21记录控制管理程序
记录管理与控制程序
记录管理与控制程序1.目的为了对记录进行有效的控制和管理，确保提供质量/环境/HS/职业健康安全以及社会责任管理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。
2.适用范围本程序对记录的控制重点、标识、填写、更改、归档、保管、查阅、销毁及保存期限做出了规定。
本程序适用于公司所有记录的管理。
3.规范性引用文件文件化信息管理程序4.定义4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注1：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。
注2：通常记录不需要控制版本。
4.2 通用记录：通用记录是指相同或相似工作性质的部门、类似的过程和活动所要求形成记录的内容形式相同并可互用的文件。
本定义概指体系程序文件所使用的相关记录表单。
除此之外的记录可称之为特殊用途的记录。
5.职责5.1体系部：5.1.1负责通用记录表格的审核和统一编号，记录表单样板的备案处理5.1.2负责本部门有关的记录的整理、归档和保管。
如：内部审核记录、管理评审记录等5.2总务部：5.2.1负责人员资格、能力以及培训以及人员录用、考勤、工资核算等有关的记录5.3其他部门：负责本部门记录的整理、归档和保管6管理程序与内容6.1 记录的设置6.1.1 记录的责任部门负责识别所需的记录并制订记录的格式和传递途径，记录格式的制订应本着有效、实用、精简的原则，由体系管部负责通用记录表格的审定和编号，对审定的记录表格，体系管理部门应建立《文件资料最新版本一览表》，注明编号以便检索。
内部特殊用途的记录表格，由相关部门自行设计，并按《文件化信息管理与控制程序》进行申请受控备案6.1.2重点控制的质量/环境/HS/职业健康安全管理体系记录类型包括：a.质量管理体系重点控制的记录详见附录A；b.环境、职业健康安全管理体系重点控制的记录详见附录B；c.有害物质过程管理体系重点控制的记录详见附录C；6.2 记录标识的设置6.2.1 质量/环境/HS管理体系规定的记录表格应按《文件信息化管理程序》规定要求进行编号6.2.2记录可以是任何一种媒体形式，包括电子媒体或照片、胶片。
记录控制程序
4.9记录的贮存维护
4.9.1记录存放处应通风干燥，并定期检查，防止变质或遗失。
4.9.2保管人员发现字迹不清、受损、腐蚀、霉变、遗失时应立即采取措施予以恢复。
4.9.3办公室应不定期检查各部门的记录的整理、归档、保存情况。
4.工作程序
4.1记录表格的设计
记录表格由办公室组织使用部一同设计并指导运用；
4.2记录、表格、图表填写要求
所有的记录要求数据=事实，填写应真实、准确、完整、清晰，不得随意涂改。不能填写的栏目，应说明理由，并将该栏目用单线划去。表格、记录应有名称、编号、序号，填写日期，填写后应由填写人签名，有部门主管审批签名。
4.3记录的标识
4.3.1记录表格左上方应标识该表格的编号，一种表格只能用同一名称、同一编号，注意标识的唯一性。
4.3.2记录表格右上方或其它空白处标识该表格的序号，每张表格只能填写一个序号，应避免重填或漏填。
4.4记录的修改
记录表格如因笔误或计算错误等原因需要修改原记录、数据、字符的，执行《文件控制
更改概要
修改人
批准人
01
首发行
/
/
/
发放范围
1.目的
对记录进行有效控制以提供产品符合要求和管理体系有效运行的证据。
2.适用范围
适用于管理体系相关的所有记录。
3.职责
3.1办公室负责各种记录、图表的备案、登记、标识和样本的归档管理。为本程序的归口责任部门。
3.2各部门负责本部门所归口的记录表格的填写、整理保管。
4.10记录的处置
4.10.1记录的借阅、查阅、复制由记录所在部门主管批准。借阅人、保管人在借阅、查阅、复制、保管时，不得擅自涂改、污损、拆散或丢失。
记录管理控制程序
1. 工作目的对本站记录和档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制，保证记录符合检测/鉴定工作要求，为管理体系有效运行和检测/鉴定工作符合要求提供证据。
2. 适用范围适用于本站各种管理活动和检测/鉴定活动记录识别、收集、编目、存档、借阅、维护和清理等环节的控制及档案的管理。
3. 工作职责3.1 检测/鉴定人员负责原始记录的填写。
3.2 监督员负责对记录真实性的监督。
3.3 技术质量管理部部长负责批准技术/质量记录的借阅复制，分站站长负责批准分站技术记录的借阅复制。
3.4 技术质量管理部负责技术/质量记录的归档保管。
3.6分站综合办公室负责分站技术、质量记录的归档保管。
3.6 技术负责人负责批准技术记录的销毁，质量负责人负责批准质量记录的销毁。
4. 工作程序4.1 记录的分类和控制要求4.1.1 记录分为质量记录和技术记录。
4.1.1.1管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：内部审核和管理评审记录；纠正、预防和改进措施的记录；人员培训和考核记录；投诉处理记录；管理体系文件控制记录；服务和供应品的采购记录；合同评审记录；监督检查记录等。
质量记录格式应包括：记录的标题、记录的标识和总页数、日期、记录人等项目。
4.1.1.2 检测/鉴定等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：检测/鉴定原始记录；实验室间比对或能力验证记录；检测/鉴定报告及副本等。
