秘书学概论电子教案 (15)[6页]

此致
敬礼!
×××（盖章）
年 月 日
（二）证明信
证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称为“证明”或“证明书”。
证明信的种类 证明信可以有以下几种分类，如表6-11所示。
表6-11 证明信的种类
分类标准
种类
从内容上
以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信
从格式上
责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合同等，除盖公章和专用章外，还须盖负ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ人手章才能生效。
印章的应用应注意以下四个方面，如表6-9所示 。
表6-9 印章的应用应注意的事项
要求
具体内容
管理印章要有制度
对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章
特此证明
××省××市×××厂（公章）
二○一○年×月×日
作为材料存入档案的证明信
例文11
证 明 信
××大学党支部：
×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下：
××同志，现年××岁，中共党员，是我校中文系教师。该同志和家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模
使用印章要慎重
要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等
使用印章事前认真检查
看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印
盖章位置准确
要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰
印章必须妥善保管
一般公文纸书写的介绍信。
介绍信的写作介绍信包括以下内容，如表6-10所示。
表6-10 介绍信的内容
内容
具体要求
上款
指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号
介绍事项
包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等
其职权的凭信。 公章可分为两种，公章一般由上级制发，如需自行刻制必须报经公安机关批准，并在指定处刻制。专用章是为某种专门业务刻制的印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的业务权力。专用章可以是圆形，也可以是椭圆形、方形、菱形或长方形。手章是负责人印章，是机关、单位主要负
第17次课
摘要
授课题目（章、节）
第九章 秘书日常事务工作
教学主要内容及重点难点：
印章管理的方法、开具信函方法（重点）
内容
第九章 秘书日常事务工作
三、印章管理
四、开具各种信函
第九章 秘书日常事务工作
三、印章管理
掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、负责人印章等。公章是一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使
系。
（四） 邀请函
邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书
应使用挂号方式，以免丢失。固定式证明书信
例文9
证 明 信
×校办字×号
兹证明我校××同志（男），因公到___，请解决交通、住宿问题。特此证明
××××（盖章）
二○一○年×月×日
作为证件用的证明信
例文10
证 明 信
我厂工程师×××同志，技术员×××同志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮助。
固定形式的证明信和非固定形式的证明信
从证明信的用途来看
证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信
证明信的写作
一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期组成。撰写证明信要认真负责，必须对被证明的人或需证明的事情实事求是，要做到字必有据，用语准确，切不可含糊其辞，模棱两可。书写时不能用红笔或铅笔，必须使用钢笔或毛笔。如有涂改，须在涂改处加盖公章或印上证明人的指纹。所拟证明信应予登记，留有存根或底稿，以备查考。邮寄证明信，
落款
写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章
附注
一般写介绍信的有效期限
书信式介绍信
例文6
介绍信
××公司负责同志:
今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。
此致
敬礼!
××实用技术研究所
（盖公章）
二○一○年×月×日
不带存根的印刷介绍信
例文7
××市××局介绍信
___负责同志：
兹介绍_____同志前往你处________事宜，请接洽并予协助。
（有效期___天）
××市××局（盖章）
二○一○年×月×日
带存根的印刷介绍信
例文8
介绍信（存根）
___ 字___号
____等______名同志，前往______联系_______事宜。
年 月 日
___字___号
介绍信
兹有_____等______名同志，前往________联系_____事宜，望接洽并予协助。
须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面
四、开具各种信函
开具或拟写各种信函文件，是办公室日常工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。
常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。
（一） 介绍信
介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。介绍信的种类介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用
范教师。
特此证明
××省××市××大学党支部（公章）
二○一○年×月×日
个人出具的证明信
例文12
××局负责同志：
王××原为校中文系××级学生，曾担任前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结的活动。
特此证明
证明人：李××
二○一○年×月×日
（三） 推荐信
推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关