如何正确处理秘书与领导者之间关系

我国古代“秘书”最早是指宫庭里秘藏的书,即图书典籍,其后逐步由“物”向人演化,由指秘藏图书转化为掌管宫中藏书的官吏。当然,现代意义的秘书概念,并非直接源于我国古代的秘书官职,而更多地起源于西方国家的秘书。但秘书人员与领导者之间究竟是何种关系?众说纷纭,莫衷一是。有人在承认秘书工作从属于领导活动的同时,进一步把这种从属性夸大为完全服从、绝对服从的依附性,形成秘书人员个人价值依附于领导者个人价值的观念,因而把秘书人员的心态看成是处于从属的、消极的、受驱使地位的,而笔者认为领导与秘书之间是将帅与参谋的关系,他们之间利害一致“荣辱与共”。为此,彼此间应做到“肝胆相照”,方能风雨同舟、共创业绩。如何看待秘书人员与领导者之间的关系,是一个具有现实意义的问题。

一、秘书同领导者之间是对立统一的关系

秘书同领导者的关系是一对矛盾,包容于对立统一的辩证关系中。就其统一性来说,领导者与秘书人员统一于同一事业的决策活动之中,差异仅在于前者起主导作用,后者起辅助作用。就其对立性而言,主要表现在秘书人员对领导者布置的工作,如不能按要求完成时,两者之间势必会因为任务完成质量或进度的差异性而出现一些矛盾。秘书人员在发挥参谋作用时,所提出的意见、建议也并不一定为领导者接受,有时甚至会和领导者的意图、要求相悖等等。这些矛盾,往往通过双方的努力,包括领导者纠正秘书人员的错误或接受秘书人员的正确意见而予以解决,达到统一的结果。

(一) 秘书与领导的同一性

1．目标同一。制定目标首先是领导者的职能,但秘书的辅佐必不可少。领导决策需秘书提供信息,向领导提供咨询意见,协助领导确定目标。确定组织目标,是两者为之共同努力实现的“标的”。

2．行为同步。领导和秘书行为都是向着同一目标行进。如果说领导活动的决策、指挥构成了一条主线,那么,秘书活动的沟通、协调反馈是围绕这条主线上下、左右、前后同步活动的一条曲线(如下图所示)。秘书行为和领导行为必须步调一致,配合得当,才能实现“同一目标”。

3．政治思想一致、政治地位平等。政治上的一致,是秘书与领导团结一致、配合默契的可靠保证;而思想上的一致,是秘书与领导步调一致的基础,秘书与领导都是党领导下的同志和战友,他们在政治上的一致表现为对于党的政策的拥护和贯彻,有了政治上的一致,才有秘书与领导彼此间的信任。作为领导,要尊重秘书的人格;作为秘书,也不要把自己降低到雇佣者的地位。在我国,领导和秘书都是普通公民,都是人民的公仆,是“同志加战友”的关系。

(二) 秘书与领导的差异性

辩证法告诉我们“差异”就是矛盾,秘书与领导的“差异”表现在以下这些方面:

1．法定地位不同。领导者无论是经民主选举、考任、聘任的,都是

经过相关的法定机关的批准或认可,而一旦正式当选或被任命后,就可在该职务规定的范围内行使职权;而秘书的产生只需相关的领导者聘任和考核即可,权利只限于相关的“公务员法”的范围之内,享受一般公务员的权利,并履行相应的义务。

2．职权、任务不同。一般来说,国家机关的领导者都有由宪法赋予的权力,其他各级各类领导者都有相应的法定权力,而秘书只是在领导授权的范围内才能代表领导者处理问题。领导者的任务表现为决策、指挥、组织和仲裁等,而秘书的任务是辅助领导,如办文、办会、办事等。

3．个性素质要求不同。素质指事物本来的性质。对于领导者的个性素质一般要求具有坚强的意志、创新精神、决断魄力和宽容精神等;而对于秘书则一般要求具有稳健而自制、敏捷而察微、审慎而周详等方面的特点。

4．工作环境、条件不同。一般情况下,往往领导主动,秘书被动,领导在“台前”,秘书在“幕后”。在工作条件和待遇上,一般是领导优于秘书,这样一定程度上造成秘书对领导持有一定的心理距离。

总而言之,秘书和领导之间的关系为:同志关系、主从关系、将帅与参谋的关系。

二、秘书同领导者之间的全方位互补关系

在领导科学中,互补原理中矛盾双方各自贡献给对方的,恰是对方所

缺少和需要的。秘书人员和领导者之间就存在一个全方位的互补关系。

(一) 职能互补。领导者的主要职能是决策。现代化大生产所面临的决策问题,大多具有规模庞大、结构复杂、功能综合、因素众多等特点,需要各级管理人员参与进去,其中秘书人员的重要作用不可忽视,当然秘书人员在发挥作用时更多地是接受领导者的指引或委托。这样就形成了职能互补状态。

