革命历史档案著录细则.doc
DAT 17.1-1995 全国革命历史档案数据采集标准革命历史档案著录细则

中华人民共和国行业标准DA/T 17-1—95革命历史档案著录细则为了进一步提髙革命历史档案资源开发利用水平,建立国家级的革命历史档案目录数据库和计算机检索体系,健全馆际之间信息交流资源共享机制,充分发挥革命历史挡案在我国社会主义建设事业中的作用,特制定本标准。
1主题内容与适用范围1.1本标准规定了革命历史档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。
1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史档案文件级机读目录。
编制其他革命历史档案目录可参照使用。
1.3本标准不包含档案目录组织的方法。
2引用标准GB 3792.1—83文献著录总则GB/! 3792. 5—85档案著录规则3名词术语3.1革命历史档案中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体所形成的挡案。
3.2其它名词术语见《档案著录规则》。
4著录项目4-1档案馆代码4.2档号4.2.1全宗号4.2.2:目录号4.2.3I案卷号4.2.4文件号4.3份数4-4页数4-5缩微号4.6密级4.7文件状况4.8载体类型4-9文件时间中华人民共和国国家档案局1996—02—26发布1996-10-01 实施45DA/T 17.1—954.10责任者4.10.1个人责任者4.10.2团体责任者4.11受文者4.11.1个人受文者4.11.2团体受文者4.12题名4.13分类号4.14主题词4.15自由词4-16地名4.17人物4.18组织机构4.19会议4.20备注5标识符号+附件。
:副题名及说明题名文字。
()有关说明文字。
[]考证符号。
□表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。
•外文缩写。
〜起止连接符。
,责任者、主题词等项目内著录两个以上内容的分割符。
6著录格式6-1著录格式见《档案著录规则》。
6.2本标准只提供著录标引的参考工作单,见附表2。
1必要项目和选择项目7.1必要项目:档案馆代码、档号、时间、责任者、题名、分类号、主题词。
7.2选择项目:除必要项目外均为选择项目。
档案著录规则
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中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案,可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录,也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时,所示版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
[DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目,档案著录的结果,是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项,每项分若干著录单元(小项)。
革命历史资料著录细则
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革命历史资料著录细则DA/T 17.2-19951主题内容与适用范围1.1本标准规定了革命历史资料篇名级著录项目、标识符号、格式和方法。
1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史资料篇名级机读目录。
编制其他革命历史资料目录可参照使用。
1.3本标准不包含资料目录组织的方法。
2引用标准GB 3792.1 文献著录总则GB 3792.5 档案著录规则3名词术语3.1资料党和国家机关、群众团体或个人在从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动中形成的,提供给社会各界工作和学习参考用的一切公开或内部的出版物以及某些文件、档案的复制品。
3.2革命历史资料中华人民共和国成立前中国共产党及其领导的党政军群机构及其他革命团体和个人在实践活动中形成的资料。
3.3资料著录在编制资料目录时,对资料的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.4著录项目揭示资料内容和形式特征的记录事项。
3.5著录格式著录项目在条目申的排列顺序及其表达方式。
3.6条目资料著录标引的结果,是反映一个著录标引对象的内容和形式特征的著录标引项目的组合。
3.7资料目录按照一定的次序编排而成的条目组合,是资料检索和报导的工具。
4著录项目4.1档案馆代码4.2书刊名称4.3出版日期4.4出版者4.5书刊号4.6资料状况4.7载体类型4.8密级4.9资料时间4.10卷期号4.11资料首页4.12责任者4.12.1个人责任者4.12.2团体责任者4.13受文者4.13.1个人受文者4.13.2团体受文者4.14题名4.15主题词4.16自由词4.17分类号4.18地名4.19人物4.20组织机构4.21会议4.22备注5标识符号:正副书刊名、正副题名之间的分隔符号。
="表示并列题名之间的符号。
+附件。
,相同责任方式的责任者、主题词等项目内著录两个以上内容的分隔符号。
;责任方式不同的责任者之间的分隔符号。
()表示不同责任者的责任方式,化名、别名责任者的真实姓名。
档案著录规则总结 (3)
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档案著录规则总结引言档案著录规则是管理和组织档案的重要指南,它确保档案被正确地标识、描述和分类。
本文将总结档案著录规则的基本原则和常见规范,旨在帮助读者理解和运用这些规则。
著录规则原则1. 准确性档案著录规则的首要原则是准确性。
每个著录项都应当真实地反映所描述的档案或文件的实际情况。
对于名称、日期、地点等重要信息,尤其要确保准确性。
