商务谈判管理细则

企业制度E-执行类1 基本要求1.1按中石化，西南油气分公司项目招投标管理规定，可不进行招标的工程施工、工程设计、工程监督、技术服务、工程建设及管理咨询、后勤服务外包、物资采购等各类项目原则上一律按本管理细则要求进行商务谈判；对项目费用金额较低、且时间紧急、项目涉及的技术、经济、法律关系较简单的项目可行申请询比价或其他方式进行选商。

1.2 商务谈判应遵循公开、公平、公正、诚信的原则1.3 商务谈判方式分竞争性谈判和独家谈判两种。

竞争性谈判指项目商务谈判发起单位直接与三家以上独立谈判人进行的谈判活动，或因特定专利、专有技术的工程项目只有两家独立谈判人参加的谈判活动。

独家谈判是指项目商务谈判发起单位以谈判邀请函的方式邀请特定的谈判人。

1.4项目金额在30万元以上的商务谈判项目原则应采取竞争性谈判选商。

独家谈判选商只限于服务单位为西南油气田基地内单位和只有1个固定谈判对象的项目。

竞争性谈判项目的邀请谈判人原则上不得少于3家。

1.5招标投标流标项目转商务谈判的审批由原项目招标批准单位或上级项目商务谈判管理部门批准。

1.6商务谈判工作实行归口管理、分级运作的方式。

元坝气田产能建设项目部（以下简称：项目部）项目商务谈判管理由元坝项目部成立元坝气田产能建设项目招标投标领导小组（以下简称：领导小组）负责，招投标办公室、专业小组和监督检查小组对应履行相关职能，各主办部门负责商务谈判活动的组织、实施工作。

1.7 商务谈判活动及其当事人应当接受依照本细则实施的管理和监督。

2 组织机构及职责2.1领导小组全面负责元坝气田开发建设项目部（以下简称项目部）项目商务谈判工作的指导和监督管理,其主要职责：2.1.1 审查、审批项目部商务谈判管理制度；2.1.3 负责指导、监督、检查项目部商务谈判活动。

2.1.4 负责项目商务谈判和谈判结果的审批。

2.2 招标投标办公室职责2.2.1 负责组织起草项目部商务谈判相关管理制度。

2.2.3 负责项目部商务谈判向上级部门申请报批。

2.2.4负责谈判项目的预算报审并保存经审定密封完好的报价文件。

2.2.5 负责商务谈判管理制度执行的检查。

2.3 专业小组分管范围及职责2.3.1 钻完井工程小组分管范围完井测试、酸化压裂、油气试采、井下作业等项目。

地面工程专业小组：分管油气田地面建设工程、净化厂及外部系统配套工程、生产辅助工程、基地办公楼、其他配套项目等项目。

生产运行专业小组：分管油气生产运行、大件运输、钻前工程等项目。

安全环保质量专业小组：分管安全环保、消防、钻后治理等项目。

物资供应专业小组分管设备、物资采购项目等项目。

2.3.6 专业小组职责3 负责提供商务谈判项目金额预算编制所必须的设计或方案、施工图和工作量;配合招标投标办公室做好项目谈判的信息和有关资料的上报工作。

2.4 招标投标监督检查小组2.4.1 分管业务范围：监督、检查元坝气田开发建设的商务谈判活动。

2.4.2 职责2.5 主办部门职责2.5.1 贯彻落实元坝项目部商务谈判管理制度。

2.5.2 制定本部门的商务谈判计划和方案，经部室主任审批后，提交经营管理部；负责商务谈判计划的组织实施。

2.5.4负责组织成立商务谈判工作机构，编制商务谈判方案。

2.5.5 负责发售商务谈判文件、组织踏勘和答疑、组织项目谈判活动、发出商务谈判结果通知书、编写谈判报告；负责组织合同谈判、谈判资料的整理和归档及编写谈判总结；2.5.6 配合经营管理部向西南油气分公司上报项目商务谈判信息和有关资料。