技术记录格式还应包括以下内容：检测/鉴定的对象、检测/鉴定时的环境条件、使用的仪器设备、记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果、意外情况的描述和记录（适用时），记录人和审核人等必要的信息。
4.1.1.3 技术记录应满足复现的要求，提供足够的信息并按照相关规范的要求设计。
4.1.2 记录格式的编制应符合《文件控制程序》的要求。
4.2 记录的形成4.2.1 记录的填写由执行人员在产生的当时予以记录，填写时使用钢笔或中性签字笔，所有签名应由本人亲笔签署，不允许代签。
记录控制程序(2024)
引言概述：记录控制程序，也称为日志控制程序，是一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统。
它可以帮助组织和管理大量的日志数据，并提供工具和功能来帮助用户分析和利用这些数据。
在各个行业和领域中，记录控制程序被广泛应用于系统监控、安全审计、故障排除、性能优化等方面。
本文将从五个大点来详细阐述记录控制程序的概念、功能、设计原则、实施方法和应用场景。
正文内容：1.概念1.1日志控制程序的定义1.2日志的重要性1.3日志控制程序的作用1.4日志控制程序的基本原则2.功能2.1日志记录功能2.1.1日志信息的与收集2.1.2日志信息的存储与管理2.1.3日志信息的实时监控与报告2.2日志分析功能2.2.1日志分析的目的与方法2.2.2日志分析工具与技术2.2.3日志分析的应用场景2.3安全审计功能2.3.1安全审计的概念与目的2.3.2安全审计的实施方法与要点2.3.3安全审计的价值与挑战2.4故障排除功能2.4.1故障排除的重要性与挑战2.4.2故障排除的步骤与方法2.4.3故障排除的工具与技术2.5性能优化功能2.5.1性能优化的目的与原则2.5.2性能优化的流程与方法2.5.3性能优化的工具与技术3.设计原则3.1日志格式设计原则3.1.1可读性原则3.1.2可扩展性原则3.1.3可查询性原则3.2日志级别设计原则3.2.1日志级别的分类与定义3.2.2日志级别设计的要点与技巧3.2.3日志级别设计的最佳实践3.3日志滚动策略设计原则3.3.1日志滚动策略的定义与目的3.3.2日志滚动策略的选择与配置3.3.3日志滚动策略的优化与调整3.4日志安全性设计原则3.4.1日志安全性的需求与挑战3.4.2日志安全性设计的技术与方法3.4.3日志安全性设计的最佳实践3.5日志可用性设计原则3.5.1日志可用性的目标与影响因素3.5.2日志可用性设计的关键点和技巧3.5.3日志可用性设计的实践建议4.实施方法4.1日志控制程序的选型与部署4.2日志控制程序的配置与管理4.3日志控制程序的性能与容量规划4.4日志控制程序的维护与优化5.应用场景5.1记录控制程序在系统监控中的应用5.2记录控制程序在安全审计中的应用5.3记录控制程序在故障排除中的应用5.4记录控制程序在性能优化中的应用5.5其他领域中的应用案例总结：记录控制程序作为一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统，在各个行业和领域中扮演着重要的角色。
记录控制程序
生产、质量记录控制程序一、目的1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
二、适用范围1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。
三、职责1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。
2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。
四、工作程序1、记录的设计与编号（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。
（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。
2、记录的填写（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。
（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。
3、记录的收集与归档（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。
（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。
4、记录的存储（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。
（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。
5、记录的检索（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。
（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。
6、记录的保护（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。
（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。
7、记录的保存期限（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。