2. 完整性档案著录规则要求尽可能提供完整的信息,以充分描述档案或文件的特征和属性。
对于多元素著录项,要注意完整地列出各个要素,并按照一定规定的顺序排列。
3. 一致性为了使档案著录信息具备一致性,应当在整个档案库或组织中遵循相同的规范和标准。
该原则还要求对于同一档案或文件的不同版本或副本,著录信息要保持一致。
4. 可读性档案著录规则强调可读性,即要求著录信息能够被普通用户理解和应用。
避免使用晦涩的缩写词或术语,应当使用简明扼要、容易理解的语言。
常见著录规则1. 档案标识号档案标识号是档案著录中最重要的要素之一。
它通常由一系列字符或数字组成,用于唯一地标识一个档案或文件。
档案标识号的形式和规则应当根据具体情况进行制定,以便于检索和管理。
2. 档案标题档案标题用于简要描述档案或文件的内容。
它应当准确地概括档案的主题和关键信息,避免使用模糊或含糊不清的词汇。
对于长篇档案或文件,可以使用副标题进行具体细化。
3. 制作日期制作日期是指档案或文件创建、编制或修订的日期。
它对于确定档案的时效性和历史背景具有重要意义。
在著录时,应当提供制作日期的具体年、月、日等信息。
4. 责任者责任者是指与档案或文件相关的主要个人或组织。
著录规则要求提供责任者的姓名、职位、机构等信息,以便于定位和辨认相关的责任和权责。
5. 档案媒介档案媒介是指档案或文件所采用的物理形式,如纸质文件、电子文件等。
著录规则要求明确指出档案媒介,以保证正确的保存和处理方式。
6. 主题词主题词用于描述档案或文件的主题和内容。
DAT 17.2-1995 全国革命历史档案数据采集标准革命历史资料著录细则
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DA/T 17.2-1995 全国革命历史档案数据采集标准革命历史资料著录细则1 主题内容与适用范围1.1 本标准规定了革命历史资料篇名级著录项目、标识符号、格式和方法。
1.2 本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史资料篇各级机读目录。
编制其他革命历史资料目录可参照使用。
1.3 本标准不包含资料目录组织的方法。
2 引用标准GB 3792.1 文献著录总则GB 3792.5 档案著录规则3 名词术语3.1 资料党和国家机关、群众团体或个人在从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动中形成的,提供给社会各界工作和学习参考用的一切公开或内部的出版物以及某些文件、档案的复制品。
3.2 革命历史资料中华人民共和国成立前中国共产党及其领导的党政军群机构及其他革命团体和个人在实践活动中形成的资料。
3.3 资料著录在编制资料目录时,对资料的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.4 著录项目揭示资料内容和形式特征的记录事项。
3.5 著录格式著录项目在条目申的排列顺序及其表达方式。
3.6 条目资料著录标引的结果,是反映一个著录标引对象的内容和形式特征的著录标引项目的组合。
3.7 资料目录按照一定的次序编排而成的条目组合,是资料检索和报导的工具。
4 著录项目4.1 档案馆代码4.2 书刊名称4.3 出版日期4.4 出版者4.5 书刊号4.6 资料状况4.7 载体类型4.8 密级4.9 资料时间4.10 卷期号4.11 资料首页4.12 责任者4.12.1 个人责任者4.12.2 团体责任者4.13 受文者4.13.1 个人受文者4.13.2 团体受文者4.14 题名4.15 主题词4.16 自由词4.17 分类号4.18 地名4.19 人物4.20 组织机构4.21 会议4.22 备注5 标识符号:正副书刊名、正副题名之间的分隔符号。
="表示并列题名之间的符号。
+附件。
,相同责任方式的责任者、主题词等项目内著录两个以上内容的分隔符号。
档案著录规则
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档案著录规则
《档案著录》是档案馆、室编制检索工具时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,是获取档案中所含情报信息的主要途径,决定档案检索工具质量的重要因素。
规则的制定为建立健全全国统一的档案检索体系,建立地方和全国的目录中心,逐步实现电子计算机检索创造条件。
规则主要内容:
1、引言,指明制定的目的,依据的原则和适用范围。
2、名词术语,对所涉及的基本名词术语的概念予以确切定义。
3、著录项目,规定了10个大项,如:题名与责任者、文本项、密级与保管期限、时间、载体形态、排检与编号等,以及若干小项。
4、标识符号,对著录项目和内容各规定了6种标识符。
5、著录格式,对著录项目在条目中的排列顺序及表达方式做了具体规定和说明。
6、著录项目细则,对著录项目中的各项逐一予以解释、详细规定并举例说明。
此外,规则对著录项目的详简级次、所用文字、载体类型标识及著录来源等也做了若干规定。
档案著录规则
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档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案,可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录,也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时,所示版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/ 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
著录在编档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
[DA/T1中5]著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
