合同台账档案管理制度-无删减范文

合集下载

合同档案和台账管理制度范文(通用篇)

合同档案和台账管理制度范文(通用篇)合同档案和台账管理制度范文第一章总则第一条为规范合同档案和台账管理，提高工作效率，保证各项业务的合规及顺利进行，制定本合同档案和台账管理制度（以下简称“本制度”）。

第二条本制度适用于本公司合同和台账的档案及管理工作。

第三条合同档案和台账应按照法律法规及公司的有关规定进行存储、归档和管理。

第二章合同档案管理第四条合同档案管理应实行分类管理和数字化存储。

第五条合同档案的分类采用按业务类别、合同性质、签约方等进行分类，并在合同档案存储区设立相应的标识。

第六条合同档案的数字化存储应采用信息化手段，建立电子数据库，并设置相应权限管理。

第七条合同档案的存储周期按照有关法律法规和公司的规定执行。

第八条合同档案管理人员应根据需要制定档案借阅制度，确保合同档案的安全及合规使用。

第三章台账管理第九条台账管理应严格按照公司规定的格式和内容进行，确保数据的真实、完整和准确。

第十条台账管理应指定专人负责，确保每笔业务都有相应的台账记录。

第十一条台账管理应及时更新，并按照公司规定的时间提供相关报表。

第十二条台账管理人员应保管好台账，并严格遵守保密制度，确保相关数据的安全。

第四章违纪处罚第十三条对于违反本制度的行为，将根据公司规定的纪律处分条例进行处理。

第十四条严重违反合同档案和台账管理制度，给公司造成重大损失的，将追究其法律责任。

第五章附则第十五条本制度由本公司制定，自XXXX年XX月XX日起实施。

第十六条本制度的解释权归本公司所有。

附件：合同档案和台账管理制度流程图本制度经公司XXX批准合同档案和台账管理制度范文制定者：XXX 执行人：XXX开始使用时间：XXXX年XX月XX日。

合同台帐_档案管理制度

一、总则为了规范合同台帐档案的管理工作，确保合同台帐档案的完整、准确、安全和有效利用，提高合同管理效率，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有合同台帐档案的管理工作，包括但不限于合同签订、履行、变更、终止等环节的档案管理。

三、管理原则1. 完整性原则：合同台帐档案应当全面、真实地反映合同的签订、履行、变更、终止等全过程。

2. 准确性原则：合同台帐档案内容应当准确无误，符合法律法规和公司规章制度的要求。

3. 安全性原则：合同台帐档案应当采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。

4. 有效性原则：合同台帐档案应当便于查询、检索和使用，提高合同管理效率。

四、组织机构及职责1. 合同管理部门：负责制定合同台帐档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案的完整性、准确性、安全性和有效性进行监督。

