时间管理与目标管理

成功的十八项时间管理策略
• 办公室5S—乱成一堆 5S 整理、整顿、清扫、清洁、素养 • 减少干扰—随叫随到 • 管理邮件—受制于它 • 管理电话—随意接打 • 充分授权—事必躬亲 分析任务风险，员工能力，选择合适的进行授权，并提供 支持 • 管理会议—文山会海 有理由才开会，可以用邮件替代，会议时间。
时 间 管 理
您的时间管理现状如何？
• 小测试： 时间管理现状测评
下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方 式为：“从不” 0分，“有时”1分，“经常”2分，“总是”3分。
测测
1 我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。
总 经 是 常
有 从 时 不
你的
时间 安排 是否 合理
重 要
尽量减少 M3事情
重要 紧急
重要 不紧急
劝你避而 远之M4
不 重 要
M1 M2 不重要 不重要 紧急 不紧急 M3 M4 不紧急
紧急
• 正确理解和运用四象限时间管理
紧急 · 危机 · 紧急的问题 · 有限期的任务、会议 · 准备事项 不紧急 · 准备事项、预防工作 · 价值观的澄清 · 计划 · 关系的建立 · 真正的休闲充电 · 细琐、忙碌的工作 · 无关紧要的电话、信件 · 浪费时间的事 · “逃避性”活动 · 看太多的电视
3、Hale Waihona Puke Baidu案检查 (C) 4、方案完善、定稿 (A)
PDCA管理循环
特点之三——大阶梯式上升 PDCA循环不是停留在一个水平上的循环，不断解决问题的过程就是水平逐步 上升的过程。
特点之四——统计的工具 PDCA循环应用了科学的统计观念和处理方法，作为推动工作、发现问题和解决问 题的有效工具。
PDCA管理循环 4、八个步骤
C
成功的十八项时间管理策略
• 掌控每天—被牵着走 改变原有思维 • 确定目标—穷于应付 规划工作细节 • 实事求是—盲目乐观 • 制定计划—贸然行动 快速、即时随手记录 • 决不拖拉—不紧不慢 • 管理表单—混乱无序
成功的十八项时间管理策略
• 有效规划—随心所欲 重要任务首先完成 • 轻重有别—急事急办 围绕重要工作安排，分批处理小任务 ，分清轻重缓急 • 沟通细节—粗枝大叶 • 专心致志—多头并举 • 合理分配—加班加点 • 清理桌面—先工作后整理
时间浪费误 区
浪费时间的主观及客观原因 1、缺乏明确的目标 2、作风拖拉 3、缺乏优先顺序，抓不到重点 4、过于注重细节，事必躬亲 5、做事有头无尾
浪费时间的原因
6、缺乏条理与整洁，不简洁 7、不会拒绝别人的请求 8、简单的事情复杂化 9、消极思考
杜绝时间浪费的常用技巧
一、设定明确的目标 目标要明确，可衡量的、可达成的，有关联性的，有时效性的 二、设定远大人生目标 事业目标，人生目标，坚持专长和兴趣，假如价值观不明确， 就很难知道什么对你是最重要的，当你的价值观不明确时，就无 法做到合理地分配时间。时间管理的重点不在管理时间，而在于 如何分配时间。 三、记录你的“生产”时间,合理安排时间。 用于与目标相关工作上的时间 四、每天一定要拟定每日计划 在记事簿上写下3-6项今天要完成事项，尚未开始工作前拟定， 不必订下确定的时间 五、使用记事簿 记下每日行程，每日你花了多少时间在做哪些事情，把它详 细地记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。当你找到浪费 时间的根源，你才有办法改变。
结论 新的方案 到底应该生产什么 应该是什么目的 应该在何处做 应该在何时做 应该由何人做 应该如何做
生产什么 什么目的 在何处做 何时做 由何人来做 如何做
目的
（why）
地点
（where）
时间
（when）
人物
（who）
方法
（how）
2、PDCA的内容
计划(Plan)：是指建立改善的目标及行动方 案 1）是分析过去的事实，提出未来的假设， 据以设计行动的方案，使能实现预期的目标 2）计划阶段：找出存在问题的原因；分析 产生问题的原因；找出其中主要原因；拟订 措施计划（预计效果）四个步骤。
杜绝时间浪费的常用技巧
• 六、提升工作的效率
假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情，或是做一些你 认为最重要的事情，这一个小时可以抵过你一天的工作效率。
• 七、清理你的桌子
待丢弃、待处理、待归档、待送出