条目又称款目,档案著录的结果,是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项,每项分若干著录单元(小项)。
题名与责任说明项正题名并列题名*副题名及说明题名文字*文件编号*责任者附件*稿本与文种项稿本*文种*密级与保管期限项密级*保管期限*时间项载体形态项载体类型*数量及单位*规格*附注与提要项附注*提要*排检与编号项分类号档案馆代号*档号电子文档号缩微号主题词或关键词~中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)。
某科技公司革命历史档案著录细则

某科技公司革命历史档案著录细则某科技公司革命历史档案著录细则为了记录某科技公司的革命历史,维护公共记忆,确保历史档案的精准性和完整性,该公司特制定了一套著录细则,以规范制定和管理历史档案。
本文旨在详细阐述该著录细则。
一、档案名录1.档案名称:记录档案的名称,需简明扼要、清晰明了。
2.档案编号:为每个档案设立唯一编号,以便检索使用。
3.开放时间:记录档案开放的时间,以便管理人员进行定期保养和维护,确保档案的长期使用。
4.存放单位:记录档案存放的单位,包括具体位置、专门房间、柜子和架子等,确保所有档案得到妥善存放。
5.保管人:记录档案的保管人,确保档案得到专人管理和保护。
二、档案目录1.目录名称:记录目录的名称。
2.目录编号:为每个目录设立唯一编号,以便检索使用。
3.档案数量:记录目录包含的档案数量。
4.档案时间范围:记录目录所涵盖的档案时间范围。
5.制作人:记录目录的制作人和制作时间。
6.备注:记录其他需要说明的内容。
三、档案文件的著录1.档案名称:记录档案名称。
2.档案编号:记录档案的编号,需与档案名录的唯一编号相一致。
3.档案出处:记录档案的来源单位,并注明档案的性质、来源、形式、数量、时间范围、作者、创作时间、制作时间和保存时间等。
4.档案内容:记录档案的具体内容,尽可能准确地描述档案的主题、内容、类别、形式、数量、人物、地点、时间和活动等。
5.档案年代:记录档案所在的时间年代。
6.档案保管期限:记录档案的保管期限,即可操作期和永久保存期,做到分类管理、不失序列。
7.备注:记录其他需要说明的内容。
四、档案保管1.保管环境:档案的保管环境主要包括温度、湿度、光线、氧气、尘埃、震动等方面的要求,确保档案的长期保存。
2.档案传递:档案传递的环节要严格管理,确保档案的安全、准确、及时传递。
3.档案盘查:对档案进行定期盘查,确保档案的完整性和精准性。
4.档案护理:对档案进行定期护理和整理,确保档案的长期保存和使用。
革命历史档案资料分类标引规则
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革命历史档案资料分类标引规则为社会主义建设服务,特制定本规则。
1 2本规则适用于依据《革命历史档案分类表》进行革命历史档案资料的分类标引。
1 3本规则适用于各级各类档案馆馆藏革命历史档案文件级和革命历史资料篇名级的分类标引,适用于计算机检索系统和组织机检档案资料分类目录。
1 4本规则不适用于对档案资料实体的分类、整理和排架。
2引用标准GB/T 15418 档案分类标引规则3名词术语3 1《革命历史档案分类表》即《中国档案分类法新民主主义档案分类表》,是按照革命历史档案资料的内容和特点,分门别类组成的科学体系,根据类目之间的相互关系,从大类到小类,逐级划分,按照逻辑系统组成的类目表。
用于对革命历史档案资料进行分类标引的工具。
3 2分类号类目的简明编码,标记各级类目的符号,可固定全部类目的先后次序和明确一个类目有分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
3 3类目是档案分类表的构成单元。
在性质上或特征工具有共同属性的档案资料的总称。
类目规定了一类档案资料的性质和内容范围,以便区别于其它的档案资料。
一个类目一般包括一个档案主题,但有时也包括一个以上的档案主题,形成一个类组。
3 4类目注释对类目的说明,用以明确类目的内容范围、指出类目之间的关系,规定需要使用的特殊分类方法。
3 5分类标引将革命历史档案资料主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程,也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。
4分类标引规则4 1革命历史标案资料分类标引必须以中国共产党党的各级组织及党领导下的群众团体从事社会实践活动的职能分工为基础,以档案资料内容为依据。
分类标引时必须对档案资料进行主题分析,归纳和提炼主要内容,把握所论述的对象,准确地给予分类标识。
4 2革命历史档案资料分类标引时必须正确地理解类目涵议和范围,避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。
4 3革命历史档案资料分类号必须符合专指性的要求,分入最切合档案资料内容的类目,赋予准确的类号。
档案著录规则
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档案著录规则档案著录规则1 适用范围为规范单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目细则,特制定本规则。
本规则适用于各单位各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案,可遵照本规则制定细则。
2 规范性引用文件档案著录规则 DA/T 18-19993 术语和定义3.1 著录在编制档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
3.2 公共必著项适用于所有档案类别的必填著录项。
3.3 公共著录项适用于所有档案的可选著录项。
3.4 专有著录项适用于某一档案类别的特殊可选著录项,可按卷、卷内文件和件级进行著录。