（2）保存期限应符合法律法规、合同要求和公司的规定。
8、记录的处置（1）超过保存期限的记录，由质量部门按照规定的程序进行销毁。
（2）销毁方式应确保记录信息不可恢复。
五、内部审核与改进1、定期对记录控制程序的执行情况进行内部审核，检查记录的完整性、准确性和管理的规范性。
2、针对审核中发现的问题，采取纠正措施，持续改进记录控制程序。
记录和记录管理控制程序
记录和记录管理控制程序（Record and Record Management Control Program）引言：在现代社会，各种类型的记录都扮演着至关重要的角色。
无论是在商业、政府还是个人领域，记录都包含着重要的信息和数据，对于组织或个人的运营和决策起着至关重要的作用。
因此，记录的保护和管理成为一项重要的任务。
本文将介绍记录和记录管理控制程序的重要性，并探讨如何建立一个高效的记录管理控制程序。
一、记录的重要性记录是指按照一定格式和规则将信息记录下来并保存的过程。
记录可以涉及各种类型的信息，比如财务信息、客户信息、运营数据等。
记录的重要性在于：1. 决策依据：记录提供了决策过程所需的数据和信息。
通过分析记录中的数据，组织可以制定合理的决策和战略。
2. 问题跟踪：记录可以帮助组织跟踪问题的发生和解决过程。
通过记录问题和解决方案，组织可以更好地了解问题的根源，并采取相应的措施进行改进。
3. 法律要求：许多行业和领域都有记录信息的法律要求。
记录信息可以用作法律证据，确保组织在法律方面的合规性。
4. 组织效率：良好的记录管理可以提高组织的效率。
通过记录和管理信息，组织可以更好地组织和分配资源，提高工作效率。
二、记录管理控制程序的重要性为了确保记录的准确性、完整性、可用性和保密性，建立一个高效的记录管理控制程序是必不可少的。
以下是记录管理控制程序的重要性：1. 数据安全：记录可能包含敏感的信息，比如个人身份信息、财务信息等。
建立记录管理控制程序可以确保这些信息的安全，防止数据泄露和非授权访问。
2. 数据完整性：记录管理控制程序可以确保记录的完整性。
通过建立适当的审计和核查机制，可以及时发现并纠正记录中的错误和不一致。
3. 数据准确性：记录管理控制程序可以确保记录的准确性。
通过建立标准化的记录格式和数据录入规则，可以减少错误和错误数据的产生。
4. 数据可用性：记录管理控制程序可以确保记录的及时可用性。
记录控制程序
记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。
2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。
3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。
4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。
4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。
5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。
各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。
5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。
各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。
5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。
5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。
5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。
5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。
5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。
5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。
记录控制程序
记录控制程序1. 目的为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。
2. 范围适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。
3. 定义记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。
4. 职责4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。
4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。
5. 程序5.1记录的标识5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。
5.1.2记录的编号方法规定如下：XW-SC-001-A01版本号表单序列号部门代码公司代码5.1.3记录序号代码由至少3位组成，由001，002------999↗5.1.4 文件版本号正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。