• 八、绝不半途而废
经常在做了90％的工作后，放弃了最后可以成功的10％。任何新工作都有一段 你懂得比周围人少的困难阶段。刚开始每件事情都要挣扎，但是过了一段时 间，最初有压力的工作就会变得轻而易举了。
• 九、充分做好事前准备
环境变化前考虑清楚，想到就应该立刻做
• 十、避免拖延
避免不重要的事变紧急，避免遗忘，不必因心事有事而始终挂念
杜绝时间浪费的常的技巧—工具介绍
ABC管理法
美国企业管理顾问莱金提出
将不同目标下的内容分为三个等级
（一）A重要的工作，必须完成的工作
（二）B较重要的工作，很想完成的工作 （三）C较不重要的工作，可以暂时搁置的工作
◎可以管理：
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时间管理的演进与理论认知
• 第一代：利用便条和备忘录 • 第二代：强调日历与日程表 • 第三代：讲求优先顺序依据轻重缓急设定短、中、长 期目标.
• 第四代：以原则为重心，着重个人计划，兼顾重要性 和紧急性，强调效果和效率齐头并进；
时间管理的四象限
尽量避免 扩大M1 多投资时间 在M2
执行（do）：又称执行，是指依 照计划推行 一种情况是做对的事(Do Right Thing) 另一种情况把事做对(Do Thing Right) 做事的优先次序，首先要找对问题， 做对计划，然后再把计划的事做好做 对，执行出真知。
二、PDCA管理循环
3、四个特点
特点之一——周而复始 PDCA循环的四个过程不是运行一次就完结，而是周而复始地进行。一个循环 结束了，解决了一部分问题，可能还有问题没有解决，或者又出现了新的问题， 再进行下一个PDCA循环，依此类推。
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杜绝时间浪费的常的技巧—工具介绍
ABC时间管理的步骤
（一）每天工作开始时列出有关的工作清单 （二）将工作分类，常规性工作则按程序处理 （三）确定ABC级别顺序 （四）按ABC级别顺序设定，画出分类表 （五）全力投入A级工作，直到顺利完成 （六）完成A级工作，再转向B级工作 （七）对于C级工作，尽量不直接执行，节约时间 （八）记录每一事件实际消耗执行，填入分类表 （九）每天循环自我训练，并不断总结评价。
目标管理一般步骤与各阶段的注意重点
一、目标设定阶段 1、建立完整的目标体系 2、确定上下级目标关系 3、以协商模式建立共识 二、工作晤谈阶段 1、目标体系与组织结构相吻合 2、清理组织结构
目标管理一般步骤与各阶段的注意重点
三、绩效晤谈阶段
1、执行者的自我控制 2、无须凡事事必躬亲 3、定期绩效评估
目标管理
目标管理与传统管理理念的区别
目标管理 着重目标达过程 双向沟通订定目标 明确目标可达成性 自我控制，自我管理 以激励激发潜能 有弹性
传统管理 以目标为管理手段 目标自上而下指派 目标过于远大，难以执行 上级控制下级 以监督方式减少偷懒 缺乏变通
现在必须做好
亲自去做好
占工作时间 60-80%
B
占工作总量 1、重要 一般管理，最好 30-40%， 自己去做， 占工作时间 2、一般迫切 每日1-3 可授权别人 20-40% 3、后果影响不大 件 去做好 占工作总量 1、无关紧要 40-50%， 2、不迫切 不必管理 每日1-3 3、影响小或无后 件 果
重 要
不 重 要
· 干扰，一些电话 · 一些信件、报告 · 许多紧急事件 · 许多凑热闹的活动
时间管理的误区
误区之一：工作缺乏计划
误区之二：工作分不清主次 误区之三：不善于说不
一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情 就应当说"不”
误区之四：无法适当处理干扰
浪费时间的症状表现
电话干扰
不速之客 习惯拖延 会而不议 无视重点 外部客观效率

目标管理执行过程中的有效控制
1、提问技巧5W1H
第一次提问 现状 对象
（what）
第二次提问 为什么 为什么要生产这种产 品和配件 为什么是这种目的 为何要在此处做 为何要在此时做 为何要此人做 为何要这样做
第三次提问 能否改善 是否可以生产别 的 有无别的目的 有无其它更好的 地方 有无其它更好的 时间 有无其它更好的 人 有无其它更好的 方法
总结你的时间掌控情况
