合同档案管理表格
合同存档编号
合同存档编号合同档案编号管理办法(改)合同档案编号管理办法为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。
二、合同档案管理原则1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。
2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合同的有效利用。
三、合同文档的编号规则：1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。
2、第二级为合同档案签订的年份。
3、第三级为相关合同档案的分类缩写。
包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。
如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。
4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。
四、合同文档电子版的管理：1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。
2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。
3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。
4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。
篇二：合同存档记录表格(样表)xxx建筑工程有限公司合同存档记录簿（办公室留存）2012年合同存档记录表篇三：合同分类编号规则合同分类编号规则1、目的为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，适应管理的需要，根据公司实际情况，特制定本规则。
2、范围2.1本规则除特别指明外，适用于：2.1.1福建省嘉晟建设发展有限公司及其分公司和各项目；2.1.2公司作为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。
3、职责3.1人事部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督；3.2 公司各职能部门各项目合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。
合同档案归档表格[工作范文]
![合同档案归档表格[工作范文]](https://img.taocdn.com/s3/m/f8e855de9e314332396893c4.png)
合同档案归档表格篇一：合同档案管理办法合同档案管理办法兴进公司管理标准BP/合同档案管理办法20XX-11-16发布20XX-11-16实施———————————————————————————兴进公司发布前言为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。
本流程由成本管理中心负责制定、解释。
本流程主要起草人：于卉本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣本流程首次发布日期：20XX年11月16日本流程发送部门：公司各部门更改历史目录1 目的 (3)2 适用范围 (3)3 职责 (3)4 合同的保管方法 (3)5 支持文件 (6)6 相关记录 (6)1. 目的作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。
2.适用范围本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。
3. 职责成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。
公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。
4、合同的保管方法：合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。
合同保管的范围：合同（包括附件）；合同审批表；合同订立与履行过程中的所有书面材料。
上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。
合同保管部门公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。
成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。
成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
档案管理系统合同
档案管理系统合同甲方：公司名称乙方：公司名称一、背景和目的本份合同由甲方与乙方共同签订，旨在规定双方在档案管理系统的开发、维护和使用过程中的权利、义务和责任。
合作的目的是为了提高档案管理效率，确保档案安全、准确和及时的存储、检索和使用。
二、项目范围和内容1. 甲方要求乙方开发一套档案管理系统，包括但不限于以下功能：a) 档案录入和分类功能：乙方将按照甲方的要求设计系统，以便甲方能够方便、快捷地录入和分类档案。
b) 档案检索和查询功能：乙方将确保档案系统具备强大的检索和查询功能，以便甲方能够快速准确地找到所需档案。
c) 档案存储和备份功能：乙方将确保档案系统具备安全可靠的存储和备份功能，以防止档案丢失或损坏。
d) 安全权限管理功能：乙方将为档案系统设置合适的权限管理机制，以确保档案信息的安全和保密性。
2. 乙方将按照双方商定的开发计划和时间节点，对档案管理系统进行设计、开发、测试和上线。
三、开发费用和支付方式1. 甲方将根据档案管理系统的功能和规模，支付乙方一定的开发费用。
具体费用双方另行商定。
2. 开发费用将以分期支付方式进行，具体支付节点和方式将在双方商议后确定。
