采购与付款采购与付款业务内部控制调查表表格

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内部控制具体规范--采购与付款

企业内部控制具体规范——采购与付款第一章总则第一条为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。

第二条本规范所称采购与付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。

企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。

第三条企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；（二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定；（四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。

第二章职责分工与授权批准第四条企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）请购与审批；（二）询价与确定供应商；（三）采购合同的订立与审核；（四）采购、验收与相关会计记录；（五）付款的申请、审批与执行。

第五条企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。

有资源整合条件的企业或企业集团，业务采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。

第六条企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。

第七条企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同，下同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

内部控制具体制度采购与付款管理

进行审查和修改。
定期培训合同管理人员
提高合同管理人员的专业素质和法律意识，确保其能够准确理解和把
握合同条款的含义和要求。
验收不规范风险及应对措施
制定验收标准和程序
明确验收的标准和程序，确保验收过程规范、科学、有效。
建立验收记录
对验收过程进行记录，包括验收时间、验收人员、验收方法、验收结果等，确保验收过程可追溯。
加强验收监督
定期对验收过程进行监督和检查，了解验收人员的操作方法和标准是否符合要求，确保验收过程规范、科学、有效。
04
采购与付款业务监督与检查
采购与付款业务监督制度
岗位分工与授权批准
确保采购与付款业务岗位人员具备相应的资质和权限，遵循授权批准制度。
采购计划与需求管理
制定合理的采购计划，明确采购需求，避免盲目采购。
供应商档案管理
建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容，以便对供应商进行全面了解和管理。
合同签订与审核内部控制
合同签订
经过供应商评估后，与选定的供应商签订采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、付款方式等。
合同审核
合同签订前需经过相关部门负责人审核，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。
验收不规范，可能导致数量、质量不符合约定，影响企业生产运营或造成企业经济损失。
供应商选择不当风险及应对措施
01
建立供应商评估机制
02
建立供应商档案
制定供应商评估标准和程序，明确供应商应具备的资质、信誉、业绩等条件，确保选择的供应商能够提供可靠的商品或服务。
对供应商进行档案管理，记录其基本情况、经营状况、供应能力等信息，以便对供应商进行持续评估和监督。

07第七章采购与付款循环的审计

发生
确定被审计单位资产负债表中列报的固定资产在资产负债表日是否确实存在，是否为被审计单位所拥有。
确定被审计单位所有应
完整性当记录的固定资产及其
增减变动是否均已记录
完毕，有无遗漏。
列报
确定是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中做出恰当的列报。
权利和确定记录的固定资产是否义务为被审计单位拥有或控制。
如果认为回函不可靠，评价对评估的重大错报风险以及其他审计程序的性质、时间安排和范围的影响。
（三）截止测试
截止测试的目的是检查应付账款是否计入了正确的会计期间，是否存在未入账的应付账款。测试程序包括：
针对已偿付的应付账款，追查至银行对账单、银行付款单据和其他原始凭证，检查其是否在资产负债日
控制活动
（三）确定控制是否得到执行
注册会计师需要运用职业判断，结合被审计单位实际设计和执行穿行测试，以获取控制是否得到执行的审计证据。评价结果包括：
A
控制设计合理，并得到执行。
B
控制设计合理，未得到执行。
C
控制设计无效或缺乏必要的控制。
三、对采购与付款循环实施控制测试
控制测试的主要目的是获取控制运行有效性的审计证据。
在检查过程中，注册会计师通常执行下列程序：
结合固定资产清理科目，抽查固定资产账面转销额是否正确，原计提的减值准备是否同时结转，会计处理是否正确。
检查出售、盘亏、转让、报废或毁损的固定资产是否经授权批准，会计处理是否正确。
检查投资转出固定资产的会计处理是否正确。
检查债务重组或非货币性资产交换转出固定资产的会计处理是否正确。
（二）函证应付账款
获取适当的供应商相关清单，询问该清单是否完整，选取样本进行测试并执行如下程序：

采购与付款业务的内部控制

编号签字的凭证与记录是否按程序要求处理，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可检查是否存在舞弊现象。
性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一
二、采购与付款业务流程的内部控制要点
１．编制需求计划和采购计划。采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般
等特殊产品应提供相应的独家、专有资料。经专业技术部门
研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批；）（采购计２
划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要．结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低；）（采购３计划应纳人采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行
记录、签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查有
划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应
要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。３．选择供应商。选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。主要管控措施：第一．建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实
４．确定采购价格。如何以最优“ 性价比” 采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式．办理运输、
ＭｅａｌｕｒｃｎａｉｃｏｔｌｇｉａｌＦｉｎｃａｌＡｃｕｎｔｎｇｉ
采购与付款业务的内部控制

