8特殊载体档案管理制度
特种设备档案资料管理制度范文
特种设备档案资料管理制度范文一、总则1.1 目的本制度的目的是规范和加强特种设备档案资料的管理，确保档案资料的完整、准确和安全，为特种设备安全管理工作提供必要的支持和依据。
1.2 适用范围本制度适用于我单位所有特种设备的档案资料管理工作，并适用于相关人员。
1.3 定义特种设备：指符合国家有关法律、法规和标准所规定的，需经特种设备安全监察部门批准，并取得使用许可证后方可使用的设备。
档案资料：特种设备的各类档案、记录和相关文件及资料。
二、档案资料的建立和归档2.1 建立原则特种设备的档案资料应在设备投入使用前依照相应法律、法规和标准的要求建立，并按照规定的程序进行归档。
2.2 归档责任特种设备的归档工作由安全管理部门负责，具体责任人为设备管理员。
2.3 归档内容特种设备的归档内容包括但不限于以下方面：（1）特种设备的法定代表人授权委托书；（2）设备投入使用的申请和批准文件；（3）设备的设计、制造、安装和验收等相关文件和资料；（4）设备的日常维护、保养和检修记录；（5）设备的事故和故障记录以及处理结果；（6）设备相关的培训和检测资料，包括人员培训证书和检测报告等；（7）其他与特种设备安全管理相关的档案和资料。
2.4 档案材料的整理和归档特种设备的档案材料应按照时间顺序进行整理和归档，确保档案的连续性和准确性。
归档时，应按照相应的分类和编号进行标注，方便查阅和管理。
2.5 档案资料的保密特种设备档案资料属于重要机密，任何单位和个人不得泄露、篡改和损毁档案资料。
档案资料应存放在专用的安全柜中，并设置相应的管理措施和权限控制。
三、档案资料的维护和更新3.1 维护责任特种设备的档案资料维护工作由设备管理员负责，确保档案的完整、准确和安全。
3.2 维护内容特种设备的档案资料维护内容包括但不限于以下方面：（1）定期检查档案材料的完整性和准确性，发现问题及时进行补充和修正；（2）密切关注特种设备的事故和故障情况，及时更新档案资料；（3）建立档案资料的备份和冗余，确保档案资料的安全性和可靠性；（4）定期对档案资料进行审查和整理，清除无效和重复档案，保持档案的整洁和有序。
特种设备档案资料管理制度范本
特种设备档案资料管理制度范本一、总则特种设备档案资料是特种设备管理的重要组成部分，为了规范特种设备档案资料的管理工作，确保特种设备档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有特种设备档案资料的管理工作。
三、档案管理责任1. 公司设立特种设备档案管理部门，负责特种设备档案的全面管理，包括档案的收集、整理、存储、检索等工作。
2. 特种设备档案管理部门负责制定特种设备档案资料的收集、整理、存储、检索等工作的细则，并组织实施。
3. 各部门负责自己管辖范围内特种设备档案资料的收集、整理和存储工作，配合特种设备档案管理部门的工作。
四、档案资料的收集1. 档案资料的收集应当按照特种设备的种类进行区分，确保资料的分类清晰、便于检索。
2. 收集的档案资料应当包括特种设备的设计、制造、安装、维修等相关文件，以及特种设备的运行记录、事故记录等。
3. 档案资料的收集应当及时进行，并定期进行更新和完善。
五、档案资料的整理1. 档案资料的整理包括文件的归档、装订和编目等工作。
2. 归档应当按照特种设备的种类、日期进行顺序排列，并做好文件标识，确保档案的完整性和可追溯性。
3. 档案资料的装订应当采用符合要求的文件夹或档案盒，并确保装订的牢固和易于翻阅。
4. 编目应当按照特种设备的种类、档案资料的内容进行分类，并制作相应的目录和索引，方便检索和使用。
六、档案资料的存储1. 特种设备档案资料的存储应当符合相关规定，保证档案的安全性和可访问性。
2. 档案资料应当采用防火、防潮、防尘的措施进行存储，定期进行检查和维护。
3. 档案资料的存储位置应当明确，并做好标识，方便查找和取用。
七、档案资料的检索1. 特种设备档案资料的检索应当方便、快捷，确保及时提供所需资料。
2. 档案资料的检索应当按照档案编目和索引进行，可以采用手工或电子检索的方式。
3. 档案资料的检索、查阅和复制应当记录相关信息，并做好相关的登记和归档工作。
特殊载体档案整理
特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
特殊载体档案管理
一、序论 二、特殊载体档案收集 三、特殊载体档案整理
整理 鉴定 分类 排序 编 目 装盒
1、鉴定 • 存档与不存档 • 保管期限划定 2、分类 • 二级分类 • 三级分类 3、排序
4、编目 档案著录的过程，各种检索工具编制过 程 ，最终实现档案检索与利用的基础保障 工作。 册内照片档案目录 印章档案目录 录音、录像、光盘、实物档案目录
5、装盒 ①封面
╳╳档案
全宗名称：╳╳单位 年度： 保管期限： 问题(机构)：
全宗号
件号
盒号
②脊背
╳╳档案
பைடு நூலகம்
③备考表
全宗号
年度
保管期限 件 号
盒号
• • • • • • • • •
1—代表历史档案(包括革命历史档案) 2—代表现行档案 3—代表印章档案 4—代表照片档案 5—代表录音档案 6—代表录像档案 7—代表唱片档案 8—代表实物档案 9—代表光盘档案
特殊载体档案管理制度
