对账流程

销售一部货款结算流程



按照货款流向分为几个单元来描述
1、
订单管理
2、
对账程序
3、
回款程序
4、
其它方面

1、订单管理
描述整个的订单完成过程，也就是确认欠款的正式形成。
1)
订单登记
订单下载和接收传真，要求正常上班时间值班人员必须在岗，且接收电子订单要求一日三次查看（时间分别为8：00、13：30、17：00）；
登记内容详见附表一《订单登记表》。
登记时间：订单当日。
2)
订单审核
审核内容：
ü
通知提醒业务员有订单，落实价格和送货地点；
ü
库存数量是否足够出货；
ü
品项是否足够；
ü
订单不清楚时及时询问情况；
ü
其它非正常情况下。
审核时间：订单当日。
3)
订单传递到物流组
内务需开具欠款单和运单，传递到物流组车辆调度且接收后在《订单登记表》上签字确认。
传递时间：当日下班前30分钟。
4)
回单核对
核对内容：
ü
核对数量,包括三方面:出货量和订单是否一致;验收数是否和出货数一致;物流确认数是否和实收数一致。
ü
核对金额,主要关注的是特价有没有执行,然后就是按照正确的数量重新修改出货总金额,以备开票前核对,从而可以避免退票的发生。
审核时间：回单签收后。
附表二《回单核对分析表》
5)
订单录入。订单返回的当日录入；
6)
订单存档：不同超市卖场、 同一超市下属各分店的订单应区别开来，分别建立文件夹存档； 所有的订单应按年月日的顺序进行存档； 所有订单应定期进行整理； 订单不得随意丢弃和遗失。
7)
财务核对
核对内容
ü
财务欠款数与内务数据是否一致；
ü
回单（各系统的验收单）与内务数据是否一致；
核对时间：每周一次，周一下午1：30销售一部内务将欠款表和订单记录表交予财务部指定责任人，财务部于当日下班前反馈到销售部。

2、对帐程序
描述货款转移到商超体系后，公司与商超欠款数据达成一致


非网上对账：



1)
对账日前一天或对账期间，内务统计出到对账期的欠款明细与财务的明细核对。



要求财务部核对人员核对时间1天内核对完成并通知销售内务。



对于财务部



ü
对当月（实际）销售数据进行统计；



ü
对当月发票金额进行统计；



ü
对上月未付款项进行统计；



ü
综合本次回款金额；



针对销售部（内务）



ü
对当月（实际）销售数据进行统计；



ü
对当月发票金额进行统计；



ü
对上月未付款项进行统计；



ü
综合本次回款金额；



内务和财务部核对



ü
和财务核对本次回款金额；



ü
核对无误和问题复查；

2)
欠款到对账日前一天上午8点，内务打印欠款明细并通知相应的处长（业务员），要求处长（业务员）在通知单上签字确认。



对账因人为因素问题而耽搁，处长承担相应的处罚。



3)
对账日当天上午或对账期间其中一天的上午，由业务员拿财务出具的盖章后的对账明细，交到商超，由超市审核。



审核期内，审核有误者，需要处长（业务员）及时交回，财务部于当日给予核对完成后，不晚于次日返回到商超重新审核。



4)
审核完后，业务员拿回对完后的账单，当日在我公司财务部门开发票。


财务开具发票
ü
内务必须在财务开票前与其进行核对（品项、数量、价格（特价价格是否更新））
ü
财务在与内务核对后开具发票
ü
内务领取发票注意事项（检查发票密码区）
交接发票：登记发票，详见《商超发票管理表》，要求业务在发票备注栏中一一备注与交货号相对应的客户订单号。
附表三《商超发票管理表》


5)
业务员不晚于次日交发票到各商超，进入账期






网上对账：



1)
欠款到对账日前一天，内务提醒财务对账。



财务部有义务按照公司与各商超签订的合同要求及时进行网上对账工作。



2)
财务人员对账，开发票。



要求财务部要在规定日期内及时完成对账，并准确的把发票开好，催促销售部内务办理接票手续。



3)
内务通知业务员。



要求内务在当日通知业务员接收发票，登记发票，详见《商超发票管理表》，要求业务在发票备注栏中一一备注与交货号相对应的客户订单号。



4)
业务员不晚于次日交发票到各商超，进入账期。





3、 回款程序
描述货款回收的最后一个过程，实现现金转换


1)
财务部及时提醒销售部



ü
商超各系统的回款日期（合同规定结算回款日期）；



ü
商超各系统的回款金额；



ü
商超各系统的回款扣款情况；



扣款说明：主要为政策性抵扣，比如商超扣点、配送补贴、通道费、进店费、退货等。



2)
销售部业务员在回款到帐后索取付款清单和扣款发票；



3)
内务将付款清单和扣款发票复印存档备案，并将付款清单和扣款发票交公司财务室；



4)
公司财务部对付款清单和扣款发票进行复查确认并存档入帐备案；


5、
其他方面


1)
各系统对账结算细则说明



附表四《商超系统对账结算明细》



2)
财务部、销售部合同备案



3)
财务部、销售部各商超阶段促销政策备案