21记录控制管理程序

重庆运输总公司

健康、安全与环境管理体系

程序文件

记录控制管理程序

编号：CQYS/HSE-CX-21

发行版本： C

修改码： 0

编写人：苏治国

审查人：周强

审批人：高鹏

2014-01-01发布 2014-01-01实施

重庆运输总公司发布

记录控制管理程序

1 目的

为了对本公司的记录进行控制和管理，为健康、安全与环境管理体系有效运行提供客观证据，保证HSE符合规定要求，记录具有可追溯性和可见证性，为纠正、预防和改进措施提供依据，特制定本程序。

2 范围

2.1 本程序规定了HSE记录的控制方法和要求。

2.2 本程序适用于对本公司有关职业健康、安全与环境管理体系实施活动和过程中的记录控制，包括来自承包方的记录。

3 职责

3.1 安全环保节能部为本程序归口管理部门，负责记录的审核和记录使用情况的监督。

3.2 各部门、各单位负责编制和填写本部门及本单位的记录。

3.3 公司办公室负责指导记录的贮存和管理。

4 管理要求

4.1 管理流程

记录控制管理流程：受控记录分类、记录的形式和填写要求、记录的收集、标识、记录的归档贮存、记录的查阅和借阅、记录的保管、记录的处理。

4.2本公司受控记录分为四类：管理类；生产类；验证类；合同类。

4.2.1 管理类

4.2.1.1 管理评审报告，内部审核报告，HSE记录；

4.2.1.2 技术文件，体系文件审批、发放及更改记录；

4.2.1.3 纠正、预防措施跟踪检查报告、不合格报告、不合格的评审处置记录；

4.2.1.4 信息收集、评审、传递记录；应急演习记录；事故记录；检查整改记录；

4.2.1.5 人员培训记录；

4.2.1.6 职工体检记录。

4.2.2 生产类

4.2.2.1 设备运行记录、风险识别评价记录及各种变更、预防措施记录；

4.2.2.2 生产或施工日报表及HSE检查记录；

4.2.2.3 统计技术的方法应用。

4.2.3 验证类

4.2.3.1 检验、测量和试验设备的检定（或校验）记录、证书；4.2.3.2 承包方的选择、评价和验证记录；

4.2.3.3 车辆全自动检测线检测数据及相关资料；

4.2.3.4 外购物资、过程和产品检验、试验记录；

4.2.3.5 识别标记和可追溯能力的凭证记录，以及合格证；

4.2.3.6 环境监测记录。

4.2.4 合同类

4.2.4.1 合同评审报告；

4.2.4.2 承包方评价或考核报告，产品购买记录及与承包方联系记录。

4.3 记录的形式和填写要求

4.3.1 各单位及各部门应根据活动或过程填写记录，并建立台账。4.3.2 各单位及各部门管理本部门的HSE记录，自行设计记录格式，收集、整理、归档、保管和处理其HSE活动过程中产生的记录，编制本单位的HSE记录清单。

4.3.3 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是光盘、磁带、数据库或胶片。

4.3.4 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。

4.3.5 填写要求：

4.3.

5.1记录用兰色及黑色笔填写（特殊情况下可例外），要求填写及时，内容正确、真实、规范、完整，字迹工整清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注上日期。

4.3.

5.2 记录中如有不能填写项目时，由填写部门编写空项说明。对临时、少量的空项，在该项处用短横线表示。

4.3.

5.3 填写记录应使用统一的法定计量单位和标准的计算方法。4.4 记录的收集、标识

4.4.1 各部门文件管理人员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅。

4.4.2 对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，一般以活页夹来保存。

4.4.3 如部门有多种记录，要对存放记录的进行编号，一般情况下各部门对记录每月整理一次，装订成集，注明部门、记录名称及月份；每年进行一次总的归档。

4.4.4 HSE记录的统一编码标识规定：

公司的HSE 记录统一编码标识如下：

当记录只与要素相关，不包含在所有的程序文件中时，其对应的程序文件编号统一为00，记录文件的编号按其出现的顺序，依次编号为：01，02……。

4.5 记录的归档贮存

4.5.1 各使用部门的记录在建账的基础上,整理齐全,按级别要求归档

4.5.2 记录按重要程度分三级：

4.5.2.1 一级记录对活动或过程跟踪有证实性作用，对生产经营、质量管理和质量保证有重要的指导意义，归总公司党政办公室保存，保存期不少于五年。

4.5.2.2 二级记录是指在一定时期内对生产经营和各种管理活动有指导性意义的记录，保存期为三年，由安全环保节能部保存。

4.5.2.3 三级记录是指与业务有关的活动记录，保存期为一年，由各单位及部室自行保存。

4.5.3 需长期保存的记录，定期转交总公司或所属单位党政办公室存档。

4.6 记录的查阅和借阅

4.6.1 部门需要查阅记录时，要求查阅重要的一级记录执行《重庆运记录顺序号 程序文件顺序号 记录类别代码JL 企业拼音缩写

输总公司企业档案管理制度》中有关保密的规定；查阅二、三级记录进行登记。若需要借阅记录应限期归还，不得丢失、积压，填写“HSE 记录借阅登记表”。借阅者不得私自涂改或自行复制。

4.6.2 顾客或分承包方需查阅记录时，先与主管部门联系，主管部门向有关部门提出申请后提取给顾客或分承包方。查阅手续执行本程序4.6.1条的规定。

4.7 记录的保管

4.7.1 各部门的记录要求有专用柜，并做出明显标识，指定专人妥善保管，不得丢失、遗漏，做到安全完整，按期限保管。

4.7.2 记录的保存环境应安全、干燥，注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

4.7.3 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置。

4.8 记录的处理

对超过保存期的记录要按规定进行销毁。

4.8.1 一级记录的销毁

执行本《重庆运输总公司企业档案管理制度》中的销毁制度，公司办公室列出“HSE记录鉴定销毁清单”，经鉴定小组鉴定，公司主管领导审批。销毁时，指派两人监销。

4.8.2 二、三级记录的销毁

销毁前先由部门的记录保管者列出“HSE记录鉴定销毁清单”并提出申请，经主管部门鉴定，公司主管领导同意后，各部门自行销毁。

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