库木塔格热电厂档案制度新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处特殊载体档案管理制度(XWRD-GC-08)2011-10- 编写 2011-10- 实施第一条主要依据（一）《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894—2002（二）《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 15-95（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 17678.1-1999第二条管理职责与要求（一）管理职责1.档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。
2.负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。
3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移交。
（二）管理要求1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。
2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
第三条归档要求（一）归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。
1.领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。
特殊载体档案管理机制的创新
度 进 行 细 化 ，从 源 头 开 始 ，制 定 了 职 责 明 确 、高 效 便 捷 的 规 章 制 度 。
路 的 创 新 ，促 使 档 案 工 作 不 断 出
新 。比如 对 特 殊 载体 档 案 的管 理 条件
二 、 管 理措 施创 新 促 进 基 础
工 作 建 设
吉 化 公 司档 案馆 在 加 强 基 础 建设 的 同时 ．注 重 特殊 载 体档 案 管理 措施 的 创新 。公 司档 案 馆 经常 向 公 司领 导 汇 报 特殊 载 体 档案 的 管理 状 况 ，及 时 宣 传这 部 分档 案 为 企业 发 展 创造 的社 会 价 值 和 经 济 价 值 ，引 起 领 导 的 重 视 。近 年 来 ，公 司 领 导 对 库 房 改 造 、
手 段 。 由于 发展 的 需要 ，公 司给 予 了
大 量 的 投 入 ，购 置 了 专 业 的 影 像 编
设 备更 新 给 予大 力支持 ．特 别是 将 新 馆 建设 列 入 企业 发 展 规划 。并进 入 建 设 之 中 。特殊 载 体档 案 的 管理 更 加 规
升 。档 案 信 息库 的 建 立 ，使 得企 业 档 案 在 服 务 上 更 便 捷 ，管 理 更 科 学 有 序 ，资 源 共 享 成为现 实 ，特 别 是在 信
息 化提 升 的同 时 ，提 出要 熟 练使 用 Ｅ ６
系 统进 行 多 种方 式 查 询 ，由一般 性 服
务向 “ 查 全 率 、查 准率 ”的 优质 服 务 转 变 ，由简单 服 务 向 “ 增 值 服 务 ”提 升 ，加 强 了档 案 管理 的软 、硬 件 管 理
案管理 手册 》 ，明 确 了 收 集 、 管 理 、 使 用 、运 行 、服 务 、 保 密 、 安 全 等
特种设备档案管理制度范本
特种设备档案管理制度范本特种设备档案是特种设备管理工作中非常重要的一部分，其管理的好坏直接关系到特种设备的安全运行和使用，因此建立一套科学合理的特种设备档案管理制度是非常必要的。
以下是特种设备档案管理制度范本，供参考。
一、总则1. 特种设备档案管理制度是为规范特种设备档案的建立、管理、维护和使用工作，确保特种设备相关信息的准确性和完整性，保障特种设备的安全运行。
2. 本制度适用于本单位所有特种设备档案管理工作。
二、特种设备档案的建立1. 特种设备档案由设备使用单位或管理单位按照有关法律法规和规范要求建立，档案应包含以下内容：(1) 设备基本信息：包括特种设备名称、型号、制造单位、出厂编号等。
(2) 设备安装调试信息：包括安装位置、安装日期、调试人员等。
(3) 设备验收信息：包括验收依据、验收日期、验收结论等。
(4) 设备维修保养信息：包括维护保养计划、维修记录、维修人员等。
(5) 设备检验信息：包括检验日期、检验结果、检验单位等。
(6) 设备事故记录：包括事故发生日期、事故原因、事故处理情况等。
(7) 其他相关信息：包括特种设备的运行记录、维修记录、用电情况等。
三、特种设备档案的管理1. 设备使用单位或管理单位应指定专人负责特种设备档案的管理工作，并制定相应的管理制度和流程，确保特种设备档案的及时、准确更新。
2. 特种设备档案应分类归档，建立档案柜，并制定档案管理规范，确保档案的整齐、清晰存放。
3. 特种设备档案应按照一定的时限进行归档，档案的保管期限应根据法律法规和规范要求确定。
4. 特种设备档案的保密工作应加强，特种设备涉及的技术、安全等敏感信息应妥善保管，严禁泄露。
5. 特种设备档案的借阅应按照规定程序办理，借阅人员应填写借阅登记册，并对借阅档案进行管理和监督，严禁随意乱放、翻阅。