3 商务谈判工作程序（商务谈判工作流程图见附件一）3.1商务谈判涉及的金额在30万元（含30万元）以下的项目：由经营管理部初审后报分公司造价中心复审。

3.1.9商务谈判工作总结。

完成合同签订有关手续后，主办部门对项目商务谈判活动进行总结（采购项目应附三家以上商家询价回复函）并于7日内将项目商务谈判活动工作总结报招标投标办公室。

3.2商务谈判涉及的金额在30万元以上的项目：各部室根据生产运行计划，于每月底编制本专业次月度商务谈判计划，经部室主任签字，报专业小组审批后，提交招标投标办公室汇总，于每月底提交石油工程管理处备案。

—15日，主办部门负责组织成立商务谈判工作组及编制商务谈判方案。

3.2.7商务谈判文件发售。

各谈判方按商务谈判邀请函说明购买谈判文件。

谈判文件的发售时间与文件递交时间，不少于7个工作日。

由经营管理部初审后报分公司造价中心复审；单项工程金额在1000万元以上的地面工程项目经造价中心复审后，报总部工程造价中心审核。

谈判工作总结。

完成合同签订有关手续后，主办部门对项目商务谈判活动进行总结，并于7日内将项目商务谈判活动工作总结报招标投标办公室。

商务谈判资料的收集、整理、归档。

按照项目部归档制度要求执行。

4商务谈判项目的审批4.1 所有项目，必须填报《商务谈判项目申请表》办理商务谈判项目申请手续。

4.2办理商务谈判项目审批手续。

详细说明项目商务谈判原因、事项、数量、金额、承包单位名称，经领导小组审批后，方可进行项目的洽谈事宜。

5商务谈判项目发包方管理5.1 谈判准备5.1.1 谈判项目应具备的条件完成谈判任务所需的技术资料和其它文件材料。

其他前期准备工作已完成。

5.1.2 商务谈判文件的编制5.1.2.1 谈判文件由主办部门参照商务谈判范本，并结合本专业谈判项目的特点编制。

5.2 谈判文件内容基本要求5.2.1 谈判项目的概况及描述，包括谈判项目的有关图件、地表及地下地质条件、地理条件、气候特征及人文环境等。

5.2.2 地质(工程)任务(包括指标)、工程设计、实物工程量等。

5.2.3 对谈判单位资质等资料（中国石化资质证书、市场准入证等）的要求，包括主要技术装备(型号、数量)和辅助装备、人员素质、作业经验及健康、安全、环保的要求。

5.2.4 谈判项目执行的主要技术标准、质量指标、提交原始资料和成果资料的格式及数量要求。

5.2.5 工程进度和开工、竣工日期及采购商品的数量以及提交成果的时间要求。

5.2.6 项目承包方式及价格构成、价格测算原则和执行的标准等（预算定额是谈判的主要依据之一）。

5.2.8 合同主要条款和其他需要申明的事项等。

5.3 谈判项目预算的编制及管理5.3.1 所有涉及金额在30万元以上的项目应编制预算，严格控制无预算的谈判。

限上项目部将编制的项目预算上报西南油气分公司造价中心审核，审核后的预算报招投标领导小组审查批准。

5.3.2 各谈判方的报价文件全部送达专业部门后，应密封保存。

5.3.3 参与预算编制和项目价格审批的人员要对项目预算价格保密。

5.3.4 因生产急需或其他原因无法编制标的的项目，专业部门在办理谈判项目申请手续时须说明原因。

5.4 收取商务谈判方案制作费等有关费用，须在谈判谈判邀请函中明确规定；收取的费用主要用于支付商务谈判活动过程中发生的费用。

5.6 对已发出的谈判文件须进行澄清或修改时,主办部门应将澄清或修改的部分经招投标领导小组审批后，作为商务谈判文件的一部分在施工方递交谈判文件截止时间至少三日，以书面形式通知所有谈判方。

