企业行政作业指导书

企业行政作业指导书 Document serial number【UU89WT-UU98YT-UU8CB-UUUT-UUT108】

目录

第一节接听电话作业指导书

第二节来访接待作业指导书

第三节固定文件制作业指导书

第四节档案立卷作业指导书

第五节档案管理作业指导书

第六节档案调配作业指导书

第七节图书入库作业指导书

第八节图书盘点作业指导书

第九节文件收发作业指导书

第十节受理员工申诉作业指导书

第十一节物资设备盘点作业指导书

第十二节行政库房盘点作业指导书

第十三节提案管理作业指导书

第十四节计划、总结、监控作业指导书

第十五节会议组织作业指导书

第十六节查场作业指导书

第十七节查岗作业指导书

第十八节车辆派单作业指导书

第十九节固定资产及耐用品建档作业指导书

第二十节物品采购作业指导书

第二十一节物品调配作业指导书

第二十二节物品报废作业指导书

接听电话作业指导书

任务接听电话部门综合办

适用职位行政文秘及所有接听电话人员

批准人

部门经理总监总经理

日期编号

标准：

1.使用规范标准的普通话；

2.记录信息的准确度达到100%。

程序：

1.电话响起。电话铃响起3声内接听；

2.接听电话。左手拿起电话，右手准备纸和笔，微笑的问候：“您好，”

3.了解对方情况。包括：姓名、单位、来电的目的等；

4.确定需接听电话人员是否在。30秒内确定该人员是否在；

5.如果在，请需接听电话的人员接听接话；如果不在，礼貌告知对方并询问是

否需要留言。

6.记录留言信息。完整，无偏差的记录信息内容；

7.回馈留言内容。第一时间与相关人员沟通，确保信息传递不失真、不拖延。注意事项：

1.适当提醒接听电话的人员必须言简意赅，尽量在节约时间；

2.规范的普通话，语言清晰，控制说话的声音，避免影响其它人员的工作；相关表格：

无

来访接待作业指导书

任务来访接待部门综合办

适用职位行政文秘及所有接待人员

批准人

部门经理总监总经理

日期编号

标准：

1.标准的普通话；

2.热情、礼貌的接待来访者；

3.杜绝访客无人问津的情况发生；

4.来访办理的事情不论是否属于自己负责的范围，都不能说“不知道”、“不

清楚”。

程序：

1.迎接访客。看到有访客进入公司，必须主动起身微笑、问好；

2.了解来访目的。与访客沟通明确来访的原因、寻找的对象、访客的基本信

息；

3.引导访客至来宾休息区；

4.及时与被访部门沟通，确定被访人、是否接见以及见面时间；

5.如果被访人暂时不能接见，应告知来访者原因以及等待时间，并准备茶水和

报纸、杂志等供其翻阅；

6.引导访客去相应部门；

7.访问结束，应送别访客。

注意事项：

1.用双手递接名片，拿名片的手不要放在腰上，接过名片后确定姓名正确读

法；

2.对于来访总经理、财务部的访客要谨慎判断，与相关人员进行沟通后确定是

否引见；

3.如果被访人不在，那么应告知来访者被访人的去处、大概什么时候能回来，

并让来访者确定是否等待，若不等待，应询问是否留下联系方式或信息；

4.如相应部门负责人不必接见的访客，需婉转回答；

5.记录要求：准确记录相关信息，及时传达。

相关表格：

无

固定文件制作作业指导书

任务固定文本制作部门综合办

适用职位行政文秘及所有使用者

批准人

部门经理总监总经理

日期编号

标准：

1.打印、复印文稿，按送稿先后顺序安排；

2.打字要快速、准确，排版美观，装订整齐；

3.节约成本,废纸利用率达90%以上,纸张浪费率控制在5%以内；

4.重要文件的文件格式字体、版式统一。

程序：

1.明确文件类型及格式

（1) 通知、通报、告示档的格式：标题居中1号加粗宋体，敬称顶格2号宋体，正文3号宋体，落款3号加黑宋体；

（2) 红头文件格式：页眉为居中1号加粗红色宋体，宁港发［2008］X号为居中四号加粗宋体，正文标题3号加粗宋体，正文及落款小四号宋体；

2.检查文件的内容，文件内容100%与工作有关；

3.打印文件；

4.填写《打字、复印登记表》。

注意事项：

1.个人数据,禁止在公司打印、复印；

2.注意数据信息的保密，不得截留任何文件；

3.爱护办公设备，不得违规操作。

4.如行政人员下班后，有部门人员需加班使用复印机时，应与负责人沟通，填

写《打字、复印登记表》，使用完后务必关机。

相关表格：

《打字、复印登记表》

档案立卷作业指导书

任务档案立卷部门综合办

适用职位行政文秘

批准人

部门经理总监总经理

日期编号

标准：

1.各立卷部门使用本部门统一格式的档案装订档案；

2.档案按不同年份进行立卷；

3.档案立卷必须全面、无缺漏、

4.有密切关联的文件不可分散。

程序：

1．划定各部门档案范围及分类；

（1）综合办：

行政类：派车单，考勤记录，调查问卷，公司重要活动的剪报、照片、录音录像等；

会议类：公司通知，各类报告、总结、领导讲话，会议记录、会议纪要；

文件类：公司管理人员任免文件资料，公司的各项规章制度、实施细

则，公司内部各种工作计划、总结、报告、指示、批复，部门流程、制度以及表格；

设备类：办公设备说明书，公司重要设备数据线等；

合同类：公司与有关单位签订的合同，公司与有关单位签订的协议书。（2）企划部：

图纸类：商场总体片面图、分块平面图，商场效果图、商场导师系统分布图，商场广告位分布图；

宣传类：DM单页，报纸广告，招商手册，电视广告，企业简介手册；

合同类：与各合作单位签订的合同，与各合作单位签订的协议书。

（3）物业部：行政类：保安、保洁考勤记录。

（4）商管部：单据类：出门证，加班单，罚款单。

2．有关材料的日常收集；