四、服务期限和维护承诺1. 乙方将按照双方商定的时间节点完成档案管理系统的开发，并保证系统在约定时间内上线运行。
2. 乙方将提供合理的技术支持和维护服务，确保档案管理系统的稳定性和可用性。
3. 如有必要，乙方将及时对档案管理系统进行升级和修复，以提供更好的服务。
五、知识产权和保密条款1. 甲方在支付完全部开发费用后，将获得档案管理系统的知识产权。
2. 双方应妥善保护对方的商业机密和档案信息，不得泄露或复制给第三方。
3. 在合作结束后，双方应将对方所提供的机密信息或档案进行归还或销毁。
六、违约责任1. 任何一方未履行合同规定的义务，应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿损失和支付违约金。
2. 如因不可抗力因素导致合同无法履行，双方应互相协商解决或进行适当调整。
合同档案管理
合同档案管理什么是合同档案？合同档案是指企业与外部单位或个人签订的、涉及到经济往来和权益交换的书面文件。
其主要作用是记录双方权益和义务的约定、明确交易期限和支付方式、规定违约责任等。
企业的合同档案往往是由法务部门或者合同管理部门进行管理和维护的。
合同档案管理的重要性合同档案的管理对企业至关重要。
一方面，好的合同档案管理可以为企业提供参考规范，保证商业交易的安全和合法性；另一方面，合同档案管理也可以为企业提供重要的证据，确保企业合法权益的维护。
合同档案管理的好坏将直接反映在企业日常运作中对企业内部流程、客户关系、法律风险的管控等方面，对企业业务发展意义重大。
合同档案管理应具备的要素合同档案管理应该具备以下要素：1. 规范的管理流程企业需要建立规范的合同档案管理流程，包括合同的存储、检索、传递、审批等环节的管理。
不同类型和重要程度的合同，需要进行不同的管理流程和存档级别。
2. 完善的分类归档制度企业需要根据合同的类型、业务流程、存储方式等因素，建立完善的合同档案分类归档制度，并且要保证制度能够与企业实际业务需求相符。
3. 保密性企业需要采取有效措施保护合同档案的保密性，防止未经允许的人员或机构获取。
对于特定级别的合同档案，需要进行加密和更高级别的存储。
4. 安全性企业需要保证合同档案在存储、传输和使用等过程中的安全性。
对于因不可抗力造成的数据安全风险，需要建立健全的应急预案，以应对可能出现的突发状况。
5. 审计性企业需要注重合同档案管理的审计效果，建立定期审计机制，以评估合同档案管理制度和实际操作的合规性和有效性。
合同档案管理的执行路径企业进行合同档案管理时，最好遵循以下方案：1. 建立合同档案管理制度根据企业实际业务情况，制定并完善合同档案管理制度，明确合同档案的管理流程、分类归档制度、保密政策、安全保障措施、审计评估机制等要素。
2. 录入合同信息将企业已经形成和正在形成的合同，进行归档、录入、入库。
合同台账档案管理制度
合同台账档案管理制度合同台账和档案管理制度为了规范企业合同管理，保证合同资料的完整性和统一性，特制定了以下合同台账和档案管理制度。
合同台账管理：为了保证合同管理的规范性，凡是以公司名义签订的合同，都应该由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。
合同管理人员是签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集和保管等工作。
合同台账采用表格格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。
合同台账应包括合同名称、合同主体、合同内容、履行情况、附属资料和其他重要内容。
合同台账应附有合同正本或副本、对方企业法人营业执照和资质等级证明等资料的复印件、法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明、补充合同、会议纪要、往来函电和有关的重要资料。
合同台账管理人员有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。
使用或借用合同台账资料应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换。
办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台账管理人员。
若违反规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。
档案管理：为了进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定以下档案管理制度。
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包括劳动合同）。
合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
三、合同文档的管理方法1.合同文档应按照部门名称和签署日期年月份进行分类编号。
2.合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。
例如：TGB－－001（推广部2011年2月份第1号合同）。
合同档案管理目录表做
合同档案管理目录表做合同编号：_____________________合同名称：_____________________甲方名称：_____________________乙方名称：_____________________签订日期：_____________________合同期限：_____________________合同金额：_____________________合同类型：_____________________归档日期：_____________________保管期限：_____________________档案状态：_____________________档案编号：_____________________档案负责人：_____________________档案存放地点：_____________________档案保管要求：_____________________档案使用记录：_____________________档案借