2. 业务部门：负责合同的签订、履行、变更、终止等工作，并对合同台帐档案的真实性、完整性负责。

3. 档案管理人员：负责合同台帐档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

五、档案管理流程1. 收集：合同签订、履行、变更、终止等环节产生的相关资料，由业务部门及时收集并报送合同管理部门。

2. 整理：合同管理部门对收集到的资料进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。

3. 归档：按照档案分类、编号、编目等要求，将整理好的档案归档。

4. 保管：档案管理人员负责档案的保管工作，确保档案的保密性和安全性。

5. 借阅：需查阅档案的单位或个人，应向合同管理部门提出申请，经批准后方可借阅。

6. 查询：合同管理部门应建立档案查询制度，确保档案的查询和使用方便、快捷。

六、档案保管期限1. 合同签订、履行、变更、终止等环节产生的档案，保管期限一般为自合同终止之日起不少于5年。

2. 特殊合同，如涉及国家秘密、商业秘密等，其保管期限按照国家有关法律法规执行。

七、档案销毁1. 档案保管期满，需销毁的，由合同管理部门提出申请，经批准后方可销毁。

合同管理台账制度模板范文

合同管理台账制度模板范文一、目的和意义为了加强公司的合同管理，确保合同的正常履行，降低合同风险，提高合同管理水平，公司特制定本合同管理台账制度。

通过建立合同管理台账，实现合同信息的统一管理、动态监控和及时反馈，为公司的经营决策提供有力支持。

二、适用范围本制度适用于公司所有合同的管理，包括各类经济合同、合作协议、租赁合同、采购合同等。

三、合同管理台账的建立与维护1. 合同管理台账应由合同经办部门或专人负责建立和维护，确保台账信息的准确、完整和及时更新。

2. 合同经办部门应在合同签订生效后三个工作日内，将合同相关信息录入合同管理台账，包括但不限于合同编号、合同名称、合同主体、合同金额、合同期限、合同履行情况等。

3. 合同管理台账应采用电子表格形式，便于数据的汇总、分析和查询。

合同经办部门可根据实际需要，设计合适的表格模板。

4. 合同经办部门应定期对合同履行情况进行跟踪监控，并及时更新台账信息。

对合同的变更、解除、终止等事项，应及时在台账中进行记录。

5. 合同管理台账应实现信息的共享，便于各部门之间的沟通与协作。

同时，确保合同信息的安全，防止未经授权的访问和修改。

四、合同管理台账的内容1. 合同基本信息：包括合同编号、合同名称、合同主体、签订日期、生效日期、合同金额、合同类型等。

2. 合同履行情况：包括合同履行进度、付款情况、交付情况、验收情况、违约情况等。

3. 合同变更与解除：包括变更事项、解除原因、解除日期等。

4. 合同纠纷处理：包括纠纷类型、处理结果、处理日期等。

5. 合同归档资料：包括合同正本、副本、补充协议、验收报告、付款凭证等。

五、合同管理台账的查阅与使用1. 合同管理台账对公司内部各部门开放，各部门可根据工作需要查询相关合同信息。

2. 查阅合同台账时，应进行登记，记录查阅时间、查阅人员及查阅内容。

3. 合同台账中的信息不得用于非法目的，不得泄露给无关人员。

六、合同管理台账的监督与检查1. 合同管理部门应定期对合同管理台账进行监督与检查，确保台账信息的准确性和完整性。

合同台账、档案管理制度（精选五篇）

合同台账、档案管理制度（精选五篇）第一篇：合同台账、档案管理制度xxxxx有限公司合同台账、档案管理制度第一条合同的签订、履行由不同部门管理的，各部门可按照职责范围登记合同台帐的内容，但必须保证合同台帐内容相互衔接，资料查阅及使用便捷。

第二条合同备案台帐所涉及的合同范围，依照《合同法》的有关规定并结合公司实际，为下列合同：（一）公司《合同管理办法》规定的重要合同和重大合同；（二）与同公司保持长期良好业务关系的重要客户之间签订的合同；（二）对公司的发展影响重大的合同；（四）其他重大及法律关系复杂的合同。

对合同备案台帐未涉及的合同，合同归口管理部门应按公司合同管理有关要求，建立合同流水台帐。

第十条合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。

第十一条使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理部门。

若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。

第十二条合同备案台帐涉及的合同履行完毕或终止后十五日内，合同专业管理部门应将合同管理台帐及所附资料移交合同归口管理部门。

第十三条本办法由公司办公室负责解释。

第十四条本办法自 2009 年 1 月 1日起施行。

第二篇：合同台账档案管理制度合同台账、档案管理制度台账管理第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，特制定本办法。

第二条凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。

第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。

第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查，协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。

合同档案和台账管理制度范文(通用篇)

合同档案和台账管理制度范文(通用篇)第一章总则第一条目的与依据为了规范和加强合同档案和台账管理工作，提高信息管理效率，保护合同权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规的规定，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于本单位所有合同档案和台账的管理。

第三条定义本制度中的相关术语定义如下：1. 合同档案：指本单位与外部单位或个人签订的包括书面合同、协议、协调文件等法律文书以及关于合同的修改、解除、延期等变更文件的归档管理。

2. 台账：指记录和登记合同订立、履行、结算等相关事项的台账簿。

3. 合同责任人：指与合同签订、履行等事项相关的具体责任人员。

4. 合同审核人：指对于合同签订、修改等事项进行审核的责任人员。

第二章合同档案管理第四条文件归档管理1. 所有与外部单位或个人签订的合同、协议等法律文书，应在签订后的五个工作日内进行归档。

2. 合同档案的归档应具备完整的文书形式，并按照统一的编号规则进行编号，确保档案的有序管理。

3. 合同档案应设立专门的保管人员负责管理，保证档案的安全性和机密性。

4. 对于合同的相关变更文件，应与原始合同一同归档，并按照时间顺序排列。

第五条资料备份与转移1. 合同档案应定期进行电子备份，并妥善保管备份资料。

2. 当合同档案归档地点发生变更时，应及时进行档案的转移，并编制档案移交手续。

第六条合同查询与借阅1. 对于本单位内部人员的合同查询和借阅需求，应提供必要的支持，并设立相关的档案查询和借阅申请程序。

2. 计算机信息系统应实时更新，并对非公开信息进行权限管理，确保合同信息的安全性。

第三章台账管理第七条台账建立和管理1. 对于每一个合同，应建立相应的台账，记录合同的订立、履行、结算等相关事项。

2. 台账应按照统一的格式和内容要求进行填写，并由合同责任人负责管理。

3. 台账的管理应及时更新，并确保记录的真实、准确、完整。

第八条台账查询与汇总1. 对于台账的查询需求，应提供相应的支持，并设立台账查询申请系统。

合同台账_档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司合同台账档案管理，确保合同台账档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，保障公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同台账档案的管理工作。

