基建档案归档要求

建设项目档案归档内容及整理要求

第一章归档内容

第一节归档范围

一、凡是油田公司按计划下达的油田产能建设及矿区建设新建项目、维修、改扩建项目，均列入建设项目档案归档范围。

二、建设项目档案基本归档范围如下表：

三、根据《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程(项目)竣工验收手册》规定，检验批质量验收记录由施工单位存档，不必向建设单位移交。

第二节归档文件质量要求

一、归档的建设项目档案应由归档部门经过系统整理并组成保管单位，使用规定卷皮装订成卷，案卷封面项目要填写齐全、准确。

二、归档单位应将案卷信息录入档案管理系统。此项要求符合《中国石油天然气集团公司档案管理手册》中“谁形成，谁录入”的原则，同时也在一定程度上保证了数据的真实性与准确性。

三、归档的建设项目文件材料必须符合下列要求：

1、归档的建设项目文件应为原件。成批材料出厂合格证、材质证明、化验、检验等文件，原件少，使用部位多，可用复印件，但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名

章（或签字），并注明原件存放处。国内设计变更电传件，应由设计代表在电传件及其复印件上加盖设计单位现场专

用公章、设计代表名章（或签字）。

2、归档的建设项目文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。纸质件与电子件内容也要相符。

3、归档的建设项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4、归档的建设项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续完备。如：文件签署内容必须完整（例如：意见、日期、人名、结论、公章、等级章等）。

5、归档的建设项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。不同规格幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

6、归档的建设项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机出的白图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章尺寸为：60mm×80mm。竣工图章中编制单位为施工单位，编制人

为施工单位资料员，技术负责人为施工单位技术员，编制日期为竣工日期，监理单位名称为当时工程的监理公司，监理人为该工程的监理名。竣工图章中的人名必须责任人本人签字（不许盖手签章和专业名章）。竣工图章示例如下：

说明:未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”应用“/”(斜杠)填写,不允许空白。或者将“监理单位名称”修改为“建设单位项目管理部门”，将“监理人”修改为“审核人”，并由相关责任人签署。

8、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

9、竣工图应用最终版、新（干净）的施工图进行编制，要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

10、几个竣工图号不能合订，必须分卷装订，便于系统检索。

11、竣工资料案卷封皮右上角加盖“正本”、“副本”图章，字号为1号字楷体。

12、录音、录像、电子文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

第三节归档时间

一、建设项目档案应该在工程项目正式通过竣工验收后三个月内向生产使用单位及其它相关单位归档移交。具体要求如下：

1、根据建设程序和工程特点，归档可以分期进行，也可以在单项工程或单位工程通过竣工验收后进行。

2、勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关建设项目文件向建设单位归档。

3、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将建设项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。

二、问题说明及处理办法：个别项目在工程主体完成后，经济结算工作滞后，不能保证工程经济资料同其它工程档案资料一起归档，

解决办法：经济材料可以滞后于工程项目归档，在具体工作中只考虑资料的相对完整与成套，因为在档案管理系统中检索时能够保证电子数据的完整与成套。但档案人员必须要做好归档跟踪工作，确保结算后经济材料及时归档，同时在进行后期整理著录时要确保案卷题名的一致性。

第四节归档移交

一、归档移交手续

1、档案部门依据工程项目开、竣工动态表，对已经通过竣工验收的建设项目档案组织归档移交。

2、归档单位应编制移交清单一式两份，交接双方分别在移交清册封页上签字、盖章，移交清册各留一份以备查考。

3、对未能按时归档的单位和部门，档案部门下发《档案催交通知单》予以催交。

二、解释说明

1、建设单位档案部门编制档案交接文据和企业档案目录，二者缺一不可。

2、移交目录格式标准建议统一使用E6系统中的档案交接文据、企业档案目录格式。

第二章档案整理

第一节建设项目档案整理

一、确定保管单位

建设项目档案采取装订的形式组卷，以项目为单位组卷进行整理。建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

建设项目档案应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822--2000）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28--2002）进行整理。归档图纸应当按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3--1989）要求统一折叠。

1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于档案的保管和利用。

2、项目准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。

3、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。

4、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。