阅记录：_____________________档案销毁记录：_____________________档案电子版存储位置：_____________________档案电子版访问权限：_____________________档案电子版备份情况：_____________________档案审计记录：_____________________档案更新记录：_____________________档案异常情况记录：_____________________档案维护记录：_____________________档案销毁授权人：_____________________档案销毁执行人：_____________________档案销毁日期：_____________________档案销毁方式：_____________________档案销毁原因：_____________________档案销毁证明：_____________________档案销毁监督记录：_____________________合同书正文：第一条合同标的1.1 本合同的标的为_____________________ 1.2 标的的具体描述：_____________________ 1.3 标的的质量要求：_____________________ 1.4 标的的数量要求：_____________________第二条合同价格及支付方式2.1 本合同总价为人民币_____________________ 2.2 支付方式：_____________________2.3 付款时间及条件：_____________________第三条交付与验收3.1 交付时间：_____________________3.2 交付地点：_____________________3.3 验收标准：_____________________3.4 验收程序：_____________________第四条双方的权利与义务4.1 甲方的权利与义务：_____________________4.2 乙方的权利与义务：_____________________第五条违约责任5.1 如甲方违约，应承担的责任：_____________________5.2 如乙方违约，应承担的责任：_____________________第六条合同变更与解除6.1 合同的变更：_____________________6.2 合同的解除：_____________________第七条争议解决7.1 本合同在履行过程中发生争议，双方应首先通过协商解决。
合同档案核对清理信息管理表格
合同档案核对清理信息管理表格合同编号：_____________________合同名称：_____________________合同签订日期：_________________合同生效日期：_________________合同到期日期：_________________甲方名称：_____________________甲方地址：_____________________甲方法定代表人：_______________甲方联系电话：_________________乙方名称：_____________________乙方地址：_____________________乙方法定代表人：_______________乙方联系电话：_________________一、合同主要内容概述：本合同由甲方与乙方就_________________（具体事项）达成一致，双方同意按照以下条款执行合同。
二、合同条款明细：1. 合同标的物：_____________________2. 合同金额：_____________________3. 付款方式：_____________________4. 交付时间：_____________________5. 质量保证：_____________________6. 违约责任：_____________________7. 争议解决方式：___________________8. 其他约定：_____________________三、合同履行情况：1. 已履行事项：_____________________2. 未履行事项：_____________________3. 履行中事项：_____________________四、合同档案核对情况：1. 档案完整性：_____________________2. 档案准确性：_____________________3. 档案更新情况：___________________五、合同清理工作：1. 已清理事项：_____________________2. 待清理事项：_____________________3. 清理计划：_____________________六、合同风险评估：1. 风险点识别：_____________________2. 风险评估结果：_________________3. 风险应对措施：_________________七、合同档案管理责任人：1. 档案管理责任人：_________________2. 联系方式：_____________________八、合同档案管理措施：1. 档案保管措施：___________________2. 档案保密措施：___________________3. 档案使用规定：_________________九、合同档案核对清理工作完成情况：1. 完成时间：_____________________2. 完成情况说明：_________________3. 后续跟进措施：_________________十、合同档案核对清理工作负责人签字：签字：_____________________日期：_____________________十一、合同档案核对清理工作审核人签字：签字：_____________________日期：_____________________甲方盖章：_____________________乙方盖章：_____________________注：本合同书为示例文本，具体内容需根据实际情况填写。
采购合同归档管理
