公文管理制度

1. 范围

适用于公司内外部与各项经营管理活动有关的文件管理。

2. 控制目标

通过加强公司文件管理，使所有文件资料的发布、接收、落实等各个环节得到有效控制，以提高文件处理效率，确保文件及时传递和学习，用以指导公司的相关工作。

3. 术语及定义

公文：公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，以红头文件方式出现，是传达贯彻公司方针政策，公布公司规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

4. 职责

4.1. 人力行政中心

1) 对公司发文进行规范化管理，对公司公文进行行政审核把关；

2) 负责公文的编号、登记、分发、查办、立卷、归档等工作；

3) 负责公司外部来文和资料的管理，指定专人具体负责外部来文和资料的编号、登记、分发、

查办、立卷、归档等工作。

4.2. 综合管理部：负责项目公司公文的收发管理。

4.3. 各部门：按本规定的要求起草和处理公文和一般性文件。

4.4. 项目公司总经理：签发以项目公司名义发布的公文。

4.5. 总裁：签发以公司名义发布的公文。

5.管理规定

5.1.公文常见种类

5.1.1.公司内部常用公文

1)决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下

级单位不适当的决定事项。

2)通知：适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；

传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和调配干部。

3)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4)报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。

5)请示：适用于向上级单位和主管部门请求指示、批准。

6)批复：适用于答复下级单位的请示事项。

7)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8)函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项

等。

9)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

行文时，要根据行文的目的、内容、对象准确选用文种，防止混淆和滥用。

5.1.2.外部来文常见种类

1)政府类文件。

2)行业管理及业务指导部门类文件。

3)协作单位类文件。

4)与房地产有关的法律法规。

5)其它文件。

5.2.公文格式

公司公文必须依据相应的模板，按规定的格式要求制作。

5.2.1.红头公文

一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

5.2.2.非公文文件

一般由标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位等组成。具体可根据情况进行判定。

5.2.3.规章制度、重要工作安排、人事调整等有关的决定、通知、通报，以及公司层面的会议纪要，

必须使用公文；日常性的、事务性的、即时性的函件往来，如培训通知、会议通知、内部工

作联络单等不需要使用红头文件。

5.2.4.发文标识应当使用公司全称或者规范化简称，可加“文件”二字，用大字套红居中印在公文

首页上端，联合行文，主办单位排列在前。

5.2.5.发文字号由公司代字“XX公司”、文件编制部门代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主

办部门发文字号。

5.2.

6.上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的

姓名和电话。

5.2.7.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名

称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关

于”。

5.2.8.主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。除普发性文件外，

公文一般只能有一个主送单位。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头

主送和越级主送。

5.2.9.附件指随文附上的有关图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件，

应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。附件一般应与公文正文装订在一起，并在附件左上角标注“附件”，其顺序和名称应与附件说明标注内容相一致。如附件与公文正

文不能一起装订，应在附件首页左上角标注公文的发文字号，并在其后标注附件名称及其序

号。

5.2.10.公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发

的公文，发文单位都应当加盖印章。

5.2.11.成文日期以单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后一位单位负责人所签发的日期为准。

年、月、日要完整，不能省略。

5.2.12.公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标明。

5.2.13.公文应当标注主题词。主题词由反映公文主要内容的规定词组组成，每一文件最多不超过5

个主题词，标注在公文末页成文日期之下、抄送单位之上。

5.2.14.抄送单位指除主送单位之外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、

统称，标注在主题词之下。标注的顺序为先外、后内，先上级、次平级、再下级。

5.2.15.文字从左至右横写、横排。

5.2.1

6.公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）国家标准

执行。

5.2.17.公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

5.2.18.公司拟定的公文版头和适用范围：

1）“XXX文件”版头用于以公司名义的发文。

2）“XXX公司会议纪要”版头用于印发公司各种会议纪要。

3）“信函格式”公文与“文件格式”公文具有同等效力，其版头为“XXX公司”，用于印发各类便函。

5.2.19.非公文的一般性文件根据具体内容进行格式的界定，不做统一规定。

5.3.行文规则

5.3.1.行文应当确有必要，注重效用。可用电话、传真办理的事项不要行文；可以部门名义行文的，

不要以公司名义行文；可用一般性文件办理的不要使用公文。

5.3.2.公司的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告（紧急情况

除外）。在职权范围内，可向上级单位、所属单位或向不相隶属单位行文。

5.3.3.公司内设机构除人力行政中心外不得以公司名义对外发布公文。对属于本部门职责范围的事

务性工作，可以本部门的名义向公司某一相关部门或项目公司某一对口部门发送文件，但不

允许以部门名义自行编号下发。项目公司严禁自行拟制公文，如因工作需要对公司外部需以

项目公司名义拟制公文，由综合管理部负责拟制。

5.3.4.公司与相关不隶属单位，特殊情况下也可联合行文。

5.3.5.凡是向上级单位请求指示和批准的函件，一律使用“请示”文种。“请示”应当一文一事，一

项请示只限一个问题，以便上级主管部门迅速决策，及时批复；不得把两个或两个以上互相

没关联的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，

必须同时抄报直接主管部门；一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它单位协助或知

晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

5.3.

6.“报告”不得夹带请示事项。

5.3.7.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人个人报送“请示”、

“意见”和“报告”。

5.4.公文发文办理（以下如为项目公司的公文发文办理，仅限对外公文，对内严禁项目公司自行