4 案卷级著录项4.1 公共必著项档号、题名、件数(除会计档案、******开发档案外)、页数(除会计档案、******开发档案外)、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期4.2 公共著录项立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注5 卷内文件级著录项5.1 公共必著项档号、题名、责任者、页号(除会计档案、******开发档案外)、日期、密级、载体类型5.2 公共著录项文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注6 件级著录项6.1 公共必著项档号、题名、页数(除声像、实物档案及特殊载体外)、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级6.2 公共著录项文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、备注7 专有著录项7.1 产品档案、设备仪器档案项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量7.2 科学技术研究档案项目代号、项目名称、获奖级别、附图数量7.3 建设项目档案项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量7.4 ******开发档案单井:地区名、井号、井别、井型、附图数量物探:项目名称、CDP号、带盘号、测线名称、附图数量7.5 会计档案会计凭证:凭证类别、起凭证号、止凭证号7.6 实物档案荣誉:获奖级别7.7 特殊载体专有著录项7.7.1照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图规格、数量7.7.2 其他来源、数量8 著录项内容说明。
中华人民共和国档案行业著录标准

中华人民共和国档案行业著录标准中华人民共和国档案行业著录标准中华人民共和国档案行业标准档案著录规则 DA/T18—1999Bibliographical description for archives1 \范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案,可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录,也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时,所示版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 3792.1—1983 文献著录总则GB/T 7156—1987 文献保密等级代码GB/T 9704—1988 国家机关公文格式GB/T 15418—1994 档案分类标引规则GB/T 3860—1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3定义(略)4著录项目档案著录项目共分七项,每项分若干著录单元(小项)。
4.1 题名与责任说明项.包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文字编号、责任者、附件六个单元。
①正题名②并列题名。
③副题名及说明题名文字。
④文件编号⑤责任者⑥附件。
4.2稿本与文种项4.3 密级与保管期限项4.4 时间项4.5载体形态项①载体类型②数量及单位③规格4.6 附注与提要项4.7排检与编号项①分类号②档案馆代号。
③档号④电子文档号⑤缩微号4.7.6 主题词或关键词4.8 4.1~4.7中有“,”号者为选择著录项目或单元(小项)5著录用标识符5.1 为识别各著录项目、单元(小项)及其内容,添加如下规定的标识符。
.一置于下列各著录项目之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
档案著录工作制度

档案著录工作制度一、总则第一条为了加强档案著录工作的科学化、规范化管理,提高档案著录质量和利用效率,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案管理的规定,制定本制度。
第二条档案著录工作是指对档案进行著录、编辑、整理、归档、保管、利用和销毁等一系列管理活动,是档案工作的重要组成部分。
第三条档案著录工作应坚持依法依规、科学规范、安全高效的原则,确保档案的真实性、完整性、准确性和及时性。
第四条国家机关、企事业单位、社会团体和其他组织应按照本制度规定开展档案著录工作。
二、档案著录第五条档案著录应包括以下内容:(一)档案的编号、名称、形成时间、形成单位、档案类别、档案级别、档案内容摘要等基本信息;(二)档案的载体形式、规格、页数、字数、图片数量等物理信息;(三)档案的密级、保密期限、开放时间等保密信息;(四)档案的利用范围、利用方式、利用权限等利用信息;(五)档案的归档时间、归档单位、归档人等归档信息。
第六条档案著录应采用国家规定的档案著录标准和方法,确保著录内容的规范化和标准化。
第七条档案著录应使用专用软件或者数据库,实现档案著录信息的电子化、网络化。
第八条档案著录人员应具备档案专业知识和技能,经过培训合格后方可从事档案著录工作。
三、档案编辑整理第九条档案编辑整理应按照档案的类别、形成时间、形成单位等进行分类,确保档案的系统性和连续性。
第十条档案编辑整理应遵循档案的原貌原则,保持档案的原始性和完整性。
第十一条档案编辑整理过程中,应对档案进行去重、清洗、修复、装订等处理,确保档案的质量和安全。
四、档案归档第十二条档案归档应按照国家和地方的档案归档规定和标准进行,确保档案的完整性和准确性。
第十三条档案归档应由档案形成单位或者个人负责,按照档案的类别和顺序进行整理、分类、编号、登记。
第十四条档案归档应填写档案归档目录,内容包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、档案类别、档案级别等。
五、档案保管利用第十五条档案保管应按照档案的密级、保密期限、开放时间等要求进行,确保档案的安全和保密。
革命历史档案著录的基本原则

革命历史档案著录的基本原则
李才
【期刊名称】《档案管理》
【年(卷),期】2003(000)003
【摘要】@@ 1著录格式.我们在著录格式上采用"革命历史档案著录标引工作单"进行文件级著录.
