订单管理办法(试行)

订单管理办法（试行）

一、目的

为强化订单管理，明确各部门之间的职责，使订单运行高效、快捷，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于精诚公司销售业务。

三、工作程序

1.外勤合理、准确的接单、制单；

2.外办综合科复核（如外勤出差在外，则由综合科制单），经办事处主管审批后（如办事

处主管不在，综合科需电话报至办事处主管同意后，综合科可代为审批）传至营销中心经营办（网络传输），时间不得超过当日的16时30分；当日的订货汇总于次日上午网络传输到销售部；当日的订货数量须在当日16时30分前报至销售部；

3.营销中心经营办对订单进行复核、把关下至生产企业。

四、工作职责

(一)办事处职责：

1.办事处外勤：

1)外勤必须熟悉本公司的产品结构，同时应充分了解客户所订产品的行业用途、牌

号、规格、状态、数量、性能、包装要求、单位全称及特别注重要求等具体内容；

2)外勤订货时，若为零量非整车吨位，必须考虑发货的运输及路线，合理安排好交

货期；

3)外勤必须参照区域分解目标结构及数量结合公司下达的月度任务指标按旬分解进

行订货，月底进行落实、核对；

4)对下达营销中心经营办的订单经确认后即可生产，外勤必须按时发货，无充分的

理由，原则上不允许延期交货；对超过三天或跨月延期交货的，必须填写延期发

货报告单，详细说明延期原因，审批至营销中心总经理；

5)对下达营销中心经营办的订单，原则上不允许变更，若确属客户原因，经办事处

综合科主管审核、办事处主管复核、营销中心经营办主管审批后方可变更，但无

法变更的外办要负责销售，且须书面形式上报到销售部，确因客户原因或外勤原

因，无法销售或造成的损失由所属办事处承担；

6)原则上所接订单交货期控制在15天之内，才能确定价格。若因生产原因和特殊行

情时期，交货期超15天的，无论有无定金，需确定价格的订单，必须经营销中心

经营办复核、销售部批准后方可下达；

7)必须按本公司的订单要求详细、准确、完整的填写订单。对有其它要求的如发货

前先报数量（加工外办必须提前告知存欠料等情况）、开发票要求、开质保书随货

同行等必须要在订单上注明，否则不予办理（一单同批号多次发货的，只负责开

一次质保书）；

8)新客户下单时必须详细、准确的提供单位全称、税号、帐号、地址、电话等开票

资料给财务部，若发货时无开票资料，则开具普票；

9)外勤根据前期业务，了解客户所订产品是新产品、新客户，还是老产品、老客户；

准确填写相关要求是否发生变化，如有变化，必须详细了解及时的在订单中进行

反馈；

10)对于新产品试样成功接轨的，若批量接单时，必须先反馈使用情况后方可下达订

单；

11)对已下订单，若因避免经营风险需要销售给其他客户的，须详细说明原因，经办

事处综合科审核、办事处主管复核，传营销中心经营办主管审批后方可操作；如

因质量问题引起转发的，经办事处综合科审核、办事处主管复核，营销中心销售

分管审批后方可转发；特殊情况（如：涉及到价格变动）的，需审批至营销中心

总经理方可转发；

2.办事处综合科：

1）对外勤提供的相关信息进行核实，并严格按照《关于规范订单质量要求的标注方法及管理规定》进行把关，不得出现模糊不清的词语，对有异议和不规范之处，要及时向外勤提出，并督促其核实完善；

2）严格对外办的所有职责落实情况进行把关，对不合理的及时提出，督促外办立即纠正；

3）综合科严格按照《沟通日志》上的交货期执行，并及时与营销中心经营办了解交货期的变化情况；

4）对各区域每月目标任务、结构、数量与实际订货情况、订单进度等进行把关、跟踪

落实；不按分解目标执行的、订单进度缓慢或超前的要及时反馈，并做出要求，建

议调整；

5）对延期发货、规格变更、转发说明进行把关，督促业务员写出详细的原因及解决措施，经综合科主管审核、办事处主管复核、营销中心经营办审批执行；涉及跨月的

延期发货、转发说明逐级审批至营销售中心总经理；

6）综合考虑配载、交货期的实际状况，做到合理、完善，对于不合理的，应即时予以制止和调整；

7）根据上述情况，制定出要求明确、合理、规范的订单，经办事处综合科审核、办事处主管审批后传至营销中心经营办；

8）综合科对每月外勤不规范操作应分区域统计、分析；

（二）、经营办职责：

1、对外办传回的订单从价格、交货期、质量要求、规范性、数量要求、配载合理性

等方面进行综合把关，对有异议之处解决不了的及时向上级主管反馈，直至落实解决；

3.根据落实的结果进行复核，并负责下至生产企业；

4.对订单的交货落实情况，与办事处及时沟通、反馈；

5.对办事处外勤和综合科职责的落实情况进行把关，对不合理、不规范之处，及时

予以反馈；每月底对外办不规范操作进行统计、通报；

五、处罚

1、整个订单运作过程中实行层层把关、落实，由后道程序负责对前道程序进行把关。

2、发现订单不规范、下错，一次扣除责任人50元，并承担相应的经济损失；

3、办事处综合科必须严格对订单、外勤操作进行把关，对订单不规范、要求不合理，

办事处综合科未予把关，除每次的处罚外，月底由营销中心经营办汇总，建议营

销中心对办事处主管、综合科主管进行处罚；反之外勤、办事处综合科发现营销

中心经营办操作不规范、工作不到位，亦可月底汇总建议营销中心对其进行处罚；

六、其他规定

本办法解释权归营销中心销售部。