某工程建设项目文件管理办法

第八条某工程建设项目办公室各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报建设办公室资料员，经总工程师审核,经建设办公室主管审批后发放。
第九条 建设办公室所有成员有义务将从其他渠道获得的本办法第三条规定的文件，与自己承办的事务文件性成果及时交建设办公室资料员归档。
第三章 文件控制
第十条 工作程序
⑷．合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要；
⑸． 学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制度等。
⑹．工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、建设办公室阶段工作总结、监理周报、月报等。
第二章 职责划分
第四条某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理归总工程师负责，建设办公室任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送达总工程师。总工程师在指定时间内审阅签署处理意见后交办。
g)工地现场检查记录、施工日志和大事记、建设办公室阶段工作总结。
第十四条 文件实行统一编号。设计图纸用原设计院编号，其他文件编号办法及含义可按档案统一工程代号、文件类型、编写部门单位代号、编制日期。
第十五条 文件的编写与审批。
建设办公室对外行文除特殊情况经主任批准外，须以建设办公室的名义。
技术问题联系函，由总工程师安排人员编制，总工程师审批，必要时由总工程师审核，建设办主任（或分管副主任）负责审批；
建设办公室向承担设计任务设计院设计项目组、现场监理机构、施工项目部发出的联系函件，由总工程师安排人员编制，总工程师审批；由建设办公室某部门提出的须协调问题，由部门领导安排编制文件，部门领导审核，总工程师审批。
第二条 本办法适用于广东省水利电力职业技术学院某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理。
第三条 本办法所称信息，是指有意义的数据。
本办法所称文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类：
⑴．有关的国家、地方法令、法规；
⑵．上级政府、主管部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文；
⑶．国家、行业、地方的规范和技术标准；
向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件,由建设办主任（或分管副主任）安排编制，由建设办主任（或分管副主任）负责审批；
建设办公室向承担建设任务设计院、监理单位、施工单位发出的非技术问题联系函，由建设办主任（或分管副主任）安排编制，由建设办主任（或分管副主任）负责审批；
建设办公室内部文件、管理制度等，只涉及部门内部的按职责分工由部门编写，部门领导审核，建设办主任（或分管副主任）负责审批；涉及建设办公室全局的，由建设办主任（或分管副主任）安排编写，建设办主任（或分管副主任）负责审批。
文件审批表格式见附表1。
第十六条 须发放的文件包括以下内容：
a) 须转发、传阅的政府、上级主管部门、建设行政管理部门和学院下发的文件;
⑴．自编文件程序步骤
⑵．外来文件处置程序
第十一条 需控制的文件和资料形式包括：
①以文件、图纸形式构成的文件；
②以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。
第十二条 需归档管理的外来文件包括：
a)适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；
b) 需审阅的设计文件（图纸）;
c) 需传阅审批的设计、监理、施工等单位交来的报告、函件;
d) 需下发的建设办公室内部文件、管理制度等
e) 需发出的建设办公室自编文件；
第十七条 文件的收发。所有收文、发文均造册登记，归信息资料管理员统一管理。收、发文登记表格式见附表2、附表3。
信息资料管理员在收到文件并登记后，附收文表头（见附件4），技术文件交总工程师、其他文件交建设办分管副主任签署处理意见。按处理意见信息资料管理员负责复制、分发、传阅、跟踪催办、并将处理结果汇报原签署领导，文件回收归档；
b）对重要问题提出见解和处理办法。
c) 招标投标有关资料及合同文件，包括可行性研究、勘察、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。
d)设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件；
e)专家组活动记录；
f)学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制度等。
f)工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程预验收申请报告、工程验收申请报告、工程竣工报告
g)经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料;
h)作为工作依据的其它外来文件和资料;
第十三条 须管理的对外发文和内部文件包括：
a）向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件；
b)政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。
c)政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文。
d) 勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证、图纸会审记录；
e)监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签证等；
第五条 总工程师办公室（或某工程建设项目办公室）设信息资料管理员岗位，对某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。
第六条 设计图纸由建设办技术部按工程进度与合同要求向设计院催要，在指定时间内审核并由技术部部长签署意见转建设办资料管理员。
第七条 监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由工程部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交建设办资料管理员。
某工程建设项目文件管理办法
第一章 总 则
第一条 为了规范某工程技术资料管理，畅通技术信息流程，确保某工程建设有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时传递，以便某工程建设各有关各方、各个场所都能及时使用有效文件，防止误用失效、作废文件；及时、完整、准确、系统的整理、归档文件，特制定本办法。