8特殊载体档案管理制度

库木塔格热电厂档案制度

新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处

特殊载体档案管理制度

(XWRD-GC-08)

2011-10- 编写2011-10- 实施

第一条主要依据

（一）《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002

（二）《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T 15-95

（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999

第二条管理职责与要求

（一）管理职责

1. 档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。

2. 负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。

3. 相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移

交。

（二）管理要求

1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。

2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。

3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。

第三条归档要求

（一）归档范围

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。

1. 领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。

2. 本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的录像资料。

3. 为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等的录像。

4. 生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘。

5. 建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图电子光盘）等。

6. 厂家提供的设备或系统安装调试光盘、磁盘。

7. 本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。

8. 其他工作形成的应归档的光盘、录像、录音等。

（二）归档时间

1. 原始的录像、录音文件材料及经过编辑整理过的录像、录音，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。

2. 建设项目形成的光盘档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。

3. 生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘应按生产档案归档时间相同。

4. 厂家提供的设备或系统等的光盘、磁盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档。

5. 本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。

（三）归档份数

1. 磁性载体档案一般归档二份，一份提供利用，一份保存。

2. 光盘档案一般归档二份，一份存档提供利用，一份异地保存。

（四）移交手续

特殊载体档案归档时，应由形成部门按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求填写相关表格，编制文件移交目录及归档说明，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。

（四）质量要求

1. 归档的档案载体应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。

2. 归档的电子文件以及数据备份应优先采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，严禁用软磁盘作为信息长期保存的载体。

3. 归档的特殊载体档案必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上。

第五条整理与归档

（一）收集

档案部门应按归档范围要求，收集各业务部门（单位）形成的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准要求指导业务部门编制归档说明及移交清册，在规定时间内接收。

（二）核查，

档案部门在接收特殊载体档案后，应对移交特殊载体档案的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在特殊载体上用记号笔标明内容、刻录时间、责任者，并填写相应表格。

1. 对照移交目录核对移交的数量。

2. 检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。

3. 归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息，填写是否正确。

4. 检查提交的载体是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘、磁带、硬磁盘等是否符合归档要求。

（三）整理

1. 特殊载体档案包括光盘、磁盘、录像、录音等载体。按类别代码分别用：光盘——GP、录像——LX、录音——LY、磁盘——CP来标识。

2. 归档的光盘、磁盘应按“张”整理，装“盒”；录像、录音应按“盘”整理，装“盒”。

3. 特殊载体档案的保管期限应根据实际情况设定，一般为长期保管。

（四）编目

特殊载体档案编目采用案卷级和文件级两级编制目录。