采购合同归档管理篇一：集中采购资料归档以及管理方案采购资料归档以及管理方案目录一、总则1 目的 ................................................ ................................................... ........................... 32 范围 ................................................ ................................................... ...........................3 3 权责 ................................................ ................................................... ........................... 34 采购资料归档制度 ................................................ ................................................... ...... 3-5采购资料归档范围 ................................................ ................................................ 3-4采购资料归档要求 ................................................ ................................................... .4 采购资料归档流程 ................................................ ................................................ 4-55 采购资料保密制度 ................................................ ................................................... ......... 5 6 采购资料调阅制度 ................................................ ................................................... ......... 6 7 采购资料销毁制度 ................................................ ................................................... (6)二、采购资料管理1 产品资料管理 ................................................ ................................................... ................ 72 供应商资料管理 ................................................................................................... .......... 7-8供应商编码制度 ................................................ ................................................... ....7 供应商产品台账制度................................................. . (8)供应商资料管理要求................................................. . (8)三、采购资料归档以及管理流程图四、附件清单一、总则篇二：采购合同存档流程采购合同存档流程1 概述家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行备份后归档留存，以便以后查阅的方便。
合同档案管理规范
合同档案管理规范甲方：__________乙方：__________鉴于甲方为一家从事合同档案管理的专业公司，乙方为一家需要对其合同档案进行管理的公司，为了明确双方的权利和义务，经双方友好协商，特订立本合同。
第一条合同目的甲方应按照乙方的需求，为乙方提供合同档案管理服务，包括但不限于合同档案的收集、整理、归档、保管、检索、借阅、销毁等。
第二条合同档案范围1.乙方的所有合同文件，包括合同原件、合同附件、合同修改和补充协议等；2.与合同相关的所有往来函件、通知、指令等；3.与合同相关的所有支付凭证、收据、发票等；4.与合同相关的所有验收报告、质量证明文件等；5.与合同相关的所有会议记录、通讯记录等；6.与合同相关的所有其他文件和资料。
第三条合同档案管理服务内容1.合同档案的收集和整理；2.合同档案的归档和保管；3.合同档案的检索和借阅；4.合同档案的销毁；5.合同档案的其他相关服务。
第四条合同档案管理服务标准1.甲方应确保合同档案的完整性、准确性和安全性；2.甲方应确保合同档案的归档和保管符合相关法律法规和行业标准；3.甲方应确保合同档案的检索和借阅的及时性和准确性；4.甲方应确保合同档案的销毁符合相关法律法规和乙方的要求；5.甲方应按照乙方的要求，提供其他相关服务。
第五条合同档案管理服务期限本合同的合同档案管理服务期限为____年，自____年____月____日起至____年____月____日止。
第六条合同档案管理服务费用1.合同档案管理服务费用为人民币____元/年；2.乙方应在本合同签订后____个工作日内，支付甲方合同档案管理服务费用的____%作为预付款；3.乙方应按照甲方提供的发票，按时足额支付合同档案管理服务费用。