四、特种设备档案的维护与更新1. 特种设备档案的维护工作包括对档案的整理、清理、修复、装订等，确保档案的完整性和可读性。
特殊介质档案管理制度
第一章总则第一条为加强特殊介质档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度所称特殊介质档案，是指以磁性载体、光盘、磁盘等非纸质材料为载体的档案。
第三条本制度适用于本单位所有特殊介质档案的管理。
第二章管理职责第四条本单位档案管理部门负责特殊介质档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。
第五条各部门、单位应按照职责分工，积极配合档案管理部门做好特殊介质档案的管理工作。
第三章收集与整理第六条特殊介质档案的收集应遵循以下原则：（一）完整性：确保收集到的特殊介质档案完整无缺，包括载体、目录、索引等。
（二）准确性：确保收集到的特殊介质档案内容准确无误。
（三）及时性：及时收集新产生的特殊介质档案。
第七条特殊介质档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：根据档案的内容、形式、时间等特征，对特殊介质档案进行分类。
（二）编目：编制特殊介质档案的目录、索引，确保档案检索方便。
（三）归档：按照档案分类、编目要求，将特殊介质档案归档。
第四章保管与维护第八条特殊介质档案的保管应遵循以下规定：（一）存放环境：特殊介质档案应存放在防磁、防尘、防潮、防火、防盗的专用设施中。
（二）载体保护：定期检查特殊介质档案的载体状况，发现损坏、丢失等问题，及时修复或更换。
（三）数据备份：定期对特殊介质档案进行数据备份，确保数据安全。
（四）定期检查：定期对特殊介质档案进行保管状况检查，发现问题及时处理。
第五章鉴定与销毁第九条特殊介质档案的鉴定应遵循以下原则：（一）真实性：确保鉴定结论真实可靠。
（二）准确性：确保鉴定结论准确无误。
（三）全面性：确保鉴定结论全面、客观。
第十条特殊介质档案的销毁应遵循以下程序：（一）提出销毁申请：档案管理部门根据鉴定结论，提出销毁申请。
（二）审批：经单位领导审批后，方可进行销毁。
（三）销毁记录：销毁特殊介质档案时，应做好销毁记录。
特种设备技术档案管理制度
特种设备技术档案管理制度第一章总则第一条为了加强特种设备安全技术档案管理工作，确保特种设备安全运行，根据《中华人民共和国特种设备安全法》、《特种设备安全监察条例》等法律法规，结合本公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于公司范围内所有特种设备的安全技术档案管理。
第三条特种设备安全技术档案管理应遵循科学、规范、完整、准确、及时的原则，确保档案资料的真实性、完整性和可追溯性。
第四条公司应设立特种设备安全管理机构，负责公司特种设备安全技术档案的管理工作。
第二章安全技术档案的建立与管理第五条特种设备安全技术档案应包括以下内容：（一）设计文件、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；（二）特种设备使用证、注册登记表；（三）特种设备的定期检验报告和定期自行检查的记录；（四）特种设备的日常使用状况记录；（五）特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；（六）设备重大维修、改造的有关技术文件；（七）特种设备运行故障和事故记录。
第六条特种设备安全技术档案应逐台分别建档（一机一档），档案应保持整洁、规格化，及时整理填写。
第七条公司应指定专人负责特种设备安全技术档案管理工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
第八条特种设备安全技术档案应实行动态管理，设备迁移或报废，其档案应及时更新或移档。
第三章档案的利用与保护第九条特种设备安全技术档案应为公司内部资料，严格保密，未经允许，不得外泄。
第十条档案的借阅应办理借阅手续，填写借阅单，经批准后方可借阅。
借阅人应妥善保管档案，不得涂改、污损，并在规定时间内归还。
第十一条公司应定期对特种设备安全技术档案进行检查，确保档案的完整与安全。
第四章罚则第十二条违反本制度，有下列行为之一的，对公司相关责任人给予警告至罚款的处理：（一）未建立或未按规定建立特种设备安全技术档案的；（二）未按规定填写、整理、归档的；（三）未按规定保管档案，导致档案遗失、损坏、涂改、污损的；（四）未按规定借阅档案，造成档案遗失、损坏的。
档案管理基础(第12章 特殊载体档案的管理)
3. 电子档案的提供利用 （1）阅览 （2）借出 （3）复制 （4）在线阅览
3.各类实物档案的收集和保管 （1）收集 按年度，由单位的档案管理机构向各部门收集本年度的实物档案。 由移交部门编号并写清楚档案的时间、地点、责任者、事由及背景信 息等要素。 如果是证书类，要注明获奖的级别、颁奖单位等；如果是印章则要 注明印章中止或废止的时间、留取印模；如果是礼品档案，则要写明 活动或庆典的具体事由、赠送单位名称或个人姓名、获得的时间等。 （2）编号 对于实物档案来说，一般按照“年度——类别——件号”的编制 规则编号。如“2009——奖杯——001” （3）保管 证书类档案一般盛放在A4大小的档案袋内，封面上写清楚档号、 奖项名称、级别Байду номын сангаас获奖事由、获奖时间、颁奖单位、归档部门等信息。 有些奖杯、匾额、锦旗或礼品、字画等可以专门陈列于展览馆内供人 参观。