5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。
5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。
5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。
5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。
5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。
ISO10012记录管理程序
记录管理程序1.目的：记录是体系有效运行的证明,是测量设备测量能力及所处状态的证明,是测量工作连续性的保证.对记录进行管理,能对测量过程起控制和预防作用,并具有可追溯性。
2.适用范围：适用于本公司测量管理体系记录管理、检测数据的记录管理。
3.相关文件：3.1 测量管理手册（第5.4、6.1.2、6.2.3、6.3.2、7.1.4、7.2.4、7.3.2、8.2.3等章节有关记录要求）3.2 文件控制程序：4.职责：4.1质检部、设备技术部负责制定计量管理和测量管理体系运行的记录表格，并对其记录和有关检测记录进行监督管理。
4.2质检部计量管理组、各使用部门、室、组负责本部门、室、组有关计量记录表格的制定，并负责有关记录的管理。
5.工作程序5.1 记录的分类5.1.1 计量管理工作记录：实施测量管理体系程序的记录，测量设备台帐，确认计划，计量工作计划等。
5.1.2 检测工作记录：测量设备检定、校准、检验、物理试验、检测、分析、抽检、维护保养记录；测量设备收发记录、能源、经营、工艺控制（包括安全、环保）、产品质量等检测记录。
5.2 记录格式的设计要遵循简便、易懂的原则。
5.3 记录的填写5.3.1 记录中的计量单位统一使用法定计量单位。
5.3.2 记录不得使用铅笔填写。
5.3.3 填写的记录，内容要齐全、准确；无内容的空格要划一斜线或表明未填写原因。
5.3.4 修改数字时,要在原数据上划“一”，将正确数字写在正上方，关键点的原始数据更改要加盖更改章或签名。
5.3.5 记录填写完毕，填写人员签名，并写明日期。
5.3.6 记录可用电磁记忆方式，如计算机硬盘等记忆媒介。
5.4 记录的保存5.4.1 记录应贮存在通风良好、干燥防潮的环境中，有序摆放，防止虫害严禁丢失、损坏。
ISO10012测量管理体系内审员培训班【课程对象】企业从事检测工作的管理和技术人员及产品检验人员；计量管理人员；节能管理和技术人员；主管计量、节能工作的领导；ISO10012质量体系和实验室评审的注册审核员和内审员。
记录控制程序
记录控制程序1.目的对质量、食品安全管理体系所要求的记录予以控制，以确保提供产品质量符合要求和管理体系有效运行的客观证据。
2.适用范围适用于与质量、食品安全管理体系运行有关的所有记录3.职责和权限3.1各部门负责本单位记录的设计、编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。
（见附录A）3.2各子公司负责记录的汇总与标识、贮存、保护、保存期及处理的规定。
3.3质量技术部负责监督、审查记录控制的实施情况。
涉及的相关部门详见附录A。
4.工作程序4.1记录的组成4.1.1产品质量记录。
用以证明产品形成全过程能够达到质量要求的记录。
包括各种原始记录、检验报告、试验数据、鉴定报告、确认报告、物资材料评审报告、计算器具标准数据等。
4.1.2管理体系记录。
用以证明质量、食品安全管理体系运行的有效及不断改进的记录。
包括管理评审报告、内部审核报告、不合格报告、纠正措施以及供方评价记录等。
4.2记录的编制和审批4.2.1各子公司根据质量、食品安全管理体系要求，制定记录目录，规定制定和使用单位，并按照充分必要和经济的原则，规定各种记录的内容，并逐步做到全公司记录在内容和形式上标准化、规范化。
4.2.2各种记录原则上应与文件同时编制，形成记录与文件一并进行论证、审批、发布；单独的记录由使用单位设计编制，并将记录的设计样表统一报质量技术部审核；格式和编号均按《文件、记录编码规则》执行。
4.3记录的保存和保护4.3.1质量技术部编制“记录清单”，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，并备案记录样表，各部门应编制本部门使用的记录清单并汇总备案记录的样表。
4.3.2各部门、各子公司应规定各种记录的填报传递方法、授权人员以及归档、保管和处理方法。
4.3.3原始记录和凭证、报告的副本由各单位按月收集装订归档；凭证、报告的正本由最终接收单位收集、归档。
相关材料应指定专人保管。
4.3.4各单位形成的记录，根据记录的保存要求对电子及纸质记录进行保存，记录保存期一般不少于两年；管理体系记录和重要产品记录由单位质量管理部门收集，归档保存；保存期限内必须可查，保存完整有效。
记录和记录管理控制工作程序
记录和记录管理控制工作程序记录和记录管理控制工作程序记录和记录管理控制是企业管理中重要的一环。
好的记录管理可追溯历史，提高决策效率，预防纠纷；而不良的记录管理则可能带来诸多问题，如信息丢失、信息冗余、信息重复等等。
在企业中，记录管理的工作是由记录员和记录管理员共同完成，下面将介绍记录和记录管理控制的工作程序。
一、记录员的工作程序1.接收记录源数据：记录员需要从各个部门收集记录源数据，包括各种业务交易数据、管理信息数据和财务数据等。
2.经过初步处理和分类：记录员需要对收集到的数据进行初步处理和分类。