第七条违约责任1.甲方未按照本合同的约定提供合同档案管理服务的，应向乙方支付违约金，违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的____%；2.乙方未按照本合同的约定支付合同档案管理服务费用的，应向甲方支付违约金，违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的____%。
合同档案管理制度模板
一、总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理工作。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，不得随意删除、修改或销毁合同档案。
2. 准确性原则：合同档案内容应真实、准确，反映合同签订和履行过程中的实际情况。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的安全，防止丢失、损坏和泄密。
4. 规范性原则：合同档案管理应严格按照国家有关法律法规和公司内部规章制度执行。
二、职责与分工第四条公司各部门应明确合同档案管理责任人，负责本部门合同档案的收集、整理、归档和保管工作。
第五条公司合同档案管理责任人职责：1. 负责本部门合同档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 指导、监督和检查本部门合同档案管理工作。
3. 及时向公司合同档案管理部门报告合同档案管理工作中存在的问题。
4. 参与公司合同档案管理制度的制定和修订。
第六条公司合同档案管理部门职责：1. 制定、修订和完善公司合同档案管理制度。
2. 指导、监督和检查各部门合同档案管理工作。
3. 负责公司合同档案的集中管理、归档和保管。
4. 对外提供合同档案查询、借阅等服务。
三、合同档案的收集与整理1. 合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件。
2. 合同履行过程中产生的相关凭证、单据、报表等。
3. 合同争议、纠纷解决过程中形成的文件。
4. 合同档案管理部门认为有保存价值的其他文件。
第八条合同档案的整理要求：1. 合同档案应按照合同类别、时间顺序等进行分类整理。
2. 每份合同档案应包含合同文本、附件、相关文件等完整内容。
3. 合同档案的整理应确保文件齐全、内容准确、顺序清晰。
四、合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档：1. 合同档案应在合同履行完毕后，及时归档。
2. 归档时，应填写《合同档案归档登记表》，明确归档时间、归档人等信息。
合同管理目录模板
合同管理目录模板一、合同管理概述- 合同管理的目的和意义- 合同管理的基本原则- 合同管理的流程和步骤二、合同准备阶段- 合同需求分析- 合同草案的起草- 合同条款的审核与修改- 合同草案的法律审核三、合同签订阶段- 合同签署前的准备- 合同签署流程- 合同的正式签署- 合同签署后的备案四、合同执行阶段- 合同履行的监督与检查- 合同变更与补充协议- 合同违约的处理- 合同履行的记录与归档五、合同终止与结算- 合同终止的条件和程序- 合同结算的流程- 合同终止后的清算- 合同终止后的档案管理六、合同风险管理- 合同风险的识别与评估- 合同风险的预防与控制- 合同风险的应对策略- 合同风险的记录与报告七、合同档案管理- 合同档案的分类与整理- 合同档案的存储与保管- 合同档案的检索与利用- 合同档案的保密与安全八、合同管理信息化- 合同管理软件的选择与应用- 合同数据的录入与维护- 合同管理的自动化与智能化- 合同管理信息化的发展趋势九、合同管理培训与考核- 合同管理培训的内容与方法- 合同管理考核的标准与流程- 合同管理培训的效果评估- 合同管理考核结果的应用十、附录- 合同管理相关法律法规汇编- 合同管理标准操作流程(SOP) - 合同管理常见问题解答(FAQ) - 合同管理案例分析十一、参考文献- 合同管理相关书籍与文献- 合同管理研究论文与报告- 合同管理专业网站与资源链接十二、合同管理表格与模板- 合同需求分析表- 合同草案审核表- 合同签署记录表- 合同履行监督表- 合同变更与补充协议记录表- 合同违约处理记录表- 合同终止与结算记录表- 合同风险管理记录表- 合同档案管理记录表请注意，这只是一个模板，具体内容需要根据实际情况进行调整和补充。
合同档案编号管理办法(改)
合同档案编号管理办法为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。
二、合同档案管理原则
1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。
2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合同的有效利用。
三、合同文档的编号规则：
1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。
2、第二级为合同档案签订的年份。
3、第三级为相关合同档案的分类缩写。
包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。
如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。
4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。
四、合同文档电子版的管理：
1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。
2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。
3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。
4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度1.总则为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。
1.2 合同档案的保存期限为 5 年，由公司指定档案处负责人保管。