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义： 实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等， 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
四、照片档案的管理 （一）收集 1.收集的法律依据：《照片档案管理规范》 2.照片档案的归档范围 （1）本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片； （2）领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的照片； （3）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片； （4）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； （5）与本单位其他载体档案有密切联系的照片； （6）外单位形成但经本单位选用的照片。 3.档案馆（室）接收照片档案的要求 （1）遵守接收制度：《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》 （2）严格验收。检查照片质量，着重检查底片，发现问题及时补救。 同时，注意对重要照片的社会征集或翻拍。
档案管理基础(第12章 特殊载体档案的管理)-21页精选文档
第一节 照片档案的管理
一、照片的形成原理 1.照片的分类 从载体形态分，照片可以分为传统感光材质照片和数码照片两种。 从体裁分，照片可以分为新闻照片、单位活动照片、自然现象照片 及艺术照片等。 2.照片的成像原理 传统照片是将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。 数码照片是运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，是电 子文件。
第十二章 特殊载体档案的管理
本章概要
一、了解特殊载体档案的定义 特殊载体档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、实物、
电子 工作活动的面貌，具有独特的价值。 二、了解特殊载体档案的组成内容
特殊载体档案主要包括：照片档案、录像档案、实物档案、电子 档案四种类型。 三、掌握特殊载体档案与纸质档案的区别 第一，载体类型不同，载体的制成材料不同。 第二，记录方式不同，是否能够直接记录档案信息，是否需要借助其 它先进的仪器设备的不同。 第三，读取方式不同，是否能够直接获取档案的内容信息不一样。
二、照片档案的构成 传统的照片档案主要由底片、照片、说明词构成。 1.底片 底片是照片档案最原始的材料和最重要的部分，分为原始底片和翻
拍底片两种。
2.照片 照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象， 是人们利用照片档案的主体。
3.文字说明 文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情 况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内 容具有重要的作用。
音像档案的适宜保管温度是15~25摄氏度，相对湿度是45%~60%。 （三）存放方式正确
正确的存放方式是竖立摆放。 （四）定期重绕和复制
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义： 实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等， 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
特种设备设备技术档案管理制度范本
特种设备设备技术档案管理制度范本一、概述特种设备是指在生产、经营、使用过程中具有爆炸、有毒、有害、高压、高温、高真空、低温等特殊性质的设备。
为了加强特种设备的安全管理，保障工作人员和公众的人身安全和财产安全，制定本档案管理制度。
二、档案管理目标1. 组织建档：按照特种设备的类别和性质，组织建立相应的技术档案。
2. 档案管理：规范特种设备技术档案的存储、更新、借阅和销毁等管理程序。
3. 信息共享：建立档案信息共享平台，提高各部门之间的沟通和协作效率。
三、档案内容1. 设备基本信息：包括设备名称、规格型号、制造厂家、安装日期和使用地点等基本信息。
2. 设备安装验收报告：包括设备的安装验收报告、安装合格证明等。
3. 设备维护保养记录：包括设备的日常维护保养记录、维修记录和检测记录等。
4. 设备故障事故记录：包括设备的故障事故记录、事故调查报告等。
5. 设备更新改造记录：包括设备的更新改造计划、执行情况记录、验收报告等。
四、档案管理程序1. 建档程序：a) 按照特种设备的类别和性质，确定相应的技术档案模板。
b) 建立档案管理系统，对各类档案进行分类和编号。