(二) 职责互补。领导者如事必躬亲,必然陷入忙乱的事务之中,导致管理工作的低效率。一个称职的领导应该灵活适度地掌握授权艺术。秘书在受权处理日常事务和在某些特定时期代表领导行使一部分权力,在特殊情况下,秘书工作人员既要敢于冒犯众怒,为领导“挡驾”;又要能甘受委屈代“人”受过。另一方面,秘书人员独当一面或接受领导者指示开展工作、出现一些失误或损失时,领导应为秘书承担一部分责任。这样做有利于秘书人员的成长,提高其工作能力和水平。

(三) 知识结构互补。年轻秘书人员接受新的管理知识的能力较强,有时间和机会系统学习和掌握现代化管理方法和手段,而领导就很难系统地更新知识,因此,秘书可以在这方面弥补领导者的不足。同时,领导者长期积累的成熟的实践经验和处理公共关系等才干,能有效帮助秘书全面看待问题、分析问题、尽快丰富实际工作经验,进行能力储备。

(四) 思维方式互补。领导者有领导活动的职业重复性,一方面使其形成了深思熟虑、善于权衡利弊的思考习惯,认识、处理问题的整体、全

局观很强,秘书人员借此可以弥补自己的不足之处。另一方面,领导者对情况掌握不准,或受过多、过滥的信息干扰时,秘书人员就可以用广泛调查研究得到的结论规谏领导者改变思维定势,调整偏差。

三、正确认识秘书与领导之间相互关系具有重要的现实意义

(一) 增强独立意识。独立意识是指作为社会成员的个体存在的意识。秘书人员的独立意识也就是要求社会确认其在社会分工中的实际价值,即所处的地位和所起的作用。秘书人员要摒弃迂腐的秘书人员价值依附论,时刻感到自身所肩负的责任、所拥有的权利和应承担的义务,以独立自主、积极进取的心态更好地发挥主观能动性。

(二) 增强参与意识。参与意识是指秘书人员将自己的聪明才智溶入领导者的意图、决策过程中的意识。通过积极地、适度地参与,秘书人员的个人价值就能部分地或全部地转化为社会价值,比一般管理人员发挥出更大、更有效的作用。

(三) 增强创新意识。秘书工作固然是服务性的,但从秘书人员与领导者之间的正确关系来看,这并不意味着秘书人员对领导者唯命是从、机械服务,而应以搞好服务为宗旨,解放思想,摒弃陈腐观念,运用自己的判断力、分析力、想象力,把辅助作用发挥得更好。

四、如何处理好秘书和领导之间的关系

(一) 秘书要尊重领导,要摆正自己的位置,努力保持与领导之间关系

的和谐。

秘书工作的指导思想和根本原则是为领导服务,秘书和领导者之间是参谋和将帅关系,这种关系必须保持和谐,就是两者之间默契合拍统一,主要表现在三个方面: 1.对党和政府的路线、方针、政策认识上的和谐,这是处理好关系的基础和准则。2.思想意见的和谐。秘书具有影响领导的有利条件,使领导能够接受正确的见解、采纳正确的建议和方案。3.工作方法以及生活习惯的和谐。秘书人员具有上传下达的任务,是领导工作的直接服务者,必须适应领导者的工作需要,达到领导者的工作要求,当一个领导信得过的参谋和助手。为此,秘书必须尊重领导,表现为: 1.要切实端正为领导服务的思想。为领导服务的一个重要方面,就是代领导起草各种文稿,秘书不能因为做了这些工作,便私下里自吹自擂,表现自己。更不能像三国时代魏王曹操手下的行军主簿杨修那样,自恃小聪明、惯于哗众取宠,在关键时刻看上司的笑话,结果身败名裂。2.要主动为领导服务。有些发言、报告,领导可能并没有要求秘书事先起草,这时秘书可以主动地为领导收集资料、数据、事例,供领导讲话时参考。这样做,定会受到领导的欢迎。在紧急情况下,如突发事件的处理、抢险救灾、除凶防暴,秘书人员来不及请示领导,或领导行踪不明,此时发挥主动性尤其必要。1960年6月台风袭击南平地区,武夷山市委办副主任杨锦堂深夜接到台风警报,当机立断及时通知有关部门,采取防范措施,事后报告市委,受到嘉奖。相反,“主动”过头,即为越权,假公济私更属渎职犯罪:美国第18任总统格兰特的秘书巴布科克惯在总统批阅过的文件上加上他的私见,并插手任免官员,从中贪污受贿400万美元,被贬为“在每条臭水沟里淘金的