1.3 公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
2.归档2.1 合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。
同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
2.2 合同履行完毕后10 日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。
2.3 办公室接收资料时应当出具收据。
3.档案借阅3.1 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
3.2 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4.责任4.1 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500- 1000 元罚款，并扣发 3 至 12 个月工资的处罚。
6.实施6.1 本办法自2011 年 6 月 1 日起施行。
总则：为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。
适用范围：本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。
合同档案管理原则：1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料3.财务部可除外(可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用)。
4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。
合同文档的移交：1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。
合同的档案管理(合集)
合同的档案管理(合集)目录一、前言二、档案管理的基本原则三、档案管理的具体措施四、档案的归档与保管五、档案的借阅与使用六、档案的销毁与保密七、附件八、附则一、前言为了规范合同的档案管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，特制定本合同档案管理合集。
二、档案管理的基本原则1.完整性原则：确保合同档案的完整性，包括合同正文、附件、补充协议、往来函件等。
2.准确性原则：合同档案的内容必须真实、准确、完整地反映合同双方的权利义务。
3.安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。
4.保密性原则：合同档案涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息，应依法保密。
5.便捷性原则：合同档案应便于查找、借阅和使用，提高档案利用效率。
三、档案管理的具体措施1.设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备。
2.指定专人负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
3.建立合同档案管理制度，明确档案管理的责任、权限和流程。
4.加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平和业务能力。
5.定期对合同档案进行清点、检查和整理，确保档案的完整性和准确性。
四、档案的归档与保管1.合同签订后，应及时将合同正本、附件、补充协议、往来函件等归档。
2.归档时应按照合同类型、签订时间等分类，便于查找和管理。
3.合同档案应采用专用的档案盒、档案柜等设施进行保管。
4.合同档案的保管期限根据合同性质和法律规定确定。
五、档案的借阅与使用1.合同档案的借阅应遵循审批程序，填写借阅申请表，经批准后方可借阅。
2.借阅合同档案时，应做好登记，注明借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
3.借阅人应妥善保管合同档案，不得随意涂改、折叠、撕毁或遗失。
4.合同档案的使用应遵循合法、合规、合理原则，不得用于非法用途。
六、档案的销毁与保密1.合同档案的销毁应遵循审批程序，经批准后方可进行。
2.销毁合同档案时，应采用安全、环保的方式，如焚烧、碎纸等。
合同档案如何整理归档编号[1]
![合同档案如何整理归档编号[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/7f8c61cbbdeb19e8b8f67c1cfad6195f312be8f9.png)
合同档案如何整理归档编号目录一、引言1.1合同档案整理归档编号的目的1.2合同档案整理归档编号的适用范围1.3合同档案整理归档编号的原则二、合同档案整理归档编号的具体操作步骤2.1合同档案的收集2.2合同档案的分类2.3合同档案的编号2.4合同档案的归档2.5合同档案的存储2.6合同档案的检索与利用三、合同档案整理归档编号的注意事项3.1合同档案的完整性3.2合同档案的真实性3.3合同档案的保密性3.4合同档案的更新与维护四、合同档案整理归档编号的监督与检查4.1定期监督与检查4.2监督与检查的内容4.3监督与检查的结果处理五、合同档案整理归档编号的培训与指导5.1培训的对象5.2培训的内容5.3培训的方式六、合同档案整理归档编号的附件6.1合同档案整理归档编号的操作手册6.2合同档案整理归档编号的表格示例七、合同档案整理归档编号的修订与废止7.1修订的条件与程序7.2废止的条件与程序八、合同档案整理归档编号的附则8.1生效时间8.2解释权附件：1.合同档案整理归档编号的操作手册2.合同档案整理归档编号的表格示例特殊应用场合及增加的条款：1.特殊应用场合：涉及国家机密的合同档案整理归档编号增加的条款：国家机密保密条款：明确合同档案中涉及国家机密的信息，并规定相应的保密措施和保密期限。
权限审查条款：增加对接触国家机密合同档案人员的权限审查，确保只有具备相应权限的人员才能接触和操作该类档案。