采购与付款内部控制

② 请购单已经提出，购货部门及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓储和生产部门。
③ 对于过去因各种原因未能填制购货定单而被积压下来度
购货定单填制：购货部门购货定单作用：授权执行并记录经济业务
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最新课件
购货定单的控制要点： (1)预先编号。目标：
② 检查使用物品和劳务获得部门主管是否在请购单上签字同意。
A. 对于需大量采购的原材料、零配件，必须做成本分析 (分析各种采购数量对成本影响)
B. 对于请购数量不大，或者零星采购的物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。
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最新课件
供应商选择的内部控制要点：
① 正式填制购货定单前，必须向不同的供应商(通常要求两家以上)索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料。
② 比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。
③ 对于大宗的交易，采用一套有效的指标程序。
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最新课件
发出购货定单时间控制
控制目的：正常的生产过程被推迟防止现金被搁置在存货
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最新课件
发出购货定单时间控制要点： ① 存货管理部门运用经济批量法和分析最低存货点确定
a. 确保定单能完整地保存 b. 确保在会计上所有购货定单都得到处理
(2)确保购货定单的有效性。
在购货定单向供应商发出前必须由专人检查： a. 定单是否得到购货授权人的签字 b. 定单是否经的请购单作为支持凭证
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最新课件
(3)由专人复查购货定单的编制过程和内容。包括
A. 复查从请购单上摘录的资料 B. 复查有关供应商的主要文件资料 C. 复查价格数量和金额的计算
① 是否齐全 ② 日期和货物内容是否一致 ③ 有无经授权人的核准签字 ④ 发票的折扣是否与购货定单要求相一致 ⑤ 各种原始凭证之间的数量、价格、加总合计是否正确

任务一-采购与付款循环内部控制和控制测试汇总

子项目二采购与付款循环审计任务一采购与付款循环内部控制和控制测试任务描述采购与付款是企业经营活动的重要环节。

被审计单位应设计健全有效的内部控制制度，强化采购与付款循环的管理与控制，确保企业各项经营活动的正常运行。

被审计单位采购与付款循环内部控制设计的是否合理，并得到有效运行，将直接影响审计人员实施实质性程序的性质、时间和范围.在审计实施过程中,注册会计师应在了解被审计单位及其环境的基础上，对采购与循环内部控制是否得到一贯执行进行测试，以便于确定实质性程序的性质、时间和范围.其具体任务有：了解采购与付款循环特点；掌握销售与收款循环控制测试程序以及控制测试的描述方法。

任务分析通过对被审计单位重要交易类别和交易流程的了解、检查被审计单位相关控制手册和其他书面材料，询问各部门的相关人员，观察业务操作流程,确认被审计单位应在哪些环节设置控制以及可能发生的错报环节，并以文字表述、调查表或流程图的方式进行描述、测试和评价其内部控制是否存在或可信赖,如存在并可以信赖就进行控制测试,否则只执行实质性程序。

任务实施子任务一采购与收款循环内部控制任务引例长虹会计师事务所接受委托,对中兴公司2011年度的财务报表进行审计，注册会计师张信负责该循环审计。

张信在获取的中兴公司内部控制手册中，审阅了材料采购与付款循环相关的内部控制制度，表述如下：1、首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写请购单，请购单交供销科批复.2、供销科根据前制定的采购计划，对请购单进行审批.如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经理批准。

3、决定采购的材料，由供销科填写一式二联的订购单，其中一联供销科留存；另一联由采购交供销单位。

采购员凭订购单与供货单位签订供货合同。

4、供货合同的正本留供销科并与订购单核对；供货合同的副本分别转交仓库和财务科，以备查。

5、采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。

验收时,将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的发运单相互核对。

采购与付款业务循环内部控制调查表

0
0
1
4
4．支付准备、批准支付职责与记录现金支付、登记总账分录 1 职责是否相分离？
0
0
1
5
5．支付批准职责是否与支付职责相分离？
1
0
0
1
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6．记录现金支付分录的职责是否与总账分录职责相分离？
1
0
0
1
7
1．项目执行单位是否根据批准的可行性研究报告和年度采购 1 计划，进行采购安排或向项目办提交货物采购清单？
1
17
7．是否存在为避开上级部门审批程序而分割定单的做法？
1
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0
1
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8．采购部门是否保留了价目表和其他相应的报价单？
1
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1
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9．是否对不符合采购部门所制定质量或业绩标准的供货商予 1 以记录？
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10．是否对公开采购和有关协议保留了足够的记录？
1
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0
1
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11．采购中是否禁止为采购人员提供便利或对该类采购实施 1 适当的控制？
0
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12．合同或采购定单的变更是否遵循了与原协议相同的控制 1 和批准程序？
0
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1．对所有直接采购或经上级采购部门转来的货物是否均编制 1 验收报告？
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2．是否有程序确保就货物短缺或损坏向承运人或供货商索赔，或向上级采购部门报告？
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3．是否对收到的货物进行清点和检查？
0
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1．对所收到的货物发票，是否通过以下方式进行了检查：（1）是否与收货记录（验收报告）相比较？

