会计档案管理规范

第十三章会计档案管理规范

第八十七条会计档案的内容：

一、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记帐凭证、科目日结单、同城票据交换(提出、提入票据汇总)清单、特殊会计处理的各类通知单等。

二、会计帐簿：包括总帐、各种明细帐(分户帐)、现金收付日记簿和各种登记簿。

三、财务报告：包括会计报表、财务情况说明书、主管部门对财务报告的批复及社会审计的审计报告。

四、其他会计资料：包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、开户申请书、经济合同、财产清查汇总资料、涉外文件、实行会计电算化的软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件等，均应视同会计档案一并管理。

五、市商行以各行部为单位建立会计档案，妥善保管。非独立核算机构的会计档案，应由管辖行统一归档。

第八十八条会计档案立卷

一、会计凭证：

1、业务量大的单位按日装订，业务量小的单位够一册及时装订。每册按年统一编流水号，卷号与会计凭证册数编号应一致。

2、每册凭证背处应注明行、部名称、所属年度、月、日、每册流水号、保管期限，并及时登记“会计凭证保管登记簿”。

3、会计凭证一经装订不得随意拆封，必须拆封时应经领导批准，并在重新装订进做书面记录。

二、会计帐簿：、

1、总帐：按月装订。

2、活页明细帐、登记簿可根据数量按月、季、年装订，年度中间结转帐页应妥善保管。其中实收资本、盈余公积、资本公积明细帐因需永久保管应单独装订。

3、各种帐簿的装订顺序按科目、帐号排列，装订成册的帐页每册要按页加编顺序号，每册帐簿前应加填帐页目录。

三、会计报表：

1、日计表按月装订，其他报表按年装订，年终决算报表单独装订。

2、报表装订顺序为：财务情况说明书、资产负债表及其附表、损益表及其附表、财务状况变动表其他附表。

汇总单位报表，每一报表装订顺序为本单位汇总表，所属汇总单位报表。

3、装订成册的会计报表应按页编流水号。

四、其他会计资料均应分别单独装订成册，编制卷号。

五、装订成册的凭证、帐簿、报表等会计档案均应在绳结处用纸条加封，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章，然后加具封皮，封面按要求填写齐全并及时登记“会计档案保管登记簿”。

第八十九条会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类，具体规定如下：

一、永久保管会计档案：

1、年度财务会计报告；

2、资本金、股金及股权明细；

3、挂失登记和补发的凭单收据；

4、会计档案保管登记簿及会计档案销毁清册。

5、机构变动交接清册；

6、存、贷款开销户记录；

7、有权机关查询、冻结及扣划书；

8、帐销案存记录

9、银行认为应永久保管的其他会计资料；

二、保管期限十五年的会计档案：

1、会计凭证及其附件；

2、总帐、明细分类帐、卡，各种登记簿。

3、会计人员及会计档案移交清册；

4、中期财务会计报告；

5、重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录；

6、银行认为应保管15年的其他会计资料；

三、保管期限五年的会计档案：

1、下级行上报的财务会计报告；

2、联行往来核算资料；

3、密押表使用、保管记录；

4、对帐回单；

5、已处置固定资产卡片

6、银行认为应保管5年的其他会计资料；

四、保管期限三年的会计档案：

1、日报表；

2、计算机应用系统运行日志；

3、流水帐；

4、不定期报表；

5、银行认为应保管3年的其他会计资料；

第九十条归档保管：

一、各行部会计部门应指定专人负责会计档案的整理、立卷、

保管、调阅、销毁等工作。

二、当年的会计档案在年度终了后，由各行部会计部门填制“会计档案卷内目录表”、“卷内备考表”各一份随会计档案一同上交档案室。填写“会计档案案卷目录”、“会计档案移交清册”各一式两份，向档案室办理移交手续。点交后双方签字，各持一份。移交后接收人、监交人应在档案保管登记簿中签章。

三、由计算机打印输出的凭证、帐簿、报表等会计档案其保管期限与手工档案相同。存储于磁性介质上的会计资料，按要求双备份、异地保管。

四、严格执行安全保密制度，做到防盗、防火、防潮、防虫。磁性介质还要防光、防热、防磁。做到妥善保管、存放有序、查找方便。

五、机构变动或档案管理人员调动时，应当办理交接手续。

第九十一条会计档案的借阅：

一、建立会计档案的借阅。

二、银行内部调阅会计档案，应由会计主管人员批准，司法部门及由中国人民银行认可的部门因特殊需要查阅会计档案时，须持有县以上主管部门的正式公函，注明调阅内容，经行长批准方可调阅。与介绍信内容无关的档案不予提供。调阅期间，档案管理人员不得离开现场。

三、调阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得将会计档案拆封和借出。银行会计挡案保管部门应对查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。

第九十二条会计档案的销毁：

一、各行部会计档案保管期满需要销毁时，应由档案室提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，编制“会计档案销毁清册”，以书面形式报商行会计核算部，经行长批准后方可销毁。

二、经批准销毁的会计档案中，属于未了结的债权、债务原始凭证或其他未了事项的原始资料，银行不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案机构保管到未了事项完结为止。

三、销毁时应由本行会计部门、稽核部门、档案管理部门共同派人现场监销，并按会计档案销毁清册逐项核对，严防散失或发生舞弊。销毁后由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章，销毁清册一式两份，一份各行部留存，一份市商行留存，归档保管。