【总页数】1页(P33)
【作者】李才
【作者单位】洛阳市第二档案馆
【正文语种】中文
【中图分类】G27
【相关文献】
1.开展革命历史档案著录工作为计算机存储作好准备 [J], 赵学;王伟
2.革命历史档案著录中如何把握主题标引与分类标引一致性问题的初探 [J], 李志平;王晓光
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4.中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较 [J], 张战争;王大青;赵爱萍
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档案归档目录著录细则

档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者:所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如:单位全称:盐商集团人事行政部规范的简称:人事行政部不规范的简称:人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文,最多填写三个责任者,被省略的责任者用“[等]”表示,各责任者之间用“;”隔开。
个人责任者(如单位领导年度述职报告、工作总结等),一般只著录姓名,必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称,并加“()”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如:盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时,应著录考证出正确的责任者,并加“[ ]”号。
1.2日期:所有日期均为8位阿拉伯数字表示,年份为4位,月、日用2位数字,足用“0”补齐。
如:92年1月23日正确写法为19920123错误写法:920123 或者1992123如果原文没有精确到日,又不能考证的,日期两位用“00”补齐。
如:原文日期为92年12月正确写法为:19921200如果若干份文件作为一份文件存档,则格式为“最早日期-最晚日期”如:19920101-199203211.3文号:应写全称,年份为4位,括号用方括号“[ ]”表示。
如:原文写法:盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法:盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的,两者之间以“;”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目:包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式:2.2.1档号:格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示,分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开,目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的,以“0”补齐。
如:年度号为2015,分类号为经营管理下资产管理类的档案,档号应为:2015-JG•zg2.2.2案卷题名:一般照录原文,原题名确有错误或不能揭示案卷内容时,应修改后再著录。
档案著录标准著录项说明

文件编号
字符型
40
否
填写科技科技文件材料的文号或图样的的图号、设备代号、项目代号等。
10
责任者
字符型
40
否
填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
11
文件材料题名
字符型
254
否
填写科技文件材料的全称。
12
形成时间
字符型
10
否
填写科技文件材料的形成日期。
13
密级
字符型
8
否
依据保密规定填写科技文件材料的密级。
基建档案案卷目录
序号
著录项
类
型
长
度
允许
空值
解释说明
1
全宗号
字符型
6
是
由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定,需向国家档案馆移交的档案,其全宗号另定。
2
档号
字符型
24
否
应填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。
3
项目代号
字符型
12
否
是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。
4
目录号
13
拍摄者
字符型
8
否
是指照片或底片的拍摄人及移交人。以一组照片为单位著录时,摄影者可以著录多个。
14
照片、底片号
字符型
15
否
是指照片的编号或底片的编号。以一组照片为单位著录时,照片号、底片号应著录起止号
15
张数
字符型
10
否
是指相同内容相同地点相同时间照片、底片或数码的张数。
16
规格
字符型
12
是
著录细则