c) 建档时，要求提供完整的设备基本信息和相关验收证明文件，并进行归档。
2. 档案存储：a) 设备技术档案以电子文档和纸质文档形式存储，分别备份在主机和备份服务器上。
b) 纸质文档按照分类编号，存放在专用的档案室内，确保档案的安全和完整性。
3. 档案更新：a) 定期对设备的维护保养记录、检测记录和故障事故记录进行更新。
b) 更新后的档案及时归档到相应的技术档案文件夹中。
4. 档案借阅：a) 档案的借阅需填写借阅申请表，并经相关负责人批准。
b) 借阅人应按时归还档案，并保证档案的安全。
5. 档案销毁：a) 档案保管期满后，按照档案管理制度的相关规定进行销毁。
b) 销毁过程要有专人监督，并填写销毁记录。
五、档案管理责任人1. 本单位为特种设备的管理部门，负责组织和实施特种设备技术档案的管理工作。
特殊载体档案整理
特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
特殊载体档案管理制度
第一章总则第一条为规范特殊载体档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度所称特殊载体档案，是指以非纸质材料为载体的档案，包括录音、录像、照片、电子文件等。
第三条特殊载体档案的管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。
2. 完整性原则：档案收集、整理、保管、利用等各个环节应保持完整，不得遗漏。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。
4. 规范化原则：按照国家和行业的相关标准进行管理，确保档案质量。
第二章管理职责第四条单位领导对本单位特殊载体档案管理工作负总责，应将档案管理工作纳入单位整体发展规划。
第五条档案管理部门负责特殊载体档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
第六条有关部门和人员应积极配合档案管理部门的工作，按照职责分工，共同做好特殊载体档案管理工作。
第三章收集与整理第七条特殊载体档案的收集应遵循以下要求：1. 及时性：及时收集反映本单位重要活动、重要事件、重要决策等内容的档案。
2. 完整性：收集的档案应完整无缺，包括档案的原始载体、说明书、目录等。
3. 准确性：收集的档案内容应准确无误，不得有遗漏或错误。
第八条特殊载体档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案内容、载体形式、时间顺序等进行分类。
2. 编号：对每份档案进行编号，建立档案目录。
3. 标识：在档案载体上注明档案名称、编号、形成时间等信息。
第四章保管与利用第九条特殊载体档案的保管应遵循以下要求：1. 安全保管：采取有效措施，防止档案载体损坏、丢失或被窃。
2. 技术保护：对电子档案采取加密、备份等技术手段，确保档案信息安全。
3. 定期检查：定期对档案进行清点、检查，发现问题及时处理。
第十条特殊载体档案的利用应遵循以下要求：1. 合法利用：档案利用者必须遵守国家有关法律法规，不得擅自复制、泄露或传播档案内容。
特殊载体类档案管理制度
一、目的和意义为规范特殊载体类档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位形成的特殊载体类档案，包括但不限于以下类型：1. 光盘、磁盘、硬盘等存储介质档案；2. 电子文档、电子邮件、网络数据等电子档案；3. 影像、音频、视频等视听档案；4. 其他具有特殊载体的档案。
三、管理职责1. 档案管理部门负责特殊载体类档案的统一管理，制定相关管理制度，确保档案的完整、安全和有效利用。
2. 各部门负责本部门特殊载体类档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 特殊载体类档案的保管人负责档案的日常维护、修复和保护工作。
四、管理要求1. 收集与归档（1）各部门在收集特殊载体类档案时，应确保档案的完整性和准确性。
（2）特殊载体类档案的收集工作应遵循以下原则：a. 优先收集具有历史价值、现实意义和查考价值的档案；b. 优先收集反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案；c. 优先收集具有凭证价值的档案。
2. 整理与归档（1）特殊载体类档案的整理工作应遵循以下原则：a. 按照档案的类型、时间、内容等进行分类；b. 保持档案的原始顺序和完整性；c. 采用规范的档号、分类号等标识。
（2）特殊载体类档案的归档工作应遵循以下原则：a. 按照档案的保管期限和利用需求，进行定期归档；b. 确保档案的完整性和准确性；c. 档案归档后，应及时进行编号、编目和分类。
3. 保管与保护（1）特殊载体类档案的保管工作应遵循以下原则：a. 采用防尘、防潮、防磁、防火、防盗等措施，确保档案的物理安全；b. 对易损、易坏的特殊载体类档案，应采取复制、迁移等措施，确保档案的备份和恢复；c. 对数字化档案，应采取加密、备份等措施，确保档案的信息安全。
（2）特殊载体类档案的保护工作应遵循以下原则：a. 定期对特殊载体类档案进行检查，发现异常情况及时处理；b. 对损坏、丢失的特殊载体类档案，应及时进行修复、补充或更换；c. 对特殊载体类档案的修复、补充或更换，应保留原始档案。