第三条合同台账档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同台账档案的收集、整理、归档、保管和使用应符合国家法律法规和公司规章制度。

（二）完整性原则：合同台账档案应包括合同文本、相关附件、履行情况、变更情况等全部资料。

（三）准确性原则：合同台账档案的内容应真实、准确、完整，不得有虚假、伪造、篡改等现象。

（四）安全性原则：合同台账档案的保管应确保其安全，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。

第二章合同台账档案的收集与整理第四条合同台账档案的收集：（一）合同签订部门在合同签订后三日内，将合同文本及相关附件报送合同管理部门；（二）合同管理部门对收集到的合同台账档案进行初步审查，确保其符合本制度要求。

第五条合同台账档案的整理：（一）合同管理部门根据合同性质、合同类型、合同签订时间等因素，对合同台账档案进行分类整理；（二）合同管理部门对每份合同台账档案进行编号，建立档案目录；（三）合同管理部门对合同台账档案进行数字化处理，确保电子档案与纸质档案一致。

第三章合同台账档案的归档与保管第六条合同台账档案的归档：（一）合同管理部门在合同履行完毕或终止后，将合同台账档案报送档案管理部门进行归档；（二）档案管理部门对归档的合同台账档案进行审查，确保其符合本制度要求。

第七条合同台账档案的保管：（一）档案管理部门对合同台账档案进行分类存放，确保档案安全；（二）档案管理部门定期对合同台账档案进行清理、检查，发现损坏、遗失等情况及时处理；（三）档案管理部门对合同台账档案进行保密管理，防止泄露公司商业秘密。

第四章合同台账档案的使用与查询第八条合同台账档案的使用：（一）合同管理部门在办理合同相关事宜时，需查阅合同台账档案的，应向档案管理部门申请；（二）档案管理部门在收到申请后，应及时提供相关合同台账档案。

合同档案管理制度范文（精选10篇）

合同档案管理制度范文（精选10篇）合同档案管理制度范文（精选10篇）在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。

那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。

合同档案管理制度篇1第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。

六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。

七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。

九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。

十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。

各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。

销售合同号14位，其余均为12位。

合同台账_档案管理制度

一、目的为加强公司合同管理，规范合同台账档案的收集、整理、归档和利用，确保合同台账档案的完整、准确、安全，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有合同台账档案的管理工作。

三、职责分工1. 合同管理部门：负责合同台账档案的收集、整理、归档和利用，并对合同台账档案进行监督和管理。

2. 业务部门：负责合同的签订、履行和终止，及时向合同管理部门报送合同台账档案。

3. 合同管理人员：负责合同台账档案的具体操作，包括收集、整理、归档和利用等工作。

四、合同台账档案的管理要求1. 合同台账档案的收集（1）合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、附件等相关材料报送合同管理部门。

（2）合同管理部门在收到合同材料后，应进行审核，确保合同材料完整、准确。

2. 合同台账档案的整理（1）合同管理部门应根据合同类型、签订日期等进行分类整理。

（2）合同台账档案的整理应遵循以下原则：按合同签订日期顺序排列，同一日期签订的合同按合同名称排列。

3. 合同台账档案的归档（1）合同台账档案的归档应在合同履行完毕或终止后一个月内完成。

（2）归档的合同台账档案应包括合同正本、副本、附件等相关材料。

4. 合同台账档案的利用（1）合同台账档案的利用应遵循以下原则：依法、合理、及时、准确。

（2）合同台账档案的查询和借阅，应经合同管理部门批准。

五、合同台账档案的保管1. 合同台账档案的保管应遵循以下原则：安全、保密、便于查阅。

2. 合同台账档案的保管地点应选择安全、干燥、通风、防潮、防虫蛀、防鼠咬的场所。

3. 合同台账档案的保管期限，根据国家档案管理的有关规定执行。

六、合同台账档案的销毁1. 合同台账档案的销毁应遵循以下原则：依法、安全、环保。

2. 合同台账档案的销毁，应由合同管理部门提出销毁意见，经公司领导批准后，由合同管理部门组织实施。

3. 合同台账档案的销毁，应做好记录，并存档备查。

七、附则1. 本制度由合同管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

合同档案和台账管理制度

合同档案和台账管理制度合同档案和台账管理制度【六篇】制度即规程,是指在一个社会组织或团体中要求其成员共同遵守并按一定程序办事的规程。

以下是作者整理的合同档案和台账管理制度【六篇】，仅供参考，大家一起来看看吧。

【篇一】合同档案和台账管理制度第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。

档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。

在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。

对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

【篇二】合同档案和台账管理制度（1）社区服务站工作台帐是真实反映社区服务站工作实绩，记载社区服务站开展各项工作情况的工作工具，是加强社区服务站工作基础管理的具体措施。