采购与付款循环控制测试汇总表

取被审计单取底稿信期：取底截止日期：取项目信息复核人：取底稿信复核日期：取底1、了解内部控2、控制测试结论编制说明：到执行；（3）控制设计无效或缺乏必要的控制。

]1、本审计工作底稿记录注册会计师测试的控制活动及结论。

其中，“控制活动是否有效运行”一栏，应根据CGC-3表中的测试结论填写；“控制测试结果是否支持风险评估结论”一栏，应根据了解和测试内部控制中获取的审计证据分析填写；“控制活动是否得到执行”一栏，应根据CGL-4表中的结论填写；其余栏目的信息取自采购与付款循环审计工作底稿CGL-3中所记录的内容。

2、如果注册会计师不拟对与某些控制目标相关的控制活动实施控制测试，则应直接执行实质性程序，对相关交易和账户余额的认定进行测试，以获取足够的保证程度。

取被审计单取底稿信期：取底复核人：复核日截止日期：取被审计单取底稿信期：取底截止日期：复核人：复核日3.相关交易和账户余额的审计方案（1）对未进行测试的控制目标的汇总根据计划实施的控制测试，控制目标的主要业务活动的根据控制测试的结果，我们（3）对相关交易和账户余额 2008年4月4日，我们已与采购经理×××确认该等事宜。

注：我们检查了S公司2007年12月的供应商档案更改申请表以及当月的月度供应商更改信息报告，发现编号为×××的档案，供应商已超过两年未与公司发生业务往来，未及时变更删除其档案。

（注：如果本期执行控制测试的结果表明本循环与相关交易和账户余额及其认定相关的控制不能予以信赖，应重新考虑本期拟信赖的以前审计获取的其他循环控制运行有效性的审计证据是否适当）取被审计单取底稿信期：取底截止日期：复核人：复核日 4.沟通事项（注：如果本期执行控制测试的结果表明本循环与相关交易和账户余额及其认定相关的控制不能予以信赖，应重新考虑本期拟信赖的以前审计获取的其他循环控制运行有效性的审计证据是否恰当）是否需要就已识别出的内部控制设计、执行以及运行方面的重大缺陷，与适当层次的管理层或治理层进行沟通？。

审计学第九章采购与付款循环审计

请购单是证明有关采购交易的 “发生”认定的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点。
请购商品和劳务
采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。这项检查与采购交易的“完整性”认定有关。
编制订购单
验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序（编号）以确定每笔采购交易都已编制凭单，该项控制与采购交易的“完整性”认定有关。
如果注册会计师通过这些审计程序发现某些未入账的应付账款，应将有关情况详细记入审计工作底稿，然后根据其重要性确定是否建议被审计单位进行相应的调整。
确定应付账款的披露是否恰当。一般来说，“应付账款”项目应根据“应付账款”和“预付账款”科目所属明细科目的期末贷方余额的合计数填列。如果被审计单位为上市公司，则通常在其财务报表附注中应说明有无欠持有5%以上（含5%）表决权股份的股东单位账款；说明账龄超过3年的大额应付账款未偿还的原因，并在期后事项中反映资产负债表日后是否偿还。
存在
完整性
权利和义务
计价和分摊
与列报相关的认定
A：资产负债表中记录的固定资产是存在的
√
B：所有应记录的固定资产均已记录
√
C：记录的固定资产由被审计单位拥有或控制
√
D：固定资产以恰当的金额包括在财务报表中，定资产已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当列报
√
第九章采购与付款循环审计
1
学习目标
本章小结
2
第一节采购与付款循环的特性
点击此处添加正文
3
第二节控制测试和交易的实质性程序
点击此处添加正文
4
第三节应付账款审计
点击此处添加正文
5

内部控制工作底稿-采购与付款循环了解底稿

了解采购与付款循环内部控制导引表被审计单位：索引号： CGL 项目：财务报表截止日/期间：编制：复核：日期：日期：了解本循环内部控制的工作包括：1．了解被审计单位采购与付款循环与财务报告相关的内部控制的设计，并记录获得的了解。