00816nam0 2200265 450010199010**@aISBN号@b装订方式@d获得方式/价格100**@a1999****d************0chiy0120 ea101-*@a作品语种102**@a出版国代码@b出版地代码105**@ay z 000yy106**@ar200-*@a题名与责任说明@d并列正题名@e副题名及说明文字@f第一责任说明@g其它责任说明@h分册号@i分册题名205**@a版次说明210**@a出版、发行地@c出版、发行者@d出版、发行年215**@a页数/卷册数@c图及其它细节@d尺寸225-*@a正丛编题名@h分册号@i分册题名300**@a一般附注320**@a书目附注410*=@1411*=@1423*=@1500-=@a统一题名510-*@a并列题名512-*@a封面题名516-*@a书脊题名517-*@a其它题名600*=@a个人名称(中国人姓名著录于此)@b外国人名的其余部分@f年代(朝代)606**@a普通主题@x主题复分@y地区复分@z年代复分690**@a《中图法》分类号@v3701*=@a主要责任者@4责任方式702*=@a次要责任者@4责任方式711-=@a主要责任者(团体名称)@4责任方式712-=@a次要责任者(团体名称)@4责任方式801*=@a国家代码@b机构名称代码@c处理日期905**@a10032@b登录号@d分类号@e书次号906**@a条码号907**@a赠书者名@b赠书日期@c赠书条码986**@a条码号***注:"*"表示空格,"-"表示指示符一,"="表示指示符二一.总则1.编制依据:《ISBD(M)》.《GB3792.2-85》.《CN-MARC》.2.编制原则:遵循《ISBD(M)》的原则,具体细节按《GB3792.2-85》著录, 如二者发生矛盾,按《ISBD(M)》著录.二.信息源的选择:1.单卷本专著:有多个题名信息时应首先选择题名页;有多个题名页时, 则选取与正文文字相同的题名页.2.摹真复印本(影印本):附有复印细节的题名页,无题名页则选择版权页.3.一部书包含多部作品,无整部书的共同题名页而各部作品均有自己的题名页时,这些题名页可共同作为这部书的信息源.4.题名页为以下情况者,选择版权页为代题名页:a.仅有正题名,无责任说明及出版说明,为半题名页形式者;b.仅有书法形式的正题名;5.如果信息不是取自规定信息源或代信息源时,在转录到著录项目时要加方括号6.对于出现于信息源内的错误照录,但需在附注项注明错误或正确的内容,并在相应的检索点位置给予正确的检索点形式.三.著录方式的选择:1.分散著录适用于:丛书(或总集)下的每一单册均有自己可独立的并有检索意义的题名,责任者和标准号及价格等.2.分卷著录适用于:比较庞大的,计划性不强或不太强,不能一次出齐,并且除有共同题名外每册均有自己的分册题名的出版物.3.综合著录适用于:(1)有严格计划,预计出书不多,有整套书的子目(无论编目时是否已经出齐)的出版物;如有特殊情况酌情处理.(2)整套书仅有一个总题名,从载体形态上分为若干个单册的一部多卷专著(无论编目时是否已经出齐);四.各部分详细说明(一)头标区:包含处理记录时可能需要的有关记录的一般性信息,共有24个字符位,每一位置都要固定.因此,在输入时应严格按字符位置对号入座, 不可任意增减. 在编目时一定要模块下操作编目时要填写的内容有:(1)记录状态(字符数1,字符位5)(2)执行代码中的记录类型(字符数1,字符位6)、书目级别(字符数1,字符位7)、层次等级代码(字符数1,字符位8)、编目等级(字符数1,字符位17)、著录格式(字符数1,字符位18).编目等级:本馆为完全级,即编目时依据原作品,填b.著录格式:本馆完全采用ISBD格式,填b.原始编目机构编制的机读目录一般有以下几组情况:a.一般单册专著和多卷专著(无论编目时到齐与否),均为: n a m 0b.丛编下的单册为: o a m 2c.丛编记录为: n a s 1d.附属丛编记录为: o a s 2e.连续出版物为: n a s 0(二)标识块:标识块包括标识记录、款目、作品的标识号.如记录控制号、记录版次标识、国际标准书号(ISBN)、国际标准连续出版物号(ISSN)、国家书目号、版权登记号、政府出版物号、期刊代码(CODEN)、统一书刊号、订购号、专利号、标准号等.本块选用字段有:010 020 ` 091 094(1)010字段 ISBN号子字段 $a. $b. $d. $za.若一套书有若干卷而每卷均有各自的ISBN号,而整套书仅有一个总价格时,则重复若干个010字段(每一卷重复一个010字段),总价格可标在第一卷的 ISBN 号之后,再加限定说明语.例:010 bb$a7-80001- -1$b第一卷$d$500.00(n 卷总价)010 bb$a7-80001- -2$b第二卷010 bb$a7-80001- -3$b第三卷..........010 bb$a7-80001- -n$b第n卷b.一套书分若干卷,既有每卷书的ISBN号,又有整套书的ISBN号时,整套著录时,先著录整套书的ISBN号,然后依次著录分卷的ISBN号,分卷著录时,则要先标每单卷书的ISBN号,后取整套书的ISBN号并加注相应的限定说明语.c.