好归档、立卷工作，我们提出如下要求，借以保证立卷归档质量。
考虑到各部门积存资料较多、立卷困难等因素，我们提出的要求和做法尽可能有针对性、可操性，且简明扼要：一、什么材料归档？什么材料不归档？我校及各部门在工作活动中形成的文件材料均应归档；上级、同级机关发来的文件材料中，须我校贯彻执行的均应归档；外单位形成的，与我校有关、涉及我校事务的文件材料均应归档；上级机关下发的普发性不需我校办理的文件材料不应归档；我校领导人兼任外单位职务形成的与我校无关的材料不应归档；我校汇集的作为自己工作参考的外部文件材料不应归档；同级机关发来的不需贯彻执行、不需办理的文件材料，不应归档。
二、如何立卷？面对大理的应归档材料，各部门首先应当分类。
分类的根据是《忻州职院档案实体分类和档号表》，根据此表确定本部门归档材料的类别。
并细分到二级类目，我校各部门的职能不同，所以在工作活动中形成的归档材料的档案类别也不一样。
有的部门职能单一，其形成的归档材料的类别也少，如基建处、计财处等。
有的部门有多重职能，其形成的归档材料的类别亦多，如组织（人事）处等。
还有的部门具有综合职能，如党（院）办公室，其形成的归档材料几乎涵盖了我校所有扔档案类别。
因此，各部门要根据各自的实际情况，对照我校《档案实体分类和档号表》确定归档材料的所属类目，尽量做到分类准确、不交叉。
归档材料组合成卷的要求：1、首先要分年度。
不同年度的归档材料不能放在一起组卷。
但请示与批复应放在复文年立卷，跨年度的总结放在针对年立卷，跨年度的会议文件放在开幕年立卷。
2、其次要分问题。
同一问题的归档材料组合在一起立卷，不同问题的归档材料分开立卷。
人事档案立卷归档
人事档案立卷归档人事档案立卷归档**档案立卷归档办法**档案收集范围主要为：包括文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等，专业档案由各职能部门单独存档。
一文书档案：文件材料立卷归档要以本校在各项工作活动中产生和形成的文件材料为主。
凡是反映和记述我校主要职能活动产生和形成的重要查考价值的文件以及与上述文件有密切关系的上级指示和有关资料，包括各单位的请示、报告等均属归档范围。
(一)文书档案归档范围1本校党委、校长办公室、行政、工会、团委、民-主党派等组织在各项活动中产生和形成的文件材料，如上级来文、本校的请示、报告、有关批复、批示，重要会议记录、会议纪要、简报、讲话稿、代表名单、选举办法，长远规划、工作计划、总结、各项规章制度、通知等。
2其它单位发来与本校工作有密切关系的文件。
3本校因工作需要与外单位签订的合同、协议及来往信函。
4学校各部门启用印章的文件及印模。
5学校内部机构增减及人事任免、师资培训等工作形成的文件。
6校编简报、信息、校史、大事记。
7学校在外事管理工作中形成的出境审批，国际交流合作，参加国际比赛，外籍教师，留学生管理，外界专家学者、官员、友好人士来访等文件材料。
8教职工离职、退休、死亡及有关其它福利工作形成的文件。
9学校干部、职工、教师(教授、讲师)及党、团员名册。
10教职工的录用、定级、调资、考核等工作形成的文件。
11开展各项行政、教学、人事、科研等主要职能活动的综合统计年报。
12学校员工职称评审工作的文件材料。
13学校进行年终评比形成的文件材料。
14安全保卫、学校教职工出国审批材料。
15上级机关或校审计部门对离任领导及有关部门进行财务审计形成的审计材料。
16校纪检部门对违纪员工进行的立案调查材料。
17重要的群众来信来访材料。
18校属各部门只负责本部门撰稿的校发文件和与本部门工作关系密切的上级来文、外单位来文。
不归档的文件：1内部门下发的需要本部门遵照执行的文件留本部门保存，不需向档案馆归档移交。
西北农林科技大学研究生学位档案整理规范
西北农林科技大学研究生学位档案整理规范一、初步整理1．将准备归档的研究生学位材料按博士研究生、硕士研究生两类分开。
2．硕士研究生学位档案材料按培养研究生的不同类型分开按全日制专业学位硕士、在职攻读硕士学位、学术型硕士等三种研究生类别，将学位材料分别集中。