2．针对采购与付款循环的控制目标，记录相关控制活动，以及受该控制活动影响的交易和账户余额及其认定。

3．执行穿行测试，证实对交易流程和相关控制的了解，并确定相关控制是否得到执行。

4．记录在了解和评价采购与付款循环的控制设计和执行过程中识别的风险，以及拟采取的应对措施。

了解本循环内部控制，形成下列审计工作底稿：1.CGL-1：了解内部控制汇表总表2.CGL-2：了解内部控制设计——控制流程3.CGL-3：评价内部控制设计——控制目标及控制活动4.CGL-4：确定控制是否得到执行（穿行测试）了解采购与付款循环内部控制汇总表被审计单位：索引号： CGL-1 项目：财务报表截止日/期间：编制：复核：日期：日期：1．受本循环影响的相关交易和账户余额：应付账款、管理费用、销售费用[注：（1）此处仅列示主要交易和账户余额，注册会计师应当根据被审计单位的实际情况确定受本循环影响的交易和账户余额。

例如，受本循环影响的账户余额可能还包括预付账款。

（2）现金、银行存款等货币资金账户余额受多个业务循环的影响，不能完全归属于任何单一的业务循环。

在实务中，在考虑与货币资金有关的内部控制对实质性程序的影响时，注册会计师应当综合考虑各相关业务循环内部控制的影响；对于未能在相关业务循环涵盖的货币资金内部控制，注册会计师可以在货币资金具体审计计划中记录对其进行的了解和测试工作。

]（注：注册会计师通常应在本循环中了解与上述业务活动相关的内部控制，如果计划在其它业务循环中对上述一项或多项业务活动的控制了解，应在此处说明原因。

）3．了解交易流程根据对交易流程的了解，记录如下：（1）被审计单位是否委托服务机构执行主要业务活动？如果被审计单位使用服务机构，将对审计计划产生哪些影响？（2）是否制定了相关的政策和程序以保持适当的职责分工？这些政策和程序是否合理？（3）自前次审计后，被审计单位的业务流程和控制活动是否发生重大变化？如果己发生变化，将对审计计划产生哪些影响？（4）是否识别出本期交易过程中发生的控制偏差？如果己识别出控制偏差，产生偏差的原因是什么，将对审计计划产生哪些影响？（5）是否识别出非常规交易或重大事项？如果己识别出非常规交易或重大事项，将对审计计划产生哪些影响？（6）是否进一步识别出其它风险？如果己识别出其它风险，将对审计计划产生哪些影响？4.信息系统应用软件初次安装后对信息系统进行的任何重大修改、开发与维护拟于将来实施的重大修改、开发与维护计划本年度对信息系统进行的重大修改、开发与维护及其影响5．初步结论[注：根据了解本循环控制的设计并评估其执行情况所获取的审计证据，注册会计师对控制的评价结论可能是：（1）控制设计合理，并得到执行；（2）控制设计合理，未得到执行；（3）控制设计无效或缺乏必要的控制。

购货与付款循环的内部控制及其测试

• 二、了解与描述内部控制
• 审计人员主要采用询问、观察、检查等方法，来了解购货与付款业务循环的主要内部控制，如检查订货单，以确定购货业务是否经有关人员审批；观察被审计单位采购业务处理过程，以确定采购业务过程中有关职责是否进行适当分工；询问办理购货业务的有关人员，了解他们的职责是什么，怎样进行采购、验收、保管和记录等。
• 3、实地观察或询问物资的保管情况。审计人员通过询问仓库管理人员其职责情况，实地观察存货的保管情况，以确定存货是否存放在安全的地点由专门人员保管，并限制未经过批准的人接触。
• 4、检查账簿的核对。审计人员主要检查被审计单位是否定期核对购货与付款业务相关的明细账和总账，是否定期与供货商核对有关记录。
购货与付款循环的内部控制及其测试
一、购货与付款循环的内部控制（一）职责分工控制
在购货与付款循环中，不相容职务应当分离。应当分离的职务主要有：物资的采购人员不能同时负责物资的验收保管；物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录；采购人员应与审批付款人员
相分离；审批付款人员应与执行付款人员相分离；记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。
3、请购单必须经有关主管人员审批，审批后的请购单送交采购部门。
• （三）订购控制
无论什么情况下的请购，采购部门在收到请购单后，都应首先明确订购的数量、订购的时间和供货单位等问题，然后及时编制订购单。订购单的关键控制包括：
1、订购单内容必须正确、完整。订购单的内容主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、价格、供货商名称和地址、付款条件等。
• （六）支付货款控制
• 企业货款结算有许多方式，不同的结算方式，其相应的内部控制不同，下面以支票结算方式为例，介绍有关的内部控制。