国家机密标识条款：规定在合同档案的标识中增加国家机密标识，以便于识别和特殊管理。
2.特殊应用场合：跨国公司的合同档案整理归档编号增加的条款：国际法律适用条款：明确合同档案整理归档编号应遵守的国际法律和规定，以确保跨国公司合同档案的合法性和合规性。
语言要求条款：规定合同档案整理归档编号的语言要求，包括使用的主要语言和翻译要求，以确保跨国公司内部和外部的沟通顺畅。
数据保护和隐私条款：增加对跨国公司合同档案中个人数据和隐私的保护措施，包括数据加密、访问控制和跨境数据传输的规定。
企业经营合同管理档案台帐模版
企业经营合同管理档案台帐模版关键信息项：合同编号合同名称合同签署日期合同有效期合同双方合同主要条款合同金额及支付方式履行情况合同变更记录违约情况及处理合同附件文件保管及负责人合同编号合同编号：____________________________合同名称合同名称：____________________________合同签署日期合同签署日期：__________年______月______日合同有效期合同开始日期：__________年______月______日合同结束日期：__________年______月______日合同双方5.1 甲方（公司名称）：____________________________法定代表人：____________________________地址：____________________________联系电话：____________________________5.2 乙方（公司名称）：____________________________法定代表人：____________________________地址：____________________________联系电话：____________________________合同主要条款6.1 主要内容：____________________________6.2 主要义务：____________________________6.3 违约责任：____________________________6.4 争议解决：____________________________合同金额及支付方式7.1 合同金额：人民币________元（大写：____________________________）7.2 支付方式：7.2.1 首付款：__________年______月______日支付________元7.2.2 中期付款：__________年______月______日支付________元7.2.3 尾款：__________年______月______日支付________元履行情况8.1 当前履行状态：____________________________8.2 履行进度描述：____________________________8.3 重要节点及完成情况：____________________________合同变更记录9.1 变更日期：年______月______日9.2 变更内容：__________________9.3 变更原因：____________________________9.4 变更双方确认：____________________________违约情况及处理10.1 违约情况描述：____________________________10.2 处理措施：____________________________10.3 违约责任确认：____________________________合同附件11.1 附件1：____________________________11.2 附件2：____________________________11.3 附件3：____________________________文件保管及负责人12.1 文件保管位置：____________________________12.2 文件负责人：____________________________12.3 联系方式：____________________________。
合同归档管理的档案整理与维护指南
合同归档管理的档案整理与维护指南1. 简介合同归档管理是一个组织管理合同文件的重要环节，通过合理整理与维护档案，可以有效提高工作效率和知识共享。
本指南提供了合同归档管理的档案整理与维护的指导，包括档案整理的步骤和原则、档案的组织结构和分类方法、档案的数字化管理以及档案的维护和保护等内容。
本指南适用于各类组织，包括企业、政府机构、非营利组织等。
2. 档案整理的步骤和原则2.1 筛选与分类首先需要对归档合同文件进行筛选，将关键的合同文件保留下来，将无关的合同文件进行清理。
筛选的原则包括合同文件的重要性、使用频率和法律要求等。
接下来，将筛选后的合同文件按照一定的分类规则进行分类。
常见的分类方法包括按合同类型、按合同起始日期、按合同相关方等。
2.2 编制清单在筛选和分类完成后，需要编制档案清单，将档案的基本信息进行登记，包括合同名称、合同编号、签署日期、合同相关方、归档位置等。
清单可以使用电子表格或数据库进行管理。
2.3 文件整理与归档接下来，将合同文件按照已确定的分类方法进行整理，并依据清单的登记信息，将文件进行归档。
归档时，可以使用文件夹、标签或存储盒等工具进行管理，确保档案的有序性和易于查找。
3. 档案的组织结构和分类方法档案的组织结构和分类方法是指将合同文件按照一定的体系进行组织和分类，以提高档案的管理效率和查找便捷性。
3.1 组织结构文件夹层次：将合同文件按照一定的分类方法，放置在不同的文件夹中，例如财务合同、销售合同、人事合同等。
项目层次：将合同文件按照项目进行组织，每个项目对应一个文件夹，在文件夹中按照合同类型进行分类。
时间层次：将合同文件按照合同的起始和终止日期进行组织，每个时间段对应一个文件夹，在文件夹中按照合同类型进行分类。
3.2 分类方法合同文件的分类方法可以根据实际情况进行选择，常见的分类方法包括：按合同类型：将合同文件按照合同类型进行分类，例如销售合同、采购合同、租赁合同等。
按合同相关方：将合同文件按照合同相关方进行分类，例如客户合同、供应商合同、员工合同等。