22007-2017酒店会议管理规范
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Q/SY 中国华油集团公司企业标准
Q/SY HY 22007-2017
酒店会议管理规范
2017(年)-2（月）-17（日）发布2017(年)-3（月）-1（日）实施
中国华油集团公司发布
Q/SY HY 22007-2017
目 次
前 言.........................................................................................................................................................................II
1 范围 (1)
2 术语和定义 (1)
3 职责与权限 (1)
3.1 宴会部 (1)
3.2 工程部 (1)
3.3 管家部 (1)
4 管理内容和方法 (2)
4.1 会前管理 (2)
4.2 会中管理 (4)
4.3 会后整理 (5)
4.4 会议服务考勤 (5)
I
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II 前 言
本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准由中国华油集团公司酒店管理专业标准化技术委员会提出。 本标准由中国华油集团公司酒店管理专业标准化技术委员会归口。 本标准起草单位：阳光酒店管理集团有限公司、昆明阳光酒店。 本标准主要起草人：洪涌涛、李海霞、曾繁建、邹爽、周彬。
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酒店会议管理规范
1 范围
本标准规定了酒店会议管理的职责与权限、管理内容，明确了会议管理的方法。
本标准适用于中国华油集团公司所属酒店会议管理。
2 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
2.1
会议
是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。
2.2
所属酒店
是对中国华油集团公司所属各酒店的简称，即包括上海中油阳光大酒店、广州阳光酒店、西安阳光国际大酒店等。
3 职责与权限
3.1 宴会部
3.1.1 客户沟通，组织协调会议服务工作。
3.1.2 会议场所的清洁，台型布置，用品管理以及现场服务的提供。
3.1.3 客户的接待，指引及提供服务。
3.2 工程部
3.2.1 活动场所的照明灯具、空调设备和温度等控制。
3.2.2 音响及录音设备的调试与维护。
3.3 管家部
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3.3.1 会议场所及行走路线地面卫生的清洁。
3.3.2 会议场所以及行走路线的绿植摆放。
3.3.3 负责会场衣帽间的日常清洁和整理。
4 管理内容和方法
4.1 会前管理
4.1.1 会议用品管理
4.1.1.1 会议用品清洁规定：
a.茶杯应进行浸泡、清洗、消毒，消毒时间为20分钟。
b.茶杯杯垫应进行浸泡、清洗、擦拭。
c.暖水瓶应进行擦拭、清洁。
4.1.1.2 会议备品管理规定：
a.备品柜应每日清洁，保持卫生、干净。
b.会议所需物品包括：托盘、茶叶、茶杯、茶杯碟、矿泉水、接线板、网线。
c.每日会前检查物品是否配备齐全，如有短缺及时补齐。
d.备品按种类分类码放，避免二次污染。
4.1.2 会议设施、设备管理
4.1.2.1 会议桌椅管理规定：
a.会议室内配备的桌椅应每日清洁及日常维护，保证干净、完好。
b.保证会场内椅子摆放整齐。
d.每周应对桌椅进行检查，发现问题及时联系相关部门进行维修。
4.1.2.2 会议挂衣架管理要求：
a.挂衣架应摆放于会议室进门处，方便参会人员使用。
b.会前清洁挂衣架，做到无灰尘。
c.衣架数量根据参会人数进行配备。
d.每场会议后检查衣架有无破损，发现破损及时更换。
4.1.2.3 麦克管理规定：
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a.麦克摆放于参会人员落座后正前方。
b.服务员在会议开始前30分钟打开麦克开关进行试音，如有异常应由主管联系工程部进行维修或更换。
c.工程部应每月对麦克及控制机器进行巡检，发现异常及时进行维修。
4.1.2.4 投影仪管理规定：
a.服务员在会议开始前30分钟打开投影仪，查看投出影像是否正常。
b.投影仪出现影像偏离，应由主管联系工程部进行调节。
c.工程部应每月对投影仪进行巡检，发现异常及时进行维修。
4.1.2.5 音响管理规定：
a.服务员会前30分钟试音，检查音响效果，有无杂音，如有异常应由主管联系工程部进行维修或调试。
b.工程部应每月对音响进行巡检，检查控制室内设备是否正常。
c.如音响发生杂音或无声响及时联系工程部进行维修。
4.1.2.6 会议室内灯光管理规定：
a.会前30分钟服务人员将灯光全部打开，查看灯光是否全亮，如有问题报修工程进行维修。
b.参会人员使用投影仪时应将灯光调制幻灯模式。
4.1.2.7 会议温度管理要求：
a.服务员在会议开始前30分钟，应打开室内空调。
b.关注会议室室内温度变化，如有异常应由主管联系工程部进行维修或调试。
c.依据国家要求室内温度达到冬≤20℃、夏≥26℃。
4.1.2.8 会议用电管理规定：
a.会议服务员在会议开始前30分钟将会议室的灯调至成清洁状态，在会议前15分钟调至全开状态。
b.会议结束时将灯调回清洁状态，进行收台、复台等相关工作。
c.投影、扩声、外显示器在会议开始前30分钟开启，会议结束第一时间关闭。
d.客户遗失物品处理
e.员工在会议室内发现客户的遗失物品，应在第一时间内还给客户，如无法当时归还，应上交前厅部，由前厅部统一保管、处理。
f.三个月后客户遗失物品若无人认领交酒店处理。
g.客人已确定不要的纸质文件留于会议室；征得其同意后应将其粉碎。
4.1.2.9 安全管理规定：
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