完整版)接待工作手册

完整版)接待工作手册

公司接待管理手册

本管理手册的目的是为了贯彻中央八项规定，发扬勤俭节约的优良传统，简化接待程序，降低费用支出，提高接待效果，推进节约型企业建设，并有效促进企业的发展。

接待范围包括内部接待、会务接待、公务接待和商务接待。内部接待指公司系统内的接待，包括公司领导、各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或办理相关业务工作等。会务接待包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训和其他重大活动。公务接待包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。商务接待主要指业主的考察、调研、洽谈等。

接待原则包括热情礼貌、服务周到，对内从严、对外从宽，对口接待、预算管理。

接待任务按照接待对象的级别分为三级，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹配相应的接待标准。

接待流程包括收到接待任务、制定接待方案、公司相关领导审批、组织实施接待、费用核销、接待总结和建立接待台账。具体操作包括与对方沟通确定来访人员信息、制定接待方案、审批方案、组织实施接待、办理迎送手续、预订房间、车辆安排、就餐安排、活动安排、应急准备、费用核销、总结接待工作、建立接待台账。

以上是本公司接待管理手册的内容，旨在规范公司接待流程，提高接待效率和质量，促进企业的发展。

6.接待流程指南

6.1 接受接待任务并制定接待方案

根据领导要求，及时与对方联系，了解宾客信息，包括到访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职务、级别、性别、人数）、往返情况（始发地、班次、车次、出发时间、预计到达及离开时间）。同时，掌握宾客（尤其是主宾）的生

活、饮食惯、工作条件要求，参考查阅主宾以往的到访情况，成立接待工作小组，明确分工，确定接待负责人。如来宾中有女宾，尽量确保至少一名女性接待人员。根据来访宾客，结合人员到实地踩点情况，提出初步日程建议。经领导审核，并与对方沟通确定后，形成基本的日程安排。根据日程安排拟定接待方案，内容包括迎送陪同、视察参观、会议座谈、宴请配餐、住宿、车辆、着装要求等。填写《接待申请表》，按照流程履行接待方案，领导批准后组织实施。特殊情况可事前经主要领导口头同意后执行接待方案。《接待申请表》被批准后，及时将方案告知参加接待的有关领导及参与配合的相关部门、单位和个人。根据任务要求，编印小开本《接待手册》。

6.2 接送安排

提前一天确认来宾信息有无变化。提前了解接机（接站）领导如何前往迎接地点，集中前往时，应及时通知有关人员，做好出发组织工作。准备接机（接站）牌。通知接机（接站）车辆出发时间。提前3个小时了解来宾抵达时间，确定是否准点到达。工作人员提前到达机场（车站）等候并引导接机（接站）领导迎接来宾。领导出站后，协助来宾领取行李并送往住

地。做好来宾入住、用餐的引导工作。提前通知迎接领导在公司总部迎接，通知总部迎接人员各就各位。落实来宾回程信息，包括回程时间、班次（车次）。提前询问航班（车次）情况，了解有无晚点、延误等变化。根据需要，搜集来宾相关证件信息。协助办理行李托运手续。

酒店预订：

根据来宾身份，提供2-3个备选酒店，并经过领导审核后

确定入住酒店。在预定房间时，将入住天数增加一天，以避免房卡过期造成不便。根据来宾级别安排房间，一类宾客安排套间，二类宾客安排商务间或单间，其他人员安排标准间。如果来宾较多，应预留机动房。办公室负责人员、领导秘书等人员的房间应尽可能靠近主宾房间。迎宾准备根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送，如企业宣传册、欢迎卡、茶叶等。提前开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制无关电话打进措施。

车辆安排：

提前安排嘉宾用车，包括司机姓名、电话、车牌号等信息。根据接待方案，驾驶员应提前熟悉来宾行程，对行车路线进行设计，必要时踩点选择最佳路线，对可能出现的异常情况做好预案。驾驶员应提前检查车况，检查车上空调、影音设备，确保油料充足，准备好通行费用，根据行程，提前准备好通行证件。在穿着正式工作服、系领带、戴白色手套的情况下，驾驶员应保持服饰整洁、面容清洁，使用礼貌用语，服从接待现场安排。当车辆超过三辆时，应对车辆进行编号。车上应配备并及时更新纸巾、矿泉水、雨伞、常用药及当地地图等物品。在来宾上车前，应开启车内空调，置于合适温度，并在来宾上车后主动询问温度是否适宜。每天用车结束后，应及时清洗、除味、消毒，清理垃圾，保持车内干净卫生。当来宾下车后，应检查车内是否有来宾遗忘的物品。针对可能出现的异常情况，做好预案，提前了解天气、路况、车辆通行情况等变化。

接待：

在来宾到达酒店后，应帮助卸取行李，并向来宾发放房卡，引导来宾上电梯。迎宾安排应根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送，如企业宣传册、欢迎卡、茶叶等。与迎接人

员保持联系，确定到达时间，并将情况及时向等候迎接来宾的领导汇报。在预定房间时，将入住天数增加一天，以避免房卡过期造成不便。来宾较多时，应预留机动房。办公室负责人员、领导秘书等人员的房间应尽可能靠近主宾房间。迎宾准备根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送，如企业宣传册、欢迎卡、茶叶等。提前开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制无关电话打进措施。

6.5 就餐安排

工作项目：根据来宾级别及相关要求预订1-2家宴请地点，由相关领导确定宴请地点。

工作内容：根据要求布置就餐地点，提前放置酒水、香烟，需要醒酒的红酒要提前通知酒店服务员。落实来宾名单，确定就餐陪同人员。重大宴请时，制作排位表并摆放席位卡。根据主宾或主要领导口味提前配菜，菜单包括凉菜、热菜、汤、甜点、主食、水果，合理搭配来宾口味，体现当地特色和时令菜式，控制用餐标准及菜量，不铺张浪费。例行节约，原则不上高档菜肴和名贵烟酒，宜选用当地家常菜、特色菜和当地特产烟酒。布置来宾休息区，安排茶水和消遣用品。确认来宾到达

时间，告知相关陪同人员提前15分钟到达餐厅等候。引导来宾入座。用餐结束前15分钟，通知相关接待人员、驾驶员做好车辆准备。协助领导将来宾送至门口或上车地点道别。在来宾离开时及时关注是否有遗留物品。

6.6 活动安排（会议、考察接待）

工作项目：按照会议人数、形式确定会议室，了解会场设施。

工作内容：提前制作会场横幅，保持会场清洁。根据实际情况放置会议指示牌和准备电子屏。准备笔墨纸砚供来宾题词（如有需要）。在座位上摆放会议议程（包括参会人员名单、会议议程及公司简介）、交流材料等。根据来宾人数，准备适量的水果。保持接待室干净卫生，提前准备好热水和茶叶。准备茶杯、茶叶、热水、矿泉水、纸巾、笔记本、签字笔、桌牌等必要用品。检查会场投影、音响设备及会议室电源、照明及空调系统，空调应提前开启。服务人员提前到位，提前通知参加会议人员入座。会场服务人员应穿着得体，最好穿工装。会议服务期间，应及时为参会人员添加茶水。有关部门应提前准