（2）台帐由各成员按月针对业务分类填写，交服务站站长审阅后，统一收集交专人管理。

（3）各类台帐必须严格按照记录内容，及时、准确、规范填写。

（4）社区服务站成员要把台帐作为社区服务站建设的重要内容，在服务站站长的支持下，准确、及时、完整地收集工作实绩，如实填写、记载在台帐记录内容中。

（5）实行台帐管理的工作，每年进行年度考核，考核工作由站长牵头负责。

合同台帐档案管理制度

一、目的为加强公司合同管理，确保合同台帐档案的完整、准确、安全，提高合同管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有合同台帐档案的管理。

三、管理职责1. 合同管理部门负责合同台帐档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

2. 各部门负责合同台帐档案的日常使用和保管，确保档案的完整、准确、安全。

3. 合同签订人负责合同台帐档案的填写、提交和修改。

四、档案管理流程1. 合同签订（1）合同签订人填写合同台帐档案，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同对方当事人、合同金额、合同履行期限、合同内容摘要等。

（2）合同签订人将合同台帐档案提交合同管理部门。

2. 合同审核（1）合同管理部门对合同台帐档案进行审核，确保档案的完整性、准确性。

（2）审核通过后，合同管理部门将合同台帐档案归档。

3. 合同保管（1）合同管理部门负责合同台帐档案的保管，确保档案的安全。

（2）合同台帐档案应分类存放，便于查阅。

4. 合同借阅（1）需要查阅合同台帐档案的人员，应填写借阅单，说明借阅目的。

（2）合同管理部门审核借阅单，确认借阅资格后，将合同台帐档案借出。

（3）借阅人应妥善保管合同台帐档案，按期归还。

5. 合同销毁（1）合同履行完毕或合同期限届满，合同管理部门负责审查合同台帐档案。

（2）经审查确认后，合同管理部门将合同台帐档案进行销毁。

五、档案保管要求1. 合同台帐档案应分类存放，便于查阅。

2. 合同台帐档案应定期检查，确保档案的完整、准确、安全。

3. 合同台帐档案的保管设施应符合国家标准，确保档案不受损坏。

六、监督检查1. 合同管理部门定期对合同台帐档案的管理情况进行检查。

2. 对违反本制度的行为，给予通报批评、责令整改等处理。

七、附则1. 本制度由公司合同管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

合同台帐管理制度范文

合同台帐管理制度范文合同台帐管理制度第一章总则第一条为加强公司合同管理工作，提高合同执行效率，确保公司合同的合规性和安全性，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门及相关人员。

第三条合同指公司与供应商、客户、合作伙伴等签署的一切法律文件、合作协议、采购合同等。

第四条合同台帐是公司对合同签署、执行情况进行记录和管理的工具。

第五条公司将建立和完善合同管理制度，建立合同管控体系，明确合同台帐管理职责和权限，确保合同信息的真实性和准确性。

第六条公司将制定合同台帐管理制度监督体系，定期对合同管理工作进行监督检查。

第七条公司将定期对合同台帐信息进行汇总分析，为公司决策提供参考依据。

第二章台帐建立和维护管理第八条台帐的建立和维护管理主要由公司合同管理部门负责。

第九条公司合同管理部门应建立合同台帐管理制度，明确合同台帐的建立和维护管理流程。

第十条合同台帐的建立应包括以下内容：合同编号、合同类型、合同名称、合同签订日期、合同签署方、合同履行期限、合同金额、合同履行阶段、合同相关文件等。

第十一条公司合同管理部门负责各部门合同台帐的审核、登记、核对以及存档。

第十二条公司合同管理部门应按照规定的要求和方式主动更新合同台帐信息，及时完善和修订合同信息。

第十三条公司合同管理部门应制定完善保密制度，保护合同台帐信息的安全性。

第三章合同台帐查询和使用第十四条公司合同管理部门应建立合同台帐查询制度，明确查询权限和查询流程。

第十五条公司内部员工可以通过申请访问合同台帐查询系统，查询相关合同信息。

第十六条公司合同管理部门应对查询合同台帐的员工进行培训，保证其具备相关查询知识和技能。

第十七条公司合同管理部门应根据需要提供合同台帐的纸质复印件或电子文件给申请人，遵守信息保密原则。

第四章合同审核与变更管理第十八条公司合同管理部门应对合同进行审核，确保合同的合法性和规范性。

第十九条公司合同管理部门应对合同变更进行管理，明确变更流程和变更责任人。

合同台帐档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同台帐档案的管理，确保合同台帐档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同台帐档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等。