0～12 分 救命！你没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13～17分 之以恒。 18～22分 22～27分 当心！你试图掌握自己的时间，却不能持 可以！你的时间管理状况良好 恭喜！你是值得学习的时间管理典范
时间管理的基本理论认知
◎不可以缺少的：
◎不可以增减： ◎不可以替代： ◎不可以存储：
2 凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。
3 我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4 我尽量一次性处理完毕每份文件。 5 我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依 次办理这些事情。
6
我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约 会。
7 我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8 我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9 当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事 情时，我会说“不”。
P阶段：计划
A阶段：行动
⑦总结经验 ⑧提出新问题
①分析现状、找出问题 ②分析问题产生的原因 ③找出主要要因 ④拟定措施，制定计划
C阶段：检查
D阶段：执行
⑥检查工作，调查效果
⑤执行措施，执行计划
目标管理的成果评估
个人自我评估表
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技能：优势和差距 你最强的五项技能是什么（你最熟练或最喜欢使用的那些）？ 为了工作的进一步发展、得到升职或找到新的工作，你首先需要 学习的两、三种技能是什么？ 你有哪些可以转移的技能，即那些不仅适用于某一具体工作而是 可以适用于许多职位上的工作的技能？例如，基础计算机技能、 谈判技能、财务分析技能等 你认为自己在别人看来具有哪些优势？ 下一步和机会 为达到长期职业目标的下一步，从现在起的六至十二个月内你计 划做些什么？ 你有哪些发展机会可以利用？ 你工作中哪些内容你愿意继续做下去，或使用更多的技能去做？ 你愿意尝试哪些新的工作活动或职位？ 你的短期职业发展目标是什么？ 为达到这些目标你需要哪些支持（培训、人员、时间、金钱等）？ 你认为其他人对你的工作了职业期望和计划有何看法？
四、定期考核阶段
1、明确的时限设定 2、考评模式的灵活选择 3、明确公平奖惩制度
如何确定目标设定方式
一、目标设定的规划程序
你现在在哪里？
诊断现状
决定目标 你想要去哪里 ？ 订定计划
你如何到达 那里？
你如何知道已到 哪里？
检视评估
进行目标设定的技巧 一、S、M、A、R、T的目标设定法 Specific – 目标明确的—简易清楚 Measurable - 可衡量的—有意义的 Achievable - 可以达成的—有行动的 Realistic - 实际可行的—负责任的 Time Bound - 有时间限性的—有未来
PDCA 内容
行动(Action)指新作业程序的实施及标准 化，以防止原来的问题再次发生 广泛检 讨，汇集各方意见，拟订下一阶段的工作 计划或行动方案。
检查(Check)指确认是否依计划的进 度在实行，以及是否达成预定的计划 追踪计划是否落实，执行是否彻底， 预期效果是否体现；如执行过程效果不 良，马上考虑修改计划，作第二次改善， 再确认效果。
处理 A C 检查 P D
计划
实施
PDCA管理循环
特点之二——大环带小环 类似行星轮系，一个公司或组织的整体运行的体系与其内部各子体系的关系，是大 环带小环的有机逻辑组合体。
AP CD A C P D
例如：对于公司检修而言，编写方案 在p阶段，p阶段又有自己的pdca 1、现状分析（P） 2、编写方案（D)
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ABC工作分类时间使用统计卡（一）
类别 工作项目 （1 ） A （2 ） （3 ） （1 ） B （2 ） 时间预分配 实际完成时间
（3 ）
（1 ）
C
（2 ）
（3 ）
ABC工作分类时间使用统计卡（二）
分类 比例 特征 管理要点 必须做好 时间分配
A
占工作总量 1、最重要 20-30%， 2、最迫切 每日1-3 件 3、后果影响大