初步处理包括对数据的格式化和校验，分类则按照数据类型和来源将数据进行分类整理。
3.创建和维护记录：在初步处理和分类完成后，记录员需要创建和维护记录。
根据各个部门提供的数据，记录员需要创建相应的记录，并对记录进行更新和修改。
4.校对和审核记录：为确保记录的准确性和及时性，记录员需要定期进行校对和审核记录。
校对和审核记录是防止误操作和不良行为的重要手段。
5.备份记录：在记录创建和维护的过程中，记录员需要对记录进行必要的备份，以确保记录的安全性和完整性。
二、记录管理员的工作程序1.监督记录员工作：记录管理员需要对记录员的工作进行监督和管理，确保记录员遵循工作程序和规定。
管理包括对工作的计划和安排、人员的培训和考评、数据的审核和控制等。
2.建立记录管理制度和标准：记录管理员需要建立记录管理制度和标准，以规范记录管理工作，包括定期备份记录、数据保密和安全措施、记录的审核和查证等。
3.维护记录系统：记录管理员需要维护记录系统，包括记录的归档、备份、恢复等。
同时，保持记录系统的稳定性和一致性。
4.审核记录：记录管理员需要对记录进行审核，以确保记录的准确性和完整性。
审核工作需要由独立的审核人员进行，避免记录员对自己创建的记录进行审核。
5.响应和回应记录需求：记录管理员需要响应和回应各个部门对记录的需求和查询。
需求包括对历史记录的查询、数据的导出和分析等。
ISO14001记录控制程序
文件制修订记录1.0目的对环境/安全管理体系所要求的记录进行管理，确保记录符合要求，提供体系运行符合要求的证据。
2.0适用范围适用于环境/安全管理体系运行中产生的相关记录。
3.0职责3.1 行政部是质量记录的归口管理部门。
3.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
4.0 工作程序4.1 公司各部门主管负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
4.2 质量记录的标识编号质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.3 质量记录的填写4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹工整、清晰，不允许乱写乱画和随意涂改，记录表中要求填写的项目应填写完整，若因原因不能填写的项目，应在备注栏中说明或用单斜杠画掉此栏，如若填表时发现表格空白太多，或用“以下空白”四字处理。
4.3.2 若因计算错误或笔误填错时，可用单斜杠画去，在其上方写上更改后的内容，签上更改人的姓名。
4.3.3 质量记录的事实和数字必须真实、准确，应签名的必须把名字签上，各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.4 为确保质量记录的严肃性，记录的填写只允许用蓝色和黑色水笔填写，若非永久性保存的记录，也可使用圆珠笔填写，不允许用钢笔和红色填写。
4.4 质量记录的保存、保护4.4.1 各部门主管必须给所有质量记录分类，按顺序每月收集，装订后按规定的期限保存。
4.4.2 对超过一年以上的质量记录每年底各部门进行全年分类汇编。
4.4.3 记录的保管应注意安全、防止丢失，其存放应注意防潮、防震、防蛀、防火、防鼠，所有的质量记录应保持完好、整洁，字迹清晰。
4.4.4 行政部建立公司《记录清单》，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。
4.5 质量记录的借阅、复制4.5.1 各部门的质量记录为便于检索，需建立本部门或行政部《记录清单》。
4.5.2 当顾客要求查阅服务过程所产生的有关记录时，由体系负责人批准，行政部办理手续。
记录控制程序
记录控制程序1目的对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效性的证据，同时也为产品的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2范围适用于质量管理体系运行中各种质量记录的控制。
3定义3.1记录：是一种特殊类型的文件，通常指在质量管理体系运行过程需要保留的成文信息。
这种特殊性表现为：在记录尚未填写时，一张空白的表格仍属一般的文件，一旦填写完毕就起到了提供所完成活动的证据作用，这时就转变为记录的范畴。
4相关文件4.1文件控制程序。
5职责5.1档案馆负责记录的归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
5.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
6流程图7工作程序7.1记录表格标识与发放7.1.1记录的标识由“编号”和“序号”组成，有序号要求的记录应在表格右上方设置“序号”一栏。
“编号”指示表格，“序号”指示记录的顺序。
7.1.2序号的填写可按照“年－质量活动序号－流水号”方式填写，如：2002年、第1次内审、第5张检查表，可表示为“2002-1-5”。
7.1.3产品记录的序号可按照“年－产品序号”或“统一流水号”方式填写，如：2002年、第2套产品，可表示为“2002-2”或总第10套，可表示为“10”。
7.1.4发放记录表格时，文件管理员做好标识，签字领用。
7.2记录填写7.2.1记录表格由各主管部门组织设计，一般应作为相应的程序文件或作业指导书的附件。
表格应由标准化部门审核，主管部门负责人批准，交文件管理人员登记发放；格式的更改应由表格编制部门执行《文件控制程序》，履行相应的手续。
