办公用品申请采购流程

采购管理制度

第一章总则

为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。

第二章采购物料分类

1、A类（日常办公用品、耗材）：中性笔、笔记本、胶带、打印纸等

2、B类（劳保用品）：卫生纸、拖把、垃圾袋等

3、C类（除过A、B类，公司各部门需要的物资）：电脑或电脑周边产品、创客耗材、技术部门所需工具等

第三章采购申请审批权限

1、估算金额在1000元以内（含1000元），由部门经理审批。

2、估算金额在1000元至2000元之间（含2000元），先由部门经理审批，再由分管经理审批。

3、估算金额在2000元至5000元之间（5000含元），先由部门经理和分管经理审批后，再由总经理审批。

4、估算金额在5000元以上(大宗采购)，由董事长加批。

第四章采购流程

一、A类物品采购流程

1、A类物品由行政部门人员张娇娇负责采购。

2、采购流程：

1）、申请信息初步汇总：各部门每月第一个工作日之前汇总部门所需A类物品信息，填写采购申请单1（见附件一），提交给采购人员。2）、申请信息最终汇总：采购人员汇总全公司A类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。

3）、采购：采购人员按审批通过的采购申请单采购。

4）、入库：物品采购回来后，采购人员与行政主管核实物品品种及数量，行政主管在采购申请单上确认签字。采购人员凭采购申请单办理采购物品入库，领取入库单。

5）、报销：采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。

6）、出库：采购人员按需发放A类物品，登记记录。每月28号（如遇节假日，顺延至假期结束的第一个工作日）汇总出库信息，提交财务部门，按部门出库。

3、流程图：

1、B类物品由行政部门人员武曼负责采购。

2、采购流程：

1）、申请审批：采购人员按需汇总全公司B类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。

2）、采购：采购人员按采购申请单采购。

3）、入库：物品采购回来后，采购人员与行政主管核实物品品种及数量，行政主管在采购申请单上确认签字。采购人员凭采购采购申请单办理采购物品入库，领取入库单。

4）、报销：采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。

5）、出库：采购人员按需发放B类物品，登记记录。每月28日汇总出库信息，提交财务部门，按部门出库。

3、采购流程图

1、C类物品由总经办人员刘净丽负责采购。

2、采购流程：

1）、申请：公司任何人员需求采购C类物品，务必先填写采购申请单3（见附件三），预估价格（价格的预估可由申请人自行完成，也可由采购人员协助完成）。

2）、审批：申请人员按照预估价格逐级审批。审批完成后，采购申请单留存于采购员处。

3）、采购：审批完成后即可采购，采购方式分以下两种，申请人根据采购物品内容自行选择。

❖采购方式一：采购物品部门化（只有申请人员可以清楚确定所申请物品的规格性能），申请人须选择自行选购、采购人员代付款的方式采购。申请人自行选购物品，务必与卖家沟通发票事宜，无发票不予付款。

❖采购方式二：采购物品大众化（物品内容无特殊要求）。可以选择采购人员自行选购付款的方式采购。

4）、入库：

●物品采购回来后，申请人先到采购员处调取采购申请单，与采购

员核对物品品种数量，采购员在采购申请单上确认签字。

●申请人凭确认签字的采购申请单到财务部办理系统入库，领取入

库单。

●办理入库后，务必将采购申请单及入库单归档于采购员。

5）、报销：采购员凭采购申请单、入库单、收据、发票到财务部按流程报销。

6）、出库：申请人员按需出库。

3、流程图

4、特殊情况应急处理

1）特殊情况一：

情况紧急，申请人员需要采购人员协助采购物品（采购人员选购付款）。申请人员务必提交今目标申请（选择今目标自由审批流程即可），通过部门经理审批，抄送给采购员方可采购。申请人员务必在5个工作日内补办书面采购申请单及采购物品的入库出库流程。2）特殊情况二：

情况紧急，申请人员需要自行采购物品（采购人员自行选购自行付款），申请人员无需申请即可采购，但务必补签采购申请单，办理入库出库手续。无采购申请单、入库单不可报销。

第五章注意事项

1、除特殊情况外，公司任何采购都必须经书面申请审批流程。如遇特殊紧急情况，务必在5个工作日内补办书面审批流程。

2、公司任何采购物品都必须在财务部办理入库手续。

3、采购报销时务必凭采购申请单、入库单、收据、发票方可报销缺一不可。

附件一

采购申请单一（部门申请填写）

采购申请单二

附件三:

采购申请单三