档案特殊载体管理制度
档案特殊载体管理制度一、总则为规范档案特殊载体管理工作，保障档案的完整性、安全性和长期保存，提高档案管理的科学化、规范化水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位涉密、特殊载体（如电子档案、光盘、光盘等）的管理工作。
三、责任主体1.全体单位工作人员都是档案管理的责任主体，要加强档案管理意识，维护档案的完整性和安全性。
2.单位负责人是档案管理的第一责任人，负责全面领导、组织和监督档案管理工作的开展。
3.档案管理部门是档案特殊载体管理的具体负责单位，负责档案特殊载体的分类、目录、整理、存储、借阅等工作。
四、档案特殊载体管理原则1.依法管理。
严格按照有关法律法规办理档案工作，确保档案的完整性和安全性。
2.科学分类。
根据档案特殊载体的种类、格式和内容，进行分类管理，提高档案检索的效率。
3.保密管理。
对涉密档案特殊载体，必须严格按照相关规定进行保密管理，确保信息安全。
4.定期检查。
定期对档案特殊载体的存储环境、存储设备等进行检查，及时发现和解决问题。
五、档案特殊载体管理程序1.档案特殊载体的接收：单位接收档案特殊载体时，要认真登记、分类和盘点，确保档案的完整性。
2.档案特殊载体的整理：对已接收的档案特殊载体，要进行整理工作，包括目录编制、标签贴附等。
3.档案特殊载体的存储：对整理好的档案特殊载体，要进行分类存储，根据档案特殊载体的要求选择合适的存储设备。
4.档案特殊载体的借阅：对有借阅需求的档案特殊载体，要进行审批、登记、领取和归还，确保安全借阅。
5.档案特殊载体的销毁：对已无用的档案特殊载体，要按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。
六、档案特殊载体管理措施1.加强档案管理培训，提高全体工作人员的档案管理意识和技能。
2.建立档案特殊载体管理档案，明确管理责任、流程和制度。
3.配备专门的档案特殊载体管理设备，确保档案特殊载体的安全性和可靠性。
4.加强对档案特殊载体存储环境的监控和管理，保证档案特殊载体的质量。
特殊载体档案安全管理制度
特殊载体档案安全管理制度一、总则为加强特殊载体档案安全管理，保护特殊载体档案的完整性和安全性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于特殊载体档案的管理，包括但不限于电子载体、光盘、磁盘、U盘等各种形式的特殊载体档案。
三、责任部门特殊载体档案的安全管理由档案管理部门负责，具体实施由信息安全管理部门和相关部门共同负责。
四、安全管理1. 特殊载体档案的安全管理包括存储、传输、使用和销毁等环节的安全控制。
2. 存储：特殊载体档案应存储在防火、防水、防潮、防尘、防静电等环境条件良好的仓库或设备中，定期检查设备工作状态及特殊载体档案的完整性。
3. 传输：特殊载体档案在传输过程中应采取加密、备份等安全措施，防止丢失和泄露。
4. 使用：特殊载体档案的使用应当符合相关规定，不得将档案外借或私自传播，保证档案安全完整。
5. 销毁：特殊载体档案达到保管期限或无继续需要时，应按照规定进行安全销毁，确保信息不被泄露。
五、安全控制1. 特殊载体档案应设立访问权限，对于敏感信息应设立访问限制，只有经过审批和授权的人员才能访问。
2. 特殊载体档案应定期进行备份，备份数据要存储在安全的地点，以便在意外情况下能够及时恢复数据。
3. 特殊载体档案的传输过程应采取加密、签名等安全措施，防止信息被窃取和篡改。
4. 特殊载体档案在存储和使用过程中应加强防火、防水、防潮等措施，确保档案的完整性。
5. 特殊载体档案的销毁应当按照相关规定进行，包括清除存储介质上的信息、销毁存储介质等步骤，确保信息不被泄露。
六、监督检查1. 档案管理部门应定期对特殊载体档案的安全管理工作进行检查，包括存储设备、传输记录、使用情况、销毁记录等内容。
2. 档案管理部门应定期组织特殊载体档案的安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。
3. 档案管理部门应建立特殊载体档案的安全档案，记录存储、传输、使用和销毁等过程中的重要信息。
七、责任追究对于特殊载体档案安全管理工作中发生的违规、丢失、泄露等情况，责任人应按照相关规定进行追究，包括给予警告、记过、记大过、清退等处理。
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库木塔格热电厂档案制度
新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处
特殊载体档案管理制度
(XWRD-GC-08)
2011-10- 编写2011-10- 实施
第一条主要依据
（一）《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002
（二）《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T 15-95
（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999