表格的设置应能清楚地证明产品满足规定要求的程度。
7.2.2记录应能提供产品实现过程的完整质量证据；记录的填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰；记录应按照设置的表格逐项填写，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用“／”划去。
记录控制程序
1、目的对记录进行控制和管理，确保记录的完整性、真实性及可追溯性，为采取纠正措施和预防措施提供依据，也为质量管理和HACCP体系运行的有效性提供证据。
2、适用范围本程序适用于本公司质量管理和HACCP体系文件规定的记录。
3、职责3.1质量管理部是记录控制的管理部门，负责记录样表的审核、备案存档，并对记录进行监督检查。
3.2 质量管理部负责检验有关记录的填写、收集、保管贮存和管理工作。
3.3 各部门负责本部门记录的编制、编号、填写、收集、保管和贮存工作。
4、工作程序4.1 记录：作为符合性证据保留的成文信息，公司为保证其信息真实可靠，应采用适当的方式防止其非预期的更改。
4.2 记录可以采用不同格式，如：表格、文字；不同的形式，如：文字、图片、实物、音频、视频等；不同类型的媒介，如：纸张、光盘、网盘等；公司记录以纸质版表格为主，鼓励无纸化办公。
如：供应商资质及检测报告保存其扫描件、采购申请网上审批等。
4.3 记录表格的控制4.3.1记录表格的格式由各职能部门按相关程序文件要求设计编制，列出清单，由质量管理部负责人审核后进行登记编目。
4.3.2各职能部门若需要更改或增加记录时，需填写文件更改单，经质量管理部审核同意后，才能更改或增加。
4.3.3在使用设计好的表单前，应进行必要的填写培训，确保使用者能正确使用表单。
4.4 记录的填写4.4.1记录的填写，内容要真实、完整、准确、及时，所有项目不得有所遗漏，并有负责人签字及记录填写日期。
4.4.2归档的记录用钢笔、圆珠笔、签字笔填写。
4.4.3记录应字迹清晰，不允许涂改，只能杠改，杠改后能清楚看到杠改内容，并在相应位置鉴章或签字。
4.5 记录的编号为了保证记录的唯一性，每种记录的表格均应有唯一性的编号，所有与质量管理和HACCP 体系有关记录的编号按《文件控制程序》规定执行。
4.6 记录的传递、保管、标识4.6.1记录由记录填写部门收集、分类、整理、装订成册、编目、标识；4.6.2各部门应编制本部门的《记录清单》，并复制报质量管理部存档。
记录控制程序
记录控制程序一、目的对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
二、适用范围本程序适用于质量管理体系运行中记录的控制。
三、职责1.质量部负责记录的归口管理，并负责产品实现100％过程、监视和测量、计量、审核和评审以及纠正和预防措施等记录的管理。
2.各部门负责本部门记录的管理。
3.记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
四、工作程序1.记录的范围凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属于记录范围。
包括：⑴与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录等。
⑵与质量活动有关的记录：与产品有关的要求的评审记录、设计和开发、评审、验证、确认和更改记录、供方评价记录、产品标识记录、监视和测量装置检定记录、不合格品控制记录、顾客财产记录、质量计划相关记录、统计技术应用记录、服务及顾客投诉记录等。
⒉记录的编号和标识⑴记录的编号按《文件控制程序》执行。
⑵记录以其编号作为标识。
⒊记录的填写要求⑴记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核和批准。
⑵记录不得随意更改，确需更改时，采取画改的方式，并在更改处签名。
⑶记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。
⒋记录空白表式的管理⑴各种记录的空白表式由各主管部门设计、发放，质量部备案、编号，保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。
⑵各部门负责制定本部门的“记录清单”，内容包括：记录名称、编号（包括版本)、编制部门、编制日期、保存期限等。
⑶质量部收集各部门提交的“记录清单”和空白记录表式，汇总成册和管理。
⒌记录的保管和贮存要求⑴各部门由主管或专职人员负责本部门记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期便于查询。
记录和记录管理控制工作程序
记录和记录管理控制工作程序摘要记录和记录管理控制是现代企业管理中非常重要的一项工作，可以帮助企业更好地了解自身的运营情况，从而更好地制定经营策略。
本文将介绍记录和记录管理控制的基本概念、工作程序以及注意事项。
基本概念记录记录是企业在工作过程中产生的一种记录形式，包括日志、表单、文档、照片、视频等。
记录是企业管理和决策的基础，具有创造、保存、传播和利用信息的功能。
记录管理记录管理是将记录按照一定的规则进行管理、整理、归档和利用的过程。
它是保证企业信息化管理的关键环节，通过优化记录管理可以提高企业的效率和竞争力。
记录控制记录控制是对记录进行有效性、可靠性、完整性、保密性等方面的管理和控制，确保记录符合法律、行业和企业要求，保证记录的质量和价值。