第三条合同台帐档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同台帐档案的完整性，不得遗漏或损毁。

2. 准确性原则：确保合同台帐档案内容的准确性，及时更新相关信息。

3. 安全性原则：确保合同台帐档案的安全，防止信息泄露、丢失或被非法使用。

4. 有效性原则：确保合同台帐档案的有效利用，提高工作效率。

第二章管理职责第四条公司设立合同台帐档案管理小组，负责合同台帐档案的管理工作。

第五条合同台帐档案管理小组的职责包括：1. 制定合同台帐档案管理制度和实施细则；2. 负责合同台帐档案的收集、整理、归档和保管；3. 负责合同台帐档案的查询、借阅和利用；4. 定期对合同台帐档案进行检查、清理和鉴定；5. 对违反合同台帐档案管理规定的单位和个人进行监督和纠正。

第六条各部门负责人对本部门合同台帐档案的管理工作负责，应指定专人负责合同台帐档案的日常管理工作。

第三章收集与整理第七条合同台帐档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：包括合同的原件、副本、附件、变更记录等相关资料；2. 收集时间：在合同签订、变更、终止等环节及时收集；3. 收集方式：通过合同签订人、合同管理部门或相关部门收集。

第八条合同台帐档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：根据合同类型、合同期限、合同金额等分类整理；2. 编号：对收集到的合同台帐档案进行统一编号；3. 编目：编制详细的合同台帐档案目录；4. 归档：按照档案分类和编号要求进行归档。

第四章保管与利用第九条合同台帐档案的保管应遵循以下要求：1. 保管场所：选择安全、干燥、通风的场所进行保管；2. 保管设施：配备必要的档案柜、档案架等保管设施；3. 保管条件：控制温度、湿度等环境条件，确保档案安全；4. 保密措施：对涉及商业秘密的合同台帐档案采取保密措施。

2023合同台账档案管理制度正规范本(通用版)

合同台账档案管理制度1. 引言本文档旨在规范和管理公司合同台账档案的建立、保存和使用，以保障合同信息的完整性、保密性和易检索性，降低合同管理风险，提高工作效率和合同管理水平。

