收文登记簿模板

收文登记簿模板
编号：
日期：
起草单位：
收文单位：
收文文号：
文件题名：
附件：
备注：
收文时间：
答复时间：
登记人：
一、定义
本收文登记簿（以下简称“登记簿”）是收发文时进行文件收发登记记录的媒介，用来保存公文（以下简称“文件”）的每次登记信息，以及查询已收文档的登记情况。

二、结构
登记簿包括如下文件元素：
（1）编号：对每份文件进行编号，以防重复登记。

（2）日期：收文登记的日期，由收文人实际收文的年、月、日填写。

（3）起草单位：将发文单位填写在起草单位一栏。

（4）收文单位：将收文单位填写在收文单位一栏。

（5）发文文号：将文件发文文号填写在发文文号一栏。

（6）发文日期：将文件发文日期填写在发文日期一栏。

（7）文件题名：将文件的题名填写在文件题名一栏。

（8）附件：将文件以及附件情况填写在附件一栏。

（9）备注：此栏可以填写文件的接收情况以及答复的情况。

（10）收文人：将收文人的姓名填写在收文人一栏。

（11）收文时间：将收文人实际收文的时间填写在收文时间一栏。

（12）答复时间：将答复文件的时间填写在答复时间一栏。

（13）登记人：将收发文登记的人名填写在登记人一栏。

三、使用
（1）当收文时，收文人须填写以上表格，填写完毕后上交给责任处室的负责人进行登记；
（2）每份文件只能登记一次；
（3）已收文文件可在登记簿中查询；
（4）答复文件，收发文人员须在登记簿中填写答复时间；
（5）每季度将登记簿交回财务处审核管理。

四、特别说明
若文件附件情况发生变化，应同时修改登记簿；若文件内容有改动，则不可覆盖登记簿。