工作程序记录的管理流程第一步：记录的创建企业在工作过程中产生的记录需要按照一定的格式进行创建，这些记录可能包括日志、表单、文档等。
在创建记录时，需要注意保证记录的语言简洁、格式规范和内容准确。
第二步：记录的管理管理记录主要包括记录的整理、归档和利用三个方面。
首先，需要对记录进行分类整理，将其按照一定的时间和主题划分为不同的类别。
然后，要将记录归档，将其存放在相应的文件夹中。
最后，需要对记录进行利用，实现信息的共享和交流。
第三步：记录的控制记录的控制主要包括记录的保密、可靠性、完整性、准确性等方面的管理。
对于重要的记录，还需要进行备份和存档，以防止意外的丢失。
记录管理的工具电子记录管理系统电子记录管理系统是一种用于管理企业记录的软件系统。
它可以帮助企业实现记录的分类、整理、归档和利用等工作，同时还能够实现记录的备份和共享。
云存储服务云存储服务是一种将记录存储在云端的服务，可以为企业提供可靠的数据存储和备份，同时也能够实现记录的共享和交流。
注意事项为了保证记录和记录管理控制的有效性，企业需要注意以下几个方面：确定记录的标准企业需要确定记录的格式、内容、保密等方面的标准，以保证记录的有效性和一致性。
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。
这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。
它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。
它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。
它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。
它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。
它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。
它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。
4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。
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重庆运输总公司
健康、安全与环境管理体系
程序文件
记录控制管理程序
编号：CQYS/HSE-CX-21
发行版本： C
修改码： 0
编写人：苏治国
审查人：周强
审批人：高鹏
2014-01-01发布 2014-01-01实施
重庆运输总公司发布
记录控制管理程序
1 目的
为了对本公司的记录进行控制和管理，为健康、安全与环境管理体系有效运行提供客观证据，保证HSE符合规定要求，记录具有可追溯性和可见证性，为纠正、预防和改进措施提供依据，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了HSE记录的控制方法和要求。
2.2 本程序适用于对本公司有关职业健康、安全与环境管理体系实施活动和过程中的记录控制，包括来自承包方的记录。
3 职责
3.1 安全环保节能部为本程序归口管理部门，负责记录的审核和记录使用情况的监督。
3.2 各部门、各单位负责编制和填写本部门及本单位的记录。
3.3 公司办公室负责指导记录的贮存和管理。
4 管理要求
4.1 管理流程
记录控制管理流程：受控记录分类、记录的形式和填写要求、记录的收集、标识、记录的归档贮存、记录的查阅和借阅、记录的保管、记录的处理。
4.2本公司受控记录分为四类：管理类；生产类；验证类；合同类。
4.2.1 管理类
4.2.1.1 管理评审报告，内部审核报告，HSE记录；
4.2.1.2 技术文件，体系文件审批、发放及更改记录；
4.2.1.3 纠正、预防措施跟踪检查报告、不合格报告、不合格的评审处置记录；
4.2.1.4 信息收集、评审、传递记录；应急演习记录；事故记录；检查整改记录；
4.2.1.5 人员培训记录；
4.2.1.6 职工体检记录。
4.2.2 生产类
4.2.2.1 设备运行记录、风险识别评价记录及各种变更、预防措施记录；
4.2.2.2 生产或施工日报表及HSE检查记录；
4.2.2.3 统计技术的方法应用。
4.2.3 验证类
4.2.3.1 检验、测量和试验设备的检定（或校验）记录、证书；4.2.3.2 承包方的选择、评价和验证记录；
4.2.3.3 车辆全自动检测线检测数据及相关资料；
4.2.3.4 外购物资、过程和产品检验、试验记录；
4.2.3.5 识别标记和可追溯能力的凭证记录，以及合格证；
4.2.3.6 环境监测记录。
4.2.4 合同类
4.2.4.1 合同评审报告；
4.2.4.2 承包方评价或考核报告，产品购买记录及与承包方联系记录。
4.3 记录的形式和填写要求
4.3.1 各单位及各部门应根据活动或过程填写记录，并建立台账。
4.3.2 各单位及各部门管理本部门的HSE记录，自行设计记录格式，收集、整理、归档、保管和处理其HSE活动过程中产生的记录，编制本单位的HSE记录清单。
4.3.3 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是光盘、磁带、数据库或胶片。
4.3.4 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。
4.3.5 填写要求：
4.3.