图书提供的ISBN号如属错误,照录,并将$a改为$z;如能考证出正确的ISBN号,则重复010字段著录正确的ISBN号.d.一书有ISBN号又有统一书号时,分别使用010.091字段.(2)091 统一书号本字段选用$a $b $d子字段a.有统一书号无ISBN号者可将统一书号及价格置于091字段.091 $aCN$b统一书号$d$5.00(限定说明语)b.一部书既有统一书号又有ISBN号而采取综合著录时,分别用091字段和010字段,并将各分卷册的限定说明语分别置于091和010字段的相应位置.091 $aCN$b统一书号$d限定说明语$5.00.例:010 $a7-81013-123-0$b第3卷$d$5.00091 $aCN$b15568.913-92$d$1.20(第1卷)(3)094 标准号:凡国家标准.专业标准刊有标准号时,可采用本字段.例:094 bb$aCN$bGB3792.2-85(三)编码信息块本块选用字段为: 100 101 102 105 106 110100字段:选用该字段中的(1)出版日期类型:选用a.b.c.d.e.f.g几个代码.1)连续出版物选用a.b.c三个代码,即头标中的书目级别为S时,视具体情况选用a.b.c代码.填a时,表示该著录实体为现期出版的连续出版物:知其具体起始出版年: 出版日期①填1989, 出版日期②填9999例: a19899999说明: 1989年应为起始出版年, 当不知其确切出版年时,可将所编目之单册的出版年或最早出版的单册的出版年填于此。
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革命历史档案著录细则DA/T 17.1-1995为了进一步提高革命历史档案资源开发利用水平,建立国家级的革命历史档案目录数据库和计算机检索体系,健全馆际之间信息交流资源共享机制,充分发挥革命历史档案在我国社会主义建设事业中的作用,特制定本标准。
1主题内容与适用范围1.1本标准规定了革命历史档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。
1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史档案文件级机读目录。
编制其他革命历史档案目录可参照使用。
1.3本标准不包含档案目录组织的方法。
2引用标准GB 3792.1文献著录总则GB 3792.5档案著录规则3名词术语3.1革命历史档案中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体形成的档案。
3.2其它名词术语见《档案著录规则》。
4著录项目4.1档案馆代码4.2档号4.2.1全宗号4.2.2目录号4.2.3案卷号4.2.4文件号4.3份数4.4页数4.5缩微号4.6密级4.7文件状况4.8载体类型4.9文件时间4.10责任者4.10.1个人责任者4.10.2团体责任者4.11受文者4.11.1个人受文者4.11.2团体受文者4.12题名4.13分类号4.14主题词4.15自由词4.16地名4.17人物4.18组织机构4.19会议4.20备注5标识符号+ 附件。
:副题名及说明题名文字。
()有关说明文字。
〔〕考证符号。
□表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。
?外文缩写。
~起止连接符。
,责任者,主题词等项目内著录两个以上内容的分割符。
6著录格式6.1著录格式见《档案著录规则》6.2本标准只提供著录标引的参考工作单,见附表2。
7必要项目和选择项目7.1必要项目:档案馆代码、档号、时间、责任者、题名、分类号、主题词。
7.2选择项目:除必要项目外均为选择项目。
8著录使用文字8.1著录使用文字必须是规范的简化汉字。
8.2档案本身文字出现错别字、繁体字和非标准字时,在所著录条目中予以改正。
8.3著录中所用数字一律采用阿拉伯数字。
8.4少数民族文字的档案著录时必须依照少数民族文字书写规则,亦可根据实际需要翻译成中文(外文亦同)。
8.5各著录项目使用文字类别见附表1。
9载体类型标识革命历史档案的载体类型分为:纸、录音、录相、照片、印信、缩微制品、机读磁性制品等。
10著录来源10.1著录来源是被著录档案的本身。
10.2在著录的档案本身不能满足要求时,应参阅其他有关资料。
11著录项目细则11.1档案馆代码:依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
11.2全宗号:著录档案所在全宗的编号。
11.3目录号:著录档案所在案卷目录的编号。
11.4案卷号:著录档案所在案卷的编号。
11.5文件号:著录档案所在案卷内每一文件的顺序号。
11.6份数:著录该文件的份数。
11.7页数:著录该文件的页数。
如该文件有多份,应著录该文件页数的总和,双面有字和筒子页文件按两页计。
11.8缩微号:著录档案缩微复制品的编号。
11.9密级:根据开放历史档案的有关规定,密级一般可分为“开放”和“控制”两种。
开放的不填,控制使用的用“K”表示。
11.10文件状况:指档案出现破损、缺页、字迹不清等情况时进行著录,文件状况用代码表示,见附表3。
11.11载体类型:指档案载体的物质形态特征。
