文物“四有”档案工作初探

文物“四有”档案工作初探

摘要：以佛山市兆祥黄公祠为例，结合工作实践，对文物“四有”档案的重要性、案卷的特点及制作、行之有效的保障措施等问题进行探讨，以达到按照《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》的规定做好文物“四有”档案工作的目的。

关键词：文物“四有”档案；兆祥黄公祠

文物“四有”档案是指全国重点文物保护单位必须有保护范围、有标志说明、有记录档案、有专门机构或者指定专人负责管理。全国重点文物保护单位是我国不可移动文物中的精华，具有重要的历史、艺术、科研价值和举足轻重的科学地位。从20世纪60年代起，国家文物行政管理部门就开始要求全国重点文物保护单位建立档案。2003年国家文物局颁布《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》(以下简称《工作规范》)，提出了新的要求。

佛山是国家历史文化名城，拥有丰富的文物遗存，据统计，佛山市共有全国重点文物保护单位4处，省级文物保护单位44处，市级文物保护单位262处。它们既是宝贵的文化遗产，也是文物档案工作的重要组成部分。现以佛山市兆祥黄公祠为例，就如何按照国家文物局颁布的新标准、新要求做好文物“四有”档案工作的有关问题作如下探讨：

一、充分认识文物档案的重要性，是做好文物“四有”档案工作的关键

(一)文物“四有”档案是文物工作的基础和重要组成部分。兆祥黄公祠是广东省文物保护单位，它是佛山现存规模最大、形制最完整和装饰最丰富的祠堂式建筑，在佛山市的祠堂建筑中极具代表性，具有较高的历史和艺术价值。要做好它的保护工作，前提是为它建立“四有”档案。兆祥黄公祠于1989年6月11

日被佛山市人民政府公布为佛山市市级文物保护单位、2002年7月17日公布为广东省文物保护单位、2005年荣获联合国教科文组织亚太区文化遗产保护奖，其档案在为这些荣誉称号、级别的，申报提供大量的文字、图纸、照片等资料方面起到重要的作用。

(二)文物“四有”档案是弥补文物损失的重要依据。对文物保护单位建立“四有”档案，是保护文物不可或缺的主要措施和法律职责。文物的重要价值，在于它的历史价值。鉴于文物的稀缺性和不可再生性，在对它们实施保护的同时，还必须对它们所反映的历史信息予以有效的保存和备案查考，以尽可能地延长它们在有限的物理生命之外的历史信息。在文物遭到盗窃或遭受自然灾害、战争等不可抗力因素影响的情况下，’文物档案能够准确反映文物保护单位的全面情况，为对损坏的文物进行修复或追索提供重要的依据。

(三)文物“四有”档案记录和反映了在开展文物保护工作中直接形成的并具有保存价值的材料，是进行文物考古发掘、保护、维修和研究的必要条件。建立“四有”档案可充分体现出文保单位的历史原貌；能使文保单位面向社会开展服务；对文保单位起到促进和优化作用；可以挖掘文保单位的资源。

二、根据《工作规范》的相关要求和标准做好文物“四有”档案工作

(一)档案的建立采用“分散制作、集中归档”方法。兆祥黄公祠“四有”档案涉及的范围广、内容多，涵盖了兆祥黄公祠的所有情况及其管理机构保护、管理、维护、研究等全部业务工作。单靠一、两个人难以完成所有工作，需要成立文物“四有”工作小组，明确岗位职责，责任到人，由工作小组各成员分散制作，最后交档案人员把全部资料集中起来整理、制作、编目、归档。

(二)文物“四有”档案和一般文书档案有相同之处，也有自己的特点，因此它的具体操作也应有别于一般的文书档案，既要遵循一般文书档案的基本要求，又要根据自有特点突出文物“四有”的重点和亮点。

1.归档周期

一般文书档案归档有固定的周期，通常一年归档一次，而文物“四有”档案没有固定的归档周期，是动态的，具有一定的时效性和长期性，只要记录档案内容发生了变化都要及时以续补的方式进行归档。兆祥黄公祠“四有”档案正式立卷是在2005年，档案虽然已经建立，但还要不断补充、续录。

