采购与付款内部控制

采购与付款内部控制
审计策略检查请购单 A. 请购单的日期是否早于验货单的日期 B. 请购单上是否有审批人的签名 C. 请购的审批和购买业务的执行是否由不同的人担任
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2．收受回扣，中饱私囊 采购人员在采购中违反比价管理，选择有回扣的供应
商，这往往造成采购材料质量得不到保证，或者价格 高于市场平均价。(见案例)
和应付账款的记账相互独立。
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2．货物和劳务请购制度
A.原材料或零配件请购控制 B.临时物品的采购 注意： 不同的需要有不同的确定和提出请购的方法 不同的需要由不同的授权部门提出采购申请
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(3)请购单由材料保管部门主管签字 (4) 负责采购的人员审查审批请购单签字。目的
控制措施
付款凭证预先编号，附上支持性凭证(如定购单、验收 单和供应商发票等)，被授权人在凭证上签字，以示批 准照此凭证付款。
所有未付凭证的副联保存在未付凭证档案中，以待日 后付款。
审计人员可以通过检查付款凭证的编号是否连续测试 是否存在重复付款的可能性。
审计人员还可从未付凭证的支持性凭证日期，看企业
予分析性复核，并与前期比较是否有大幅增长，看这 种增长是否由于材料不合格造成的。
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6．违规结算，资金流失 通常企业收到采购发票后，根据发票Fra Baidu bibliotek额授权会计签
发支付凭证，出纳审核后支付划拨账款，如果没有严 格的付款控制流程，就存在结算隐患。 形式： 1. 重复付款 2. 误期支付
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3．订货控制制度
采购部门人员(不是由使用部门)的主要职责： 决定货源 确定谈判条件 发出购货定货单
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购货部门收到请购单
决定： (1) 订货数量 (2) 供应商(确定货源) (3) 发出购货定单的时间
购货部门发出购货定单
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购货部门购货数量控制要点：
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(3)付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和 索价业务。
(4)付款的审批通常经过验货或验单后执行。 (5)货物的采购、储存保管人不能担任账务记录工作，防
止绕过验单，以减少误记货物数量金额的可能。
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(6)付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 (7) 应付账款记录人不能同时担任付款职务。支票的签字
① 对请购单请购数量审查是否在控制限额的范围内。 ② 检查使用物品和劳务获得部门主管是否在请购单上签
奖励，鼓励运输人员保护公司财产。
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4．混淆采购成本 会计人员在会计记账中，对采购成本没有很好的区分，
确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的。 生产企业对与材料采购相关的运输费、保险费、人库 整理费、合理损耗，没有计入采购成本。
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控制措施： ✓ 加强会计记账人员专业学习，熟悉会计法规制度。 ✓ 审计人员对成本会计分录所附的发票、运输单必须仔
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1．盲目采购。 含义： 采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采
购，而是盲目采购或采购不及时，造成超储积压或者 供应脱档的情况。
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盲目采购常见情形
✓ 原材料当期市价下跌，采购部门为节约成本，大量 买进储备已充足的材料，造成材料积压变质，增加 成本。
✓ 请购控制制度存在漏洞 先购买再补填请购单，请购控制流于形式 对请购单没有严格的审批制度
第五章 采购和应付账款的内部控制
内容提要 控制内容 控制弊端 控制要点
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第一节 采购和应何账款的内容
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第二节 采购和应付账款业务中的常见弊端
1．盲目采购。 2．收受回扣，中饱私囊。 3．虚报损耗，中途转移。 4．混淆采购成本。 5．验收不严，以少报多、以次充好。 6．违规结算，资金流失。
细核对，以确定成本的真实性。
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5．验收不严，以少报多、以次充好采购验收人员玩 忽职守，不能严格验收采购材料的质量和数量。
后果： 伪劣材料鱼龙混杂，损害企业利益 伪劣产品充斥市场，损害消费者利益
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控制措施： 采购人员和验收员职责分离杜绝验收中的造假行为 审计人员通过检查当期成本计算单列示的废品损失给
是否存在资金周转不灵短期内无偿付能力而拖延支付
的可能性。
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第三节 采购和应付账款业务控制制度
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1．职务分离制度
(1)采购申请必须由生产、销售等部门提出，采购业务由 采购部门完成。
(2)货物的采购入不能同时担任货物的验收工作，以防止 采购人员收受客户贿赂购买伪质材料。
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控制措施 加强采购人员的素质教育 建立供应商资料系统 实施比价采购管理
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3．虚报损耗，中途转移 含义： 运输部门为了中饱私囊，在运输途中转移材料，而对
公司上报称为损耗。属企业的内盗现象。 控制措施： 建立合理损耗的指标。对损耗在合理范围之内的给予
(2)材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记 录的库存数同生产部门需要的数量进行比较，当生产 所需的材料数量和仓储所需的后备数量合计已超过库 存的数量时，就签字同意请购。
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B.临时物品的采购
临时物品的采购控制要点： ① 请购单由使用者直接提出。使用者在请购单上要对采
购需要做出描述，解释其目的和用途。 ② 请购单须由使用者的部门主管审批同意签字， ③ 请购单须经资金预算的负责人员同意签字 ④ 采购部门根据请购单办理采购手续。
检查该项请购是否在执行后又重复提出。 检查是否存在其他不合理的请购品种和数量。
(5)负责资金预算的管理人员进行审批签字。
该项请购符合经营目标 在资金预算范围内，
(6)采购部门应将处理过的请购单归纳备案。
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A.原材料或零配件请购控制
(1)由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知单 提出请购单。从事大批量产品生产且需求一直比较稳 定的企业，请购单也可由材料保管部门也可以在库存 材料已达到最低存量时就提出。