5.7 主办部门可以组织谈判方进行现场踏勘，并对参与谈判方提出的谈判文件和现场踏勘中的有关问题进行解答。

5.8 发包方的权利5.8.1 按照规定的程序，组织项目的谈判活动。

5.8.2 选择具有市场准入证且符合资质要求的谈判单位。

5.8.3 根据谈判原则拟谈判方法、标准。

5.8.4 依据谈判结果，综合考评后确定最终单位。

5.9 发包方的义务5.9.1 接受上级招标投标管理部门的监督、检查和管理。

5.9.2 编制谈判文件要求，提供编制谈判文件必须的工程资料。

5.9.3 组织现场踏勘、进行谈判文件要求的答疑工作。

5.9.4 与最终评定单位签订项目合同。

5.9.5 根据有关规定应承担的其他义务。

6 谈判人管理6.1 参与谈判人的资格条件6.1.1 参与工程设计、勘察、监理、施工和服务等的谈判单位，应是取得中国石化股份公司市场准入资格或中国石化股份公司工程建设市场资源库的成员单位。

参与物资、设备采购的谈判单位，应是已加入中国石化物资供应商资格的单位。

6.1.2 具备完成项目所需的人力、物力和财力。

6.1.3 具体项目规定的其他条件。

6.2 报价文件中技术部分和商务部分的管理6.2.1 技术部分内容一般包括：参与谈判方综合情况、队伍的业绩和施工经验介绍，要侧重于谈判方的业绩和施工或服务经验介绍；参加谈判的主要技术装备、主要人员素质、工艺技术水平等情况；执行的系列技术标准、规范和技术、质量指标；工程技术保证措施、工程质量控制措施和健康、安全、环保措施；施工组织方式、工程进度计划和工期保证措施；其他需要表述和说明的事宜等内容。

6.2.2 商务部分的内容一般包括：项目价格测算依据及说明；项目总报价及其构成（设备折旧费、人工费、主要材料费、大修理费、动迁费、健康安全环保费、管理费、保险费、税金、利润、不可预见费、工农赔偿费等；其他有关需要表述和说明的事宜等内容。

6.3 参与项目谈判方应有单位法定代表人或委托代理人签字(西南石油局所属二级单位可由单位负责签字代替,其他要求不变)并加盖其印章，密封后加盖单位印章。

在规定的谈判文件递交时间前，按照主办单位指定地址邮寄或派人送达指定地点，时间以送达日期为准。

发包方收到报价文件时应有记录，标明接受人和接收时间。

在项目开始谈判前不得将报价文件开封。

6.4 谈判项目属于基本建设施工的，报价文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成项目的机构、设备等；对于拟在评定结果后将谈判项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在报价文件中载明，同时应明确HSE 保证体系及实施本项目的措施。

6.5 在递交报价文件截止时间前，参与谈判单位对已递交的报价文件进行的更正和补充，与报价文件具有同等效力。

在递交报价文件截止时间后，谈判方不得补充、修改、替代或者撤回其报价文件，招标投标领导小组要求对报价文件作必要澄清或说明的除外。

6.6 两个及以上谈判方组成一个联合体联合谈判的，应签订共同谈判协议，确定联合谈判方对发包方承担的连带责任，并将共同谈判协议连同谈判文件一并提交发包方。

联合体各方均应具备承担项目的相应能力；由同一专业的单位组成的联合体，按照资质等级较低的单位确定资质等级。

6.8 谈判方必须对谈判文件要求作出实质性响应。

6.9谈判保证金管理6.9.1主办部门可以在谈判文件中要求谈判方交纳保证金。

保证金除现金外，可以是银行保函、保兑支票、银行汇票或现金支票。

保证金一般不应超过项目投资计划或成本预算的百分之一，最高不得超过30万元。

保证金有效期应当超出商务谈判有效期30天。

6.8.2 未选定谈判方交纳的保证金应于谈判结果通知书发出后后7天内退还；选定单位交纳的保证金自动转为合同履行保证金。