外协物资采购管理办法

安徽淮矿钢绳有限责任公司外协外协物资采购管理办法

Q/HS-GL5-11

第一章总则

第一条为了规范公司的外协物资采购行为，降低外协物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强外协物资采购的监督管理，特制定本制度。

第二条本制度是公司外协物资采购管理行为的基本规范。办公用品、办公设备、日常用品采购由办公室负责，其余外协物资采购由供应科负责（包括委托加工、机电设备、工程材料等）。

第三条供应科应当根据市场信息做到比质、比价采购；大宗的外协物资采购，具备招标采购条件的，应实行招标采购。

第二章外协物资采购管理

第四条为节约采购成本，公司实行各部门按月上报外协物资需用计划。各部门编制需用计划时，要从实际工作出发，避免盲目报计划。由于上报物资需用计划失误，造成物资积压损失，由计划编制部门承担经济责任。

第五条各部门外协物资需用计划要按程序进行上报。在每月的20日前向外协物资采购主管部门上报下个月的采购计划。采购计划由基层单位编报，部门负责人签字，分管领导签署意见。各部门如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生的经济损失，由迟报部门承担经济责任。

第六条计划外急需外协采购的物资，由所需部门填制《急需外协物资采购单》，分管领导签署意见，总经理批准后方可实施采购。

第七条小批量（1万元以内）的由供应科采取询价、比质、比价采购；大批量或固定资产采购必须经总经理审批后，方可采购。

第八条外协物资采购时必须严格按照及时、准确、有效的采购原则，按照采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好外协物资采购工作。需签订外协物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，严禁现金采购，特殊情况先款后货的需经总经理批准。

第九条采购人员必须按计划采购。对不按计划要求及质量要求采购的或超额采购的，造成物资超储积压，造成的损失均由采购人员承担。

第十条对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明异常原因，提出相应意见方案，采购部门应及时与使用部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。

第三章外协物资验收入库管理

第十一条物资入库按照仓库管理制度进行办理。保管员要与交货人、质检员办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点验收，保管员、质检员、采购员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。

第十二条在验收中发现的问题，要及时通知相应外协物资采购主管部门，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。

第十三条验收中的不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或故意验收，保管员负全部经济责任。

第十四条所有物资包办公用品必须验收入库。办公用品要建立台帐，加强管理。

第四章外协物资采购资金的支付

第十五条采购付款申请单一律由供应科办理：具体办事人填写，科长初审，分管领导审核，董事长最终签批。

1、大宗原材料委托矿业集团物资供应分公司采购付款，由领导审批以单位往来账务冲抵；

2、设备类先行签署采购合同，按合同约定分期分批支付，一般比例为3：6：1，即首付款项不超出总价值的30%。

3、外协零星加工费、维修费等不支付预付款，先验收合格入库后发票挂账，按照每期采购资金计划安排及欠款次序、轻重缓急安排资金，确保满足生产、降低风险、加快周转的资金使用目标。

第五章附则

第十六条本规定自发布之日起实施，解释权归淮矿钢绳公司。