学习资料归档整理及移交办法完成版本..doc

对外援助成套项目资料归档整理与移交办法

（试行）

第一章总则

第一条为规范对外援助成套项目（以下简称项目）资

料的归档整理工作，明确移交验收标准，建立完整、准确的

成套项目档案系统，确保项目建成后的运营、维修及改（扩）建对原始资料的需要，保留与项目有关的重要历史资料，根

据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归

档要求与档案整理规范》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001 ）、《对外援助成套项目施工技术资料管

理办法》（[1999] 外经贸援发第 188 号文附件七，以下简称《资料管理办法》）及《电子文件归档与管理规范》（ GB ／T 18894

—2002 ）、《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定，结

合对外援助成套项目的特点，制定本办法。

第二条项目资料是指在项目实施过程中形成的、对国

家和社会有保存价值的、按规定办法整理成卷的纸质和电子

文件，包括重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要

环节、重要阶段、重大事情的图片、音像资料。

第二章各方职责

第三条商务部国际经济合作事务局（以下简称经济合作局）是商务部授权的项目资料管理部门，负责制定有关规章制度，接收、保管及开发利用项目资料，并对有关单位在项目资料收集、归档、保管过程中的工作进行监督、检查、和必要的培训，必要时对归档整理人员进行现场指导。

督促有关项目单位按有关规定或合同约定移交资料，对于未在规定期限内移交的单位，用有效的方式催交。

第四条参与项目考察设计、施工、施工监理、设计监理、中期质检、竣工验收的各有关总承包单位是项目原始资料的形成单位，除须按照国家建设部门及其它有关部门的要求收集并保管规定的资料外，还必须按商务部的有关规定和合同的约定收集、整理并移交相关的考察设计资料、施工资料、监理资料、中期质检与竣工验收资料，并妥善保管备份资料，备份资料的所有权和使用权归商务部所有。

凡有分包内容的项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包企业编制的全部资料，并对此负全责。

第五条施工监理单位和设计监理单位还应分别对施工单位和设计单位的项目资料及有关工作实施监督、检查。

第六条各项目实施单位领导及项目技术组领导应对资料工作高度重视，建立岗位责任制，并制定相应的检查、考

核措施；指派专门人员并督促其认真领会、掌握《资料管理

办法》及本办法（以下简称《资料整理办法》）的要求，认真

做好归档所需资料的有关工作。

第三章资料的形成与收集

第七条按国家有关制度和规范形成种类齐全、质量合

格的、份数足够的原始文件。

第八条纸质资料形成的要求

（一）资料所载内容必须真实、准确、完整，与项目

实际相符合，具有可追溯性。其深度必须符合国家有关工程

勘察、设计、施工、监理及验收等方面规范、标准和规程。

（二）应签名（或盖章）处，必须签（盖），且字迹清楚，不得代签。

（三）所需的各种表格采用《资料管理办法》中规定的

样本，不足部分参照国家制定的相关标准和规范中的样本制

表，表格的所有栏目均应签署明确意见。

（四）归档的文字资料应采用A4幅面（297mm＊210mm ）耐久性强的纸张，并采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色（如纯蓝墨水、圆珠

笔、铅笔和复写纸）的书写材料，字迹清楚、图样清晰、图

表整洁、签字盖章手续完备。

（五）图纸可采用蓝晒图和机打图。所有竣工图应逐

张加盖竣工图章（图章样本见附件3）并签名。竣工图章应

使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。凡采用施

工蓝图改绘竣工图的，必须注明变更修改依据。

第九条在施工过程中，随进度、按专业、有系统地及

时收集和初步整理应归档的所有原始资料。随时收集、及时

整理、妥善保管。

第十条各有关单位应进行归档整理并向商务部移交资

料的具体内容、分类办法详见本办法附件1。

第十一条电子文件的收集

电子文件包括以下两类：一是有关文字资料和图纸的电

子版本（见附件 1 中电子文件移交相关部分）；二是反映项目实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件（归档移交内容和分类办法见附件 2）。

第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后，应

立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中（其它无

关电子文件不得与此混存），或刻录成盘，妥善保管，供电

子文件归档整理时使用。必要时，向本单位档案部门进行临

时归档备案。

第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备

份。

在纸质资料正式装订前，应按本办法的有关要求制作尚

未形成的电子文件，尤其是需扫描成电子文件的纸质资料，

如图纸类。

电子文件的存储格式要求如下：

（一）文字型电子文件以XML 、RTF 、TXT 为通用格式，要求转化为PDF 格式。

（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式

的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转

换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG 、TIFF 、 BMP 为通用格式。

（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电

子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

（四）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒

体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算

法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG 、 AVI 、 RMVB 为通用格式。

（五）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其

属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以

WAV 、 MP3 为通用格式。

（六）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软

件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用

软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不

能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。