电子文件整理规范

电子文件整理规范

为了进一步做好电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据公司《电子文件管理办法》的要求，结合公司实际情况，特制订本规范。

一、归档责任

各部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集，确保其真实性、完整性、可靠性、有效性和安全性，并向档案部门按时移交。

二、归档范围

反映本单位主要工作活动的、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集、整理范围，具体可参考附件1《档案归档范围及综合保管期限表》。

三、归档时间

电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。

实时归档：各部门（项目）综合主管每季度收集本部门（项目）形成的电子文件（含纸版文件），并集中统一保管；

定期归档：各部门（项目）每年三月份将上年度归档电子文件向档案部门移交。

四、电子文件的整理

（一）电子文件的分类、存储格式及鉴定

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1、按照电子文件的信息类型，主要分为：

◇文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

◇图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

◇图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

◇影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

◇声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

◇多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、

图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

◇计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软

件以及相关的资源、支撑软件等。

◇数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各

种管理数据、参数等。

2、电子文件的存储格式

◇文本电子文件以Word、Excel为通用格式（应不低于Word 2007版本）；

◇图像电子文件以JPEG、TIFF、PDF为通用格式（包含CAD工程图纸的存储光盘）；

◇视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；

◇音频文件以WAV、MP3为通用格式。

在"无纸化"办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

3、电子文件的鉴定

电子文件收集前，要对收集的电子文件进行鉴定，确认文件是否齐全、完整，是否为定稿，是否能打开使用。

（二）电子文件整理要求

1、文件整理原则

将电子文件以件为单位收集进行分类、排列、编号、编目，使之排列有序，并遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2、整理要求

（1）分类

电子文件可以采用年度、部门/项目、类别、问题的组合方法进行分类，同一部门内应保持分类方案的稳定。即：年度－部门/项目—类别--问题—件号（文件编号）

例如：2015—办公室—文本文件--例会纪要—08（文件编码）

2015—人事部—图像文件—活动名称--12（文件编码）

2015—工程部—影像文件—会议—03（文件编码）（2）整理

不同类型、问题的电子文件需建立不同的文件夹，文件夹内的文件须按事由结合时间、重要程度等进行排列，同时编制文件序号（01、02……），对会议文件、例会纪要等成套性文件可集中排列。

（3）文件目录

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每一类型文件夹内需建立相对应的电子文件目录（附表1），电子文件目录设置编号、提名、形成部门、形成日期、页数、存储格式、备注等项目，且电子目录中的编号与文件编号相对应。

附表1：

电子文件目录

文件类别：

具体要求如下：

◇文件类别：文件类型（如：文本文件、图像文件、影像文件等）◇编号：编号以两位数字进行编制（如：01、02…），编号应与文件编号一致；

◇题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可根据文件自拟标题，外加“［］”号；

◇形成部门：制发文件的部门或个人，即发文机关或署名者；

◇日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日（如

19990909）；

◇存储格式：文件的存储格式，如Word、Wps、Excel、PDF等；

◇备注：注释文件需说明的情况。

三、电子文件的移交

电子文件移交前，必须符合以下规范操作：

1、文件形成部门在移交电子文件前，档案部门在接收电子文件之前，

均应对归档文件及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

2、档案部门验收合格，办理交接手续，填写《电子文件移交清单》（附表2）。移交清单一式两份，一份电子文件形成部门，一份由档案部门自存。

附表2：电子文件移交清单

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附件1：

文件材料归档范围及综合保管期限表

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