文件控制程序

中国建筑第三工程局程序文件ZJS.QM202

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共1页第1 页实施日期2003.2.10

１　目的　

通过执行本程序，对文件进行控制，保证所有执行文件的场所（包括部门、单位和工程项目）都能正确使用现行有效的文件。

２　适用范围　

本程序规定了与质量有关的所有文件控制的原则和方法，适用于工程局　与质量有关的文件的控制。　

３　引用文件　

3.1 ZJS.QM101《质量手册》

3.2 ZJS. QM201《质量策划程序》

3.3 ZJS. QM205《管理评审控制程序》

４　术语　

本程序采用ＧＢ／Ｔ１９０００－２０００《质量管理体系　基础和术语》中有关的术语和定义。　

５　职责　

５．１　局企业管理部　

负责本程序的实施与控制。组织质量管理体系文件的编制、会签、审核、发布工作并按领导批准的发放范围作好质量管理体系文件中质量手册、程序文件和覆盖集团管理范围第三层次文件的发放并定期检查工程局同质量管理体系有关的部门、单位各类质量文件的控制情况。　

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对全局（集团）范围内的文件控制工作进行指导。　

５．２　局科技部　

负责工程施工文件的控制，及时发布工程局确定采用的技术标准、规范和适用的法律、法规等文件的清单，组织局及重点工程的施工组织设计审批，对全局（集团）范围内工程施工文件的控制工作进行指导。　

５．３　局办公室　

负责与质量有关的行政文件（包括上级和局属各单位来文、业主或有关政府部门的联系函、电、文等）的控制，及时作好有关文件的传递，凡属各部门制定的行政文件，经办公室审核报局主管领导批准后发布实施。　

５．４　设计院　

负责与工程设计有关的各种文件的控制、设计和开发输出文件的控制。　

５．５　局总部各部门和各公司负责职责范围内各项管理事务有关文件（包括质量管理体系文件、行政文件和工程施工文件）的编制和本单位、本部门业务范围内文件的发放、登记并按有关文件的规定负责对本部门、本单位使用的文件实行有效控制。　

６　措施和方法　

６．１　文件实行分类控制　

６．１．１　工程局实施控制的文件主要有以下几类：　

ａ）质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、第三层次作业文件和各类表格、报告、清单等；　

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ｂ）工程施工文件，包括技术标准、规范、图纸、施工合同、施工组织设计和各类施工方案、技术交底文件等；　

ｃ）行政文件，指工程局颁发的与质量管理体系有关的行政文件和国家、行业、地方政府主管部门适用的法律法规；　

ｄ）其他，如项目经理部同甲方之间的联系函、通知单等。　６．１．２　各类文件的编制、审核、批准和发布，如下表所示：　

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６．１．３各类自行文件均以负主要责任的部门为主负责编制,其他相关部门会签或讨论后由部门负责人和上级分管领导审核、批准。６．１．４　自行文件发布前对其适用性进行审批，包括：　

ａ）同其他相关文件的协调性；　

ｂ）同有关法律、法规、规章和上级有关规定的协调性；　

ｃ）同本单位实际情况的相容性。　

６．１．５　对于外来文件，根据其类别，分别由局企业管理部、科技部、办公室等部门负责收集并予以评审，以确保外来文件得到识别，在此基础上，及时更改受控的文件清单，并根据需要采集足够的文件。　６．１．６ 各类文件的发放都确保对质量管理体系有效运行起重要作用的各场所（包括部门、单位、项目、岗位）都能得到相应文件的有效版本，从所有发放或使用场所及时撤出失效或作废的文件或以其他方式对失效和作废文件加以标识，防止被误用。　

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６．１．７文件发放范围经各级分管领导审核批准。　

６．２　文件实行分级控制

６．２．１　分级控制的范围　

ａ）凡属需全局（集团）范围内统一规定的事项，编制并发布适用于集团范围的文件；　

ｂ）凡在工程局（集团母公司）范围内统一规定的事项，编制并发布只适用于集团母公司范围的文件；　

ｃ）集团子公司在上述ａ）条的各项文件的原则下补充编制并发布适用于本公司的文件。　

６．２．２　分级控制的办法　

ａ）本程序６．１．１条中ａ）へｃ）三类文件中凡适用于集团范围的文件均发至集团各子公司。子公司可据此参考、修改和规范本公司的文件。 ｂ）集团子公司编制发布的文件不应同集团文件相抵触。其中，质量管理体系文件的质量手册、程序文件、第三层次作业文件清单报集团有关职能部门备案，局级重点工程、特大型工程的项目质量计划或施工组织设计报局工程部、科技部等部门审核批准；重要行政文件抄报集团总部；　

ｃ）集团母公司各事业部实体和各项目经理部可编制并发布适用于本单位、本项目范围内使用的文件，具体方法可参照本条ｂ）的规定执行。　

６．３　文件清单　

６．３．１　工程局发布的《文件清单》，界定集团母公司需统一执行的质量管理体系文件、工程施工文件、行政文件及其他等文件。　

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６．３．２　集团各子公司参照６．３．１条的规定发布本公司的文件清单。　６．３．３　各项目经理部在项目质量计划或施工组织设计中规定本项目需执行的文件的清单。　

６．３．４　局各级单位发布的受控文件清单应注意识别其现行修订状态,随时更换作废失效的文件。

６．４　文件的评审　

工程局每年适当时候，由局办公室、企管部、科技部召集有关部门对文件进行一次评审，遇有特殊情况（制定文件的依据发生变化，组织结构发生重大调整等）可增加评审次数。评审的方式，可以是会议评审，也可以是文件传阅、会签的形式。　

６．５　文件的标识、收发和复制　

６．５．１　各类文件均应有唯一性标识，标识包括文件的编号和名称。　

工程局自行文件的编号采用如下方式：