人”,结果倒台服法。秘书人员应引以为戒。3.尊重领导,成为领导的诤友。作为领导近身人员的秘书,要明确自己既是秘书又是同志的双重职责,对领导不正确的做法要敢于提出自己的看法,要言之有理,选时适宜,这样领导不但会认真听取秘书的批评意见,还会因此和秘书成为挚友,这对领导工作和秘书工作都是很有好处的。秘书对领导尊重是无可厚非的,但对领导不能无原则服从。领导并非圣贤,也有决策失误、指挥失当的时候,个别的甚至为谋私利走上邪路,那就需要秘书人员及时“提醒”,以“设问”、商量的口气言明得失,并提出参考方案或补救方法。此外秘书还应有魏征“犯颜直谏”的精神,敢于赤诚相见,陈以利害,既坚持原则,又委婉说理,采取较有分寸的方法和态度,帮助领导者纠正失误,收回成命,劝阻领导者的违纪行为。领导也应鼓励秘书提意见和建议,善听逆耳忠言,能服苦口良药,只有这样,领导者与秘书才能在正确的原则基础上,建立起真诚合作的正常关系。另外,秘书还必须有高度的组织纪律性,要服从领导的统一指挥,做好保密工作,不当众公开领导的缺点、失误和平庸。

(二)要善于掌握领导者的行为规律、明了领导个性,并不断提高自身素质,让自己的思想政策水平适应领导的要求。

每个领导同志都有自己的一套工作和生活规律,秘书人员必须熟悉领导同志的行为规律才易于领会意图,工作起来才能得心应手,收到事半功倍之效。①知心。首先必须正确领会领导的意图,对领导的思想活动、情绪反应等有一个准确的了解。从领导的一举一动能够体察出其“心”所在,从而尽力同领导者保持思想上的一致,成为领导的知心人,得到领导的

信任。其次是要对领导者的行为作出一定的揣想、假设,对他自己的行为可能产生的反应作出预测估计,从而正确选择参谋手段、时机和方案,达到主宾和谐协同。②知情。对领导者的思想修养、工作方式、身体素质、文化水平、个性特点、家庭情况、社会关系以及交往人员、日常生活起居规律、饮食习惯有个全面了解,从而视情处事,形成默契。“情”是影响和谐的可变因素。就领导一方来说,影响和谐的因素一是内质的变化,如思想修养、个性特点、身体状况等;二是环境因素,如社会交际、工作烦恼、家庭情况等。两者之间常会因某种因素而打破原来的平衡状态,这时秘书就要能通过工作维持这种平衡,求得各方面的和谐,保证领导者心情舒畅、精力旺盛地投入工作。③知时。就是要掌握领导动机的变化规律,适时实施参谋。秘书人员必须了解领导者的思想动机,掌握其动机的变化规律。一般的领导者都存在有动机的“兴奋点”,这个兴奋点可以是对某项决策的兴趣,或者是对某个愿望的追求。另外,秘书人员的工作水平同领导者工作的实际需要之间存在一定的差距是难免的,也是正常的,关键是秘书人员要善于发现差距,不断地调整和完善自我,尽可能地使差距缩小,以适应领导的工作需要,老秘网完成领导交给的各项任务。

(三) 秘书要讲究与领导者共事的方法。

由于领导的“个性”特点不同,与领导保持和谐的方法也千差万别。历史上东方朔采用滑稽诙谐的方法,陈情言事,居然能使汉武帝从中采用有益的建议,魏征的直言劝谏也能使唐太宗引以为戒,而邹忌对齐威王的方法则是“讽谏”。可见,保持和谐的方法是因人而异、因事而异、因时而异

如何正确处理秘书与领导者之间关系

1.首次强烈印象法。秘书人员走上工作岗位首先接受领导交办的任务后,要尽可能最好地把事情办好,以取得领导的首次强烈印象,为日后工作打下良好基础。。

(四) 秘书要摆正自身与群众的关系,这是处理好秘书与领导关系的另一个重要方面。

秘书要想顺利开展好工作,就必须正确处理好群众关系,以更大限度地调动基层单位的积极性。一是重在服务,立足于帮。在一定程度上,秘书工作的成效,取决于秘书与基层单位关系的融洽程度,为基层服务是处理好和基层关系的关键。秘书作为群体的中介地位,要时刻关心基层,把它们的困难看成是自己的困难,并及时而有效地帮助解决。二是主动沟通,取得基层理解。沟通是秘书与基层交换信息、建立感情、统一意志、组织有效管理的重要途径。通过沟通获得群众广泛的理解,便于得到基层的支持。三是感情投资。感情投资不仅能缩短上下级之间的距离,改变群众的心理环境,激发人们的创造欲望,而且也能满足下级自我实现和自我尊重的心理需要。要善于通过领导运用表扬和批评这两种方法。表扬是爱护,批评也是爱护。要掌握分寸,不能无原则地吹捧或迁就,否则就不利于建立真正的感情,不利于增强组织的凝聚力。文/吴建强