2. 目的和范围2.1 目的本制度的目的是确保合同台账档案的建立、保存和使用符合相关法律法规和公司要求，以提高文档管理的质量和效率。

2.2 范围本制度适用于公司所有的合同台账档案管理工作，涵盖合同档案的建立、归档、检索、借阅和销毁等环节。

3. 术语和定义•合同台账档案：指公司签订的各类合同文件及相关附件的纸质或电子形态的存储档案。

•档案管理员：负责合同台账档案管理的专职或兼职人员。

•档案室：指专门用于存放合同台账档案的场所。

4. 合同台账档案管理流程合同台账档案管理流程如下：4.1 合同台账档案建立1.合同签订后，相关人员将合同文件及附件整理齐全，并标注合同编号和存档日期。

2.合同文件及附件通过纸质或电子方式录入合同台账系统，并相应的存档档案。

4.2 合同台账档案归档1.档案管理员根据合同的类别、编号和存档日期，将归档文件整理并装订好。

2.合同台账档案按照文件编号的顺序归类，并在档案室内按照编号、类别和存档日期进行存放。

3.新建合同台账档案时，应在档案管理系统中创建相应的索引，并记录档案存放的位置。

4.3 合同台账档案检索1.工作人员需要查阅合同台账档案时，需提供合同的相关信息，如合同编号、合同名称或合同签订日期等。

2.档案管理员根据提供的信息，在档案管理系统中进行检索，找到对应的合同台账档案。

3.找到合同台账档案后，档案管理员将档案交予工作人员查阅，但不得离开档案室。

4.4 合同台账档案借阅1.工作人员需要借阅合同台账档案时，需填写档案借阅申请表，并注明借阅的目的和预计归还日期。

2.档案管理员对申请表进行审核，如符合借阅条件，则将合同台账档案交予借阅人员，并记录借阅信息。

3.借阅人员需在规定的时间内归还合同台账档案，逾期未归还需承担相应责任。

通用范文(正式版)合同台账管理制度

合同台账管理制度1. 引言合同台账管理制度是为了规范和有效管理企业合同台账，提高合同管理的效率和精确度。

本制度的目的是确保合同信息的及时准确录入、合同台账的及时更新和合同执行情况的监控。

2. 适用范围本制度适用于公司内部所有涉及合同签订和管理的部门和人员，包括合同部门、财务部门、采购部门、销售部门等。

3. 定义和缩写•合同台账：记录企业合同信息的登记簿或电子表格。

•合同编号：为每个合同独立分配的唯一编号。

•合同类型：根据合同性质和内容进行分类的合同类型。

•合同金额：合同的总金额，包括费用、税金等。

•合同起止日期：合同的生效日期和到期日期。

4. 合同台账管理程序4.1 合同登记•在合同签订之前，由合同管理部门负责登记合同基本信息，包括合同编号、合同类型、合同金额、合同起止日期等。

•合同登记表格应包括必要的字段，如合同甲方、乙方、签约日期、合同内容和条款等。

4.2 合同备案•在合同签订后，合同管理部门应将合同备案交由财务部门进行审核和核对。

•财务部门核对合同金额、支付条款等合同信息，并在合同台账中标记为已备案。

4.3 合同执行和变更•合同执行过程中，合同管理部门应及时跟踪合同的履行情况。

•如有合同变更，合同管理部门应及时记录变更内容，并更新合同台账。

4.4 合同归档•合同执行完毕后，合同管理部门将合同归档，并在合同台账中标记为已归档。

•已归档的合同应按照一定的存档周期保存，并进行备份以防数据丢失。

5. 合同台账管理要求5.1 数据准确性•合同台账中的合同信息必须准确无误，包括合同编号、合同金额、合同起止日期等。

•合同管理部门负责对合同信息的录入、修改和更新，并保证数据的一致性和准确性。

5.2 及时更新•合同台账应及时更新，确保合同变更和执行情况的记录准确无误。

•合同管理部门应及时跟踪合同执行情况，如有变更或延期，应及时更新合同台账。

5.3 保密性•合同台账应严格保密，仅限合同管理部门和授权人员查看和查询。

合同台账档案管理制度

合同台账档案管理制度1. 引言为了规范公司合同管理工作，确保合同信息的准确性、完整性和安全性，提高合同管理的效率和便利性，特制定本《合同台账档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

2. 目的和范围2.1 目的本制度的目的是建立一套合同台账档案管理制度，明确各部门职责，规范合同管理流程，提高合同管理的效率和准确性。

2.2 范围本制度适用于企业内所有与合同相关的部门和人员，包括但不限于合同管理部门、合同起草人、合同审核人、合同执行人等。

3. 基本原则3.1 规范性合同台账档案管理应符合国家相关法律法规、公司的相关规章制度以及内部管理要求。

3.2 安全性合同台账档案应妥善保管，确保信息安全，防止泄露和丢失。

3.3 实时性合同台账档案应及时更新，保证信息的准确性和完整性。

3.4 便捷性合同台账档案管理应简化流程、提高工作效率，便于合同管理部门和相关人员查阅和使用。

4. 合同台账档案管理流程4.1 合同登记4.1.1 合同起草人根据实际业务需求填写合同登记表，包括合同标题、签署日期、合同金额、合同期限等信息。

4.1.2 合同起草人将填写好的合同登记表提交给合同管理部门。

4.2 合同审核4.2.1 合同管理部门收到合同登记表后，进行初步审核，包括合同内容的合法性和合规性审核。

4.2.2 初步审核通过后，合同管理部门将合同登记表和原始合同文本移交给合同审核人。

4.2.3 合同审核人进行合同内容的细致审核，确保合同的准确性和完整性。

4.2.4 合同审核人审核完成后，将合同登记表、审核意见和原始合同文本提交给合同管理部门。

4.3 合同归档4.3.1 合同管理部门将审核通过的合同归档至合同台账档案库，并在合同台账中记录合同的基本信息，包括合同编号、合同名称、合同类型、签署日期、合同期限等。

4.3.2 合同管理部门将归档完成的合同登记表、审核意见和原始合同文本退还给合同审核人。

4.4 合同管理4.4.1 合同执行人根据合同台账中记录的合同信息，按时履行合同的各项义务，并保留履行证据。

合同台账档案管理制度

合同台账档案管理制度合同台账档案管理制度一、前言合同是企业经营中的基础，对合同台账的管理是企业遵守法律法规、保障合法权益的重要举措。

合同台账档案管理制度是为了规范和提高合同管理水平而制定的。

二、管理目的1. 规范合同的存档管理，确保合同信息真实性、完整性和可追溯性；2. 提高合同管理效率，便于合同查询和审阅；3. 保障企业合法权益，防范合同风险。

三、责任部门1. 合同管理部门负责合同的归档、整理和检索工作；2. 各部门负责向合同管理部门提交新签订或变更的合同信息；3. 信息技术部门负责合同台账系统的建设和维护。

四、管理流程1. 合同登记：新签订或者变更的合同信息应当及时录入合同管理系统；2. 合同归档：合同原件和电子文档应当进行归档，并按照合同类别和时间顺序存放；3. 合同备份：对合同原件进行数字化备份，并定期进行数据恢复测试；4. 合同查阅：经过审批程序，合同管理部门可以提供合同查阅服务；5. 合同销毁：按照文件保管期限和销毁规定，对于已经到期的合同应当进行合理销毁。