5.1记录用兰色及黑色笔填写（特殊情况下可例外），要求填写及时，内容正确、真实、规范、完整，字迹工整清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注上日期。
4.3.
5.2 记录中如有不能填写项目时，由填写部门编写空项说明。
对临时、少量的空项，在该项处用短横线表示。
4.3.
5.3 填写记录应使用统一的法定计量单位和标准的计算方法。
4.4 记录的收集、标识
4.4.1 各部门文件管理人员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅。
4.4.2 对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，一般以活页夹来保存。
4.4.3 如部门有多种记录，要对存放记录的进行编号，一般情况下各部门对记录每月整理一次，装订成集，注明部门、记录名称及月份；每年进行一次总的归档。
4.4.4 HSE记录的统一编码标识规定：
公司的HSE 记录统一编码标识如下：
当记录只与要素相关，不包含在所有的程序文件中时，其对应的程序文件编号统一为00，记录文件的编号按其出现的顺序，依次编号为：01，02……。
4.5 记录的归档贮存
4.5.1 各使用部门的记录在建账的基础上,整理齐全,按级别要求归档
4.5.2 记录按重要程度分三级：
4.5.2.1 一级记录对活动或过程跟踪有证实性作用，对生产经营、质量管理和质量保证有重要的指导意义，归总公司党政办公室保存，保存期不少于五年。
4.5.2.2 二级记录是指在一定时期内对生产经营和各种管理活动有指导性意义的记录，保存期为三年，由安全环保节能部保存。
4.5.2.3 三级记录是指与业务有关的活动记录，保存期为一年，由各单位及部室自行保存。
4.5.3 需长期保存的记录，定期转交总公司或所属单位党政办公室存档。
4.6 记录的查阅和借阅
4.6.1 部门需要查阅记录时，要求查阅重要的一级记录执行《重庆运记录顺序号 程序文件顺序号 记录类别代码JL 企业拼音缩写
输总公司企业档案管理制度》中有关保密的规定；查阅二、三级记录进行登记。
若需要借阅记录应限期归还，不得丢失、积压，填写“HSE 记录借阅登记表”。
借阅者不得私自涂改或自行复制。
4.6.2 顾客或分承包方需查阅记录时，先与主管部门联系，主管部门向有关部门提出申请后提取给顾客或分承包方。
查阅手续执行本程序4.6.1条的规定。
4.7 记录的保管
4.7.1 各部门的记录要求有专用柜，并做出明显标识，指定专人妥善保管，不得丢失、遗漏，做到安全完整，按期限保管。
4.7.2 记录的保存环境应安全、干燥，注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。
4.7.3 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置。
4.8 记录的处理
对超过保存期的记录要按规定进行销毁。
4.8.1 一级记录的销毁
执行本《重庆运输总公司企业档案管理制度》中的销毁制度，公司办公室列出“HSE记录鉴定销毁清单”，经鉴定小组鉴定，公司主管领导审批。
销毁时，指派两人监销。
4.8.2 二、三级记录的销毁
销毁前先由部门的记录保管者列出“HSE记录鉴定销毁清单”并提出申请，经主管部门鉴定，公司主管领导同意后，各部门自行销毁。
5 相关文件
《重庆运输总公司企业档案管理制度》
6 相关记录
6.1 CQYS/HSE-JL-21-01 HSE记录清单
6.2 CQYS/HSE-JL-21-02 HSE资料借阅登记表
6.3 CQYS/HSE-JL-21-03 HSE作废记录销毁登记表。