2.档案分类

一般文书档案采用年度——保管期限分类法进行分类。兆祥黄公祠“四有”档案则按照《工作规范》的规定，分为主卷、副卷和备考卷3大卷。主卷以保护管理工作记录和科学资料为主，包括电子文件、图纸、照片、文字、保护规划及保护工程方案等共10个分类卷；副卷收载有关行政管理文件及日常工作情况，包括行政管理文件卷、大事记等4个分类卷；备考卷收载与兆祥黄公祠有关、可供参考的论著及资料，包括参考资料卷、论文卷等4个分卷。

3.归档规格

一般文书档案归档卷内纸张采用国际标准A4型。兆祥黄公祠“四有”档案按照《工作规范》规定，统一使用由国家文物局印制的卷皮、登记表和专用纸，规格为8开本，其中主卷、副卷和各考卷卷皮为布面硬皮，卷内纸张均采用B4规格。

(三)文物“四有”文档必须科学、准确、翔实。兆祥黄公祠“四有”档案的18个案卷中，按照其属性又可分为3类：记录性案卷、收录性案卷和综合性案卷。在档案制作过程中要针对“记录”案卷和“收录”案卷的不同性质采取不同的方式进行著录。

1.“记录”案卷的形成

所谓“记录”，就是档案记录员在充分掌握兆祥黄公祠基本情况的前提下，通过文字记录的方式来完成案卷的制作，也就是用文字“记录”的形式来填写和描述。属于记录性质的案卷只有“主卷·文字卷”。兆祥黄公祠“四有”档案的“主卷·文字卷”作为记录卷除以表格形式统计相关数据外，还有对兆祥黄公祠本体作地理位置、自然与人文环境、历史沿革、基本状况描述和价值评估等方面的详细文字著录。这些文字著录尤其彰显立卷人的业务素质、文字功底与职业水准。尤其历史沿革、基本状况描述和价值评估这三项内容，比较容易混为一谈，但其实从立档的科学性和严肃性的角度看，它们是互有侧重的。历史沿革主要描述兆祥黄公柯的建置沿革、修建沿革、使用沿革，可以理解为是时间的纵向发展；基本状况描述是对兆祥黄公祠的基本情况作概括性介绍和对有代表性的单体如厢房、门楼、天井院落等作详细介绍，是从空间布局作文章；价值评估是对兆祥黄公祠的历史、艺术、科学价值的认定。这样能够保证记录案卷的历史信息准确、翔实。

2.“收录”案卷的形成

所谓“收录”，就是档案记录员要将已有的原始记录资料，如图纸、照片、调查记录等进行收集、归类完成案卷的制作。“收录”案卷是文物“四有”档案中最重要的部分，“收录”工作也是一项长期而艰巨的工作。兆祥黄公祠“四有”档案收录案卷兆祥黄公祠“四有”档案资料收录还不够齐全。例如：主卷的文物保护工程及防治监测卷至今未收录：主卷的图纸卷欠缺最基本的行政区划图和保护范围和建设控制地带图等。这些都会影响到“收录”案卷的完整性。

3.综合性案卷的形成

所谓综合性案卷是指主卷、副卷和备考卷中的续补卷，它们分别是三大案卷内容的动态续补。兆祥黄公祠“四有”档案的综合性案卷目前还是空白。这是因为续补工作没有做好。兆祥黄公祠地处野外，经受风雨摧残和难以完全免除的人为破坏，它的面目不是一成不变的，其自身所涵盖的信息，会逐渐减少。另外其保护机构和人员也会出现变更，因此需要经常调查、复核，发现新情况和出现新问题要注意补充及更新资料，并将每次工作经历一并收录。

三、要做好文物“四有”工作还需采取有效的保障措施。

一是要有高素质的档案工作人员，实际上把兆祥黄公祠的原始记录、原始资料归档的过程也是了解兆祥黄公祠的历史价值、艺术价值、科研价值的过程，因而需要档案记录人员和档案保管人员具有一定的文物知识和业务水平，并且要有责任心；二是要有充足的经济支撑，积极争取把“四有”工作纳入地方财政预算，解决“四有”经费不足问题，为工作的开展提供坚实的经济保障；三是要有健全的管理制度，为了保障文物档案工作有条不紊，正常地开展，使档案工作有规可循、有章可守，就必须建立一整套行之有效的档案工作制度。

总之，要做好文物“四有”档案工作，就要充分认识文物档案的重要性，采用“分散制作、集中归档”的方法，严格按照《工作规范》提出的要求和标准，做好档案的收录和记录工作，不断补充、续录档案资料，采取行之有效的保障措施。