五、管理要求1. 合同保密：合同信息属于机密信息，未经授权不得随意查阅；2. 审批规定：合同归档前应当经过相关部门的审批确认；3. 存储安全：合同文件和电子文档应当妥善保管，防止遗失和泄露；4. 定期审计：对合同台账进行定期审计，确保合同信息的准确性和完整性；5. 信息共享：对于需要共享的合同信息，应当在保证安全的前提下进行共享。

六、管理制度的执行1. 管理制度的执行应当依据合同台账档案管理制度，对相关人员进行必要的培训和指导；2. 对于不遵守管理制度的行为，应当及时纠正并追究责任。

七、总结合同台账档案管理制度是企业合同管理工作中的重要一环，规范和有效的合同管理将有助于企业的稳健发展和合法合规经营。

希望通过本制度的制定和执行，提高企业的合同管理水平，保障企业的合法权益。

以上是合同台账档案管理制度的文档，总字数1200字以上，采用文本格式输出。

合同台账管理制度(2023范文免修改)

合同台账管理制度一、背景与目的合同是企业与关键业务伙伴之间达成的重要法律文件，对于企业的经营和风险控制具有至关重要的作用。

为了加强对合同的管理和监督，确保合同的规范执行和遵守，制定本合同台账管理制度。

本制度的目的是建立合同台账管理的规范化、标准化流程，明确合同的保存、备案、查询、报备等各环节的职责和要求，加强对合同的监管，提高合同管理的效率和合规性。

二、适用范围本制度适用于所有与企业有合作关系的业务伙伴及内部相关人员。

三、合同台账的建立与管理1. 合同台账的建立企业合同台账由合同管理部门负责建立和维护。

每份合同都应在合同台账中进行登记，包括合同编号、合同名称、合作方信息、合同签订日期、合同金额、合同期限等基本信息。

合同编号应按照一定的规则设定，以便查询和管理。

2. 合同台账的管理合同管理部门负责对合同台账进行维护和更新。

新签订的合同应及时登记和录入合同台账。

合同台账的内容应准确、完整，不得随意更改或删除。

3. 合同台账的备份与归档合同管理部门负责对合同台账进行定期备份和归档。

备份要求将合同台账的电子文件存储在安全的服务器中，确保数据的完整性和可靠性。

归档要求将合同台账的纸质文件存放在专门的文件柜或保险柜中，确保文件的安全性和可追溯性。

4. 合同台账的查询与报备合同台账的查询可以由内部相关人员通过合同管理系统进行，按照合同编号、合同名称、合作方信息等进行查询。

对于重要合同或特定类型的合同，合同管理部门可以对合同进行报备，由上级审核批准后执行。

四、合同变更和终止管理1. 合同变更管理合同变更需经过合同管理部门的审批和记录，变更内容应准确记录在合同台账中。

变更内容应与原始合同保持一致，并能够明确合同变更的原因和影响。

2. 合同终止管理合同终止前，合同管理部门应提前进行相关的准备工作，并及时在合同台账中进行记录。

合同终止后，合同管理部门应及时将终止的合同进行归档和备份，确保合同终止事宜的合规性和可追溯性。

合同台账档案管理制度(2023范文免修改)