纸质档案不著录,其他载体形式用代码表示,见附表4。
11.12文件时间:指文件的形成时间,一般公私文书、信件为发文时间;决议、决定、命令为通过或发布时间;条约、合同为签署时间;计划、报表?嘀剖奔?工程、产品图纸为设计时间等。
11.12.1文件时间依据GB2808全数字式日期表示法,由8位数字组成。
年度4位,月份2位,日期2位,年、月、日可省略。
原文件无法确定时间的应补“0”。
例1:1938年5月8日应著录为:19380508。
例2:一件文件只有2月,没有年和日应著录为:00000200。
11.12.2由若干份文件为对象著录一个条目时,著录其中最早和最晚形成的文件时间,中间用“~”连接。
例:某文件级有1951午6月6日;1951午7月5日;1953午8月3日;1953午12月11日四份文件。
应著录为:19510605~19531211。
11.12.3文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的,一律转换成公元纪年,不加注。
例:民国三十八年五月六日应著录为:19490506。
11.12.4地支代月、韵目代日对照表见附表5。
11.13责任者:指制发文件并对其负有责任的团体或个人,分为个人责任者和团体责任者两种。
11.13.1个人责任者:一般只著录姓名,如是笔名或别名时,除按原文著录外还应将其真实姓名附后,并加“( )”。
例:“伍豪”应著录为“伍豪(周恩来)”11.13.1.1原文只提供个人责任者的姓和职务,如能考证出来,应著录考证出的姓名,对考证出的内容不加括号。
无法考证的按原件著录。
例1:毛主席应著录为:毛泽东。
例2:黄部长无法考证,仍著录为:黄部长。
11.13.1.2多个个人责任者时,将其责任者姓名依次写出,之间用“,”分隔。
11.13.2团体责任者:必须著录机构的全称或通用简称。
例1:中国共产党中央委员会应著录为:中共中央。
例2:中共中央北方局应著录为:北方局例3:中国新民主主义青年团西北工作委员会应著录为:青年团西北工委。
11.13.2.1团体授命个人发布的文件、个人代表团体所做的报告、讲话等,即著录个人责任者,亦著录团体责任者。
遇有团体责任者带有考证括号的,著录时应将括号去掉。
11.13.2.2原文件中多个团体责任者名称连续省略写的,著录时应分开,之间用“,”分隔。
例:河北、山东省委应著录为:河北省委、山东省委。
11.13.3外国责任者,应著录统一的中文译名。
11.14受文者:分为个人受文者和团体受文者,著录方法同11.13,普发性文件不著录。
11.15题名:表达档案内容特征、中心主题的名称。
包括正题名、副题名和附件题名。
11.15.1题名原则上按档案题目名称著录,如原题名不能反映文件主要内容时,应自拟题名。
11.15.2著录题名时,应按正题名、副题名、附件题名的顺序,不分段落,不留空格。
正题名与副题名之间用冒号“:”分隔,与附件题名用“+”号分隔,附件为两件以上者,应著录为“+1……”,“+2……”。
标点符号应著录清楚。
原题名内如带有括号,著录时应保留。
11.16分类号:指档案所属类目的符号,是对档案进行主题分析后依据《革命历史档案分类表》赋予的分类号。
当分类表中没有恰当的类目时,可标引相近类目和上位类目,当出现多主题时,可标引多个分类号,之间用“,”分隔。
11.17主题词:是揭示档案主题内容的规范词。
使用词表为《革命历史档案主题词表》。
词与词之间用逗号“,”分隔。
11.18自由词:当主题词表中没有相应主题词,又不能组配标引和靠词标引时,方可标引自由词。
标引的自由词应概念明确、含义清楚、实用性强,有检索意义。
词与词之间用“,”分隔。
11.19地名:按档案内容中所涉及有检索意义的地名著录。
历史地名照原文著录。
外国责任者的国别亦在此著录。
地名之间用“,”分隔。
11.20人物:按档案内容中所涉及有检索意义的人物著录,方法同个人责任者。
11.21组织机构:按档案内容中涉及有检索意义的组织机构名称著录,方法同团体责任者。
11.22会议:按档案内容中所涉及的会议名称著录。
当出现两个以上会议名称时,之间用“,”分隔。
11.23备注:为著录各个项目中需加以解释和补充的事项。
如在文件形成过程中,有重要人物的手稿、眉批等,应在备注项中说明。
附表1各项目标识符、文字类别对照表说明:1、字符为字母和数字,不包括汉字。
2、CCFC《中国公共交换格式》由全国文献工作标准化技术委负责制定。
附表2革命历史档案著录标引工作单附表3:档案、资料状况代码表附表4:载体类型(非纸质)代码表附表5:月、日代字表地支代月一月:子二月:丑三月:寅四月:卯五月:辰六月:巳七月:午八月:未九月:申十月:酉十一月:戍十二月:亥韵目代日一日:东、先二日:冬、萧三日:江、肴四日:支、豪五日:徽、歌六日:鱼、麻七日:虞、阳八日:齐、庚九日:佳、青十日:灰、蒸十一日:真、尤十二日:文、侵十三日:元、覃十四日:寒、盐十五日:删、咸十六日:铣、谏十七日:筱、霰十八日:巧、啸十九日:皓、效二十日:哿、号二十一日:马、个二十二日:养、冯二十三日:梗、漾二十四日:迥、敬二十五日:有、径二十六日:寝、宥二十七日:感、沁二十八日:俭、勘二十九日:豏、艳三十日:陷三十一日:世。