公司涉密文件管理办法

公司涉密文件管理办法

第一章总则

第一条目的

为提高公司内控管理水平，加强各类文件的保密性，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制订本办法。

第二条定义及范围

涉密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、图纸等。

第二章密级范围及确认

第三条涉密文件的密级划分为秘密、机密和绝密三级，具体规定参见《××科技有限公司股份有限公司保密制度》（xx发〔2012〕59号）。

第四条密级的确认

涉密文件由拟制人根据文件密级不同，提交不同级别的领导进行密级确认，并填写涉密文件密级确认表（见附件1），在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。密级确认的具体权限为：

1. 绝密文件与机密文件由单位主管领导确认，经总经理审批后方可定级；

2. 秘密文件由单位负责人确认，经单位主管领导审批后方可定级；

3. 经相关领导确认为非涉密的文件则定为普通级，按一般文件管理即可。

第五条密级标识

密级确认后，涉密文件均需标注密级标记，加盖相应标识：

绝密文件在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章；

机密文件在其文件每一页的右上角加盖“机密”专用印章；

秘密文件在其文件首页的右上角加盖“秘密”专用印章。

第三章涉密文件的管理

第六条涉密文件的保存

1. 公司所有涉密文件的右上角均需标注密级标记，加盖对应的密级印章。

2. 公司所有密级文件，均由专人保管，专柜存放。

3. 公司涉密文件管理人员对所保管的密级文件资料不得擅自复印、摘抄或传播，不得向无关人员泄露；不得在普通电话、电子邮件和私人通信中暴露涉密文件机密。

第七条涉密文件的利用

1. 绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和传送，秘密文件如需在网络上传送，应得到主管领导的批准。

2. 在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应首先按其密级由相关领导审批，并在提供前与之签订保密协议。

3. 涉密文件利用者必须严格遵守有关制度，保证文件及其内容的安全；未经许可，不得私自查阅、抄录和复制，更不能擅自将文件材料带出保管单位。

4. 凡查阅涉密文件，必须填写《公司涉密文件利用申请表》（见附件2），经相关领导批准后方可查阅，并对查阅内容有保密的义务。

5. 涉密文件原则上不能外借，确为工作需要，必须办理借阅手续，填写《公司涉密文件利用申请表》，经相关领导批准后方可借出，使用完后立即返还。

6. 严格控制涉密文件复印数量，复印的涉密文件要和原件一样严格管理，不得改变其原定的密级和保密期限；复印涉密文件须填写《公司涉密文件利用申请表》，

经相关领导审批同意，在保管人处进行登记，并标注使用目的，以备核查。

7. 涉密文件利用者不得将文件拿到社会上营业性复印场所复印；不得自行翻印。第八条涉密文件的清退和销毁

1. 涉密文件保管人员按规定对涉密文件定期进行清查，按期清退。

2. 需要销毁的涉密文件，严格履行销毁登记手续，经总经理审批后，由2人以上共同监销，任何人不得私自销毁涉密文件。

3. 负责管理涉密文件的人员调动工作时，必须将所管文件进行认真清理，办理完交接手续后方可调离。

第九条监督和检查

1. 单位负责人应当对本单位涉密文件的保密情况进行有效监督，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。

2. 涉密文件保管人员对本单位涉密文件的控制情况进行记录，单位负责人根据记录信息对保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评。第十条发生失密、泄密和涉密文件被盗事件时，要立即采取补救措施，并及时报告主管领导、文件保密单位，尽快挽回影响；当事者要写出书面报告。

第十一条对违反保密规定、造成文件资料泄密和被盗密者，应按其性质及情节轻重给予批评及相应的惩罚处理，具体参见《××科技有限公司股份有限公司保密制度》。

第四章附则

第十二条本办法由公司办公室负责解释与修订。

第十三条本办法自下发之日起施行。