合同台账档案管理制度1. 引言本文档为公司合同台账档案管理制度，旨在规范合同档案的管理流程，确保合同信息的完整、安全和可追溯性，以提高合同管理的效率和准确性。

2. 目的和范围本合同台账档案管理制度的目的是为了规范公司内合同台账档案的管理，包括合同的登记、存储、查找和销毁等过程。

适用于公司内所有合同相关档案的管理工作。

3. 合同台账档案管理流程3.1 合同登记合同登记由合同管理人员负责，合同管理人员会对新签订的合同进行登记，并合同编号。

合同登记内容包括合同名称、合同编号、合同主体、签订日期、有效期、合同金额等信息，同时需要合同原件的扫描电子版。

登记完成后，合同管理系统将自动合同台账，进行合同信息的统一管理。

3.2 合同存储合同原件应当存放在指定的档案柜中，确保安全和防火。

合同原件存储位置应当记录在合同台账中，方便后续查找。

3.3 合同查找合同台账中记录了所有签订过的合同信息，可以根据合同名称、合同编号、合同主体等关键字进行查找。

查找结果将展示合同的基本信息，包括合同编号、合同名称、签订日期等，同时提供合同原件的。

3.4 合同销毁过期或已终止的合同应当及时进行销毁处理，确保档案管理区域的空间和资源的有效利用。

合同销毁应当由合同管理人员负责，销毁过程应当进行记录，并在合同台账中进行标记。

4. 合同台账档案管理制度的执行和监督4.1 执行公司合同管理人员负责执行本合同台账档案管理制度，并确保各项管理流程的顺利进行。

公司员工应当按照合同台账档案管理制度的要求，积极配合和支持合同管理人员的工作。

4.2 监督公司内部设立合同管理审查小组，定期对合同台账档案管理制度的执行情况进行审查和评估。

合同管理审查小组负责监督合同管理人员的行为，确保合同台账档案管理制度的有效执行。

5. 安全和保密措施5.1 合同档案的安全合同原件应当存放在安全的档案柜中，禁止非授权人员接触和取阅。

合同台账系统应当设置合适的权限控制，确保只有合同管理人员可以访问和修改合同信息。

合同台账档案管理制度

合同台账档案管理制度一、制度目的为规范公司的合同管理、归档和档案管理程序，确保合同的有效性、合法性以及档案的完整性和可靠性，减轻管理部门的工作压力，提高管理效率，制定此《合同台账档案管理制度》。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门的合同管理、归档和档案管理工作。

三、制度内容1、合同管理1.1合同签订和审批所有合同需要在事先征得公司法务和管理部门的核准和审批，才能进行签订和执行。

1.2合同台账所有签订的合同都必须建立台账，记录如下内容：（1）合同编号；（2）合同名称；（3）签订日期；（4）合同签订方和承办方的名称和联系方式；（5）合同的主要约定和条款；（6）合同的有效期限。

1.3合同归档合同签订完成后，必须及时归档。

归档应当按照合同台账上的编号进行，并在归档前检查合同上所有签名、盖章等必备元素。

2、档案管理2.1档案管理制度为保证合同的完整性、可靠性和有序性，公司应当制定档案管理制度和档案管理规程，明确档案管理的职责和流程，规范档案管理的各个环节。

2.2档案库的管理公司应当建立档案库，并配备专门的管理人员。

档案库应当具备防火、防潮、防腐蚀等安全保障措施以及适宜的环境条件，确保档案的存储和保护。

2.3档案分类和整理公司的档案应当按照档案类型、日期等要素进行分类和整理，并建立档案目录。

2.4档案使用档案的使用必须符合公司的有关规定，应当事先申请，并提供明确的使用用途和时间。

公司应当建立档案使用的登记记录制度，记录所有档案的使用者、使用时间、使用事由等相关信息。

四、责任追究对于未遵守公司的档案管理制度和规程的员工，公司将按照有关规定进行相应的纪律处分和法律责任追究。

五、制度保障公司应当对本制度进行宣传和培训，让所有员工都知道公司的合同管理和档案管理工作的流程和要求。

公司应当及时对制度进行修订和完善，保障公司的合同管理和档案管理工作的顺利进行。

通用范文(正式版)合同台账管理制度(实用)

合同台账管理制度(实用)文档一、引言为了规范合同管理流程，提高合同管理效率，本文档旨在制定合同台账管理制度。

本制度适用于公司内所有合同相关人员。

二、背景合同是公司与外部供应商、客户之间的法律文件，记录了双方的权利和义务。

合同管理对于公司的运营和风险控制非常重要。

一个良好的合同台账管理制度能够让公司合同信息清晰明确，方便查询和监控。

三、目的及原则3.1 目的•规范合同的存档和管理流程。

•提高合同信息的透明度和可查询性。

•加强对合同履约情况的监控。

•有效降低合同管理风险。

3.2 原则•合同信息应真实、准确。

•合同信息应有序、完整、方便查询和审计。

•合同信息应保密，只限授权人员可以访问。

•合同台账应及时进行更新，及时反映合同的履约情况。

四、合同台账管理流程4.1 合同登记4.1.1 合同登记要求•每份合同均需要进行登记，并分配唯一编号。

•合同登记表应包含信息：–合同编号–合同名称–合同类型–合同签订日期–合同起止日期–合同金额–合同签约方–合同负责人–合同主要条款4.1.2 合同登记流程•执行合同登记时，合同负责人提交合同登记申请。

•合同管理部门负责审核合同登记申请，并为合同分配唯一编号。

•合同编号通过邮件或系统通知方式告知合同负责人。

4.2 合同备案4.2.1 合同备案要求•合同备案应在合同签订后的三个工作日内完成。

•合同备案需要按照合同编号进行归档。

4.2.2 合同备案流程•合同负责人在合同签订后的三个工作日内提交合同备案申请。

•合同管理部门负责审核合同备案申请，并将合同存档至合同台账中。

4.3 合同变更4.3.1 合同变更要求•合同变更应在变更事项发生后3个工作日内进行更新。

•合同变更需要在原合同基础上进行记录和归档。

4.3.2 合同变更流程•合同负责人提交合同变更申请，包括变更事项、原合同信息和变更后合同信息。

•合同管理部门负责审核合同变更申请，并将变更记录更新至合同台账。

4.4 合同履约管理4.4.1 合同履约管理要求•合同履约情况应定期进行跟踪和监控，确保合同义务的履行。