通用审批流程系统设计说明

通用审批系统设计

一、需求分析

通过对政府机关、企事业单位的日常工作进行分析，发现对文件、表格和图纸等文字图表资料进行审批占有相当大的工作量，因此，如果设计一软件系统，把这些文字图表资料的审批纳入到计算机进行管理，有助于规范审批流程、方便快捷查询、资料的规范化管理和提高工作效率。

二、系统描述

（一）、审批文件的建立

系统提供Word和Excel文件的在线编录和外部拷入，其它类型的文件只能通过外部拷入纳入系统，系统提供多种文文件模板，也可自建模板上传。

（二）、审批流程的建立

对于Word和Excel文件在在线编录或外部拷入编辑时建立审批流程，对于Word文件通过设置特定宏的形式来识别在什幺位置进行签字（签字用外部扫描的签字图片进行代替），Excel通过设置特定的单元格来识别签字位置（同样用外部扫描的签字图片进行代替），通过这样一步一步进行设置签字位置就可以完成审批流程的建立，当然随时可进行修改；对于外部拷入文件则提供单独的审批流程建立对话框进行建立（对于设置签字位置的问题有等进一步研究）。

（三）、进行审批

根据设置的流转步骤，由相应的审批人进行审批，在审批过程中除了签字外，还可以对Word和Excel

文件进行修改和增加注释，系统自动保存修改痕迹，对于其它类型的拷入文件，系统提供单独的审批对话框进行签字，同样也可以录入修改意见。

审批流程需要更改时，只有优先级比当前审批人高的用户、当前用户和流程建造人可以修改，对于签字位置的修只能由流程建造人或被授权人可以对其修改，其它人不能修改。

在流转过程中，参与审批人用户都可查看整个文件的审批过程，但只有用户优先级比当前查看用户的优先级高的用户和流程创建人可以发出催审信息。

在流转过程中，流程创建人和当前未审批的用户可以注销该审批流程，其它人不得注销。

（四）、办结与归档

审批完成后，由流程创建人或授权用户可以对文件作出办结和归档处理。

（五）、事后查询

参与审批的都可看到自己审批过的文件，其它未参与审批的文件由授权规则来确定是否可以查询。

三、设计

采用B/S结构，客户端的编辑器采用控件的形式来实现，资料保存在后台数据库中，在服务器端开发DLL文件实现部分功能。

具体实施需要进一步考虑。

四、建议

公文处理系统单独设计为好，这只是针对其它的文件审批，其它未考虑的请风中、农民和小刘完善，特别是风中和农民对于其实用性、文档的类别和审批的规范性作出考虑，小刘和初始状态负责考虑技术实现，对于公文处理系统这次要重新完善，到达归档与归档后处理这一步。

一、采用技术：

服务器端：Asp3.0+Sql Server 2000

客户端：IE5.0+Word、Excel宏和Html编辑器+VbScript

二、具体实现：

通用审批系统审批文件分为四类：Word文檔、Excel文檔、Html文档和其它文件，下面按这四种文件类别分别说明其处理方法：

（一）、Word文檔：

1、基本思路：VbScript控制Word中的宏过程和文件内容或直接利用打开模板中的宏来处理。

2、新建审批文档：

审批文档通过两种方法来建立，一种是直接在模板中输入，另一种是将已有的文档拷入打开的模板中。

3、保存审批文檔：

通过VBA宏将文档保存到C:\My Documents\OA缓冲这个目录中，然后由网页或VBA宏程序来将文件保存入数据库中，生成一条新记录。

4、建立审批流程：

包括新建、修改和删除流程等功能，这些功能只能由流程建立者（讨论是否可以授权修改），不能修改和删除已审批过的流程，如果要对已审批的流程作出修改，则只能回退后才能修改和删除。

新建审批流程时，先用光标定位审批位置，然后定义审批流程（审批位置在WORD中的标识采用书签或特定宏来表示，需进一步讨论），包括选择审批人部门、审批人、审批结束时间等。

5、启动审批流程：

流程建立完成后，必须按“启动审批流程”按钮启动流转过程，此后，只有流程建立者和授权流程监控者可对该流程进行删除和修改，拒绝签署者只有回退给流程建立者或上一级审批者或授权监控者，如果退回者是第一步的审批者，则只能退回给建立者或授权监控者。

6、审批的具体过程：

（1）、进入OA

（2）、提示有新的审批文档，单击连接进入待审批文档列表

（3）、打开审批文档，编辑文档并执行签字或盖章等工作，具体操作是输入签字密码后将电子签名插入审批位置，输入盖章密码后将电子章插入到审批位置，签字也可以设计一个签字窗口，在窗口中用鼠标或手写笔签名后插入审批位置

（4）、审批完成后，保存文档，自动输入下一个审批流程，若发现流程有错，则可转交给建立者或回退给上一步审批者，并提出意见，转给建立者的文档由建立者作注销或修改流程处理后重新进行流转，如果没删除文件则对原始记录不能删除，以便于查看流程的整个流转过程；如果是转交给上一步的审批者，则保留上次的流转信息，丢失签字或盖章信息，由该审批者重新处理。

7、各模板加上数据验证功能，如某单元格不能为空或某文本框只能为数字等

外：表格下载、流程查询、法规等

内：过程啥

8、审批流程图：

9、各角色的功能：

（1）、建立者：新建审批文文件、建立审批流程、编辑审批流程和文文件、注销审批文档、启动审批流程、监控审批过程和发催信息。

（2）、授权监控者：除新建审批文档外，代为建立者实现其它功能。

（3）、审批者：审批文档、回退审批文档。

（二）、Excel文檔：

Excel文件中确定审批位置是用单元格的行和列来确定，实现方法和操作方法同Word文件。

（三）、HTML文檔：

设计一个简易的HTML文文件和流程编辑器，在这个编辑器中建立审批文文件和审批流程，签字位置用表格ID或标签来标识。

（四）、其它文档：