3．将每位研究生的学位材料集中放置于一个文件袋内或用大夹子夹在一起。
二、下载学位档案目录从档案馆网站（）下载《博士研究生学位档案目录》（附件1）、《全日制专业学位硕士研究生学位档案目录》（附件2）、《在职攻读硕士学位研究生学位档案目录》（附件3）、《学术型硕士研究生学位档案目录》（附件4）、《卷内备考表》（附件5）、《研究生学位档案封面》（附件6）。
需根据研究生的不同类型选用相应的学位档案目录。
三、案卷整理案卷是指档案的整理单位。
研究生学位材料要求以案卷为单位整理归档。
所有应归档材料按照研究生培养环节的先后时间顺序依次排列，即按照招生、培养、学位论文答辩、毕业与学位授予、其它等5个环节的先后顺序集中排列。
每位研究生的学位材料实行一人两册集中整理。
论文一般成本成册，附于案卷最后，并单独存放。
案卷整理步骤：（一）检查卷内文件是否符合归档要求归档材料整理的质量要求是：一是文件材料要齐全完整；二是装订前必须对不符合质量要求的归档文件材料进行必要的修整。
文件修补要最大限度地保护原貌为原则。
三是使用的书写材料、纸张、装订材料必须符合档案保护要求。
1．对照下载的学位档案目录，检查该份学位材料是否缺失某项材料（学位论文项除外）。
如果缺失，及时补充，无法补充时，请在学位档案目录中的备注栏内说明原因。
2．学位档案材料的相应位置必须粘贴照片，不能有空缺。
照片是研究生本人各种表格材料中的重要组成部分，应该齐全完整。
照片在粘贴过程中有的使用双面胶或者固体胶，档案保存时间长，会自然脱落。
因此要求用高粘度合成胶水粘贴严实、平整牢固。
3．学位档案材料中有关栏目必须有相应签字及单位盖章。
年度档案立卷整理
年度档案立卷整理一、预立卷（平时归卷）1、学校各院、系、所、中心、部、处、工会、团委和直（附）属部门等实体单位，均为立卷部门。
2、各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按学校公文处理制度做好文件材料的收集工作，将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目随时分类存放。
二、整理立卷（组卷）1、立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2、文件按年度或问题进行立卷分类①分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
②分问题：将文件按其内容所反应的问题、事件分开。
3、以问题为主进行立卷组合①学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
②工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
③会议文件，按会议的届次组合。
④统计、报表、名册等，按照名称组合。
⑤简报按名称或期号组合。
4、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列①批复在前，请示、报告在后。
②结论性材料在前，依据性材料在后。
③其他文件材料按时间顺序排列。
5、组卷的页数要求（档案盒分为1公分和2公分两种）①对组成的案卷中文件页数要求是，一般不超过200页。
②对同一问题文件数量较多的可酌情适当分卷。
③对问题单一文件页数少的可将几个相近问题组成一个综合卷。
6、拆除卷内文件中的金属物，在装订线以外有字迹的文件或尺寸不一的以及破损文件材料要进行加边或修补。
7、编页号①卷内目录、备考表均不编页号。
②卷内文件单面或双面只要有书写文字，均应编写页号。
③页号位置标在每页材料非装订线一侧的下角。
8、卷内目录①卷内目录位于卷内文件之前,目录需录入南大之星档案管理系统后再打印。
