第二章系统管理

第二章系统管理第一节系统管理概述一、系统管理功能概述在财务、业务一体化管理应用模式下，系统管理为各个子系统提供了一个公共平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如基础信息的设置、企业账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配等，其他任何产品的独立运行都必须以此为基础。

系统管理模块的主要功能是对企业应用系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下几个方面：1．账套管理账套是一组相互关联的数据。

每一个独立核算的企业都有一套完整的账簿体系，把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。

每一个企业都可以为其每一个独立核算的下级单位建立一个核算账套。

换句话讲，在企业管理系统中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，且各账套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。

账套管理功能一般包括建立账套、修改账套、删除账套、引入/输出账套等。

2．年度账管理年度账与账套是两个不同的概念，一个账套中包含了企业所有的数据，把企业数据按年度进行划分，称为年度账。

年度账可以作为系统操作的基本单位，因此设置年度账主要是考虑到管理上的方便性。

年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据。

3．系统操作员及操作权限的集中管理为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。

通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。

操作权限的集中管理包括定义操作者角色、设定系统用户和设置功能权限。

4．设立统一的安全机制对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，每个应用系统都无一例外地提供了强有力的安全保障机制。

如设置对整个系统运行过程的监控机制，设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。

二、系统管理与其他子系统的主要关系系统管理是会计信息系统运行的基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配权限。

第二节系统管理应用原理一、系统管理的使用者鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性，因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制。

系统只允许以两种身份注册进入系统管理。

一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。

1.以系统管理员的身份注册系统管理系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。

以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。

系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。

通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。

2.以账套主管的身份注册系统管理账套主管负责所选账套的维护工作。

主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。

对所管辖的账套来说，账套主管是级别最高的，拥有所有模块的操作权限。

由于账套主管是由系统管理员指定的，因此第一次必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。

系统管理员(Admin)和账套主管看到的系统管理登录界面是有差异的。

系统管理员登录界面只需包括服务器、操作员、密码三项，而账套主管登录界面除以上三项外还必须包括账套、会计年度及操作日期。

二、企业账套数据的管理账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出。

其中，系统管理员有权进行账套的建立、引入和输出操作；而账套信息的修改则由账套主管负责。

1.建立账套企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，然后在此基础上启用会计信息系统的各个子系统，进行日常业务处理。

为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。

建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：⑴账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。

账套号:由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。

账套名称:一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。

账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。

账套路径:用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。

账套启用日期:用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。

启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。

在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。

⑵核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。

在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称。

⑶账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。

记账本位币是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。

企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。

行业性质表明企业所执行的会计制度。

编码方案是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。

数据精度：是指定义数据的保留小数位数。

以上账套参数确定后，应用系统会自动建立一套符合用户特征要求的账簿体系。

2.修改账套账套建立完成后，如果发现有些参数有误需要修改，或者希望查看建账时所设定的信息，可以执行账套修改功能。

只有账套主管有权修改账套，即便如此，有些系统已使用的关键信息仍无法修改，如账套号、启用会计期。

3.引入和输出账套账套输出是将系统产生的数据备份到硬盘、软盘等存储介质，一方面为保证数据的完整性，另一方面当系统遭受意外破坏时，可以利用备份数据尽快恢复系统，从而保证企业日常业务的正常进行。

如果企业初始建账时数据错误很多或某些情况无需再保留企业账套，可以将机内账套删除，账套删除会一次将该账套下的所有数据彻底清除，因此执行此操作时应格外慎重，为数据安全起见，系统一般提供账套删除前的强制备份，并且只授权于系统管理员。

引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。

在计算机环境中，无论是计算机故障或病毒侵犯，都会致使系统数据受损，这时利用账套引入功能，恢复备份数据，可以将损失降到最小。

另外，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。

三、企业年度账数据的管理年度账管理主要包括：建立年度账、年度账的引入和输出、结转上年数据、清空年度账。

对年度账的管理只能由账套主管进行。

1.建立年度账新年度到来时，应首先建立新年度核算体系，即建立年度账，再进行与年度账相关的其他操作。

2. 年度账的引入和输出年度账操作中的引入和输出，作用是对数据的备份与恢复。

年度账操作中引入和输出，不是整个账套的全部数据，而是针对账套中的某一年度的数据。

3.结转上年数据每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。

如果企业管理信息系统涵盖了财务、供应链等多个模块，进行年度数据结转时还要注意先后顺序。

一般来说，采购系统、销售系统年度数据结转为第一级次，然后是库存管理和存货核算，当供应链的结转完成之后，就可以执行应收款管理和应付款管理的年度结转。

以上各项和工资管理、固定资产管理的年度结转完成后，才可以执行成本管理的年度结转，最后是账务处理系统。

4.清空年度数据如果年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用清空年度数据的功能。

“清空”并不是指将年度账的数据全部删除，而还是要保留一些信息的，如账套基础信息；系统预置的科目报表等等。

保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。

四、操作员及权限的管理实施企业财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。

1.操作员管理操作员指有权登录并使用系统的人。

操作员管理包括操作员的增加、修改和删除，由系统管理员全权管理。

⑴增加操作员增加系统操作员时，必须明确以下关于操作员的特征信息：操作员编号、姓名、所属部门和操作员密码。

操作员编号是系统区分不同操作人员的唯一标志，因此必须唯一。

操作员姓名一般会出现在其处理的票据、凭证上，因此应记录其真实姓名，以便对其操作行为进行监督。

操作员密码是登录系统的通行证，也是计算机环境下不同于手工的控制方式之一，初始时由系统管理员统一设置，使用后由操作员本人定期更改，以确保不被他人窃取。

⑵修改或删除操作员操作员刚刚设置完成，可以对其姓名及口令进行更改，一旦以其身份进入过系统，便不能被修改和删除。

2.设置操作员权限设置操作员权限是从内部控制的角度出发，对系统操作人员进行严格的岗位分工，严禁越权操作的行为发生，保证系统使用的安全性。

系统管理员和账套主管都有权设置操作员权限，不同的是：系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对各个账套的操作员进行授权；账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。

账套主管自动拥有所有模块的操作权限。

可以为一个操作员赋予几个模块的操作权限，也可以为一个操作员赋予一个模块中部分功能权限。

五、系统运行安全管理1．系统运行监控以系统管理员身份注册进入系统管理后，可以查看到两个部分内容，一部分列示的是已经登录的子系统，还有一部分列示的是登录的操作员在子系统中正在执行的功能。

这两部分的内容都是动态的，它们都根据系统的执行情况而自动变化。

2．注销当前操作员如果需要以一个新的操作员身份注册进入，以启用系统其他功能，就需要将当前的操作员从系统管理中注销；或者您需要暂时离开，而不希望他人对系统管理进行操作的话，您也应该注销当前操作员。

3．清除系统运行异常系统运行过程中，由于死机、网络阻断等都有可能造成系统异常，针对系统异常，应及时予以排除，以释放异常任务所占用的系统资源，使系统尽快恢复正常秩序。

4．上机日志为了保证系统的安全运行，系统随时对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况都进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有所记录、有迹可寻。