第二条管理职责与要求
（一）管理职责
1. 档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。
2. 负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。
3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移
交。
（二）管理要求
1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。
2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。
第三条归档要求
（一）归档范围
记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。
1. 领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。
2. 本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的录像资料。
3. 为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等的录像。
4. 生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘。
5. 建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图电子光盘）等。
6. 厂家提供的设备或系统安装调试光盘、磁盘。
7. 本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。
8. 其他工作形成的应归档的光盘、录像、录音等。
（二）归档时间
1. 原始的录像、录音文件材料及经过编辑整理过的录像、录音，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。
2. 建设项目形成的光盘档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。
3. 生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘应按生产档案归档时间相同。
4. 厂家提供的设备或系统等的光盘、磁盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档。
5. 本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。
（三）归档份数
1. 磁性载体档案一般归档二份，一份提供利用，一份保存。
2. 光盘档案一般归档二份，一份存档提供利用，一份异地保存。
（四）移交手续
特殊载体档案归档时，应由形成部门按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求填写相关表格，编制文件移交目录及归档说明，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。
（四）质量要求
1. 归档的档案载体应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。
2. 归档的电子文件以及数据备份应优先采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，严禁用软磁盘作为信息长期保存的载体。
3. 归档的特殊载体档案必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上。
第五条整理与归档
（一）收集
档案部门应按归档范围要求，收集各业务部门（单位）形成的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求指导业务部门编制归档说明及移交清册，在规定时间内接收。
（二）核查，
档案部门在接收特殊载体档案后，应对移交特殊载体档案的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在特殊载体上用记号笔标明内容、刻录时间、责任者，并填写相应表格。
1. 对照移交目录核对移交的数量。
2. 检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。
3. 归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息，填写是否正确。
4. 检查提交的载体是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘、磁带、硬磁盘等是否符合归档要求。
（三）整理
1. 特殊载体档案包括光盘、磁盘、录像、录音等载体。
按类别代码分别用：光盘——GP、录像——LX、录音——LY、磁盘——CP来标识。
2. 归档的光盘、磁盘应按“张”整理，装“盒”；录像、录音应按“盘”整理，装“盒”。
3. 特殊载体档案的保管期限应根据实际情况设定，一般为长期保管。
（四）编目
特殊载体档案编目采用案卷级和文件级两级编制目录。