集团企业档案管理办法方案

集团企业

档案管理办法方案

第一条目的

为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。

第三条职责

档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。

档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。

各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。

第四条档案的分类及编号

(一)类别设置

本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H）。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A 文书档案

B 工程档案

C 合同档案

D 会计档案

D1 会计报表

D2 会计账簿

D3 会计凭证

D4 其他会计材料

E 人事档案

E1 财务综合部

E2 总经办

E3 设计部

E4 技术部

E5 项目管理部

F 声像档案

F1 视频

F2 照片

G 实物档案

H 设计档案

(二)编号方法

1.文书档案编号

文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含

大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。

例： A / 1 / 2016 / 1

件号（第1件）

年度（2016年）

保管期限代号（永久）

大类代字（文书档案）

2.工程档案编号

工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。

例： B 1 / 1

案卷号（第1个案卷）

工程项目代号（第1项工程）

大类代字（工程档案）

3.合同档案编号

合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。

例： C / 1 / 2016 / 1

件号（第1件）

年度（2016年）

保管期限代号（永久）

大类代字（合同档案）

4.会计档案编号

会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。

例： D 3 / 2016/ 1

案卷号（第1个案卷）

年度（2016年）

属类代号（会计凭证）

大类代字（会计档案）

5.人事档案编号

人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。

例： E 1 / 1

案卷号（第1个案卷）

部门代号（财务综合部）

大类代字（人事档案）

6.声像档案类编号

（1）视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视频为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代

字及属类代号）/年度/件号。每年从“1”起编件号。

例： F 1 / 2016 / 1

件号（第1件）

年度（2013年）

属类代号（视频）

大类代字（声像档案）（2）照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从“1”起编组号，每组照片从“1”起编张号。

例： F 2 / 2016 / 1 / 1

张号（第1张）

组号（第1组）

年度（2010年）

属类代号（照片）

大类代字（声像档案）

7.实物档案编号

实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/年度/件号。每年从“1”开始编件号。

例： G / 2016 / 1

件号（第1件）

年度（2016年）

大类代字（实物档案）

8.设计档案编号

设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。

例： H 1 / 2016/ 1

案卷号（第1个案卷）

年度（2016年）

设计项目代号（第1项）

大类代字（设计档案）

第五条文件的整理和归档时间

(一)文件的整理

1.归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。

2.归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

3.归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。