②一级目录：档案所属年度；全宗号：“2”；实体分类号：a.党政管理类档案（本部门的管理性文件材料；针对南开大学的上级来文）填“DZ-所属年份”，如：DZ-2009；b.资料类档案（普发性的上级来文）填“ZL-所属年份”，如ZL-2009；c. 外事类档案填“WS-所属年份”，如WS-2009；d.实物类档案（签字簿、纪念章、书画、奖励证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗）填“SW-所属年份”，如SW－2009；e.光盘类档案填“GP-所属年份”，如GP-2009；其他类档案依此类推。
硕士研究生学位档案材料清单(2019版)
硕士研究生学位档案资料清单(2019版)
硕士研究生学位档案资料清单
姓名：自己联系电话：
学号：专业名称（代码）：所在学院：
序号资料名称能否齐备规范
1硕士学位申请书是否
2硕士辩论申请表是否
3硕士辩论状况表是否
4辩论委员会表决票（ 3-5 张）是否
5学位论文专家评阅书（ 1 份）是否
6开题报告书是否
7中期查核状况表是否
说明：二级学院研究生管理工作人员须仔细查对学位档案资料能否齐
全规范，并在相应选项上打“√”，查对无误后签订核查人姓名。
核查人：
2019年月日
1 / 1。
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学位档案材料立卷归档说明（2019年版）
根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求，结合我校实际，现将本年度学位档案立卷归档工作的规范及相关注意事项说明如下:
一、学生根据本人学位类别下载、打印相应的“卷内目录”、“学位档案材料清单”和统一格式的“备考表”。
二、学位档案整理具体要求：
（一）排列顺序
按照不同学位类别的“卷内目录”内容，将所需材料按序排好，认真核对材料有无缺项，顺序是否有误，材料中签字、盖章处是否规范齐全。
凡有特殊情况者须在“卷内目录”的备注栏中备注说明。
（二）立卷编码
确定材料顺序排列正确后，从第一项材料的第一页开始编码，在每一页带文字或图片的材料页上用黑色碳素笔写明页面编码，将所有立卷材料作为一个整体进行编码，正面的编码写在右上角，反面的编码写在左上角，页面编码从“001”开始，空白页不编码，“卷内目录”与“备考表”两页不编码。
1.卷内目录
卷内目录置于所有材料的首页，所有内容均须“手写”，姓名及所在学院名称要填写完整准确、字迹清晰。
“页次”栏填写说明：填写每一项材料内容的起始编码并加一横线，
例：学位申请书的页次“001－”；答辩情况表的页次“012－”；最后一项材料需写明最后一页的编码，例：“学位论文”的页次“075－108”。
2.备考表
备考表置于所有编码材料的最后，所有内容须“手写”，其中：
（1）“文字材料”页数：是指非图样、非图片材料的页数；
（2）“图样”页数：是指材料中含有统计图表的页数（非个数）；
（3）“图片”页数：是指材料中照片或非统计图表图片的页数（非个数），如同一页中既包括图样又包括图片的，则按所占篇幅较大的计算；
（4）“总计”页数：为立卷材料最后一页的编码数；
（5）“立卷人”：二级学院研究生管理工作人员；
（6）“审查人”：二级学院分管研究生工作院领导。
3.学位档案材料清单
学生下载电脑填写后打印，用胶水粘贴于本人学位档案袋正面。
二级学院负责人根据材料清单核查档案袋内材料是否齐全、符合要求。
三、其他注意事项：
1.如材料中有需要粘贴附页的地方（如成绩单等）需用液体胶水粘贴，其它胶棒或胶带粘贴的材料长时间会掉落，无法在档案馆长期保存；
2.所有材料需要拆除金属订书钉或曲别针；
3.档案袋自行准备（牛皮纸档案袋即可）。
四、图例说明（见下页）：
1.博士研究生学位档案材料图例
以上材料按顺序排好：
装于本人学位档案，并将《学位档案材料清单》用胶水粘贴于档案袋正面：
2.硕士研究生学位档案材料图例
以上材料按顺序排好：
装于本人学位档案，并将《学位档案材料清单》用胶水粘贴于档案袋正面：
3.同等学力人员硕士学位档案材料图例
以上材料按顺序排好：
装于本人学位档案，并将《学位档案材料清单》用胶水粘贴于档案袋正面：
档案馆、研究生院
2019年5月29日。